Accord d’entreprise conclu selon les conditions de droit commun sur le principe du vote électronique au sein de l’ENTREPRISE ELECTRIQUE
ENTRE :
L’ENTREPRISE ELECTRIQUE, SAS au capital de 333060 €, immatriculée au RCS de Clermont-Ferrand sous le n° B 862 200 011, dont le siège social est sis 18 rue de la Gantière – B.P. 324 – 69009 Clermont-Ferrand Cedex, représentée aux présentes par son Président, M XXXXXXXXX
D’UNE PART,
Et
L’organisation Syndical représentative au sein de la Société,
Représentée par :
M XXXXXXXXXXXX, en sa qualité de Déléguée Syndicale CFDT
D’AUTRE PART,
il a été convenu ce qui suit :
Il est rappelé par les parties que l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise a instauré une instance unique de représentation du personnel ayant vocation à remplacer les instances représentatives du personnel existantes à ce jour (Comité d’entreprise, Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail, Délégués du personnel, Délégation unique du personnel, instance regroupée).
Cette nouvelle instance, dénommée le Comité Social et Economique (CSE), doit donc remplacer les précédentes institutions au 31 décembre 2019 au plus tard.
Par suite, l’article 3 de l’ordonnance n° 2017-1718 du 20 décembre 2017 a modifié l’article 9 de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 en précisant expressément que « les stipulations des accords d'entreprises prises en application dispositions des titres Ier et II du livre III de la deuxième partie du code du travail relatives aux délégués du personnel et au comité d'entreprise […] cessent de produire effet à compter de la date du premier tour des élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique ».
Dans ces conditions, les parties ont constaté que l’accord d’entreprise du 21 avril 2015 relatif à la mise en place du vote dématérialisé par internet est devenu caduque dans la mesure où d’une part il avait été conclu pour les élections de la délégation unique du personnel et d’autre part que cet accord cesserait en toute hypothèse de produire effet à la date du premier tour des élections à venir du CSE. Il est donc apparu nécessaire d’engager une négociation afin d’adopter un accord d’entreprise portant sur la mise en œuvre du vote électronique pour les élections professionnelles des membres du CSE de la Société L’ENTREPRISE ELECTRIQUE de 2019.
Par conséquent, les parties conviennent donc d’organiser les élections professionnelles par voie électronique dans les conditions précisées ci-après : Sommaire TOC \h \z \t "Titre 1;2;Titre 2;3;Titre 3;4;Titre;1" Accord d’entreprise conclu selon les conditions de droit commun sur le principe du vote électronique au sein de l’ENTREPRISE ELECTRIQUE PAGEREF _Toc3962240 \h 1 Article 1er : Dispositions générales PAGEREF _Toc3962241 \h 4 Article 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe PAGEREF _Toc3962242 \h 4 Article 3 : Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique PAGEREF _Toc3962243 \h 4 Article 4 : Modalités d’organisation des opérations de vote électronique PAGEREF _Toc3962244 \h 4 Article 5 : Déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc3962245 \h 5 Article 6 : Cahier des charges PAGEREF _Toc3962246 \h 6 6.1.Confidentialité des données transmises PAGEREF _Toc3962247 \h 7 6.2.Contenu des fichiers PAGEREF _Toc3962248 \h 7 6.3.Garantie des exigences techniques PAGEREF _Toc3962249 \h 8 6.4.Mise en place d’une cellule d’assistance technique PAGEREF _Toc3962250 \h 8 6.5.Déroulement du vote PAGEREF _Toc3962251 \h 9 6.6.Dépouillement PAGEREF _Toc3962252 \h 9 Article 7 : Informations du personnel et de ses représentants PAGEREF _Toc3962253 \h 9 Article 8 : Révision PAGEREF _Toc3962254 \h 10 Article 9 : Durée de l’accord PAGEREF _Toc3962255 \h 10
Article 1er : Dispositions générales Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique conformément aux dispositions des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 et suivants du code du travail. Le protocole d’accord préélectoral précisera de manière détaillée le fonctionnement du dispositif et le déroulement des opérations électorales. Le vote électronique peut avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail. Article 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe Les parties conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe. Article 3 : Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique L’employeur choisit un prestataire chargé de concevoir et mettre en place le dispositif de vote électronique, conformément au cahier des charges précisé dans le présent accord. Le prestataire choisi est KERCIA Solutions. Les parties au présent accord ont pris connaissance de la présentation du système de vote électronique AlphaVote proposé par le prestataire cité ci-dessus. Elles rappellent également que ce dispositif