ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA BASE DE DONNÉES ÉCONOMIQUES ET SOCIALES
Préambule :
Le présent Accord s’inscrit dans le cadre de la loi n°201 – 504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l’emploi, à son décret d’application du 27 décembre 2013, conformément à la circulaire DGT 2014 - 1 du 18 mars 2014, ainsi qu'à la loi n° 2015-994 du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l'emploi et à l’Ordonnance n° 2017-1386 du 22 Septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Ces textes instaurent la Base de Données Économiques et Sociales (pouvant être désignée ci-après BDES) dans les Entreprises de plus de 50 salariés, afin de fournir aux Représentants du Personnel les informations nécessaires à la consultation sur les orientations stratégiques de l’Entreprise et sur leurs conséquences sur l'activité, l'emploi, l'évolution des métiers et des compétences, l'organisation du travail, le recours à la sous-traitance, à l'intérim, à des contrats temporaires et à des stages.
L'ensemble des informations de la base de données contribue à donner une vision claire et globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l'activité de l'entreprise.
La Base de Données Économiques et Sociales doit également contenir l’ensemble des informations communiquées de manière récurrente au Comité Social Economique Central (CSEC), aux Comités Sociaux Economiques (CSE), aux Commissions de Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT).
Toutefois, tel que le prévoit l’article L. 2323-7-2 du Code du Travail, la Direction et les Organisations Syndicales ont souhaité en 2016 dématérialiser la BDES afin de faciliter la diffusion et l’accès des informations de l’Entreprise aux Représentants du Personnel afin de les aider dans leurs fonctions. Aussi, l’accord du 8 Juin 2016 avait pour objet de valider le contenu de la BDES et de définir les modalités de mise à disposition, d’accès, d’actualisation, de consultation et d’utilisation d’une BDES informatisée chez Lindt & Sprüngli France.
Suite à la mise en place des nouvelles Instances Représentatives du Personnel (CSE, CSEC, CSSCT), la Direction et les Organisations Syndicales se sont réunies le 14 mai 2019 afin d'adapter cet accord aux nouvelles dispositions législatives.
Objet de l’accord :
Le présent Accord a donc pour objet de valider le contenu de la BDES et de définir les modalités de mise à disposition, d’accès, d’actualisation, de consultation et d’utilisation d’une BDES informatisée chez Lindt & Sprüngli France.
ARTICLE 1 - DISPOSITIONS GENERALES
1.1 – Champ d’application
La Base de Données Économiques et Sociales est mise en place au niveau de toutes les entités de Lindt France.
Selon les données, la Base de Données Économiques et Sociales est accessible, qu’ils soient titulaires ou suppléants, aux : - membres du Comité Social Economique (CSE) et Représentants Syndicaux (RS) auprès du CSE de l’établissement d’Oloron - membres du Comité Social Economique (CSE) et Représentants Syndicaux (RS) auprès du CSE de l’établissement de Paris - membres du Comité Social Economique Central (CSEC) et Représentants Syndicaux (RS) auprès du CSEC - Délégués Syndicaux (DS) centraux d’entreprise - Délégués Syndicaux (DS) désignés au sein d’un établissement
1.2 – Caractère évolutif
La Base de Données Économiques et Sociales pourra être amenée à évoluer afin de rester en conformité avec la législation en cas de nouvelles lois ou dispositions conventionnelles.
1.3 – Administration de la BDES
La direction RH et les services RH seront en charge de l’administration de la BDES.
Aussi, ces mêmes personnes assureront le support aux Représentants du Personnel dans l’utilisation technique de l’outil en ligne BDES.
1.4 – Déclaration préalable à la CNIL
En respect de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 Informatique et Libertés et le règlement n°2016/679 dit Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), la Direction Lindt France s’engage à accomplir les formalités déclaratives préalables auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).
ARTICLE 2 – DONNÉES ET DOCUMENTS MIS A DISPOSITION DANS LA BDES
L’annexe n°1 (pages 7 à 9) présente le contenu minimal de la BDES correspondant aux données collectées au niveau de l’Entreprise Lindt France dans le cadre de la loi n°201 – 504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l’emploi, de la loi n° 2015-994 du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l'emploi et de l’Ordonnance n° 2017-1386 du 22 Septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
En plus des documents cités en annexe n°1, la BDES contiendra les autres rapports et informations transmis de manière récurrente ou ponctuelle au Comité Social Economique Central, aux Comités Sociaux Economiques, aux Commissions de Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) et/ou soumis à information et consultation.
