protocole d'accord relatif aux modalités pratiques d'organisation des élections des administrateurs salariés, représentants des salariés au CA de MACIF SAM 2024-2027
Application de l'accord Début : 02/04/2024 Fin : 03/06/2024
PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AUX MODALITÉS PRATIQUES D’ORGANISATION DES ÉLECTIONS DES ADMINISTRATEURS SALARIÉS REPRESENTANTS DES SALARIES AU CONSEIL D’ADMINISTRATION
DE
Entre les soussignés :
Les entités représentées par , Directeur des Ressources humaines, dûment mandaté à cet effet,
D'une part,
Et
La Fédération Banques et Assurances C.F.D.T., représentée par , Délégués syndicaux CFDT
La Fédération de l'Assurance C.F.E.- C.G.C., représentée par , Délégués Syndicaux CFE-CGC
La Fédération C.G.T. des Syndicats du Personnel de la Banque et de l’Assurance, représentée par , Délégués syndicaux CGT
La Fédération des Employés et Cadres FORCE OUVRIÈRE - FEC FO, représentée par , Délégués syndicaux FO
D'autre part,
SOMMAIRE
Préambule3
ARTICLE 1 - OBJET3
ARTICLE 2 – COLLEGES ET REPARTITION DES SIEGES3
ARTICLE 3 – MODES DE SCRUTIN3
ARTICLE 4 – DURÉE DES MANDATS ET INCOMPATIBILITÉ4
ARTICLE 5 – PERSONNEL ÉLECTEUR4
ARTICLE 6 – PERSONNEL ÉLIGIBLE4
ARTICLE 7 – LISTES ÉLECTORALES5
ARTICLE 8 – APPEL ET DÉPÔT DES CANDIDATURES5
ARTICLE 9 – OPÉRATIONS ÉLECTORALES6
Article 9.1 – Modalités de vote6
Article 9.2 – Dates du scrutin6
Article 9.3 – Information des salariés6
Article 9.4 – Accès au système de vote7
Article 9.5 – Délégués de liste7
Article 9.6 – Bureau de vote8
Article 9.7 – Contrôle des données, test et scellement du système de vote8
Article 9.8 – Dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats8
Article 9.9 – Affichage des résultats9
ARTICLE 10 – MOYENS ACCORDES A TITRE EXCEPTIONNEL ET TEMPORAIRE9
ARTICLE 11 – CONTESTATIONS10
ARTICLE 12 – PRISE D’EFFET DU MANDAT10
ARTICLE 13 – DURÉE DE L’ACCORD – DÉPÔT 10
PREAMBULE
Les précédentes élections des administrateurs salariés au Conseil d’Administration de MACIF SAM ont été organisées en 2021. Les résultats de ces élections ont été proclamés le 4 mai 2021.
Les mandats de ces administrateurs salariés ont pris effet lors de l’assemblée générale des sociétaires MACIF SAM des 4 et 5 juin 2021 suivants.
La durée de leurs mandats étant de trois ans, et arrivant à expiration début juin 2024, les parties au présent protocole se sont rencontrées afin de convenir des modalités d’organisation des élections de renouvellement des administrateurs salariés au Conseil d’Administration de MACIF SAM.
Ces rencontres ont fait l’objet de réunions de négociations en date des 8, 15 et 21 mars 2024.
ARTICLE 1 – OBJET
Le présent accord définit les modalités des élections de renouvellement des administrateurs salariés représentant les salariés au Conseil d’Administration de MACIF SAM à intervenir en 2024, à l’échéance des mandats actuels desdits administrateurs.
