Lhyfe SA ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX CONVENTIONS INDIVIDUELLES DE FORFAIT EN JOURS SUR L’ANNEE
ENTRE :
Lhyfe SA, société anonyme à conseil d’administration, dont le siège social est situé au 1ter, Mail Pablo Picasso, 44000 Nantes, France, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nantes sous le numéro SIREN 850 415 290, représentée par la directrice des ressources humaines
Ci-après désignée « La Société »
D'une part,
ET :
membres titulaires de la délégation du personnel au Comité Social et Economique ayant obtenu la majorité des suffrages lors des dernières élections du CSE,
Ci-après désigné « le CSE »
D'autre part,
Ensemble « les Parties »,
Table des matières TOC \z \o "1-3" \u \hPREAMBULEPAGEREF _Toc183597397 \h3 I-CATEGORIE DE SALARIES VISEEPAGEREF _Toc183597398 \h3 II-DUREE DU FORFAIT ANNUEL EN JOURSPAGEREF _Toc183597399 \h4 1-Période de référencePAGEREF _Toc183597400 \h4 2-Nombre de jours travaillés sur la période de référencePAGEREF _Toc183597401 \h4 3-Répartition de la durée annuelle du travailPAGEREF _Toc183597402 \h4 4-Incidence des absences, arrivées et départs en cours de période de référencePAGEREF _Toc183597403 \h4 III-JOURS DE REPOSPAGEREF _Toc183597404 \h5 1-Nombre de jours de reposPAGEREF _Toc183597405 \h5 2-Modalités de prise des jours de reposPAGEREF _Toc183597406 \h5 3-Renonciation aux jours de reposPAGEREF _Toc183597407 \h6 IV-FORFAIT JOURS REDUITPAGEREF _Toc183597408 \h6 V-SANTE ET SECURITE – SUIVI DE LA CHARGE DE TRAVAILPAGEREF _Toc183597409 \h7 1-Temps de reposPAGEREF _Toc183597410 \h7 a-Repos quotidienPAGEREF _Toc183597411 \h7 b-Repos hebdomadairePAGEREF _Toc183597412 \h7 2-Droit à la déconnexionPAGEREF _Toc183597413 \h7 3-Entretien annuelPAGEREF _Toc183597414 \h8 4-Dispositif de veille et d’alertePAGEREF _Toc183597415 \h8 VI-DECOMPTE DES JOURS TRAVAILLESPAGEREF _Toc183597416 \h8 VII-FORMALISATIONPAGEREF _Toc183597417 \h9 VIII-DUREE DE L’ACCORDPAGEREF _Toc183597418 \h9 IX-DENONCIATION DE L’ACCORDPAGEREF _Toc183597419 \h9 X-REVISION DE L’ACCORDPAGEREF _Toc183597420 \h9 XI-RENDEZ-VOUS ET SUIVI DE L’ACCORDPAGEREF _Toc183597421 \h9 XII-PUBLICITE ET DEPOTPAGEREF _Toc183597422 \h9
PREAMBULE Le présent accord a pour objet de fixer le cadre permettant de conclure des conventions individuelles de forfait en jours, dans le respect des dispositions légales et réglementaires et afin d’assurer l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée des salarié(e)s concerné(e)s.
Les Parties sont convenues de conclure un accord pour adapter les conditions actuellement en vigueur de mise en place de conventions de forfait jours afin de concilier les nécessités organisationnelles de la Société avec l’activité des salarié(e)s autonomes dans la gestion de leur temps de travail et qui ne peuvent suivre l’horaire collectif de travail.
Cet accord répond à la volonté de concilier le développement de la Société et son équilibre économique avec les aspirations sociales de ses salarié(e)s.
La Société affirme son attachement aux droits à la santé, à la sécurité et au repos des salarié(e)s.
Il est rappelé, conformément aux articles L.3121-53 et suivants du code du travail, que la conclusion d’une convention annuelle de forfaits en jours requiert l’accord écrit du/de la salarié(e) et fait impérativement l’objet d’un accord signé.
Cette convention individuelle de forfait devra faire référence au présent accord et fixer expressément le nombre de jours prévus au forfait.
Il est enfin rappelé que le refus du/de la salarié(e) de signer cette convention ne remet pas en cause son contrat de travail et n’est pas constitutif d’une faute.
