dont le siège social est situé 10 rue des Usines – 44185 NANTES Cedex 4 représentée par en sa qualité de Président, d’une part, en sa qualité de délégué syndical CFDT,
et
en sa qualité de délégué syndical UNSA, d’autre part
ll est convenu ce qui suit :
Préambule
Les déplacements professionnels représentent une part importante des frais généraux. Il est donc nécessaire de les optimiser en permanence au travers de processus adaptés visant la réduction des coûts , en s’appuyant sur le comportement individuel du collaborateur et en constituant le socle de la Politique voyage au sein de LLT. Les parties conviennent donc que la politique déplacement est établie autour des principes suivants :
Optimiser la durée de la mission et l’opérabilité du salarié pendant la mission.
Voyager uniquement en cas de nécessité, privilégier les réunions à distance (visio – conférence téléphonique…).
Anticiper son déplacement.
Choisir les moyens de transport et d’hébergement les plus économiques et les plus adaptés.
Respecter le processus.
ARTICLE 1 – CHAMP ET DUREE D’APPLICATION
Le présent accord s'applique à l'ensemble du personnel de Leroux et Lotz Technologies.
ARTICLE 2 – PROCEDURE DES DEPLACEMENTS
Article 2.1 Demande de voyage
Tout déplacement impliquant la réservation d’un billet de train ou d’avion, d’un hôtel ou d’une location de voiture, doit faire l’objet d’une demande de déplacement suivant la DMS248, dont une copie sera remise au responsable hiérarchique. L’ordre de mission est obligatoire pour les non-cadres et doit être :
Rempli dès que le déplacement est planifié, ceci avant la date de départ.
Transmis après validation par son responsable hiérarchique aux assistantes gérant les voyages. Les assistantes assureront la diffusion auprès du service RH, afin d’établir les démarches nécessaires auprès des différents organismes pour la protection du salarié en déplacement notamment en cas de mission à l’étranger : par exemple couverture assurance, CPAM, ….
L’ordre de mission est recommandé pour les déplacements en France et indispensable pour les déplacements à l’étranger.
Article 2.2 Modalités de transport
2.2.1 Réservation Billets d’avion
Tous les trajets se feront en classe économique – la 1ère classe est interdite.
Pour les voyages inférieurs à 3 heures les compagnies aériennes low cost seront à privilégier.
Afin d’obtenir les meilleurs prix, les billets d’avion doivent être réservés le plus tôt possible (au moins une semaine à l’avance). Dans la mesure du possible la priorité est donnée aux billets non remboursables uniquement.
Pour les personnes se déplaçant régulièrement un abonnement pourra être mis en place, Cet éventuel abonnement sera à définir au cas par cas avec le responsable de service.
Nota : la reconduction des abonnements sera non tacite, et à valider avec le responsable de service.
Réservation Billets de train
Tous les trajets seront en 2nd classe.
Pour les personnes se déplaçant régulièrement un abonnement pourra être mis en place. Cet éventuel abonnement sera à définir au cas par cas avec le responsable de service.
Nota : la reconduction des abonnements sera non tacite, et à valider avec le responsable de service.
2.2.3 Véhicules
Au départ de Nantes, il est demandé de privilégier les véhicules « libre-service ».
L’usage du véhicule personnel est possible mais réservé aux déplacements de proximité (< à 130 km A/R par jour, hors A/R Grenoble/St Exupéry). Les frais kilométriques seront remboursés au salarié selon le barème fiscal en vigueur.
Pour tous les autres déplacements la règle est le recours aux véhicules de location : catégorie A (1 à 2 personnes) catégorie B pour 3 personnes et catégorie C à partir de 4 personnes. Pour les trajets A/R supérieur à 200kms, il est admis une location d’un véhicule de catégorie B.
Les parties rappellent qu’il est important de faire le plein avant de rendre la voiture de location. En effet, les agences de locations appliquent un coefficient multiplicateur sur le prix du carburant ainsi que des frais de gestion. Il faut également vérifier l’état du véhicule rendu, et faire constater toutes dégradations à l’agence à la prise ou remise du véhicule.
