Accord d’entreprise relatif à la mise en œuvre du vote par voie électronique pour les élections des membres du Comité Social et Economique
Entre
L’Association LES FRANCAS DU DOUBS, dont le siège social est situé au 21 Rue de l’Etuve 25200 MONTBELIARD, représentée par Monsieur …, en sa qualité de Président, Ci-après dénommée l’Association
D’une part,
Et
L’organisation syndicale CGT, représentée par Madame …, Déléguée Syndicale
D’autre part,
Il a été conclu le présent accord. Table des matières TOC \o "1-3" \h \z \u Préambule PAGEREF _Toc174088316 \h 3 Article 1 – Objet et champ d’application PAGEREF _Toc174088317 \h 3 Article 2 – Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe PAGEREF _Toc174088318 \h 3 Article 3 – Modalités de mise en œuvre PAGEREF _Toc174088319 \h 3 Article 3.1 – Prestataire PAGEREF _Toc174088320 \h 3 Article 3.2 – Caractéristiques du système PAGEREF _Toc174088321 \h 3 Article 3.3 – Expertise indépendante PAGEREF _Toc174088322 \h 4 Article 3.4 – Respect de la loi informatiques et libertés PAGEREF _Toc174088323 \h 4 Article 4 – Modalités d’organisation des opérations électorales PAGEREF _Toc174088324 \h 4 Article 4.1 – Protocole d’accord préélectoral PAGEREF _Toc174088325 \h 4 Article 4.2 – Formation au système de vote électronique PAGEREF _Toc174088326 \h 4 Article 4.3 – Cellule d’assistance technique PAGEREF _Toc174088327 \h 4 Article 4.4 – Le dispositif de secours PAGEREF _Toc174088328 \h 5 Article 5 – Déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc174088329 \h 5 Article 5.1 – Etablissement des listes électorales et transmission PAGEREF _Toc174088330 \h 5 Article 5.2 – Lieu et temps du scrutin PAGEREF _Toc174088331 \h 5 Article 5.3 – Modalités d’accès au site de vote PAGEREF _Toc174088332 \h 5 Article 5.4 – Déroulement du vote PAGEREF _Toc174088333 \h 5 Article 5.5 – Programmation du site PAGEREF _Toc174088334 \h 6 Article 6 – Clôture et résultats PAGEREF _Toc174088335 \h 6 Article 6.1 – Clôture PAGEREF _Toc174088336 \h 6 Article 6.2 – Décompte et résultats PAGEREF _Toc174088337 \h 6 Article 6.3 – Délais de recours et destruction des données PAGEREF _Toc174088338 \h 6 Article 7 – Durée et entrée en vigueur de l’accord PAGEREF _Toc174088339 \h 6 Article 8 – Dénonciation et révision PAGEREF _Toc174088340 \h 6 Article 8.1 – Clause de révision PAGEREF _Toc174088341 \h 6 Article 8.2 – Clause de dénonciation PAGEREF _Toc174088342 \h 7 Article 9 – Dépôt, publicité et mise en ligne PAGEREF _Toc174088343 \h 7
Préambule
Conformément aux dispositions :
De l’article L2314-26 du Code du travail, qui permet l’élection des membres du Comité social et économique par vote électronique,
Des articles R.2314-5 et suivants du Code du travail, relatifs aux modalités du vote électronique pour l’élection des membres du Comité Social et Economique,
De l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007,
De l’article 54 de la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorisant le recours au vote électronique pour les élections professionnelles ;
De la délibération n°2019-053 de la Commission Nationale de l’informatique et des libertés, formulant des recommandations sur la mise en place du vote électronique,
Les parties au présent accord ont convenu des modalités d’organisation et de déroulement du vote électronique, conformément aux articles R.2314-5 et suivants du Code du travail.
Le présent accord a pour objectifs de faciliter les démarches relatives au vote des salariés à l’occasion de l’élection des membres du Comité Social et Economique et ainsi, de réduire l’abstention des salariés lors de ce vote, afin d’accroitre la légitimité des élus au Comité. En effet, notre organisation et la répartition géographique des différents sites de l’Association sur l’ensemble du département peut entrainer des difficultés pour les salariés souhaitant voter. Le vote électronique présente de nombreux avantages pour les salariés, qui pourront ainsi voter plus facilement sans être tributaires des heures d’ouverture du bureau de vote, des trajets et des modes de transport en commun pour les salariés éloignés du lieu de vote et des aléas de la poste pour ceux qui votent par correspondance. De par sa facilité d’utilisation, il est en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales.
Article 1 – Objet et champ d’application
Cet accord a pour objet d’autoriser le vote par voie électronique lors des élections des membres du Comité Social et Economique, devant se dérouler en janvier 2025.
Article 2 – Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe
L’Association et les partenaires sociaux conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
Article 3 – Modalités de mise en œuvre Article 3.1 – Prestataire La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par l’Association, dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du Code du travail, ainsi que de la disposition n°2019-053 du 25 avril 2019 de la Cnil. Le système retenu doit respecter les principes généraux du droit électoral, indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
La sincérité et l’intégrité du vote : identité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
La confidentialité et la liberté de vote : possibilité d’exercer son droit de vote sans pression extérieure
Article 3.2 – Caractéristiques du système Le système retenu doit répondre aux caractéristiques suivantes :
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
Le système de votre électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».