Le présent accord est conclu conformément aux dispositions des articles L. 2232-24 et suivants du code du travail relatifs à la négociation dans les entreprises, dont l’effectif habituel est de plus de 50 salarié(e)s, dépourvues de délégué syndical.
Les parties se réunissent le 7 et 28 novembre 2024 ainsi que le 8 janvier 2025 dans le cadre de trois réunions de négociation en vue de la révision du présent accord.
Par ailleurs, dans le cadre de la démarche de la Société en faveur de l’égalité professionnelle, les parties conviennent de viser les femmes et les hommes tout au long de l’accord en utilisant la forme d’écriture inclusive suivante : le/la salarié(e).
CATEGORIE DE SALARIE(E)S VISEE
Les Parties conviennent que peuvent conclure une convention de forfaits en jours sur l'année, les salarié(e)s :
Ayant le statut de cadre, correspondant au minimum à la position 1.1 coefficient 95 selon la classification de la convention collective nationale des bureaux d'études techniques, des cabinets d'ingénieurs-conseils et des sociétés de conseils du 15 décembre 1987 (Brochure JO n°3018 et IDCC n°1486) ;
Et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées ;
Et dont la durée du travail ne peut pas être prédéterminée.
DUREE DU FORFAIT ANNUEL EN JOURS
Période de référence
La période de référence est fixée à douze mois consécutifs, lesquels s’apprécieront du 1er juin au 31 mai de chaque année civile.
Nombre de jours travaillés sur la période de référence
Le nombre de jours travaillés dans le cadre d’une convention de forfait annuel en jours, au titre d’une année civile complète d’activité est fixé à un maximum de 218 jours, journée de solidarité incluse.
Au jour de la signature de l’accord, tous les salarié(e)s soumis au forfait jours doivent travailler 213 jours, journée de solidarité incluse, sur la période de référence.
Les parties conviennent que, selon les contraintes et responsabilités, certains postes pourraient à l’avenir donner lieu à l’application de forfaits distincts, dans la limite de 218 jours, journée de solidarité incluse.
Répartition de la durée annuelle du travail
La répartition des jours de travail et des jours de repos pourra se faire par journées et/ou demi-journée. Les journées ou les demi-journées de travail seront réparties sur la période annuelle de référence, en fonction de la charge de travail.
Incidence des absences, arrivées et départs en cours de période de référence
La rémunération forfaitaire versée mensuellement aux salarié(e)s compte tenu de leurs fonctions est indépendante du nombre d’heures de travail effectif accomplies.
En cas d’absence du/de la salarié(e), la rémunération sera réduite à hauteur du montant du salaire correspondant à la durée de l’absence, sans préjudice des éventuelles indemnisations d’absence dont le/la salarié(e) pourrait bénéficier. La retenue sera effectuée sur la rémunération mensuelle lissée au moment où l’absence se produit et quelle qu'en soit la cause. L’indemnisation se calculera sur la base de la rémunération lissée.
La valeur d’une journée entière de travail sera calculée en divisant la rémunération mensuelle forfaitaire par 22.
La valeur d’une demi-journée de travail sera calculée en divisant la rémunération mensuelle forfaitaire par 44. Dans le cas d’une année incomplète (arrivée ou départ en cours d’année), le nombre de jours à rémunérer est calculé en fonction de la durée en jours ouvrés restant à courir jusqu’à la fin de l’année (dans le cas d’une embauche en cours d’année) ou de la durée en jours ouvrés courant depuis le 1er janvier (dans le cas d’une rupture en cours d’année), selon la formule suivante :
Nombre de jours à rémunérer = 213 × nombre de jours ouvrés sur la période nombre de jours ouvrés sur l’année.
Le résultat obtenu sera arrondi au demi supérieur pour déterminer le nombre de jours à rémunérer.
Exemple :
Salarié(e) embauché(e) le 1er octobre 2021 avec une convention individuelle de forfait en jours de
218 jours.
Nombre de jours ouvrés sur la période du 01/10/2021 au 31/12/2021 : 92 jours calendaires – 26 (jours de repos hebdomadaires) – 2 (jours fériés chômés sur ladite période) = 64
Nombre de jours ouvrés sur l’année 2021 : 365 – 104 (jours de repos hebdomadaires) – 7 (jours fériés chômés sur ladite période) = 254
Détermination des jours à rémunérer du/de la salarié(e) arrivé(e) le 1er octobre 2021 :
218 x 64 = 54,09 arrondi à 54,5
254
JOURS DE REPOS
Nombre de jours de repos
Le nombre de jours de repos est déterminé par le calcul de la différence entre le nombre de jours ouvrés sur la période de référence et le nombre de jours prévus au forfait sur la même période. Il varie chaque année.