Les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la BDES doivent permettre aux Représentants du Personnel, qu’ils soient titulaires ou suppléants, d’exercer utilement leurs compétences respectives (Art. R. 2323-1-7 du Code du Travail). Aussi, conformément à la circulaire DGT 2014 - 1 du 18 mars 2014, les membres des Comités Sociaux Economiques de chaque établissement, les Représentants Syndicaux aux CSE, et les DS désignés au sein d’un établissement auront accès aux données relatives à leur propre établissement.
Les membres du Comité Social Economique Central (CSEC), les Représentants Syndicaux auprès du CSEC et les DS centraux d’Entreprise auront, quant à eux accès aux données relatives à l’Entreprise.
Toutefois, dans une volonté de transparence et de dialogue social de qualité, la Direction propose d’étendre la diffusion des données et documents entre certaines instances, selon le principe suivant : Les deux Comités Sociaux Economiques (CSE) (leurs membres et les Représentants Syndicaux auprès d’eux) auront accès aux informations transmises au Comité Social Economique Central (CSEC) (à leurs membres et aux Représentants Syndicaux auprès de lui).
ARTICLE 3 – CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES
Excepté pour les informations confidentielles de nature à compromettre gravement le devenir de l’Entreprise, le respect de la confidentialité des données ne peut aller à l’encontre de la liberté de communication des Instances Représentatives du Personnel et des Délégués Syndicaux dans le cadre de leurs missions.
De plus, les données ne sont plus considérées comme confidentielles dès lors qu’elles ont fait l’objet d’une certaine publicité externe, par exemple dans le cadre d’un dépôt légal ou une communication officielle de l’Entreprise et/ou du Groupe.
Les données figurant dans la Base de Données Économiques et Sociales qui revêtent un caractère confidentiel doivent être présentées comme telles par l’employeur, qui indique la durée du caractère confidentiel de ces informations. Les destinataires de la BDES seront donc tenus à une obligation stricte de discrétion et de respect de la confidentialité à l’égard de ces informations (articles L. 2323-7-2, L. 2325-5 et R. 2323-1-8 du Code du Travail), sous peine de risque de sanctions disciplinaires.
Dans ce cadre, lors de leur première connexion, les utilisateurs de la Base de Données Économiques et Sociales devront accepter les conditions d’une charte de confidentialité établie par la Direction. En cas de modification de cette charte et tous les 60 jours, le système informatique demandera aux utilisateurs de la BDES de valider à nouveau la charte.
ARTICLE 4 – ACTUALISATION DES DONNEES
La Direction s’engage à mettre à jour régulièrement les informations présentées dans la
Base de Données Économiques et Sociales, au minimum selon les périodicités et les délais prévus par la législation et nos accords d’Entreprise en vigueur, afin que les Représentants du Personnel disposent du délai prévu dans les accords pour rendre leur avis.
Les bénéficiaires de l’outil sont informés de la mise à disposition des données par mail de notification d’ajout d’un nouveau document, sur l’adresse Lindt individuelle du Représentant du Personnel, envoyé par l’outil BDES.
ARTICLE 5 – UTILISATION DE LA BDES
La Direction de Lindt France s’engage à ce que la mise en œuvre de la BDES assure au minimum le niveau d’information antérieurement relayé aux Représentants du Personnel.
Toutefois, dans le cadre de réunions extraordinaires, les documents supplémentaires ou complémentaires, nécessaires à l’examen du sujet ou du projet pourront être remis de façon « classique », à savoir en main propre ou par mail, en cas de délai inférieur à 3 jours.
5.1 – Formation à l’utilisation de la BDES
Tous les Représentants du Personnel habilités à consulter la BDES informatisée seront formés à l’outil en ligne à chaque nouveau mandat.