Le traitement du « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’éditeur.
Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Article 3.3 – Expertise indépendante Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote électronique permettant de vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8 du Code du travail. Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant spécialisé dans la sécurité des systèmes de vote électronique. Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictées par la Cnil et le Code du travail. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Cnil ainsi que des instances représentatives du personnel et des organisations syndicales.
Article 3.4 – Respect de la loi informatiques et libertés Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l’établissement des listes électorales), l’Association sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’Association. Dès l’accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l’Association en seront informées.
Article 4 – Modalités d’organisation des opérations électorales Article 4.1 – Protocole d’accord préélectoral Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges. Le protocole d’accord préélectoral mentionne la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote par voie électronique. Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.
Article 4.2 – Formation au système de vote électronique Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 4.3 – Cellule d’assistance technique L’employeur met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire. En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l’issue des opérations de vite et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 4.4 – Le dispositif de secours Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place pour prendre le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 5 – Déroulement des opérations de vote Article 5.1 – Etablissement des listes électorales et transmission Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’Association. Les listes de candidats sont établies par chaque organisation syndicale et transmises à la direction dans le respect des délais fixés par le protocole d’accord préélectoral. A réception de ces listes, la direction les transmettra au prestataire afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique. Le contrôle de la conformité des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués sous la responsabilité de l’Association.
Article 5.2 – Lieu et temps du scrutin Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électroniques doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé pendant toute la durée du scrutin, jusqu’à sa clôture. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande d’une ou des organisations syndicales représentatives ou de la direction de l’Association. Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’employeur établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Article 5.3 – Modalités d’accès au site de vote Chaque électeur reçoit avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’identification. L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral. A l’aide de son code d’accès, l’électeur peut recevoir son mot de passe. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédie, après saisie par l’utilisateur de son code d’accès et de son mot de passe. L’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.
Article 5.4 – Déroulement du vote Les moyens personnels d’identification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote. L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaitre clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. La saisie du code de défi vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.
Article 5.5 – Programmation du site Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran. Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.
Article 6 – Clôture et résultats Article 6.1 – Clôture Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Article 6.2 – Décompte et résultats Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes qui doivent être saisies par les membres du bureau de vote. La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne. Le décompte des voix apparait lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des voix enregistrées doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Article 6.3 – Délais de recours et destruction des données L’Association et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A l’expiration de ces délais, l’Association ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.
Article 7 – Durée et entrée en vigueur de l’accord Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 1 an. Il est convenu entre les parties que cet accord produira ses effets pour les élections professionnelles des membres du Comité Economique et Social, organisées en janvier 2025.
Article 8 – Dénonciation et révision Article 8.1 – Clause de révision L’accord pourra être révisé pendant sa période d’application selon les dispositions légales en vigueur. Ainsi, à la demande de l’Association ou d’une ou plusieurs organisations syndicales habilitées par l’article L.2261-7-1 du Code du travail, une négociation de révision du présent accord pourra être ouverte. Cette demande de révision peut intervenir à tout moment au cours de l’application du présent accord et au plus tard trois mois avant la date de renouvellement des membres du Comité Social et Economique. Elle doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de modifications. L’avenant portant révision de tout ou partie de l’accord se substitue de plein droit aux dispositions de l’accord qu’il modifie. En cas de modification des dispositions légales ou conventionnelles sur les thèmes abordés par l’accord, les parties se réuniront, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans un délai de trois mois à compter de la date d’entrée en vigueur des nouvelles dispositions légales ou conventionnelles, afin d’examiner les aménagements à apporter au présent accord.
Article 8.2 – Clause de dénonciation Le présent accord pourra faire l’objet d’une dénonciation partielle ou totale, conformément aux dispositions légales et réglementaires. Dans tous les cas, la demande de dénonciation devra être portée à la connaissance des autres parties signataires, par lettre recommandée avec avis de réception, en respectant un préavis de trois mois. Cette dénonciation doit donner lieu à un dépôt auprès de l’autorité administrative compétente et du Conseil de Prud’hommes compétant, conformément aux dispositions légales. Conformément aux dispositions de l’article L.2261-10 et L.2261-11 du Code du travail, une nouvelle négociation s’engagera à la demande de l’une des parties intéressées dans les trois mois suivant la date de ce dépôt. La négociation pourra donner lieu à un accord avant l’expiration du délai de préavis.
Article 9 – Dépôt, publicité et mise en ligne
Le présent accord est établi en 4 exemplaires originaux. Un exemplaire du présent accord, signé de toutes les parties, sera remis à chaque organisation syndicale représentative et vaudra notification au sens de l’article L.2231-5 du Code du travail. Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 et s. du Code du travail. Ce dépôt sera accompagné des pièces énoncées à l’article D.2231-7 du Code du travail. Un exemplaire sur support papier sera également déposé par l’employeur auprès du Secrétariat Greffe du Conseil des Prud’hommes de Montbéliard. De plus, l’accord sera mis en ligne (en partie ou en totalité, après avis de tous les signataires) sur une base de données nationale consultable par les salariés et les employeurs. Tout avenant au présent accord et toute dénonciation sera soumis aux mêmes règles de publicité et de dépôt que l’accord lui-même.
Fait à Montbéliard, le 20 septembre 2024 En 4 exemplaires.