avait déjà été retenu lors des précédentes élections professionnelles organisées en 2015 au sein de la Société. Il est par ailleurs rappelé que le logiciel AlphaVote a régulièrement été validé par une société indépendante et experte dans la sureté de fonctionnement des systèmes de vote électronique, à savoir la Société Bureau VERITAS. A ce titre, le logiciel AlphaVote respecte la confidentialité de l’électeur et la loi régissant les élections électroniques par internet. Le dispositif AlphaVote a été présenté à l’organisation syndicale représentative participant à la présente négociation, laquelle reconnaît avoir reçu une information complète du système et avoir pu poser toutes les questions relatives à son fonctionnement. Il est également reconnu que l’organisation syndicale a été informée de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés et de la conformité du dispositif à la règlementation RGPD. Article 4 : Modalités d’organisation des opérations de vote électronique Les parties conviennent que les électeurs voteront exclusivement par un processus de vote par internet.
Afin d'assurer un taux de participation optimale, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d'accord préélectoral. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n'importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu travail et /ou à distance. Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, un micro-ordinateur en libre service avec une connexion au site sécurisé d'élections sera mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique. L'emplacement de ce poste permettra l'isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information en local sera effectuée sur ces emplacements. Les salariés seront informés par courrier de l'ouverture des bureaux de vote. Il est rappelé que le temps consacré à l'exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n'entraîne aucune réduction de salaire. Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et Intranet et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote. Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu'elles auront été présentées par leurs auteurs. Ces listes apparaîtront sur les écrans dans l'ordre de leur arrivée à la Direction des ressources humaines. Il est possible de prévoir un autre ordre dès lors qu'il assure une égalité entre les candidats. Cet ordre sera déterminé dans le protocole d'accord pré-électoral. Article 5 : Déroulement des opérations de vote Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote. A cet effet, un courrier précisant les conditions et la procédure de vote électronique sera transmis aux électeurs. Ce courrier sera porté à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du premier tour de scrutin. En outre, les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique retenu. Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l'unicité de son vote, chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple un code ainsi qu'un mot de passe permettant son identification ainsi que l'accès aux pages du serveur de vote. L'électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité. La saisie de ses identifiants permettra à l'électeur d'accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, ce pour l'élection des membres du comité social et économique de son établissement, titulaires et suppléants. Une fois son vote exprimé, le choix de l'électeur apparaitra clairement à l'écran et pourra être modifié avant validation. Sa validation définitive vaudra signature et émargement.
Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d'être transmis dans le fichier contenant l'urne électronique, recensant tous les votes exprimés. La liste d'émargement sera accessible aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle. Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin. Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges ci-joint afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique. Afin de répondre aux exigences posées par les dispositions du Code du travail relatives au vote électronique et aux principes électoraux de confidentialité, d'intégrité et de sincérité du vote, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur seront séparés. L'opinion émise par l'électeur ayant été cryptée sera ainsi stockée dans une urne électronique dédiée, sans aucun lien avec le fichier d'authentification des électeurs. L'ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront, à tout moment, au moyen d'un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votant pour chacune des élections.
Article 6 : Cahier des charges Le dispositif de vote électronique respecte les principes généraux du droit électoral et permet d’assurer l’identité des électeurs, la sincérité et le secret du vote ainsi que de la publicité du scrutin.
