1/ La société Leybold France, Société par actions simplifiée au capital de 3.095.750 Euros, sise 640 rue Aristide Bergès à Bourg-lès-Valence (26500) inscrite au RCS de ROMANS, sous le n° B 702 029 976, représentée par
Monsieur XXXXXXX agissant en qualité de Président,
d’une part
2/ Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, représentées respectivement par leur délégué syndical,
- Monsieur YYYYYYYYY, pour CFE CGC,
- Monsieur ZZZZZZZZZZ, pour la CGT,
d’autre part ,
Préambule :
Les parties signataires ont convenu, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique, de recourir au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance, comme le prévoit l’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 et le Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017.
Article 1 : Principes généraux et Recours à un prestataire extérieur
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
L’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
L’anonymat et la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.
Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales. Le protocole d’accord préélectoral indiquera, en outre, le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par l’entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.
Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentant du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.
Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément à l’article R2314-9 du Code du Travail. Le rapport d’expertise sera annexé au cahier des charges. Un exemplaire pourra également être remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès du service Ressources Humaines.
Article 2 : Modalités d’organisation du vote
2.1. Communication des listes électorales et des listes de candidats
Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité.
Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :
Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresse mail et adresse postale ;
Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;
Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise ;
Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.
Les destinataires de ces informations sont les suivants :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.
Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.
Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.
2.2. Déroulement de l’opération de vote
Conformément au Code du travail, les membres du bureau de vote et les membres de la délégation du personnel bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
Les élections auront lieu sur une durée de 48 heures et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période.
Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote.
Chaque électeur recevra également un courrier, ou à défaut un courriel contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse permettant l’accès au site de vote.
Avant toute opération de vote, en présence des représentants des listes des candidats, le prestataire procède avant que le vote ne soit ouvert :
à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé.
A l’issue des opérations de vote et avant le dépouillement, il sera procédé au contrôle du scellement du système.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du bureau de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.
L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier ou à défaut par courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
La saisie de ces trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. La validation entrainant transmission du vote et émargement fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.
Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation.
2.3. Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences mentionnées dans le Code du Travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentants de l’employeur désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation et la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.
2.4 : Gestion des données à caractère personnel et RGPD
Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 et au Règlement général sur la protection des données n° 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), le recours au vote électronique constituant un traitement de données à caractère personnel, il figurera dans le registre des traitements de données de l’entreprise. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.
Par ailleurs chaque électeur est informé de ses droits, de l’utilisation de ces données, de leur durée de conservation, de leur stockage et de leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales ») et synthétisé dans le courrier ou courriel envoyé à l’électeur.
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n°2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Le prestataire conserve jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage à détruire toutes les données du client.
2.5. Assistance
Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu’un représentant du prestataire.
Elle aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider de la suspension des opérations de vote.
2.6. Dépouillement et résultats
Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
A l’heure du scrutin définie dans le protocole préélectoral le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.
Article 4 – Dispositions finales
4.1. -Entrée en vigueur de l’accord, durée et révision
Le présent accord entrera en vigueur au lendemain de son dépôt.
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Cet accord pourra faire l’objet de révisions ou d’une dénonciation conformément aux dispositions légales en vigueur.
Conformément aux articles L. 2231-5 et L. 2231-6 du Code du Travail, le présent accord sera notifié dès sa signature à toutes les organisations syndicales représentatives au sein de la société à la date de sa signature.
Conformément à l’article D. 2231-4 du Code du Travail, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de la société qui déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale téléaccord à l’adresse suivante : www.teleaccord.travail-emploi.gouv.fr
Le déposant adressera un exemplaire de l’accord au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes du siège social de la société.
Les parties conviennent que lors du dépôt du présent accord, prévu à l’article L.2231-6, la partie en charge des formalités de dépôt déposera une version publiable qui supprimera les noms et prénoms des négociateurs et des signataires pour la publication prévue à l’article L. 2231-5-1 du Code du Travail.
Une copie du présent accord sera publiée sur l’intranet de la société.
Le présent accord est établi en autant d’exemplaires originaux que de parties signataires.
En outre, des exemplaires supplémentaires destinés aux formalités de dépôt seront établis.
Fait à Bourg Lès Valence, le 30 septembre 2019.
Pour l‘entreprise, M. XXXXXXXX, Président
Pour le Syndicat CGTPour le syndicat CFE CGC M. ZZZZZZZZM. YYYYYYY