5.2 – Accès à la BDES
La Base de Données Économiques et Sociales est accessible aux utilisateurs prévus dans l’article 1.1 en permanence, à l’exception d’éventuels problèmes techniques et des périodes de maintenance dont la planification sera portée dans la mesure du possible, à la connaissance des utilisateurs, dans un délai raisonnable. Conformément à l’article 3.1 de la fiche 1 de la Circulaire DGT 2014/1 du 18 mars 2014, il est précisé que la notion de permanence imposée par la loi ne peut s’entendre comme une obligation de rendre la base de données accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
La Base de Données Économiques et Sociales est accessible informatiquement, au moyen d’une connexion internet sécurisée Lindt, à partir des ordinateurs mis à disposition par l’Entreprise.
Les bénéficiaires de la BDES accèderont à l’outil à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe nominatif et personnel. Pour rappel, les accès aux informations de la BDES seront différents selon le type de mandat(s) de l’utilisateur.
Pour des raisons de sécurité, la session de l’utilisateur se déconnectera automatiquement après un temps d’inactivité.
Il est expressément convenu que l’accès à la Base de Données Économiques et Sociales est autorisé pour la durée pendant laquelle le salarié concerné bénéficie d’un mandat de représentation sociale ou syndicale. Ses identifiant et mot de passe de connexion seront donc supprimés en cas de fin de mandat, quel qu’en soit le motif.
La Direction Lindt France informe que la BDES sera également accessible aux Membres du Comité de Direction (CODIR), dans le respect de la priorité d’information aux Représentants du Personnel afin d’éviter tout délit d’entrave. Certains Responsables de service N-1 CODIR pourront également se voir délivrer un accès pour une information ciblée sur leur domaine d’activité ou sur la population qu’ils encadrent.
5.3 – Consultation et téléchargement (enregistrement + impression) des documents
Les documents seront mis en ligne sur la plateforme en ligne sous format PDF et ne pourront être modifiés tant dans leur forme que dans leur contenu par les Représentants du Personnel.
Lors de la consultation et/ou du téléchargement, un filigrane s’incrustera automatiquement avec le nom de la personne à l’origine de la consultation et/ou du téléchargement, ainsi que la date de la première consultation. En fonction de leur contenu, soit les documents pourront être consultés, téléchargés et imprimés, soit ils pourront être uniquement consultés. Aussi, la mention « Confidentiel » s’incrustera également sur les documents qui ont été identifiés comme tels par la Direction Lindt France.
Degré de confidentialité
Filigrane "Confidentiel"
Consultable
Téléchargeable
(Enregistrable + Imprimable)
Niveau 1
Non confidentiel non oui oui
Niveau 2
Confidentiel oui oui oui
Niveau 3
Confidentiel et Stratégique oui oui non
5.4 – Archivage des données
Les données figurant dans la base de données portent sur l’année en cours, les deux années précédentes et, telles qu’elles peuvent être envisagées, sur les trois années suivantes. Elles sont présentées de manière chiffrée ou à défaut, pour les années suivantes, sous forme de grandes tendances. Au vu de la mise en place des nouvelles Instances Représentatives du Personnel, les utilisateurs de la BDES auront accès aux documents des années antérieures en fonction de l’équivalence de leurs anciens et nouveaux mandats syndicaux (Exemple : Les membres du CSEC auront accès aux informations qui étaient disponibles avant 2019 aux membres du Comité Central d’Entreprise).
ARTICLE 6 – ENTREE EN VIGUEUR, DUREE DE L’ACCORD, DEPOT LEGAL ET PUBLICITE
6.1 – Entrée en vigueur et durée de l’Accord
Le présent Accord entrera en vigueur après son dépôt légal, pour une durée indéterminée. Il pourra être modifié selon le dispositif prévu par l’article L. 2261-7 et L.2261-8 du Code du Travail. Il pourra également être dénoncé à tout moment selon le dispositif prévu à l’article L. 2261-9, L. 2261-10, L. 2261-11, L. 2261-12, soit par la Direction de la Société Lindt France, soit par une des Organisations Syndicales représentatives des salariés. Le préavis de dénonciation est de trois mois.
