Protocole d’Accord Préélectoral pour l’élection des membres du comité social et économique (CSE)
Il a été convenu ce qui suit entre : La société ... dont le siège social est représentée par Et Les organisations syndicales présentes à la suite de l’envoi des invitations à négocier le présent protocole par lettre recommandée, en date du 24 janvier 2024 : CGT représentée par FO représentée par CFDT représentée par
En vue de l’élection des membres du comité social et économique, en application de l’article L.2314-4 du Code du travail. Article 1 – Objet Les parties s’entendent pour considérer ... comme un établissement unique. Les parties constatent que l’effectif de ... est de 482 salariés. Conformément à l’article L.2311-2 du code du travail, l’organisation de l’élection des membres du comité social et économique (CSE) est donc obligatoire. Au regard de l’accord sur le vote électronique en date du 09 janvier 2024 ce vote se déroulera exclusivement sous forme électronique, comme le prévoit l’article R.2314-5 du code du travail. Le scrutin aura lieu, à bulletins secrets du 19 mars 2024 à partir de 8h00 au 21 mars 2024 jusqu’à 15h00 pour le premier tour et du 2 avril 2024 à partir de 8h00 au 4 avril 2024 jusqu’à 15h00 pour le second tour. Article 2 – Mise en œuvre La conception, la gestion, la maintenance et le contrôle effectif du système de vote électronique sont confiés au prestataire ... –– choisi après étude d’un cahier des charges, respectant les dispositions du présent protocole et des textes régissant ce mode de scrutin. Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. 2.1 – Expertise indépendante Préalablement à sa mise en place, ou à toute modification substantielle, le système de vote électronique fait l’objet d’une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition des autorités compétentes. 2.2 – Cellule d’assistance technique Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant des représentants du prestataire et de la société sera mise en place. Par ailleurs, la société ..., met à disposition, durant toute la durée du scrutin, une cellule d’assistance pour les électeurs, pour tout problème de connexion au : 2.3 – Connexion à la plateforme de vote Pour s’authentifier sur la plateforme de vote, l’électeur devra saisir :
son identifiant votant envoyé par courrier postal
les 4 derniers chiffres (clé incluse) de son NIR (numéro de sécurité sociale)
Une fois que l’électeur aura passé la première étape d’authentification, il devra renseigner son numéro de téléphone afin de recevoir un code à usage unique par SMS (téléphone portable) ou par serveur vocal (téléphone fixe) pour confirmer son identité. La société ... enverra par courrier postal (avec le logo d’entreprise) une notice d’information ainsi que des identifiants d’accès à la plateforme de vote le 5 mars 2024. Les identifiants de vote seront transmis par courrier postal en affranchissement lettre simple G4 sur l’adresse postale personnelle de chaque électeur. Ces moyens d’authentification sont strictement personnels et confidentiels, ils ne doivent en aucun cas être transmis à un tiers. Article 3 – Répartition et nombres de sièges Les effectifs retenus pour le calcul du nombre de sièges à attribuer dans le cadre des élections professionnelles sont les effectifs prévus à la date du 1er tour, soit le 19 mars 2024.
Ainsi, l'effectif total de la société s’élèverait à 482 salariés représentant 432
salariés en équivalent temps plein (ETP) à la date du 1er tour regroupés dans un collège unique.
Compte tenu de l’effectif de la société et en accord avec chacune des parties signataires, le nombre de sièges à pourvoir est fixé à 12 titulaires et 12 suppléants.
Le pourcentage de femmes et d’hommes est le suivant :
collège unique : 89% de femmes et 11% d’hommes ;
La composition des listes de candidats aux élections CSE devant refléter la composition du collège électoral, les listes sont invitées à respecter une représentation équilibrée, dans la mesure du possible.
Article 4 – Nombre d’heures de délégation Le nombre d’heures de délégation est fixé à 22 heures mensuels, conformément à l’article R.2314-1 du Code du travail. Cela représente un total de 264 heures de délégation qui seront réparties sur le nombre d’élus, peu important ledit nombre. Le crédit d’heure de délégation est dévolu à chaque titulaire. Néanmoins, ils peuvent le partager et en faire bénéficier leur suppléant au titre de l’article R.2315-6, sous réserve d’en informer l’employeur dans un délai raisonnable. Article 5 – Limitation du nombre de mandats La durée des mandats pour les membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique est de 4 ans. Les représentant au comité social et économique sont limités à trois mandats successifs, comme le prévoit l’article L.2314-33 du code du travail. Par dérogation, il ne sera pas appliqué de limitation du nombre de mandats successifs en accord avec les trois organisations syndicales signataires.