Le nombre de jours ouvrés est déterminé par la différence entre le nombre de jours calendaires de l’année considérée et les jours de repos hebdomadaires, les jours fériés chômés tombant en semaine et le nombre de jours de congés payés.
Ce nombre est donc variable suivant les années et sera communiqué aux salarié(e)s au début de chaque période de référence.
Ce nombre sera également variable en fonction du traitement de la journée de solidarité. Celui-ci est défini dans l’accord cadre sur le temps de travail.
Modalités de prise des jours de repos
Ces journées de repos supplémentaires pourront être prises isolément ou regroupées à l’initiative du/de la salarié(e) sous réserve de l’acceptation du supérieur hiérarchique.
Les parties précisent qu’il est tout-à-fait possible d’accoler des RFJ à des CP dès lors que la règle des 10 jours de congés consécutifs par an est respectée par ailleurs.
Les jours de repos acquis au titre du présent accord devront obligatoirement être pris au cours de l'année civile concernée.
Ils doivent en conséquence être soldés au 31 mai de chaque année et ne peuvent être reportés à l'issue de cette période ni faire l'objet d'une indemnité compensatrice.
Il est néanmoins instauré une tolérance afin qu'ils puissent être pris au plus tard jusqu'au 30 juin.
Les RFJ non pris à la fin de la période de référence sont perdus sauf s’ils n’ont pas été pris en raison d’une demande expresse du/de la manager.
Exemple de calcul pour la période 2024-2025 :
Les salarié(e)s ne travaillant pas le lundi de Pentecôte ou tout autre jour férié chômé au titre de la journée de solidarité :
365 (jours) - 105 (samedis et dimanches) - 25 (jours de congés payés) - 8 (jours fériés chômés) = 227 (jours) 227 – 213 = 14 (jours de repos) dont un affecté à la journée de solidarité
Les jours de congés supplémentaires légaux ou conventionnels (congés d’ancienneté, congés exceptionnels liés notamment à des évènements familiaux, etc.) ne peuvent être déduits du nombre de jours de repos ainsi calculés.
Renonciation aux jours de repos
En accord avec la Société, les salarié(e)s peuvent renoncer aux jours de repos prévus à la présente section moyennant le versement d’une majoration de 10 % de la rémunération.
Ce dispositif ne peut pas avoir pour conséquence de porter le nombre de jours travaillés au-delà de 250 jours.
FORFAIT-JOURS REDUIT
Les salarié(e)s qui souhaiteraient réduire le nombre de jours travaillées pour raisons personnelles peuvent en faire la demande à leur manager. La Société rappelle qu’elle est favorable à ce type de demande mais, pour des raisons d’organisation au sein des équipes et de possibilités techniques des outils RH et financiers de suivi, il convient que les journées non travaillées soient identiques chaque semaine. Ceci n’exclut pas des modifications tout à fait ponctuelles, en cas de circonstances exceptionnelles.
Exemple :
Un/une salarié(e) souhaite travailler à 80%, soit 4 jours sur 5 par semaine. Il/elle fait une demande en ce sens et définit avec son/sa manager que le jeudi sera la journée non travaillée chaque semaine. (Il/elle peut également définir que le mardi matin et le jeudi matin ne sont pas travaillés, dès lors que l’organisation du travail le permet). Un avenant est rédigé en ce sens par l’équipe RH.
Si ponctuellement, le/la salarié(e) souhaite modifier son jour d’absence dans la semaine, il/elle le peut ; de même, et toujours de manière très ponctuelle, l’entreprise peut également lui demander de le modifier en raison d’impératifs de gestion. Dans les deux cas, ces modifications doivent rester limitées.
En pratique, la modification du jour sera effectuée via un courriel actant de cette modification entre le/la salarié(e) et son/sa manager, copie au/à la HRBP ainsi qu’à l’équipe paie / administration du personnel. Pour des raisons de suivi et de calcul des congés, la modification ne sera pas enregistrée dans le logiciel SIRH ; toutefois, afin de ne pas fausser les calculs, ces modifications, qui doivent rester très ponctuelles, devront être régularisées très rapidement (jour non travaillé décalé dans la semaine concernée ou au plus tard la semaine suivante).
