ACCORD RELATIF AU RECOURS A LA VISIOCONFERENCE DANS LE CADRE DES REUNIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
Entre L’U.E.S SERVICES TRANSVERSES, représentée par Monsieur Directeur des Ressources Humaines
Et
La Fédération Assurance CFE CGC, représentée par MonsieurDélégué Syndical
Et
Les membres titulaires du Comité Social et Economique d’Entreprise de l’UES Services Transverses
Préambule :
Compte tenu de la particularité de l’organisation opérationnelle de l’UES SERVICES TRANSVERSES, il est apparu nécessaire aux parties de réfléchir ensemble à la manière la plus adaptée d’organiser les réunions mensuelles du CSE.
En effet, les lieux de travail se trouvant sur des sites distincts et géographiquement éloignés les uns des autres, il a semblé opportun aux membres du CSE ainsi qu’à la Direction de l’UES SERVICES TRANSVERSES, qu’un dispositif alternatif à la réunion en présentiel soit prévu par accord, afin de faciliter l’organisation et la tenue de ces réunions.
Dans ce cadre, la Direction et le délégué syndical de l’UES SERVICES TRANSVERSES se sont réunis le 25 février 2020 et le 20 mars 2020 afin d’en définir conjointement les modalités avant échanges avec les membres du CSE.
ll est ressorti des différents échanges avec les membres titulaires du CSE que le système de la visioconférence serait le plus approprié à la situation.
Le présent accord pris en application des dispositions de l’article L 2315-4 du Code du Travail a donc été transmis à l’ensemble des membres du CSE d’entreprise de l’UES Services Transverses. Conformément aux prescriptions en la matière, il a fait l’objet d’une ratification à l’unanimité des membres titulaires du CSE.
Il a donc été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1 – Objet
Le présent accord a pour objet de définir les modalités de recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du CSE.
Article 2 – Recours à la visioconférence
Les parties conviennent qu’elles auront recours à la visioconférence chaque fois que cela sera nécessaire, c’est-à-dire à chaque réunion mensuelle (sans préjuger des éventuelles réunions extraordinaires qui pourraient être organisées à l’initiative de l’une ou l’autre des parties).
Il est convenu que la réunion en présentiel sera décidée pour une réunion à venir à la demande de la Direction qui préside l’Instance ou à la demande de la majorité des membres titulaires du CSE. Les elus choisiront le lieu prévu de visio conférence conformément aux propositions de la direction.
Lorsque les membres du CSE sont réunis en visioconférence, les parties s’engagent à ce que le dispositif technique mis en œuvre garantisse l’identification des membres et des représentants de la Direction et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des échanges et éventuelles délibérations.
Le recours à la visioconférence ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance.
Article 3 – Cas particulier du vote à bulletin secret
Lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote.
Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’envoi des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Dans ce cadre, la procédure à suivre se déroule en 2 étapes :
L’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions précitées ;
Le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le représentant de la Direction.
Article 4 – Dispositions diverses
Article 4-1 - Entrée en vigueur de l’accord
Comme indiqué en préambule du présent accord, celui-ci a fait l’objet d’une ratification préalable à l’unanimité des membres Titulaires du CSE d’Entreprise de l’UES SERVICES TRANSVERSES.
Il a été présenté au CSE pour avis lors de la réunion du 29 avril 2020. Les élus ont emis un avis favorable à l’unanimité.
Article 4-2 - Durée de l’accord
Le présent accord entrera en vigueur à compter de l’accomplissement des formalités susmentionnées ainsi que des formalités de dépôt visées à l’article 4.4 ci-après.
Il est conclu pour une durée déterminée, et cessera de produire ses effets, à l’expiration des mandats actuels des élus du CSE, soit à l’échéance des prochaines élections professionnelles.
Article 4-4 - Révision
Les parties conviennent de se rencontrer, à l’initiative de la plus diligente, s’il y avait lieu d’envisager des modifications de cet accord.
S’il tel devait être le cas, le présent accord pourra éventuellement faire l’objet d’un avenant qui sera soumis aux mêmes formalités de négociation, publicité et de dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.
Article 4-5 - Publicité et dépôt de l’accord
Le présent accord fera l’objet d’un dépôt, dans les conditions prévues au code du travail, c’est-à-dire : -d’une part, en format papier au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes territorialement compétent, -d’autre part, par voie dématérialisée sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr en vue de sa transmission automatique à la DIRECCTE pour instruction.
Il sera notifié aux organisations syndicales représentatives par lettre recommandée AR.