6.2 – Dépôt légal et publicité
Le présent Accord sera déposé en ligne sur la plateforme de télé-procédure du Ministère du travail TéléAccords en 2 exemplaires, soit une version signée des parties et une version publiable anonymisée : les parties conviennent de la publication intégrale du présent accord. Un exemplaire original sera en outre déposé auprès du Secrétariat du greffe de Conseil de Prud’hommes de Pau.
Fait à Oloron,le 28 Juin 2019 en 7 exemplaires originaux sur 9 feuillets
D’une part
La Direction Générale, par délégation Le Directeur de L'Etablissement d’Oloron Représentant l’ensemble des établissements de Lindt & Sprüngli France
Monsieur
D’autre part
Les Organisations syndicales :
C.G.T. par Monsieur
F.O. par Madame
C.F.E.-C.G.C. par Monsieur
ANNEXE n°1 : Correspondance entre les rubriques légales et les documents de la BDES Lindt France.
Rubrique légale Types d'information Document correspondant dans la BDES Lindt France Niveau/durée de confidentialité de la diffusion des documents en interne (Pas de diffusion en externe)
Investissement social
Effectifs :
Evolution des effectifs par type de contrat, par âge, par ancienneté
Évolution des effectifs par type de contrat, par âge, par ancienneté (effectif au 31/12 et effectif permanent, nombre de salariés titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée au 31/12)
Effectif mensuel moyen de l'année considérée
Répartition par sexe de l'effectif total au 31/12
Répartition par âge de l'effectif total au 31/12
Répartition de l'effectif total au 31/12 selon l'ancienneté
Répartition de l'effectif total au 31/12 selon la nationalité : français/étrangers
Répartition de l'effectif total au 31/12 selon une structure de qualification détaillée ; travailleurs extérieurs (stagiaires, intérimaires), salariés détachés
Bilans Sociaux Etablissements
Bilan Social Entreprise
Rapport de Situation Comparée
Docs préparatoires aux NAO
Orientations Stratégiques Entreprise Niveau : 2 / Durée : 3 ans
Niveau : 2 / Durée : 3 ans
Niveau : 2 / Durée : 3 ans
Niveau : 2 / Durée : illimitée
Niveau : 3 / Durée : illimitée
Évolution des emplois par catégorie professionnelle :
Embauches, départs, promotions, mises au chômage, évolution de l'emploi des personnes handicapées, du nombre de stagiaires (+de 16 ans)
Formation professionnelle (investissements en formation, publics concernés)
Conditions de travail (durée du travail dont travail à temps partiel et aménagement du temps de travail)
Exposition aux risques et aux facteurs de pénibilité, accidents du travail, maladies professionnelles, absentéisme, dépenses en matière de sécurité
Rapport de Situation Comparée
Orientations Stratégiques Entreprise
Suivi des plans d’actions Egalité F-H / Intergénération-GPEC Niveau : 2 / Durée : 3 ans
Niveau : 3 / Durée : illimitée
Niveau : 1
Formation professionnelle :
Investissements en formation
Formation continue
Congés formation
Apprentissage
Bilans Sociaux Etablissements
Bilan Social Entreprise
Rapport de Situation Comparée
Plans de formation prévisionnel / Suivis du plan de formation Etabl. Niveau : 2 / Durée : 3 ans
Niveau : 2 / Durée : 3 ans
Niveau : 2 / Durée : 3 ans
Niveau : 1
Conditions de travail :
Durée (temps partiel et aménagements)
Organisation et contenu du travail (travail alternant de nuit, travaux à la chaîne)
Dépenses d'amélioration des conditions de travail,
Médecine du travail
Accidents du travail, maladies professionnelles
Bilans Sociaux Etablissements
Bilan Social Entreprise
Rapport de Situation Comparée Niveau : 2 / Durée : 3 ans
Niveau : 2 / Durée : 3 ans
Niveau : 2 / Durée : 3 ans Investissement matériel et immatériel
Évolution des actifs nets d'amortissement et des dépréciations éventuelles (immobilisations)
Comptes annuels et documents annexes Niveau : 3 / Durée : illimitée
Dépenses de recherche et développement
Comptes annuels et documents annexes Niveau : 3 / Durée : illimitée
Évolution de la productivité et le taux d'utilisation des capacités de production