Le présent protocole est pris en application des dispositions :
Des articles L322-26-2, R322-53 du code des assurances, L.225-27, L.225-27-1, L. 225-28, L. 225-29, premier alinéa, L. 225-30 à L.225-32 et L. 225-34 du code de commerce,
De l’article 20 des statuts de MACIF SAM, à jour du 19 septembre 2020, stipulant (conformément à l’article L322-26-2 du code des assurances) que : « Les administrateurs élus par les salariés sont au nombre de trois dont un siège au moins est réservé au collège cadres. Leur élection et leur statut sont régis par la réglementation en vigueur. Leur mandat est de trois ans. Ils sont rééligibles. »
ARTICLE 2 - COLLÈGES ET RÉPARTITION DES SIÈGES
Conformément à l’Article 20 des statuts de MACIF SAM susvisé, et à l’article L225-27 du Code de commerce, les administrateurs élus par les salariés sont au nombre de trois, l’un représentant les cadres, les deux autres représentant les autres salariés.
A ce titre, la composition de ces deux collèges est fixée comme suit :
- Un premier collège qui regroupe les niveaux 1, 2, 3a, 3b, 4a et 4b issus de la classification de l’accord MACIF relatif à l’emploi et à l’accompagnement pour le développement professionnel ;
- Un deuxième collège, qui regroupe les niveaux 5a, 5b, 6 et 7 issus de la classification de l’accord susvisé, ainsi que les cadres de direction remplissant les conditions d’électorat.
ARTICLE 3 – MODES DE SCRUTIN
En application de l’article L.225-28 du Code de commerce :
Concernant le 1er collège, l'élection a lieu au scrutin de liste à la représentation proportionnelle au plus fort reste et sans panachage.
Chaque liste doit comporter un nombre de candidats double de celui des sièges à pourvoir et être composée alternativement d'un candidat de chaque sexe.
Sur chacune des listes, l'écart entre le nombre des candidats de chaque sexe ne peut être supérieur à un ;
Concernant le deuxième collège, l'élection a lieu au scrutin majoritaire à deux tours.
Chaque candidature doit comporter, outre le nom du candidat, celui de son remplaçant éventuel. Le candidat et son remplaçant sont de sexe différent.
Est déclaré élu le candidat ayant obtenu au premier tour la majorité absolue des suffrages exprimés, au second tour la majorité relative.
En tout état de cause, et en cas d'égalité des voix, les candidats dont le contrat de travail est le plus ancien sont déclarés élus.
ARTICLE 4 – DURÉE DES MANDATS ET INCOMPATIBILITÉ
Conformément aux dispositions de l’article 20 des statuts de la MACIF SAM, la durée du mandat est fixée à trois ans. Les administrateurs salariés sont rééligibles.
Le mandat d'administrateur élu par les salariés est incompatible avec tout mandat de :
Délégué syndical,
Membre du Comité de groupe AEMA,
Membre du Comité Social et Économique d’établissement MACIF SAM, et du Comité Social et Économique Central de l’UES MACIF,
Tout autre mandat visé par l’article L.225-30 du Code de commerce.
L'administrateur qui, lors de son élection, est titulaire d'un ou de plusieurs de ces mandats doit s'en démettre dans les huit jours de la date de l’élection. A défaut, il est réputé démissionnaire de son mandat d'administrateur.
ARTICLE 5 – PERSONNEL ÉLECTEUR
Sont électeurs les salariés de l’établissement socialement intégré MACIF SAM composé des entités MACIF SAM, MA&S, GIE MACIF INVESTISSEMENT et MACIFILIA :
âgés de seize ans révolus ;
ayant au moins trois mois d’ancienneté ;
n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.
Les conditions d'électorat s’apprécient au regard des dispositions légales à la date du premier tour.
ARTICLE 6 – PERSONNEL ÉLIGIBLE
Sont éligibles les électeurs visés à l’Article 5 :
âgés de dix-huit ans révolus,
ayant au moins deux ans d’ancienneté.
Les conditions d’éligibilité s’apprécient au regard des dispositions légales à la date du premier tour.
Un salarié d’un collège ne peut se présenter que dans son collège.
ARTICLE 7 – LISTES ÉLECTORALES
Les listes électorales sont établies par la Direction des Ressources Humaines de l’établissement MACIF SAM (comprenant les entités MACIF SAM, MA&S, GIE MACIF INVESTISSEMENT et MACIFILIA) de l’UES MACIF.
Elles seront publiées sur l’intranet Ma MACIF dès le 15 avril 2024.