Fait à Paris, le 16 juin 2020
Pour La Direction
Monsieur Directeur des Ressources Humaines
Pour la CFE CGC
Monsieur
Pour le CSE d’Entreprise de l’UES SERVICES TRANSVERSES
Les membres titulaires :
Madame
Monsieur
Madame
Monsieur
Madame
Madame
Madame
Monsieur
ANNEXE : Extrait du PV de la réunion du CSE de l’UES Services transverses du 29 avril 2020, portant avis du CSE sur le présent accord
Extrait de Procès-verbal de la réunion ordinaire du Comité Social et Economique du 29 avril 2020
Participants :
Direction
Présent(e)
Absent(e)
Président du CSE
x
Responsable Développement Social
x
Elus Titulaires
Présent(e)
Absent(e)
1er Collège, CFDT
x
2ème Collège, CFE-CGC
x
2ème Collège, CFE-CGC
x
2ème Collège, CFE-CGC, secrétaire
x
2ème Collège, CFE-CGC, trésorière
x
2ème Collège, CFE-CGC
x
2ème Collège, CGT
x
2ème Collège, CGT
x
Elus Suppléants
Siège
Ne siège pas
1er Collège, CFE-CGC
x
2ème Collège, CFE-CGC
x
2ème Collège, CFE-CGC
x
2ème Collège, CFDT
x
ORDRE DU JOUR
TOC \o "1-1" \h \z \u Projet d'accord relatif au recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du Comité Social et Economique – Consultation et Avis du CSE20
[…]
Projet d'accord relatif au recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du Comité Social et Economique – Consultation et Avis du CSE
Le projet d’accord vise à nous permettre de nous réunir davantage par visioconférence. Nous étions auparavant contraints à trois réunions par exercice et avons déjà exploité cette possibilité à deux reprises.
Nous bénéficions pour l’heure des modalités offertes par la Loi du 23 mars 2020 relative à l’état d’urgence sanitaire et un texte consécutif concernant le dialogue social. Ces derniers prévoient que, jusqu’à la fin de l’état d’urgence – à savoir le 23 mai –, les réunions organisées par visioconférence ou conférence téléphonique n’entrent pas dans le quota des trois réunions annuelles.
Malgré cette latitude supplémentaire, il nous faut nous projeter dans l’avenir : d’autres réunions par visioconférence risquent d’être nécessaires.
Le texte du projet d’accord que nous vous soumettons a été étudié avec . En principe, tout accord d’entreprise doit être négocié avec les délégués syndicaux. Cet accord est toutefois atypique en ce qu’il renvoie au fonctionnement du CSE. Ce faisant, il réclame votre avis et votre signature.
S'agissant de la signature, nous demanderions à un prestataire extérieur d’effectuer une certification de signature électronique, pour chacun des membres du CSE. Je me chargerais ensuite des formalités de dépôt de l’accord, qui demeurent identiques : Direccte et Greffe du CPH.
Une autre option serait que chaque membre reçoive le texte à son domicile, le signe et le renvoie au membre suivant. Les délais postaux actuels nous conduiraient néanmoins à une échéance lointaine. La dernière solution consisterait, étant donné que l’accord ne nous est pas indispensable dans l’immédiat, à attendre et le signer en présentiel lorsque le contexte sera revenu à la normalité.
Je remercie la Direction pour les travaux ayant présidé la rédaction de l’accord, dans lequel sont retranscrits la totalité de nos souhaits, particulièrement :
une souplesse pour les élus comme pour l’employeur concernant la tenue des réunions physiques ;
la liberté des élus de pouvoir assister à la visioconférence dans le lieu de leur choix.
Au-delà de l’aspect réglementaire, l’accord affecte le fonctionnement du CSE et il est donc important que chaque élu puisse s’exprimer à ce sujet. Je ne suis, à titre personnel, pas favorable à l’idée d’en différer la signature. Compte tenu des incertitudes qui persistent à ce jour, je ne suis pas favorable à un report à la signature de cet accord. Il est préférable de lever les freins potentiels dés à présent et nous munir des leviers pour fonctionner normalement.
Je rejoins sur le fait d’acter dès aujourd’hui l’avis des élus sur cet accord, pour nous sécuriser sur le plan interne, et même si un vote ne suffit pas à répondre au formalisme juridique. Étant donné les circonstances exceptionnelles, nous ne pouvons être trop pointilleux sur ce point.
Outre l’avis du CSE, la question est celle de la signature électronique et, quoi qu’il arrive, la procédure prendra un certain temps pour s’assurer qu’elle ait une valeur juridique.
Nous connaissons des prestataires pouvant couvrir ce besoin.
N’hésitez pas à me les indiquer.
La Direction des Achats du Groupe s’intéresse à l’achat d’un système de signature électronique. Le besoin s’en fait sentir de plus en plus à la Direction Juridique.
Je me rapprocherai de la DAG.
La solution envisagée par la DAG correspond à un projet informatique de dimension Groupe. Compte tenu des calendriers habituels pour de tels projets, je ne pense pas qu’il nous aidera à résoudre notre problème rapidement.
Je n’ai reçu aucune demande de modification sur le projet. À mon sens, nous sommes d’accord.
Il a donc été porté à la connaissance des membres du CSE le projet d’accord de visioconférence du CSE pour la suite des réunions, à l’issue de la période d’état d’urgence. L’accord a été transmis par voie électronique simultanément à l’ordre du jour et nous le soumettons au vote et à la signature des élus titulaires du CSE.
Le CSE émet un avis favorable à l’unanimité sur le projet d'accord relatif au recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du Comité Social et Economique (joint au présent PV).
Je m’attèlerai à trouver un prestataire pouvant répondre, dans des délais relativement courts, à notre contrainte de signature.
Macif Avantages et Services ont recours au prestataire DocuSign.
[…]
PJ Projet d'accord relatif au recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du Comité Social et Economique – Consultation et Avis du CSE