Article 6 – Personnel électeur et éligible Le CSE est composé de membres titulaires, de leurs suppléants ainsi que de l’employeur. 6.1 – Personnel électeur Les personnes pouvant élire les membres du CSE doivent être âgées de 16 ans révolus, avoir 3 mois d’ancienneté dans l’entreprise et être en pleine capacité de leurs droits civiques. La qualité d’électeur peut être reconnue à des personnes qui ne sont pas salariées de l’entreprise, mais salariés mis à disposition par une entreprise extérieure (sous-traitants, prestataires de services). Ils pourront voter lors des CSE qu’à la double condition d’avoir : Eté présents dans les locaux de l’entreprise et y avoir travaillé depuis au moins 12 mois continus Choisi d’exercer leur droit de vote dans l’entreprise d’accueil et non dans leur entreprise d’origine Les conditions pour être électeurs s’apprécient au jour du 1er tour du scrutin. Tout électeur qui constaterait son absence sur les listes électorales, doit impérativement le faire savoir au plus tard la veille du scellement de la plateforme de vote. En effet, toute modification des listes électorales ne pourra avoir lieu une fois le système de vote scellé. 6.2 – Personnel éligible Les personnes éligibles, doivent quant à elles répondre à des conditions plus strictes, à savoir être âgées d’au moins 18 ans révolus, travailler depuis au moins un an dans l’entreprise. De plus, les personnes ayant des liens familiaux avec l’employeur ne peuvent se présenter à ces élections. Des dispositions spéciales régissent les salariés travaillant à temps partiel dans plusieurs entreprises et ceux mis à disposition. Les conditions d’éligibilité s’apprécient également au jour du 1er tour du scrutin. 6.3 – Listes Le personnel a été informé le
21 décembre 2023 par voie d’affichage, du déroulement des élections.
Les organisations syndicales intéressées ont été invitées par LRAR en date du
24 janvier 2024 à communiquer les listes de leurs candidats pour le premier tour et à venir négocier le présent protocole d’accord préélectoral.
Les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel ont été invités à communiquer les listes de leurs candidats pour le premier tour et à venir négocier le présent protocole d’accord préélectoral par courrier recommandé en date du 24 janvier 2024.
En cas de second tour :
Les candidatures étant libres, tous les salariés éligibles peuvent se présenter à l’élection. Elles seront soumises aux mêmes formalités que les candidatures présentées lors du premier tour par les organisations syndicales. Les organisations syndicales désirant se maintenir sont invitées à informer l’employeur du maintien de la liste ou de sa nouvelle composition. En l’absence de communication, celles-ci seront maintenues, sous réserve qu’il reste des candidats éligibles. Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes. Les listes doivent comporter la même proportion de femmes et d'hommes que celle du collège électoral. En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprendra indifféremment un homme ou une femme supplémentaire. Enfin, dans l’hypothèse où l’application de ces règles conduirait à exclure totalement la représentation de l’un ou l’autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Toutefois, ce candidat ne pourra être en première position sur la liste.