Par ailleurs, il est rappelé, conformément aux dispositions légales, qu’un/une salarié(e) en forfait jours réduit acquiert autant de congés qu’un/une salarié(e) à temps plein ; de ce fait, il doit impérativement poser des jours de congés sur tous les jours de la semaine, incluant les jours non travaillés au titre du forfait réduit (dans la limite de son forfait).
Exemple :
Un/une salarié(e) dont le forfait est réduit à 80% qui souhaite prendre une semaine de congés doit poser 5 jours (dont un couvrant sa journée habituelle non travaillée en raison du forfait jour réduit).
Enfin, il est rappelé qu’un/une salarié(e) au forfait jours réduit acquiert des jours de repos au titre du forfait jours. Ce nombre est calculé en fonction de son temps de travail et donc de manière proportionnellement réduite par rapport au forfait jours des salarié(e)s à temps plein.
SANTE ET SECURITE – SUIVI DE LA CHARGE DE TRAVAIL
Si le/la salarié(e) bénéficiaire d’une convention de forfait annuel en jours est autonome dans l’organisation de son emploi du temps et dans la mise en œuvre du travail confié par la Société, cette autonomie doit être compatible avec le respect des durées minimales de repos, des durées maximales de travail et rester raisonnable.
Le présent accord vise ainsi à garantir la santé, sécurité et le respect de la vie privée des salarié(e)s bénéficiaires d’une convention de forfait annuel en jours avec l’instauration notamment d’une procédure efficace de suivi de la charge de travail.
Temps de repos
Chaque salarié(e) est personnellement responsable de son temps de repos minimum quotidien et de son temps de repos hebdomadaire dans les limites suivantes :
Repos quotidien
Les salarié(e)s bénéficient d’un repos quotidien minimal de 11 heures consécutives par période de 24 heures glissantes.
Cette limite n’a pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures par jour mais uniquement de fixer une amplitude exceptionnelle maximale de la journée de travail.
L’amplitude des journées de travail et la charge de travail des salarié(e)s doivent rester raisonnables et assurer une bonne répartition de leur temps de travail.
Repos hebdomadaire
Afin de garantir la santé du/de la salarié(e) bénéficiaire d’une convention de forfait annuel en jours et de favoriser l’articulation de sa vie privée et de sa vie professionnelle, ce dernier doit également bénéficier d’un temps de repos hebdomadaire minimal de 35 heures consécutives par semaine.
Il est rappelé que, sauf dérogations, le jour de repos hebdomadaire principal est accordé le dimanche.
Droit à la déconnexion
La Société met à disposition des salarié(e)s en forfait jours :
Un ordinateur portable
Un telephone portable.
La Société affirme son attachement au droit au repos et à la séparation entre vie privée et vie professionnelle.
L’effectivité du respect par le/la salarié(e) des durées minimales de repos est garantie par l’exercice d’un droit à la déconnexion pour chaque salarié(e)
Celui-ci se manifeste notamment par le droit :
D’éteindre ses outils numériques chez soi
De ne pas consulter sa messagerie professionnelle pendant les périodes de repos ou de suspension du contrat de travail
De ne pas répondre aux appels professionnels sur les plages de repos ou les périodes de suspension du contrat de travail
De ne pas se connecter aux outils d’échanges collaboratifs en ligne en dehors des périodes de travail
Aucune sanction ne peut être prononcée à l’égard d’un/une salarié(e) qui exerce son droit à la déconnexion.
Les présentes dispositions sont sans préjudice tant des situations d’urgence que de l’obligation de loyauté à la charge du/de la salarié(e) laquelle subsiste pendant les périodes de suspension de l’exécution de son contrat de travail.
Des dispositions plus détaillées sur le droit à la déconnexion de tous les salarié(e)s de la Société sont négociées dans l’accord cadre sur le temps de travail.
Entretien annuel
Chaque année, un entretien sera organisé avec le/la manager. Il portera sur les thèmes suivants :
Organisation du travail ;
Charge de travail ;
Amplitude des journées d’activité ;
Articulation entre activité professionnelle et vie personnelle et familiale ;
Conditions d’exercice du droit à la déconnexion ;
Rémunération.
