Accord relatif aux conditions d'organisation par vote électronique de l'élection des administrateurs salariés, représentants des salariés au CA de MACIF SAM 2024-2027
Application de l'accord Début : 02/04/2024 Fin : 03/06/2024
ACCORD RELATIF AUX CONDITIONS D’ORGANISATION PAR VOTE ÉLECTRONIQUE DE L'ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS SALARIES REPRESENTANTS DES SALARIES AU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE
Entre les soussignés :
Les , représentées par , Directeur des Ressources humaines de l’UES MACIF, dûment mandaté à cet effet,
D'une part,
Et
La Fédération Banques et Assurances C.F.D.T., représentée par , Délégués syndicaux CFDT
La Fédération de l'Assurance C.F.E.-C.G.C., représentée par , Délégués Syndicaux CFE-CGC
La Fédération C.G.T. des Syndicats de Personnel de la Banque et de l’Assurance, représentée par , Délégués Syndicaux CGT
La Fédération des Employés et Cadres FORCE OUVRIÈRE – FEC FO, représentée , Délégués syndicaux FO
ARTICLE 2 : MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE4
Article 2.1 : Recours à un prestataire extérieur4
Article 2.2 : Gestion des données à caractère personnel et RGPD4
Article 2.3 : Formation au système de vote électronique et information5
Article 2.4 : Confidentialité, sincérité de vote et stockage des données5
Article 2.5 : Cellule d’assistance technique et sécurité6
Article 2.6 : Bureau de vote unique et dépouillement centralisé6
ARTICLE 3 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE6
Article 3.1 Protocole d'accord relatif aux élections des administrateurs salariés6
Article 3.2 : Dispositions relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin7
Article 3.3 : Caractéristiques du matériel de vote7
Article 3.4 : Communication des identifiants de votes7
Article 3.5 : Modalités d’accès et déroulement du vote7
Article 3.6 : Bulletins de vote électroniques8
Article 3.7 : Les professions de foi - logos8
Article 3.8 : Affichage des listes de candidats8
Article 3.9 : Taux de participation8
Article 3.10 : Clôture et dépouillement du vote9
Article 3.11 : Dispositif de secours9
Article 3.12 : Droit d’accès aux informations9
ARTICLE 4 : DISPOSITIONS FINALES9
Article 4.1 : Entrée en vigueur, durée et portée de l’accordArticle 4.2 : Adhésion à l’accord9
Article 4.2 : Révision de l'accord10
Article 4.3 : Dépôt et Publicité de l’accord 10
PREAMBULE
Les précédentes élections des administrateurs salariés au Conseil d’Administration de MACIF SAM évoqués dans les statuts de MACIF SAM, et dont les modalités de désignation sont fixées par le code des assurances et le code de commerce, ont été organisées en 2021.
Les résultats de ces élections ont été proclamés le 4 mai 2021.
Les mandats de ces administrateurs salariés ont pris effet lors de l’assemblée générale des sociétaires MACIF SAM des 4 et 5 juin 2021 suivant.
La durée de leurs mandats étant de trois ans, et arrivant ainsi à expiration début juin 2024, les parties au présent accord, se sont rencontrées afin de convenir de l’organisation des élections de renouvellement des administrateurs salariés au Conseil d’Administration de MACIF SAM prévues en 2024, par voie de vote électronique.
Le procédé présente l’avantage, pour les salariés, de voter plus facilement. Il est accessible 24 heures sur 24 durant toute la période de vote, les salariés pouvant ainsi voter durant leur temps de travail, ou en dehors.
En outre, les salariés de l’établissement MACIF SAM ont l’expérience du vote électronique utilisé depuis 2019 dans le cadre des élections professionnelles, ainsi qu’aux dernières élections des représentants salariés au Conseil d’Administration MACIF SAM de 2018 et 2021.
Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.
Le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les signataires conviennent de confier à une société prestataire l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.
Le présent accord a donc pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu. Il définit les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.
Les modalités pratiques d’organisation des élections des représentants des salariés au Conseil d’Administration de MACIF SAM seront, quant à elles, définies par le protocole d’accord relatif aux modalités d’organisation des élections des administrateurs salariés, représentants de salariés au Conseil d’Administration de MACIF SAM 2024-2027 qui viendra en complément du présent accord.
En suite de trois réunions de négociations qui se sont déroulées les 8, 15 et 21 mars 2024, les parties soussignées sont convenues des dispositions suivantes.
ARTICLE 1 : PRINCIPES GENERAUX
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.
Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.
ARTICLE 2 : MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE
Article 2.1 : Recours à un prestataire extérieur
Comme évoqué en préambule du présent accord, les parties sont convenues de recourir à un prestataire externe dûment mandaté par la Direction, afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote.
A titre informatif, et au regard de la qualité éprouvée de ses prestations passées au profit de MACIF SAM (élections professionnelles 2023 notamment), les Parties au présent accord ont souhaité recourir de nouveau aux services de la société KERCIA et de sa plateforme de vote électronique Alpha Vote pour l’élection objet du présent accord.
