1°) La société UMAMI, SAS au capital social de 9 241 972.40 euros
dont le siège social est à Paris (75001) 23 Rue du Roule
2°) La société PHODÉ, SAS au capital social de 1 416 100,00 euros
dont le siège social est à Terssac (81150) Zone industrielle Albipôle la Martelle
3°) La société LABORATOIRES PHODÉ, SAS au capital social de 1 465 490,28 euros
dont le siège social est à Terssac (81150) Zone industrielle Albipôle la Martelle
4°) La société LABORATOIRE SENSE, SAS au capital social de 500 000,00 euros
dont le siège social est à Terssac (81150) Zone industrielle Albipôle la Martelle
Lesquelles constituent l’UES au sens du présent Accord et ci-après dénommées
« UES PHODÉ » ou « UES », représenté par Madame en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines de l’UES PHODÉ.
D'UNE PART
ET
La CFDT Chimie Energie Midi-Pyrénées, organisation syndicale représentative au sein de l’UES, représentée par Monsieur, délégué syndical CFDT,
ci-après conjointement dénommés les «
Parties » ;
D'AUTRE PART
Préambule :
La loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique, dite « loi Sapin 2 », a créé différentes obligations pour les entreprises dont l‘une de ces obligations consiste à mettre en place un dispositif d’alerte.
Article 1 : Alerte sur d’éventuels crimes et délits
1-1)Les articles 6 et suivants de la loi précitée du 9 décembre 2016 prévoient que les entreprises d’au moins cinquante salariés sont tenues de mettre en place une procédure appropriée de recueil des signalements émis par les membres de leur personnel ou par des collaborateurs extérieurs et occasionnels. Les éléments visés sont les « crimes, délits, menaces ou préjudices pour l’intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d’une violation d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un tel engagement, du droit de l’Union Européenne, de la loi ou du règlement ». 1-2)L’auteur du signalement, le lanceur d’alerte, est une personne physique qui divulgue ou signale, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, les éléments visés ci-dessus au 1-1) dont elle a eu personnellement connaissance. Il peut s’agir des membres du personnel de l’entreprise ou des collaborateurs extérieurs et occasionnels de celle-ci. 1-3)Le signalement d’une alerte est porté à la connaissance de la Directrice des Ressources Humaines, de la Responsable des Ressources Humaines et/ou de la Responsable Qualité Hygiène Sécurité et Environnement, désignées sous le titre « Comité » selon les modalités prévues au 3) ci-après. En l’absence de diligences du Comité dans le délai prévu au paragraphe 3-4) ci-dessous le lanceur d’alerte pourra adresser le signalement à l’autorité judiciaire ou administrative. Il ne pourra rendre cette alerte publique qu’à défaut de traitement par l’autorité judiciaire ou administrative compétente dans les trois mois de leur réception du signalement. 2-4)En cas de danger grave et imminent ou en présence d’un risque de dommages irréversibles, le signalement peut toutefois être porté directement à la connaissance de l’autorité judiciaire ou administrative et, le cas échéant, être rendu public. 2-5)Le Comité garantit une stricte confidentialité de l’identité des auteurs du signalement, des personnes visées par celui-ci, et des informations recueillies. 2-6) Les éléments de nature à identifier le lanceur d’alerte ne peuvent être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire, qu’avec le consentement de celui-ci.
Article 3 : Le dispositif d’alerte et de traitement du signalement
3-1)L’alerte est adressée par voie digitale sur la plateforme dédiée aux membres du Comité de l’UES. Afin d’être prise en compte l’alerte devra préciser :
L’identité, fonction(s) et coordonnées du lanceur d’alerte professionnelle,
Les éléments factuels suffisamment détaillés afin de permettre le traitement de l’alerte,
L’identité, les fonctions et, si possible, les coordonnées de la ou des personnes faisant l’objet de l’alerte.
Il est précisé que si le signalement n’est pas anonyme, il est en revanche confidentiel. 3-2)Conformément aux dispositions de l’Article 4, le traitement de l’alerte sera réalisé dans le strict respect des règles applicables au traitement des données personnelles prévues par les réglementations françaises et européennes en vigueur et plus particulièrement de la Délibération n°2017-191 du 22 juin 2017 publiée au JO du 26 août 2017 portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle (AU-004).