Orientations Stratégiques Entreprise
Comptes annuels et documents annexes Niveau : 3 / Durée : illimitée
Niveau : 3 / Durée : illimitée Egalité Professionnelle entre les femmes et les hommes
Diagnostic et analyse de la situation respective des femmes et des hommes pour chacune des catégories professionnelles de l'entreprise en matière d'embauche, de formation, de promotion professionnelle, de qualification, de classification, de conditions de travail, de sécurité et de santé au travail, de rémunération effective et d'articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle
Analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de l'âge, de la qualification et de l'ancienneté
Évolution des taux de promotion respectifs par métiers
Mesures prises au cours de l'année écoulée en vue d'assurer l'égalité professionnelle
Objectifs de progression pour l'année à venir et indicateurs associé
Rapport de situation comparée
Docs préparatoires aux NAO
Bilans sociaux Etablissement
Bilans sociaux Entreprise
Index Egalité Femmes Hommes
Suivi des plans d’actions Egalité F-H / Intergénération-GPEC Niveau : 2 / Durée : 3 ans Niveau : 3 / Durée : illimitée Niveau : 2 / Durée : 3 ans Niveau : 2 / Durée : 3 ans Niveau : 2 / Durée : 3 ans
Niveau : 1
Fonds propres, endettement et impôts
Capitaux propres de l’entreprise
Emprunts et dettes financières
Impôts et taxes
Comptes annuels et documents annexes Niveau : 3 / Durée : illimitée
Rémunération des salariés et dirigeants
Évolution des rémunérations salariales (frais de personnel y compris cotisations sociales
Évolutions salariales par catégorie et par sexe
Salaire de base minimum, salaire moyen ou médian, par sexe et par catégorie professionnelle)
Bilans Sociaux Etablissements
Bilan Social Entreprise Niveau : 2 / Durée : 3 ans
Niveau : 2 / Durée : 3 ans
Épargne salariale :
Intéressement
Participation
Bilans Sociaux Etablissements
Bilan Social Entreprise Niveau : 2 / Durée : 3 ans
Bilan Social Entreprise Niveau : 2 / Durée : 3 ans
Niveau : 2 / Durée : 3 ans
Rémunérations accessoires : primes par sexe et par catégorie professionnelle
Avantages en nature
Régimes de prévoyance et de retraite complémentaire
Bilans Sociaux Etablissements
Bilan Social Entreprise Niveau : 2 / Durée : 3 ans
Niveau : 2 / Durée : 3 ans
Représentants du personnel et activités sociales et culturelles
Représentation du personnel :
- Représentants du personnel et délégués syndicaux (composition des CSE et CSEC, participation aux élections, volume global des crédits d’heures, …) - Information et communication
Activités sociales et culturelles :
- Activités sociales - Autres charges sociales (prestations complémentaires, …)
Bilans Sociaux Etablissements
Bilan Social Entreprise
Tableaux récapitulatifs des Représentants du Personnel Niveau : 2 / Durée : 3 ans
Niveau : 2 / Durée : 3 ans
Niveau : 1 Rémunération des financeurs
Actionnaires (revenus distribués) et actionnariat salarié (montant des actions détenues dans le cadre de l'épargne salariale, part dans le capital, dividendes reçus)
Comptes annuels et documents annexes (dont procès-verbal de l’assemblée générale du Groupe) Niveau : 3 / Durée : illimitée
Flux financiers à destination de l'entreprise
Aides publiques
Réductions d'impôts
Exonérations et réductions de cotisations sociales
Crédits d'impôts
Mécénat
Résultats financiers (chiffre d'affaires, par exemple)
Comptes annuels et documents annexes Niveau : 3 / Durée : illimitée
Partenariats (sous-traitance)
Partenariats conclus pour produire des services/produits pour une autre entreprise
Partenariats conclus pour bénéficier des services/produits d’une autre entreprise
Comptes annuels et documents annexes Niveau : 3 / Durée : illimitée
Transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe, si nécessaire :
Transferts de capitaux
Cessions, fusions, et acquisitions réalisées
Comptes annuels et documents annexes Niveau : 3 / Durée : illimitée