Ce choix sera également évoqué dans le protocole d’accord relatif aux modalités d’organisation des élections des administrateurs salariés, représentants de salariés au Conseil d’Administration de MACIF SAM 2024-2027 qui sera négocié en suite du présent accord, et qui fera mention de la société KERCIA.
La Direction confie au prestataire susvisé, la conception et la mise en place du vote électronique sur la base d’un cahier des charges et des dispositions relatives aux élections des représentants des salariés au Conseil d’Administration MACIF SAM prévues par la réglementation (code de commerce, code des assurances, Statuts MACIF SAM).
Article 2.2 : Gestion des données à caractère personnel et RGPD
La mise en place du vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.
Le prestataire KERCIA chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
A ce titre, le prestataire produit régulièrement des expertises indépendantes, de son système de vote, lesquelles restent tenues à la disposition de la CNIL.
Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
Par ailleurs, le Délégué à la protection des données (DPO) a été informé de la mise en place d’une solution de vote électronique.
Article 2.3 : Formation au système de vote électronique et information
Préalablement à l’organisation du scrutin, les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation organisée par le prestataire, sur le système de vote électronique retenu avant le premier tour des élections. Les délégués de listes et les délégués syndicaux de l’établissement MACIF SAM, ainsi que des représentants de la Direction pourront y participer en tant qu’observateurs.
Elle portera sur le système de vote, l’administration du scrutin et son dépouillement.
Le temps consacré à la formation sera considéré comme temps de travail effectif.
Il est également convenu que chaque salarié recevra par courrier simple une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, dans le but de faciliter l’appropriation du système de vote.
Article 2.4 : Confidentialité, sincérité de vote et stockage des données
Le système retenu permet d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement. Ces clés de déchiffrement seront confiées à un huissier de justice, dont le nom et les coordonnées seront transmis aux membres du bureau de vote et aux Délégués Syndicaux. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Il garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à l’éventuelle décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Les représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place.
Le prestataire prend les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.
Il prévoit également un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal et capable de prendre le relais en cas de panne du système principal.
La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur est contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Article 2.5 : Cellule d’assistance technique et sécurité
Une cellule d’assistance technique sera mise en place. Elle aura pour objet de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Ce dispositif comprendra les représentants du prestataire et devra permettre de pallier tout dysfonctionnement ou faille de sécurité.
La cellule d’assistance technique aura pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé
Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
La Direction des Ressources Humaines de l’établissement MACIF SAM sera le point d’entrée en cas de difficulté rencontrée par les salariés.
Article 2.6 : Bureau de vote unique et dépouillement centralisé
Le dépouillement de l’ensemble des scrutins se déroulera dans un local commun dédié disposant du matériel informatique nécessaire dont le lieu sera communiqué par la Direction des Ressources Humaines.
A cet effet, il sera constitué un bureau de vote unique.
Le bureau de vote sera composé de quatre électeurs : un Président, deux assesseurs et un assesseur suppléant en cas d’empêchement de l’un des assesseurs.
Les membres du bureau de vote sont désignés avant les dates de scrutin. Ces éléments seront précisés dans le protocole d’accord relatif aux modalités pratiques des élections des administrateurs salariés de MACIF SAM pour la période 2024-2027, visé en préambule et à l’article 2.1 du présent accord.
ARTICLE 3 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
Article 3.1 : Protocole d’accord relatif aux élections des administrateurs salariés
Comme énoncé à l’article 2.6 qui précède, les parties se réuniront en vue de négocier le protocole d’accord relatif aux modalités pratiques des élections des administrateurs salariés.
Ce protocole mentionnera la conclusion du présent accord autorisant le recours au vote électronique, ainsi que le nom du prestataire.
Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Article 3.2 : Dispositions relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
En sus du courrier reçu à leur domicile, les électeurs dotés d’une adresse professionnelle recevront sur leur messagerie, à l’ouverture du scrutin, un email dans lequel seront rappelés l’adresse du site de vote URL ainsi que les coordonnées de l’assistance (téléphone + adresse mail).
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant comme en dehors des horaires de travail, à compter de l’ouverture du scrutin, de n’importe quel outil permettant une connexion internet (ordinateur professionnel/personnel, smartphone, tablette,….), en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.
Ils auront la possibilité de voter de leur lieu de travail, de leur domicile, ou de tout autre lieu à leur convenance.
Les dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des périodes de vote par voie électronique seront négociées dans le cadre du protocole d’accord relatif aux modalités pratiques d’organisation des élections des administrateurs salariés, représentants des salariés au conseil d’administration de MACIF SAM.
Article 3.3 : Caractéristiques du matériel de vote
La programmation des pages Web sera assurée par le prestataire, et notamment la présentation des bulletins de vote sur le site dédié, ainsi que les professions de foi.
Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote sécurisé.
La DRH de l’établissement MACIF SAM vérifiera au préalable toutes les informations communiquées au prestataire.
L’intégration et le contrôle des candidatures ainsi que les professions de foi sont effectués dans les mêmes conditions. Les Organisations Syndicales auront vérifié préalablement la conformité des données qu’elles auront communiquées à la DRH de l’établissement MACIF SAM.
