Accord sur les modalités d’utilisation par le CSE des outils informatiques pour la diffusion de messages à caractère social Entre les soussignés,Lifen, dont le siège social est situé́ au XXX, Représentée par XXX, General Manager,D’une part EtLe Comité Social et Économique, représenté par :XXX, délégué syndical et secrétaire du CSE au sein de Lifen D’autre part, Article 1 : Préambule Les parties conviennent de définir les modalités de communication dématérialisée des informations et publications sociales via la base de connaissance interne (Notion ou équivalent) et les messageries (Slack et Google Suite ou équivalent).Ce mode de fonctionnement s'inscrit dans la volonté de Lifen et de son CSE de faciliter la circulation de l’information pour tou·tes les salarié·es, incluant les personnes qui sont en télétravail complet et ne viennent sur site qu’une fois par mois. Article 2 : Objet de l’accord Le présent accord détermine : ❖ Les conditions d'utilisation des messageries professionnelles à destination de l'ensemble des collaborateur·rices pour la communication du CSE au sein de Lifen. ❖ Les conditions de fonctionnement des pages Notion dédiées au CSE au sein de Lifen. Il définit aussi les modalités de consultation des messages du CSE.Il est rappelé que la communication du CSE durant les périodes de campagnes électorales en vue des élections du CSE fait l’objet d’un cadre spécifique prévu dans le protocole électoral. Il est convenu ce qui suit : Article 3 : Messageries professionnelles 3.1 Messagerie instantanée Slack ou équivalent Le CSE est autorisé́ à utiliser la messagerie électronique instantanée de l'entreprise Slack pour la diffusion de ses communications via une chaîne dédiée au CSE (actuellement nommée XXX). Afin de préserver la liberté de choix des salarié·es d'accepter ou de refuser un message, les salarié·es qui le souhaitent auront la possibilité de quitter ou de désactiver les notifications de la chaîne dédiée au CSE. 3.1 Suite bureautique Google Suite ou équivalent INCLUDEPICTURE "/Users/heloise.rouanet/Library/Group Containers/UBF8T346G9.ms/WebArchiveCopyPasteTempFiles/com.microsoft.Word/page1image45621792" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "/Users/heloise.rouanet/Library/Group Containers/UBF8T346G9.ms/WebArchiveCopyPasteTempFiles/com.microsoft.Word/page1image45619088" \* MERGEFORMATINET Le CSE est autorisé́ à utiliser la suite bureautique de l'entreprise pour la diffusion de ses communications via des emails (actuellement Gmail), des événements (actuellement Google Calendar) et des formulaires (actuellement via Google Form). Afin de préserver la liberté de choix des salarié·es d'accepter ou de refuser un message, les salarié·es qui le souhaitent auront la possibilité de demander à être retiré·es de la liste de diffusion du CSE. Le CSE sera tenu de maintenir sa liste de diffusion à jour concernant❖ les arrivant·es (leur adresse email est communiquée au CSE par un·e membre du service RH) ;❖ les salarié·es quittant l’entreprise (les départs sont communiqués par un·e membre du service RH) ; ❖ les salarié·es qui demandent à être retiré·es de la liste de diffusion. Article 4 : Base de connaissance interne – Notion ou équivalent Lifen met à disposition du CSE une page ou un dossier maître, et ce pour chaque CSE élu, pour toute la durée de son mandat. L’intitulé de la page ou du dossier maître indique clairement qu’il s’agit d’une page ou d’un dossier dédié au CSE, ainsi que les dates du mandat concernées (par exemple sous le format « CSE [dates du mandat] »)Cette page ou dossier pourra être utilisé par le CSE pour diffuser des communications aux salarié·es de Lifen, notamment par le biais de la création de sous pages ou sous dossiers. Article 5 : Confidentialité, déontologie et responsabilité 5.1 Déontologie Conformément à la législation en vigueur, le CSE s’interdit de communiquer de manière :
- injurieuse ou obscène ;
- diffamatoire ou nominativement calomnieuse ;
- à porter atteinte à l’honneur, à la dignité des collaborateur·rices et dirigeant·es de Lifen.