6.4 – Candidatures Une fois composées, les listes de candidats doivent faire l’objet d’un dépôt afin que l’employeur puisse les faire connaitre aux salariés. Elles devront impérativement être données en main propre contre décharge et/ou envoyées par recommandé ou mail (vanessa.legalles@biogroup.fr) avec accusé de réception avant le 11 mars 2024 à 16h00 pour le premier tour et avant le 27 mars 2024 à 16h00 dans l’hypothèse d’un second tour et dans l’hypothèse d’un changement (pour les organisations syndicales). Une liste devra être composée pour les titulaires et une autre distincte comprenant les suppléants. Un candidat peut s’inscrire pour les deux sièges (titulaires et suppléants). La liste affichée pourra comporter le nom, prénom, photo, fonction et site de rattachement. Les listes peuvent être incomplètes, c’est-à-dire comporter moins de candidats que de sièges disponibles. En revanche, elles ne peuvent comporter un nombre de candidats supérieur au nombre de sièges disponibles. Une fois les moyens d’authentification reçus, les candidats sont invités à contrôler le bon affichage de leur candidature sur la plateforme de vote. En cas d’erreur, ils sont invités à se manifester au plus tard la veille du scellement, soit le 17 mars 2024 (auprès de Mme LE GALLES Vanessa ou M. SEYEUX Sylvain)
Article 7 – Information du personnel Le personnel a été informé par une note d’information, sur l’organisation des élections professionnelles, le 21 décembre 2023 par une communication sur XPlanet A la suite de la rédaction du présent protocole, le personnel sera informé de l’affichage des modalités d’organisation de l’élection dans les meilleurs délais. Article 8 – Propagande électorale Au premier tour, les organisations syndicales qui seraient présentes dans la société pourront remettre à la direction leurs supports de propagande électorale pour qu’ils soient affichés sur les différents sites de l’entreprise. La date limite de remise de ces supports est fixée le 11 mars 2024 à 16h00 De même, au second tour l’ensemble des candidats pourront remettre leurs supports de communication jusqu’au 27 mars 2024 à 16h00 Il est précisé que les supports de propagande électorale acceptés sont : Un seul fichier A4, recto/verso, au format PDF et maximum 5 Mo. Les candidats disposent également des panneaux d’affichage de l’entreprise et la distribution de tracts en rapport avec les élections professionnelles est admise aux heures d’entrée et de sortie du travail. La propagande électorale cessera la veille du jour de l’ouverture du scrutin à 23h00 maximum, soit le 18 mars 2024 pour le premier tour et le 1er avril 2024 pour le second tour. 8.1 – Affichage des candidatures sur la plateforme de vote. Sur la plateforme de vote, les candidatures seront affichées par ordre aléatoire Sous réserve de leur transmission, les professions de foi et les logos des organisations syndicales pourront être affichés. Ces éléments devront être remis à la direction, au plus tard le 11 mars 2024 à 16h00 pour le premier tour et le 27 mars 2024 à 16h00 pour le second tour, afin qu’ils puissent être transmis au prestataire de vote, qui les chargera sur la plateforme, à disposition des électeurs. Les professions de foi sont attendues au format A4 recto-verso, en fichier PDF de maximum 5Mo. Les logos devront être transmis au format carré JPG ou PNG de 200 Ko maximum. Les photos devront être transmises au format carré JPG ou PNG de 1 MO maximum 200x200 pixels. Article 9 – Bureau de vote Un bureau de vote unique composé d'un président et de deux assesseurs sera constitué pour le collège unique. Dans la mesure du possible, le même Bureau de vote siègera pour chaque tour de scrutin. Seul un électeur pourra être membre du Bureau de vote. Le Bureau de vote sera composé d'électeurs volontaires pour exercer les fonctions correspondantes. Les électeurs feront connaître à la société leur volonté de faire partie du Bureau de vote. A défaut de volontaires, les 2 électeurs les plus âgés dont l’un sera désigné président et l’électeur le plus jeune constitueront le Bureau de vote. 9 - 1 Rôle des membres du Bureau de vote
Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales. Ils s’assurent de la régularité et du secret du vote. Ils proclameront les résultats.