Infraction – rappel de la loi : A compter du 1er janvier 2017, suite à la loi de modernisation de la justice du XXIè siècle, définitivement adoptée par l’Assemble Nationale le 12 octobre 2016, lorsqu’une infraction au code de la route sera commise avec un véhicule de l’entreprise ou un véhicule loué, l’employeur devra indiquer l’identité et l’adresse du salarié, auteur de l’infraction, sous peine d’une amende de contravention de 4ème classe. Par conséquent, le salarié concerné recevra à son domicile l’avis de contravention et devra s’acquitter directement du paiement de celle-ci et subira le retrait de point associé.
2.2.4 Rappel convention de forfait jours
Dans le cadre des conventions de forfait dont bénéficient les cadres, il est rappelé que l’amplitude des journées de travail doit être raisonnable et en aucun cas dépasser 13h, et ce afin de respecter le repos quotidien de 11h consécutives. Au même titre que le repos hebdomadaire de 35h consécutives, doit être impérativement respecté.
ARTICLE 3 – REMBOURSEMENT DES FRAIS
Une avance sur frais peut-être demandée. Afin de pouvoir se faire rembourser ses frais, le salarié doit remplir sa note de frais visée par son responsable de service.
Les dépenses qui pour des raisons exceptionnelles ne pourront pas être justifiées doivent être détaillées sur papier libre (montant, nature) et signées.
La note de frais doit indiquer autant de montants qu’elle comporte de justificatifs (pas de regroupement des dépenses afin de facilité les contrôles).
Les frais relatifs à des dépenses personnelles ne sont pas pris en charge par la société (presse ; vêtements ; pourboires – sauf dans certains pays où ils sont d’usages ; etc…).
Les dépenses en devises étrangères doivent être reportées en € sur la note de frais en fonction du montant débité sur le relevé bancaire (une copie du relevé bancaire peut être demandée) avec le montant des commissions liées pris en charge par LLT.
Les frais sont remboursables uniquement sur justificatifs. Il est important que les factures soient au nom de LLT et que le montant de la TVA soit indiqué.
Les notes de frais de restaurant doivent indiquer les noms et les qualités des personnes présentes. Les notes de frais sont à réaliser mensuellement au fur et à mesure. Dans le cas contraire, un remboursement échelonner sur plusieurs mois des frais sera appliqué. Chaque note de frais doit être transmise avant le 15 de chaque mois.
Article 3.1 Barème de remboursement des frais d’hébergement et repas
Mission aux frais réels.
PROVINCE
PARIS
ETRANGER
Nuit + Petit déjeuner
Sur la base d’un standing 2* (type Kyriad, Ibis, Campanile)
Repas
25 € 30 € Standing France
Invitation Client
A l’initiative du salarié : niveau choisi en relation avec les enjeux mais restant raisonnable
Article 3.2 Barème de remboursement des frais kilométriques
L’indemnisation des frais kilométriques se fait selon le barème fiscal en vigueur (ci-après). Ce barème comprend tous les frais (carburant compris), excepté les frais de péages et parkings. Le trajet parcouru (lieu de départ – lieu d’arrivée) est à indiquer.
Indemnités kilométriques (barème fiscal en vigueur en 2019) Puissance fiscale €/ kms – jusqu’à 5 000 kms 3 CV 0,451€ 4 CV 0,518€ 5 CV 0,543€ 6 CV et plus 0.568€
Article 3.3 Barème de remboursement mission au forfait en France Métropolitaine et Corse
L’URSSAF caractérise le grand déplacement (GD) par l’impossibilité pour un salarié de regagner chaque jour sa résidence principale (lieu de départ du matin) du fait de ses conditions de travail. Il n’est donc pas possible d’octroyer un GD hors de ce cadre. Au-delà de 7 jours consécutifs en déplacements, le salarié aura la possibilité de choisir entre les GD et les frais réels. Au-delà d’un mois, le GD sera obligatoire.
Indemnités de Grand déplacement GD.
22,5 MG *
Une majoration de 15% pour Paris et Région Parisienne (Grande ville) pourra être appliquée au cas par cas.
Au 1/1/2019 : MG 3.62€ soit
Valeur GD : 81.45€/jour non soumis à charge et non imposable.
Au-delà de 3 mois le seuil d’exonération URSSAF étant de 74.50€ (au 1/1/2019) la partie supérieure à celui-ci sera soumise à charge et imposable soit 6.95€
Garde chambre versée lors du voyage de détente toutes les 4 semaines 38% du GD Au 1/1/2019 : Soit 30.95€ par jour soumis à charge et imposable sauf si justificatif loueur fourni. Indemnité de grand déplacement fin de mission (dernier jour) 63% du GD Au 1/1/2019 Soit 51.31€ par jour non soumis à charge non imposable. Prime mise en service à chaud (dans le cadre du GD)
250€ brut/mois (pour les salariés ayant une activité de mise en service à chaud). * MG : Minimum Garanti est la valeur de référence pour le calcul d’avantages sociaux et d’indemnités (revalorisé en principe au 1er janvier de chaque année, en fonction de l’évolution des prix).