Les parties signataires s’engagent à ce que les informations interviennent dans le respect de la législation garantissant la protection de la vie privée. Les communications et informations partagées devront respecter les caractéristiques suivantes :
Être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de Lifen ;
Ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de Lifen ;
Ne pas aller à l’encontre des dispositions du Règlement Intérieur de Lifen (incluant ses annexes) ;
Les membres de la délégation du personnel du comité́ social et économique et les représentants syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur comme le rappel l’article L2315-3 du code du travail
En cas de doute sur la confidentialité d’un sujet, le CSE aura la possibilité de demander l’avis de la Direction. 5.2 Responsabilité L’administration du contenu des publications est placée sous la responsabilité de leur émetteur·rice, qui est chargé·e de contrôler et de s’assurer de la conformité du contenu des publications aux conditions fixées par ce même accord. 5.3 Manquements aux règles d’utilisation Dans le cas où un ou plusieurs message(s) du CSE ne respecterai(en)t objectivement pas les conditions d’utilisation des messageries électroniques et de la base de connaissance interne fixées dans le présent accord, la Direction de Lifen notifiera par écrit au CSE les manquements observés ainsi que le ou les message(s) concerné(s). Le CSE sera tenu de supprimer le(s) message(s) concerné(s) ou d’en modifier le contenu afin qu’il(s) respecte(nt) les conditions fixées dans le présent accord. Article 6 : Changement ou Indisponibilité des outils et analyse des flux 6.1 Changement des outils informatiques Dans le cas d’un changement pour des outils différents de Notion, Slack ou Google Suite, comme Teams, Sharepoint et Office 365, une méthode de communication alternative équivalente sera mise en place. Ce changement ne nécessite pas la révision de l’accord. 6.2 Indisponibilité des outils informatiques En cas de problèmes techniques indépendants de sa volonté entraînant l’indisponibilité des outils informatiques, Lifen ne pourra pas être tenue responsable.Toutefois, si les outils venaient à être indisponibles pendant une période de cinq jours consécutifs, Lifen proposera au CSE une méthode de communication alternative. 6.3 Analyse et contrôle de l’utilisation de la messagerie informatique et de la base de connaissance interne L’utilisation des outils informatiques mis à disposition du CSE peut être analysée et contrôlée pour des nécessités strictes de maintenance, de gestion, de suivi ou de sécurité et ce, dans le respect de la législation applicable et notamment de la loi sur l’informatique et des libertés. Article 7 : Entrée en vigueur - Modalités de révision 7.1 Durée de l’accord Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.Le présent accord est applicable à compter du (1 mois après signature). 7.2 Modalités de révision de l’accord L’une ou l’autre des parties pourra demander la révision de l’accord à tout moment. Toute demande de révision devra donner lieu : ❖à une information auprès de toutes les parties signataires ;❖à la remise d’un projet d’avenant de révision accompagnant cette demande ; ❖à l’engagement d’une négociation au plus tard dans les 3 mois suivant la demande de révision. A défaut d’avenant dans un délai de 3 mois suivant l’engagement des négociations, l’accord initial demeurera en vigueur.Dans l’hypothèse où un élément clef de l’accord viendrait à évoluer pour une raison indépendante de la volonté des parties signataires, et dans l’hypothèse d’une évolution significative de la législation applicable en matière de négociation, les parties signataires conviennent de se réunir dans les meilleurs délais, à l’initiative de la partie la plus diligente, afin d’analyser cette évolution, voir engager, selon la procédure décrite ci-dessus, la révision totale ou partielle du présent accord. Article 8 : Communication – dépôt – publicité Le présent accord est porté à la connaissance du personnel de Lifen via la base de connaissance interne Notion. Il est déposé à la DRIEETS dans les quinze jours qui suivent sa signature ainsi qu’au secrétariat du greffe de conseil de prud’hommes du siège de Lifen. Fait à Paris, le 27/03/2024 Pour la Direction de Lifen XXX, General Manager Pour le CSE, XXX, Délégué syndical du CSE