Confidentialité des données transmises
Le dispositif assure la confidentialité des données transmises à savoir :
Les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux,
La sécurité de l’envoi des moyens d’authentification,
L’émargement,
L’enregistrement et le dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ainsi qu’au Président du bureau de vote et aux deux assesseurs. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ». Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
Contenu des fichiers
Le fichier des électeurs établi à partir des listes électorales permet de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer des listes d’émargement. Le fichier « Contenu de l’urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique. Les données enregistrées sont :
Listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège électoral.
Fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d’authentification et coordonnées le cas échéant.
Listes d’émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs.
Liste de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale.
Liste de résultats : nom et prénom des candidats, élus ou non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et destinataires.
Les destinataires des données sont :
Pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs, les agents habilités des services du personnel.
Pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent.
Pour les listes d’émargement : les membres des bureaux de vote, les agents habilités des services du personnel.
Pour les listes de résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur ou les agents habilités du personnel.
Garantie des exigences techniques
Afin de s’assurer du respect des exigences techniques du dispositif, le dispositif de vote électronique doit être, préalablement à sa mise en place, soumis à une expertise indépendante, afin de vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaires. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés. Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s’assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires. Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties que le dispositif principal est mis en place pour prendre le relais en cas de panne de système.
Mise en place d’une cellule d’assistance technique
Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place. Cette cellule comprendra, le cas échéant, les représentants de Kercia Solutions. Cette cellule d’assistance est chargée de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test de système de vote électronique et de vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Durant le scrutin un interlocuteur dédié de KERCIA Solutions se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Par ailleurs, un service d'assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.
Déroulement du vote
La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés doivent être identiques pour toutes les listes. Le choix de l’électeur doit clairement apparaître à l’écran. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver et imprimer. Aucun résultat partiel ne peut être communiqué pendant le déroulement du scrutin.
Dépouillement
A la clôture des opérations de vote, la cellule d’assistance technique vérifie le scellement du système. L’ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé. L’accès aux données du fichier « Contenu de l’urne électronique » ne peut se faire que par activation conjointe, par deux clés de chiffrement détenues par le Président et les assesseurs du Bureau de vote. Les données sont conservées sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours (15 jours en matière d’élections professionnelles) ou, en cas d’action contentieuse, jusqu’à ce que la décision de justice acquière caractère définitif. Elles peuvent ensuite être détruites.
Article 7 : Informations du personnel et de ses représentants L’employeur informe les organisations syndicales de salariés représentatives dans l’entreprise de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL. Il remet à chaque salarié une notice d’information sur le déroulement des opérations électorales. Il assure une formation auprès des représentants du personnel, des délégués syndicaux et des membres des bureaux de vote sur le système de vote électronique choisi. Article 8 : Révision Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les modalités définies par le code du travail.
Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées devra être adressée aux autres parties et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision.
Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois à compter de la demande de révision.
L’avenant éventuel de révision devra être déposé dans les conditions prévues par les textes en vigueur.
Article 9 : Durée de l’accord Le présent accord est conclu spécifiquement pour les élections prévues le 29 mai 2019 et donc pour une durée déterminée.
Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2019 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).
Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.
Article 10 : Dépôt et entrée en vigueur du présent accord
En application du décret n° 2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le Président de la Société. Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
Le déposant adressera un exemplaire de l’Accord au secrétariat greffe du conseil de prud'hommes de Clermont-Ferrand.
Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L. 2231-5-1 du code du travail. A défaut d’un tel acte, le présent accord sera publié dans une version intégrale, sauf demande de l’une des Parties de la suppression des noms, prénoms des négociateurs et des signataires.
Le dépôt de l’accord sera accompagné des pièces énoncées à l’article D. 2231-7 du code du travail.
Un exemplaire du présent accord sera remis par la Direction aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique, aux délégués syndicaux et aux salariés mandatés dans le respect des dispositions de l’article R. 2262-2 du code du travail.
Fait en quatre exemplaires originaux A Clermont-Ferrand Le 22 mars 2019