Quand le forfait Grand déplacement n’est pas applicable, les frais sont remboursés aux frais réels et les primes suivantes sont versées :
Prime de mise en service à chaud
25€ brut/jour (pour une présence terrain concernant les activités de mise en service à chaud).
Prime de week-end
100€ brut/week-end (pour une présence terrain non travaillée concernant les activités de montage, mise en service à chaud et essais hors site de travail habituel).
Prime d’éloignement
15€ brut/jour si le déplacement engendre une nuit d’hôtel.
Ne s’applique pas aux membres du CODIR.
Non cumulable avec la prime de mise en service à chaud.
Article 3.4 Barème de remboursement mission au forfait à l’étrange et DOM TOM
Indemnités de Grand déplacement
Défini par la Direction en fonction du pays de destination.
Au minimum valeur GD : 81.45€/jour non soumis à charge et non imposable.
Au-delà de 3 mois le seuil d’exonération URSSAF étant de 74.50€ (au 1/1/2019) la partie supérieure à celui-ci sera soumise à charge et imposable soit 6.95€
Au 1/1/2019 : MG 3.62€ soit
Un voyage de détente toutes les 4 semaines + indemnité de Garde chambre par jour de week end.
38 % du GD soumis et imposable / jour de détente
Indemnité de Grand déplacement fin de mission.
63% du GD non soumis non imposable définit selon le pays non soumis/jour
Majoration de salaire
- EUROPE Limitrophe au prorata du temps passé : 15% au-delà de 30 jours consécutifs - EUROPE Autre (à partir de l’arc Russie / Estonie / Lettonie / Lituanie / Pologne / Slovaquie / Hongrie / Slovénie au prorata du temps passé : 15% au-delà de 15 jours consécutifs. - GRAND EXPORT au prorata du temps passé : 30 % au-delà de 15 jours consécutifs. - DOM TOM défini par la Direction selon le barème Europe autre ou Grand export
Quand le forfait Grand déplacement n’est pas applicable, les frais sont remboursés aux frais réels et les primes suivantes peuvent être versées :
Prime de mise en service à chaud
25€ brut/jour (pour une présence terrain concernant les activités de mise en service à chaud).
Prime de week-end
100€ brut/week-end (pour une présence terrain non travaillée concernant les activités de montage, mise en service à chaud et essais hors site de travail habituel).
Prime d’éloignement
15€ brut/jour si le déplacement engendre une nuit d’hôtel.
Ne s’applique pas aux membres du CODIR.
Non cumulable avec la prime de mise en service à chaud.
Article 3.5 Autres
Prime de nuit
30€ brut/nuit (21h à 5h), 15€ brut/½ nuit
Applicable au personnel cadre et non cadre.
Rappel : cet accord ne traite que des frais inhérents aux différents déplacements, pour les temps de voyage ou autre, se référer aux dispositions légales et conventionnelles, ainsi qu’à l’accord relatif à l’organisation du temps de travail en vigueur.
ARTICLE 4 – DISPOSITIONS FINALES
Article 4.1 Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il rentrera en vigueur à compter du 1er juillet 2019.
Article 4.2 Suivi de l’accord
Les membres élus du Comité Social Economique (CSE) seront consultés une fois par an sur l’application de ce présent accord.
Article 4.3 Formalités
Le présent accord sera déposé en ligne sur le site du ministère du Travail (https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/) par l’entreprise au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes de Nantes.
Il sera en outre publié par l’Administration sur le site de Légifrance dans son intégralité.
Article 4.4 Révision et dénonciation de l’accord
Conformément à l’article L 2222-5 du Code du travail, le présent accord pourra être révisé, à compter d’un délai d’application de 1 an, dans les conditions prévues par la loi. Conformément à l’article L 2222-6 du Code du Travail, le présent accord pourra également être entièrement ou partiellement dénoncé par l’une ou l’autre des parties, en respectant un préavis de 3 mois, dans les conditions prévues par la loi.