A cet effet, une notification sera faite aux salariés.
Ces listes mentionneront les noms et prénoms, âge, et date d’embauche des salariés. Le nom des électeurs remplissant les conditions d’éligibilité est suivi de la mention « E ».
Les réclamations concernant les listes électorales sont à adresser à la Direction des Affaires sociales – Pole relations sociales, de l’établissement MACIF SAM de l’UES MACIF à l’attention des personnes suivantes :
XX
XX
XX
Il est rappelé que ces réclamations doivent être adressées par tout moyen permettant de conférer une date certaine, dans les trois jours suivant la diffusion des listes électorales.
ARTICLE 8 – APPEL ET DÉPÔT DES CANDIDATURES
Il est rappelé qu’en vertu des articles L225-27-1 et du 4ème alinéa de l’article L225-28 du code de commerce, les candidatures relèvent exclusivement du monopôle des organisations syndicales représentatives au sein de l’établissement MACIF SAM (MACIF SAM, MA&S, MACIFILIA et GIE MACIF INVESTISSEMENT) de l’UES MACIF.
Les candidatures sont présentées conformément aux dispositions des alinéas 4 à 6 de l’article L.225-28 du Code de commerce et celles de l’Article 3 précédent, du présent protocole.
Ainsi, pour le premier collège, deux sièges étant à pourvoir, et le nombre de candidatures à présenter par liste devant être le double du nombre de sièges à pourvoir, chaque liste devra être présentée comme suit :
Option 1
Option 2
- homme
- femme
- homme
- femme
- femme
- homme
- femme
- homme
Les candidats s’engagent à tout mettre en œuvre pour parvenir à présenter des listes complètes.
En cas de liste incomplète, la règle de l’alternance doit tout autant être respectée et l'écart entre le nombre des candidats de chaque sexe ne peut être supérieur à un.
Pour le second collège, un siège étant à pourvoir, chaque liste devra être présentée comme suit :
Option 1
Option 2
homme
Remplaçant : femme
femme
Remplaçant : homme
Les listes de candidats doivent parvenir à la Direction des Affaires sociales – Pôle relations sociales, de l’établissement MACIF SAM de l’UES MACIF, accompagnées des éventuels logos (en format PDF) et professions de foi (en format A4, en recto-verso couleur) :
le 22 avril 2024 à 12 heures au plus tard pour le premier tour,
le 23 mai 2024 à 12 h au plus tard en cas d’éventuel tour.
Elles devront être communiquées par mail avec accusé de réception aux interlocuteurs de la direction des affaires sociales, mentionnés à l’Article 7 précédent du présent protocole.Les listes de candidats qualifiées pour le second tour seront automatiquement reconduites en vue de ce scrutin, sauf demande des organisations syndicales dont relèvent ces listes
Elles seront affichées sur les sites MACIF et publiées sur l’Intranet Ma MACIF à compter du 24 avril 2024 pour le premier tour, du 23 mai 2024 après midi en cas d’éventuel second tour.
Le nom des organisations syndicales présentant des listes de candidats sera affiché selon un ordre aléatoire à chaque connexion de l’électeur sur le site.
ARTICLE 9 – OPÉRATIONS ÉLECTORALES
Article 9.1 – Modalités de vote
Le vote s’effectue par voie exclusivement électronique.
Le vote électronique est mis en œuvre conformément à l’accord relatif aux conditions d’organisation par vote électronique de l’élection des administrateurs salariés, représentants des salariés au conseil d’administration de MACIF SAM 2024-2027, en date du 2 avril 2024.
Comme indiqué dans l’accord susvisé, la mise en œuvre du vote électronique est confiée à la société KERCIA, spécialisée dans l'organisation des élections.
A cette fin, KERCIA mettra à la disposition des électeurs un site Internet sécurisé (son application AlphaVote), accessible via tout type de support : ordinateur, tablette ou smartphone usuels.
Article 9.2 – Dates du scrutin
Le premier tour se déroulera du 14 mai 2024 à 9h au 21 mai 2024 à 10h.