Article 3.4 : Communication des identifiants de votes
L’identifiant de vote en ligne personnel à chaque salarié lui sera envoyé par courrier simple à son adresse postale personnelle afin de satisfaire aux recommandations CNIL.
Pour le premier comme pour l’éventuel second tour, en cas de perte de l’identifiant, le salarié peut contacter l’assistance téléphonique dédiée par le prestataire pour récupérer ce dernier.
Article 3.5 : Modalités d’accès et déroulement du vote
Comme évoqué à l’article 3.4 précédent, chaque salarié de l’établissement MACIF SAM recevra, par courrier simple, de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :
L’adresse du site internet de vote ainsi que les coordonnées de la cellule d’assistance téléphonique du prestataire pour les aides à la connexion et/ou au vote en cas d’éventuelles difficultés,
Son identifiant à conserver pour l’éventuel second tour. Cette communication se fera dans le respect des règles de confidentialité,
Les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin pour les deux tours.
L’identifiant permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur.
En se connectant au site de vote via son identifiant personnel, l’électeur pourra alors recevoir son mot de passe confidentiel par voie d’email ou de SMS, pour pouvoir voter.
Le dispositif permet ainsi de garantir l’unicité de son vote. Celui-ci doit avoir la possibilité de pouvoir se connecter à plusieurs reprises, et ce tant qu’il n’a pas validé son vote définitif.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel ne sera accessible.
La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote.
Cette saisie clos définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.
Les moyens personnels d’authentification sont des données personnelles qui engagent les électeurs à titre individuel. En conséquence, ces éléments ne doivent en aucun cas être communiqués à un tiers.
Les salariés, qui le souhaitent, auront la possibilité de s’isoler, pendant leur temps de travail, pour procéder aux opérations électorales. Les salariés devront au préalable, informer leur manager de ce choix afin d’assurer la continuité des services. Dans ce cadre, il sera donné la possibilité aux salariés d’accéder à Internet.
Article 3.6 : Bulletins de vote électroniques
La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.
Article 3.7 : Les professions de foi - logos
Les professions de foi des organisations syndicales ayant présenté des candidats, ainsi que leurs logos seront affichés sur le site de vote et pourront faire l’objet d’une impression. Elles seront toutes sous format PDF. Le site de vote sera accessible avant l’ouverture du scrutin ce qui permet aux salariés de pouvoir prendre connaissance des professions de foi avant l’ouverture du scrutin.
Article 3.8 : Affichage des listes de candidats
Le nom des organisations syndicales présentant des listes de candidats s’affichera sur le site de vote à chaque connexion de l’électeur selon un ordre aléatoire déterminé par l’algorithme du site de vote.
Il convient d’indiquer que toutes les organisations syndicales apparaîtront sur la page sans qu’il soit utile de descendre ou de réduire cette dernière.
Article 3.9 : Taux de participation
Il sera donné la possibilité aux membres du bureau de vote, aux Délégués Syndicaux de l’établissement MACIF SAM, ainsi qu’aux délégués de liste (dont les modalités de désignation et missions seront explicitées dans le protocole d’organisation des élections subséquent au présent accord) de se connecter via un identifiant par scrutin au site de vote afin de connaître les taux de participation en direct.
Ces codes sont strictement réservés aux personnes susvisées.
Article 3.10 : Clôture et dépouillement du vote
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Le dépouillement est possible que par l’activation conjointe des clés de déchiffrement différentes.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.
Le système de vote est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la clôture du dépouillement.
Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
A l’expiration du délai de recours après la proclamation des résultats, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Un exemplaire du procès-verbal sera remis à chacune des organisations syndicales ayant participé aux négociations du présent accord
Article 3.11 : Dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, la commission d’élection a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde, et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 3.12 : Droit d’accès aux informations
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du dispositif de vote électronique peuvent faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire en justifiant de leur identité.
ARTICLE 4 : DISPOSITIONS FINALES
Article 4.1 : Entrée en vigueur, durée et portée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée et s’applique à l’occasion des élections des administrateurs salariés au Conseil d’Administration de MACIF SAM de 2024 pour toute la durée du cycle électoral, soit trois ans correspondant à la durée des mandats d’administrateurs salariés.
Il entre en vigueur à compter de sa date de signature.
Article 4.2 : Révision de l’accord
Chaque partie signataire ou y ayant adhéré pourra demander la révision du présent accord dans les conditions prévues par l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.
Toute demande de révision devra être notifiée à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.
Une réunion de négociation sera alors organisée dans les meilleurs délais suivant cette demande avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.
Article 4.3 : Dépôt et Publicité de l’accord
Le présent accord sera déposé conformément aux dispositions réglementaires sur la plateforme « Téléaccords» accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail et en un exemplaire au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Niort conformément aux prescriptions de l’article L. 2231-6 du Code du travail.
Le présent accord sera notifié dans les plus brefs délais par courrier électronique avec accusé de réception à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.
Les éventuels avenants de révision feront l’objet des mêmes mesures de publicité.