A ce titre :
ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées;
ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote (voir ci-après) ;
ils seront alertés par la Cellule d'assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile ;
ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
- ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement ; - ils signeront les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités sous leur contrôle. Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
les listes électorales
les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos)
la composition du Bureau de vote
les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation
les listes d'émargement
le registre d’activité
l’empreinte numérique globale de l’application
9 -2 PRESENTATION Préalablement à l’ouverture du scrutin, les membres de chaque bureau de vote bénéficieront d’une présentation sur le système de vote par .... Cette présentation sera menée, à distance, par le personnel du prestataire au moment de la réunion de scellement. Article 10 – Modalités du scrutin et dépouillement Après l’ouverture du scrutin aux heures d’ouverture prévues, chaque électeur pourra se connecter à l’interface de vote affichant les listes de candidats et d’exprimer son vote pour l’élection des titulaires et pour l’élection des suppléants. Le vote est anonyme et chiffré par le système. Au moment de la validation, le choix de l’électeur apparaitra clairement sur l’écran, il sera alors demandé de valider une seconde fois, après cette étape plus aucune modification ne sera possible. L’électeur recevra automatiquement un accusé de réception de la transmission du vote et pourra également le télécharger directement sur la plateforme. A la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par le serveur sont figés, horodatés et scellés, automatiquement, de manière électronique, afin de sécuriser le dépouillement et qu’aucune modification ne puisse intervenir. Afin de procéder au dépouillement, il sera demandé aux membres du bureau de rentrer leur clé de chiffrement préalablement choisie et strictement confidentielle, il sera nécessaire d’en rentrer au moins deux. En cas d’oubli ou de perte de deux des trois clés de chiffrement, il sera impossible de procéder au dépouillement et le prestataire ou son préposé ne pourra en être tenu responsable. Les réunions de scellement et de dépouillement de la plateforme de vote électronique, auront lieu le 18 et 21 mars 2024, un lien teams sera envoyé aux personnes concernées. Les personnes souhaitant assister à ces réunions doivent contacter le service RH avant le 15 mars 2024. Pour l’ensemble de cette procédure les délégués de liste syndicale auront les mêmes accès que les membres du bureau de vote et seront conviés à toutes les réunions. La présence des membres du bureau de vote est nécessaire pour la réalisation de ces deux réunions. Une formation leur sera dispensée avant le scellement du système de vote, la délégation du personnel est invitée à assister à ces réunions. Sur les élections du CSE par vote électronique il ne peut y avoir de bulletin nul, mais uniquement des bulletins blancs. Sont considérés comme bulletins blancs :
la personne vote blanc
la personne vote pour une liste mais rature tout le monde
Article 11 – Proclamation des résultats La proclamation des résultats du vote électronique sera assurée par le président du bureau de vote. Elle comprendra notamment :
Le nombre de votants ;
Le nombre d’électeurs inscrits ;
Le nombre de suffrages recueillis par chaque candidat ;
Le nombre de suffrages exprimés ;
Le nombre d’élus.
Les procès-verbaux seront établis automatiquement, prêts pour signature et envoi aux organismes concernés. Les procès-verbaux signés seront télétransmis, dans les 15 jours suivants les élections au CTEP. Ils sont également transmis aux organisations syndicales ayant participé au présent protocole. La liste des élus avec les fonctions, le site de rattachement et le syndicat sera communiquée par la direction au personnel via XPlanet et affichée sur chaque site.
Article 12 – Affichage du protocole Le présent protocole d’accord préélectoral sera diffusé sur XPlanet le 1er jour ouvré suivant la signature, avec le calendrier des opérations électorales annexé à la présente décision.
Article 13 – Entrée en vigueur du protocole Les dispositions du présent protocole d’accord préélectoral entrent en vigueur au jour de sa signature.
Fait à Le 09 Février 2024 En 5 exemplaires originaux.
Pour la CGT,Pour FO,
Pour la CFDT, Pour la Direction,
Annexe 1 : Calendrier des opérations électorales Information du personnel sur les modalités d’organisation 12/02/2024 Affichages des listes électorales 12/02/2024 Dépôt des listes de candidats par les organisations syndicales 11/03/2024 Affichage des listes des candidatures syndicales par l’employeur 12/03/2024 Envoi des identifiants de connexion ainsi qu’une notice de vote. 05/03/2024 Scellement 18/03/2024 Jour J : date du premier tour 19/03/2024 au 21/03/2024 Dépouillement 21/03/2024 Proclamation des résultats 22/03/2024 En cas d’organisation d’un second tour :
Information du personnel 23/03/2024 Dépôt des listes de candidats 27/03/2024 Affichage par l’employeur des listes de candidats 28/03/2024 Scellement 29/03/2024 Second tour des élections 02/04/24 au 04/04/2024 Dépouillement 04/04/2024 Proclamation des résultats 05/04/2024 Fin du second tour
Communication des PV des élections, par voie dématérialisée, au centre de traitement des élections professionnelles 08/04/2024 Communication des PV des élections aux syndicats 08/04/2024