Le second tour éventuel aura lieu du 28 mai 2024 à 8h30 au 3 juin 2024 à 10h.
Le vote sera ouvert 7 jours sur 7 et 24h/24 pendant chaque période de vote.
Article 9.3 – Information des salariés
Une note d’information relative aux dates des scrutins et aux conditions légales de présentation des candidatures sera affichée sur les sites de travail de l’établissement MACIF SAM à compter du 4 avril 2024. Une information similaire sera effectuée sur l’intranet Ma Macif à l’occasion de la publication des listes électorales le 15 avril 2024 (cf Art.7 précédent)
Article 9.4 – Accès au système de vote
Avant le scrutin, chaque électeur recevra du prestataire Kercia, par courrier simple à son adresse postale personnelle une notice explicative sur le vote électronique contenant également :
les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin pour les deux tours,
son identifiant personnel de vote en ligne généré aléatoirement par le système de vote. Cet identifiant sera à conserver en cas d’éventuel second tour,
l’adresse du site internet de vote ainsi que les coordonnées de la cellule d’assistance téléphonique du prestataire pour les aides à la connexion et/ou au vote en cas d’éventuelles difficultés
Ce courrier simple sera adressé par le prestataire Kercia le 30 avril 2024.
Avec son numéro d’identification fourni par courrier, l’électeur pourra se connecter sur le site de vote afin de récupérer, par email ou SMS, son mot de passe personnel et confidentiel d’électeur, nécessaire aux opérations de vote.
Pour le premier comme pour le second tour, en cas de perte de l’identifiant et/ou du mot de passe, le salarié pourra contacter la cellule d’assistance téléphonique susvisée pour récupérer ce dernier.
Il est rappelé que, durant la période du scrutin, les salariés électeurs auront la possibilité de voter :
à tout moment de leur lieu de travail, de leur domicile, ou de tout autre lieu de leur convenance, y compris, s’ils votent sur leur lieu de travail, pendant le temps de travail, au besoin en s’isolant sous réserve de prévenance préalable de leur responsable pour tenir compte des besoins de continuité de service,
et ce, de n’importe quel outil permettant une connexion internet (ordinateur professionnel/personnel, smartphone, tablette…) en se connectant, pour ce faire, sur le site de vote sécurisé.
Il est rappelé que le vote est secret et personnel.
Article 9.5 – Délégués de liste
Chaque liste de candidats pourra se faire représenter dans le cadre de l’élection.
Ainsi, elle aura la possibilité de désigner un délégué de liste.
Ce dernier aura pour mission de représenter sa liste en cas d’absence du représentant principal lors d’une étape du processus de vote.
Les délégués de liste, qui doivent justifier de la qualité d’électeurs, se feront connaître lors du dépôt des listes de candidats, soit au plus tard le 22 avril 2024 à 12h, par courriel aux interlocuteurs de la direction des affaires sociales MACIF SAM évoqués à l’article 7 précédent.
Ils seront invités à participer aux formations du bureau de vote, aux tests et scellements du système de vote, dépouillement, lecture et proclamation des résultats.
Le temps passé par les délégués de liste aux opérations électorales est considéré comme du temps de travail effectif et rémunéré comme tel.
Concernant les opérations électorales ayant lieu en présentiel, les frais de déplacement sont remboursés conformément aux règles en vigueur.
Article 9.6 – Bureau de vote
Le bureau de vote est composé de quatre salariés électeurs et non candidats aux élections objets du présent accord : 1 président, 2 assesseurs ainsi qu’un assesseur suppléant en cas d’empêchement de l’un des assesseurs titulaires.
La présidence du bureau de vote sera assurée par le membre du bureau de vote le plus âgé.
Les membres du bureau de vote devront également être présents lors des réunions de scellement et de dépouillement.
Il appartiendra aux organisations syndicales ayant présenté des candidats de désigner, d’un commun accord entre elles, les noms des membres du bureau de vote qui devront être communiqués aux interlocuteurs RH visés à l’article 7 précédent, le 26 avril 2024 au plus tard.