Le/la salarié(e) devra être informé(e), par tout moyen, de la date de l’entretien dans un délai minimal suffisant pour permettre de préparer et structurer son entretien dans le respect des procédures internes en vigueur dans la Société.
Un compte-rendu écrit de l’entretien sera établi et remis à chaque salarié(e). Il devra être signé par le/la manager et le/la salarié(e).
Un ou plusieurs entretiens supplémentaires seront mis en œuvre le cas échéant dans le cadre du dispositif d’alerte prévu à l’article V, 4 ou en cas de besoin exprimé par le/la salarié(e).
Dispositif de veille et d’alerte
Dans le souci de prévenir les effets d’une charge de travail trop importante sur la santé du/de la salarié(e), un dispositif de veille et d’alerte est mis en place par la Société.
Si le/la salarié(e) constate qu’il/elle ne sera pas en mesure de respecter les durées minimales de repos, il/elle peut, avertir sans délai la Société afin qu’une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales soit trouvée.
Dans tous les cas, le/la salarié(e) tiendra informée la Société des évènements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle sa charge de travail.
En cas de difficultés portant sur des aspects d’organisation ou de charge de travail ou en cas de difficultés liées à l’isolement professionnel du/de la salarié(e), ce dernier ou cette dernière a la possibilité d’émettre par écrit une alerte auprès de la Société qui le/la recevra dans les 10 jours et formulera par écrit les mesures qui sont, le cas échéant, mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation. Ces mesures feront l’objet d’un compte rendu écrit et d’un suivi.
Les parties rappellent utilement que les salarié(e)s peuvent, à tout moment et s’ils/elles en ressentent le besoin, solliciter un rendez-vous auprès de la médecine du travail.
Dans tous les cas, les HRBP doivent aussi être des contacts privilégiés en cas de difficultés en la matière.
DECOMPTE DES JOURS TRAVAILLES
Le nombre de journées de travail sera comptabilisé sur un document de contrôle établi à l’échéance de chaque mois par le salarié(e) concerné, via le logiciel SIRH (Lucca au moment de la signature du présent accord)
Devront être identifiées dans le document de contrôle :
La date des journées travaillées ;
La date et la qualification des journées de repos prises. Les qualifications, impérativement mentionnées, pourront notamment être les suivantes : congés payés, congés conventionnels, repos hebdomadaire, jour de repos...
Ce suivi est en tout état de cause assuré sous le contrôle et la responsabilité du/de la manager qui a pour mission de vérifier le respect des temps de repos par le/la salarié(e).
FORMALISATION
L’application du régime du forfait requiert l'accord du/de la salarié(e) et doit être formalisée par écrit dans son contrat de travail ou un avenant.
DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il s’appliquera au plus tôt à partir du jour qui suit son dépôt auprès du service compétent.
Le présent accord se substitue à tous les accords collectifs et usages qui auraient pu prévaloir en matière de conventions individuelles de forfaits en jours sur l’année.
DENONCIATION DE L’ACCORD
Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois. La partie qui dénonce l’accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre partie. La dénonciation est effectuée suivant les conditions de l’article L. 2261-9 du Code du travail.
REVISION DE L’ACCORD
Toute demande de révision – accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle – devra être présentée par son auteur à l’autre Partie par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge. Les Parties se réuniront au plus tard dans un délai de 2 mois à compter de la réception de la demande en vue de la conclusion éventuelle d’un avenant de révision, dans le respect des dispositions légales.
RENDEZ-VOUS ET SUIVI DE L’ACCORD
Les Parties à la négociation s'engagent à se donner rendez-vous et à suivre le régime mis en place par le présent accord. Ce rendez-vous et ce suivi pourront se faire lors de la consultation annuelle du CSE sur la politique sociale.
PUBLICITE ET DEPOT
Le présent accord est déposé :
Sur la plateforme de téléprocédure « TéléAccords » du ministère du travail ;
Auprès du secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes.
Le présent accord sera également envoyé à titre informatif à la commission paritaire permanente de négociation et d’interprétation (CPPNI).
Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l'objet des mêmes mesures de publicité. Un exemplaire de l’accord sera consultable par les salarié(e)s.
Fait à Nantes le 03/02/2025
Pour la Société, Pour le CSE, les membres titulaires La DRH