Ce traitement et les éventuelles enquêtes correspondantes sont confiés à un Comité, dont tous les membres sont soumis à une obligation de confidentialité renforcée et dont la composition sera précisée par voie d’affichage ou tout autre moyen aux membres du personnel ainsi qu’aux collaborateurs extérieurs et occasionnels. La composition du Comité pouvant évoluer au fil du temps, sa composition sera, le cas échéant, portée à la connaissance des salariés et des collaborateurs extérieurs et occasionnels par tout moyen au choix de Phodé.
Une fois l’alerte reçue par le Comité, ce dernier :
en accuse réception dans les meilleurs délais et au plus tard 7 jours ouvrés auprès de son auteur par e-mail;
informe l’auteur du signalement, dans les 10 jours ouvrés de sa réception, de la recevabilité :
formelle (dossier complet) de l’alerte. Il demandera, le cas échéant, à l’auteur du signalement de compléter l’alerte en cas d’éléments manquants et lui précisera les délais pour les communiquer. A défaut de complément(s) le signalement sera inopérant et ne pourra pas être traité. Toutefois, l’auteur du signalement aura la faculté de procéder ultérieurement à un nouveau signalement en fournissant l’ensemble des éléments requis ;
fonctionnelle : les faits et/ou comportements signalés entrent-ils dans le champ de la charte anticorruption ?
informe du délai prévisible et raisonnable nécessaire à l’instruction du dossier (dans la limite maximum de 3 mois à compter de la notification de la recevabilité du signalement).
Au terme du délai indiqué par le Comité pour instruire le dossier, celui-ci précise au lanceur d’alerte :
la suite donnée au signalement et au traitement du dossier ;
le cas échéant, qu’un nouveau délai est nécessaire en vue de prolonger l’instruction du dossier. Il lui précise alors la durée prévisible de cette prolongation.
Les modalités de l’enquête sont les suivantes :
Dès réception du signalement et de la vérification de sa recevabilité formelle et fonctionnelle, le Comité en informe sans délai la ou les personnes faisant l’objet de l’alerte. Cette information précise :
les membres du Comité et leurs coordonnées,
les faits qui sont reprochés,
les modalités d’exercice de ses droits d’accès et de rectification (cf. article 4-1 ci-dessous).
Toutefois, dans l’hypothèse où des mesures conservatoires seraient nécessaires, notamment pour prévenir la destruction de preuves relatives à l'alerte, l'information de cette, ou ces, personne(s) interviendrait après l'adoption de ces mesures conservatoires
Le Comité, dans la plus stricte confidentialité, procède à la recherche et à la vérification des faits et comportements. Il peut mener à cet effet tous les entretiens, notamment de la ou des personnes faisant l’objet de l’alerte, qu’il estime utiles.
Conservation des données
Les données relatives à une alerte considérée, dès son recueil par le Comité (en sa qualité de responsable du traitement), comme n'entrant pas dans le champ du dispositif sont détruites ou archivées immédiatement après anonymisation. Il en est de même lorsque l'alerte n'est pas suivie d'une procédure disciplinaire ou judiciaire. Dans ce cas, le délai maximum pour la suppression ou l’archivage des données après anonymisation est porté à six (6) mois après la clôture des vérifications. En revanche, lorsqu'une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l'encontre de la personne mise en cause ou de l'auteur d'une alerte abusive, les données relatives à l'alerte sont conservées par le Services Ressources Humaines jusqu'au terme de la procédure. Dans ce cas, les données faisant l'objet de mesures d'archivage sont conservées, dans le cadre d'un système d'information distinct à accès restreint, pour une durée n'excédant pas les délais de procédures contentieuses.
L’auteur du signalement et les personnes visées par lui sont informés de la clôture du dossier.
Il est précisé que si le salarié considère que la conduite ou la situation constatée constitue un crime ou délit relevant de l’article 6 de la loi du 9 décembre 2016, il peut opérer le signalement susvisé dans le cadre de la procédure ad hoc définie au 2°) ci-dessus, laquelle est spécifiquement régie par les articles 6 à 13 de la loi du 9 décembre 2016 et le décret n°2017-564 du 19 avril 2017.