A défaut de proposition commune des organisations syndicales à la date susvisée, la composition du bureau sera la suivante : les deux électeurs les plus âgés dont un sera désigné Président, et l’électeur le plus jeune.
Les membres du bureau de vote :
participeront aux réunions de contrôle des données, test et scellement du système de vote ;
recevront et conserveront les clés de déchiffrement permettant le dépouillement des urnes ;
contrôleront la régularité des opérations électorales ;
participeront aux réunions de dépouillement ;
contrôleront le bon dépouillement des votes, signeront le procès-verbal et la liste d’émargement ;
proclameront les résultats lors de chaque tour ;
se prononceront sur les difficultés éventuelles touchant aux opérations de vote.
Article 9.7 – Contrôle des données, test et scellement du système de vote
Avant chaque tour, une réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote sera organisée, en présence de la Direction, des membres du bureau de vote, des délégués syndicaux de l’établissement MACIF SAM et des délégués de listes.
Les réunions visent à vérifier la bonne préparation du système de vote, dont l’intégrité des données électorales, vérifier le bon fonctionnement du système de vote, générer les clés de déchiffrement à l’attention des membres du bureau de vote, et sceller le système de vote.
Les réunions de contrôle des données test et scellement du système de vote du 1er tour et de l’éventuel 2ème tour auront lieu respectivement les 13 et 24 mai 2024 après midi.
La réunion de contrôle des données test et scellement du vote du 1er tour donnera également lieu à la formation des membres du bureau de vote.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement. Ces clés de déchiffrement seront confiées à un huissier de justice.
Article 9.8 – Dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats
A l’issue de chaque tour, la réunion de dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats aura lieu à Paris en présence de la Direction, des membres du bureau de vote, des délégués de listes et des délégués syndicaux de l’établissement MACIF SAM.
Le dépouillement sera initié par le Président du bureau de vote. Il ne sera possible que par l'activation conjointe des clés de chiffrement initialisées.
Ainsi la présence des détenteurs des clés initialisées et activées est indispensable pour autoriser le dépouillement.
Les membres du bureau de vote :
Contrôleront le bon déroulement des opérations ;
Vérifieront les résultats ;
Signeront la liste d’émargement électronique.
A l’issue du dépouillement, le Président du bureau de vote procèdera à la proclamation des résultats.
Les procès-verbaux, imprimés sur les formulaires prévus à cet effet, seront signés par les membres du bureau de vote. Un exemplaire en sera remis à chacune des organisations syndicales ayant participé aux négociations du présent accord.
Les réunions de dépouillement du 1er tour et de l’éventuel 2ème tour auront lieu respectivement les 21 mai et 3 juin 2024 à 10h.
Article 9.9 – Affichage des résultats
Les résultats de l’élection seront affichés le lendemain de leur proclamation.
ARTICLE 10 – MOYENS ACCORDES A TITRE EXCEPTIONNEL ET TEMPORAIRE
Les parties signataires du présent protocole conviennent du droit de la propagande électorale. La Direction accorde de manière exceptionnelle et à titre temporaire les moyens ci-après déterminés.
Ces moyens sont octroyés aux listes de candidats, pour une période s’échelonnant de la date de signature du présent protocole jusqu’à la date de proclamation des résultats.
Propagande électorale :
Chaque liste aura la possibilité de communiquer une profession de foi (en PDF, au format A4, en recto verso et en couleur).
Les professions de foi devront être remises selon les mêmes modalités que celles applicables aux listes de candidats et dans les mêmes délais, soit le 22 avril 2024 à 12 heures au plus tard pour le premier tour, et le 23 mai 2024 à 12 h au plus tard en cas d’éventuel tour.
Elles seront communiquées au Prestataire par la Direction des Ressources Humaines afin qu’elles soient intégrées sur le site sécurisé dédié à l’élection.
Il est rappelé toutefois qu’aucune diffusion de tracts ou de propagande électorale ne pourra s’opérer sur la messagerie professionnelle étant précisé que les conditions d’usage de la messagerie professionnelle à des fins syndicales et modalités d’échange avec les organisations syndicales sont expressément définies dans la charte d’utilisation des systèmes d’information.
Communication :
Les électeurs dotés d’une adresse professionnelle recevront sur leur messagerie, le jour de l’ouverture du scrutin, un email dans lequel seront rappelés l’adresse du site de vote URL ainsi que les coordonnées de l’assistance (téléphone + adresse mail).
De même, les professions de foi des organisations syndicales ayant déposé une liste de candidats seront envoyées par email aux salariés.
Des emails de rappel des élections seront adressés aux électeurs durant les périodes de scrutin.
Contingent de jours :
Il est attribué à chaque liste un crédit de 2 jours (temps de travail effectif). En cas de second tour, il sera attribué à chaque liste restante une journée supplémentaire.
Les salariés concernés par ce crédit d’heures informeront 48h à l’avance, dans la mesure du possible, leur manager et le service Gestion des Elus en envoyant un mail à XXXXXXXX
Les déplacements éventuels seront remboursés conformément aux règles en vigueur.
ARTICLE 11 – CONTESTATIONS
Les contestations relatives à l'électorat, à l'éligibilité et à la régularité des opérations électorales sont portées devant le Tribunal judiciaire de NIORT conformément à l’article L.225-28 du code de commerce.
ARTICLE 12 – PRISE D’EFFET DU MANDAT
Les mandats des administrateurs salariés, représentants des salariés au conseil d’administration élus suite à la proclamation des résultats, prendront néanmoins effet à compter de la première assemblée Générale post élections de juin 2024
ARTICLE 13 – DURÉE DE L’ACCORD – DÉPÔT
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée couvrant la période électorale fixée par le présent accord ainsi que la durée des mandats des nouveaux administrateurs, de trois ans à compter de leur prise d’effet. Au terme de cette période, il cessera automatiquement et de plein droit de produire effet.
Il sera déposé, conformément aux dispositions réglementaires, sur la plateforme téléprocédure du ministère du travail “Téléaccords”.
Il sera également déposé en un exemplaire au Greffe du Conseil de Prud’hommes (79) de Niort
Un exemplaire du présent accord sera notifié dans les plus brefs délais par courrier électronique avec accusé de réception à l’ensemble des organisations représentatives.
Fait à Niort, le 2 avril 2024
Directeur des Ressources Humaines
Pour la C.F.D.T.
Pour la C.F.E.-C.G.C.
Pour la C.G.T
Pour FO
ANNEXE : CALENDRIER DES OPERATIONS ELECTORALES
Etapes
Dates et heures
Affichage note d’information sur les élections
Jeudi 4 avril 2024
Publication des listes électorales (Art.7)
Lundi 15 avril 2024
1er tour de scrutin
Date limite de dépôt des listes syndicales de candidats, professions de foi et logos / désignations des délégués de listes (Art.8 et 9.5)
Lundi 22 avril 2024, 12H
Affichage des listes syndicales de candidats (Art.8)
Mercredi 24 avril 2024
Constitution du Bureau de Vote (Art. 9.6)
Vendredi 26 avril 2024
Envoi du matériel de vote (KERCIA) par courrier (Art 9.4)
mardi 30 avril 2024
Formation, tests et scellement du système de vote (Art.9.7)
Lundi 13 mai 2024 après midi
Ouverture du scrutin (Art.9.2)
Mardi 14 mai 2024, 9h00
Fermeture du scrutin, dépouillement et proclamation des résultats
(Art. 9.2/ 9.8)
Mardi 21 mai 2024, 10h00
2ème tour éventuel
Publication des listes électorales
Mardi 21 mai 2024
Date limite de dépôt des listes syndicales de candidats, professions de foi et logos (Art.8)
Jeudi 23 mai 2024, 12h
Formation, tests et scellement du système de vote (Art.9.7)
Vendredi 24 mai après midi
Ouverture du scrutin (Art.9.2)
Mardi 28 mai 2024, 8h30
Fermeture du scrutin, dépouillement et proclamation des résultats