Article 4 : Respect de la réglementation en matière de protection des données
Le traitement automatisé des signalements mis en place dans le cadre de ce dispositif d’alerte professionnelle répond aux conditions fixées par l’autorisation unique AU-004 édictée par la CNIL telle que prévue par la Délibération n°2017-191 du 22 juin 2017 portant modification de la délibération n°2005-305 du 8 décembre 2005. Les membres du Comité sont, en tant que représentants délégataires de la personne morale employeur, astreints au strict respect de la réglementation en vigueur susvisée et garantissent notamment à ce titre, la confidentialité de l’auteur du signalement, des faits objets du signalement, et des personnes visées par le signalement.
4.1 Respect des droits d’accès et de rectification
4-1-1)Conformément aux articles 39 et 40 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, le responsable du traitement relevant du dispositif d’alerte (le Comité Ethique) garantit à toute personne identifiée dans le dispositif d’alerte professionnelle le droit d’accéder aux données la concernant et d’en demander, si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées, leur rectification ou leur suppression, en se connectant sur son compte personnel sur la solution digitale. 4-1-3) Pour toute demande de suppression de données, il faut contacter dpo@phode.fr 4-1-3)La personne faisant l’objet d’une alerte ne peut en aucun cas, sur le fondement de son droit d’accès, obtenir communication de la part du responsable du traitement, des informations concernant l’identité de l’émetteur de l’alerte, ni des informations la concernant si cela est susceptible de nuire au bon déroulement de l’instruction du signalement par le Comité. Dans ce dernier cas, le Comité se réserve le droit de différer l’accès aux informations à l’issue de l’instruction du signalement.
4.2 Information des salariés et des collaborateurs extérieurs et occasionnels
4-2-1)Le présent document sera présenté au CSE. Le présent dispositif d’alerte est porté à la connaissance des salariés et des collaborateurs extérieurs et occasionnels ayant vocation à utiliser le dispositif :
pour les salariés, le présent document est disponible sur l’intranet de l’entreprise, et fait l’objet d’un affichage dans les locaux de l’entreprise ;
pour les extérieurs et occasionnels, une information sera mise à leur disposition sur le site internet de Phodé.
ARTICLE 5 : Champ d'application de l'accord
L'accord s'applique à l'ensemble des établissements de l’UES Phodé.
ARTICLE 6 : Durée d'application
Le présent accord, conclu pour une durée indéterminée, s'applique à compter du 1er octobre 2024.
Le présent accord ne peut être dénoncé à tout moment par tout ou partie des signataires, dans les conditions prévues aux articles L 2261-9, L 2261-10, L 2261-11 et L 2261-13 du Code du travail.
ARTICLE 7 : Rendez-vous
Les parties conviennent de se revoir en cas de modifications légales, réglementaires ou conventionnelles, interprofessionnelles ou de branche, des règles impactant significativement les termes du présent accord.
ARTICLE 8 : Révision
Toute demande de révision émanant d’une partie signataire devra être adressée, par lettre recommandée avec accusé de réception, à l’autre partie signataire et comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée et des propositions de remplacement.
Au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties signataires devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.
Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord. Les dispositions de l’avenant portant révision se substituent de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient et sont opposables aux salariés soit à la date qui aura été expressément convenue, soit à défaut à partir du jour qui suivra son dépôt.
ARTICLE 9 : Notification et dépôt
Le présent accord sera déposé auprès de la DREETS via la plateforme de téléprocédure www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. A ce dépôt sera jointe une version anonymisée de l’accord aux fins de publication sur le site Légifrance. Conformément à l’article D.2231-2 du Code du travail, un exemplaire du présent accord sera adressé au greffe du Conseil de Prud'hommes d’Albi. Un exemplaire est remis à chaque signataire de l’accord. Le présent accord sera également porté à la connaissance de l’ensemble des salariés par voie d’affichage sur les panneaux réservés à cet effet.
Fait à Terssac, En quatre (4) exemplaires originaux, Le 19 septembre 2024.
