ACCORD RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DE L’ELECTION DES ADMINISTRATEURS SALARIES AU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE
Entre les soussignés :
Les sociétés , représentées par , Directeur des Ressources humaines de , dûment mandaté à cet effet,
D'une part,
Et
La Fédération Banques et Assurances C.F.D.T., représentée par , Délégués syndicaux
La Fédération de l'Assurance C.F.E.- C.G.C., représentée par , Délégués syndicaux
D'autre part,
SOMMAIRE
TOC \o "1-3" \h \z \u ARTICLE 1 : PRINCIPES GENERAUX PAGEREF _Toc65748931 \h 3 ARTICLE 2 : MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE PAGEREF _Toc65748932 \h 3 Article 2.1 : Recours à un prestataire extérieur PAGEREF _Toc65748933 \h 3 Article 2.2 : Gestion des données à caractère personnel et RGPD PAGEREF _Toc65748934 \h 4 Article 2.3 : Formation au système de vote électronique et information PAGEREF _Toc65748935 \h 4 Article 2.4 : Confidentialité, sincérité de vote et stockage des données PAGEREF _Toc65748936 \h 4 Article 2.5 : Cellule d’assistance technique et sécurité PAGEREF _Toc65748937 \h 5 Article 2.6 : Bureau de vote unique et dépouillement centralisé PAGEREF _Toc65748938 \h 5 ARTICLE 3 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE PAGEREF _Toc65748939 \h 6 Article 3.1 : Protocole d’accord préélectoral PAGEREF _Toc65748940 \h 6 Article 3.2 : Dispositions relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin PAGEREF _Toc65748941 \h 6 Article 3.3 : Caractéristiques du matériel de vote PAGEREF _Toc65748942 \h 6 Article 3.4 : Communication des codes de votes PAGEREF _Toc65748943 \h 6 Article 3.5 : Modalités d’accès et déroulement du vote PAGEREF _Toc65748944 \h 7 Article 3.6 : Bulletins de vote électroniques PAGEREF _Toc65748945 \h 7 Article 3.7 : Les professions de foi - logos PAGEREF _Toc65748946 \h 7 Article 3.8 : Affichage des listes de candidats PAGEREF _Toc65748947 \h 7 Article 3.9 : Taux de participation PAGEREF _Toc65748948 \h 7 Article 3.10 : Clôture et dépouillement du vote PAGEREF _Toc65748949 \h 8 Article 3.11 : Dispositif de secours PAGEREF _Toc65748950 \h 8 Article 3.12 : Droit d’accès aux informations PAGEREF _Toc65748951 \h 8 ARTICLE 4 : DISPOSITIONS FINALES PAGEREF _Toc65748952 \h 8 Article 4.1 : Entrée en vigueur, durée et portée de l’accord PAGEREF _Toc65748953 \h 8 Article 4.2 : Adhésion à l’accord PAGEREF _Toc65748954 \h 8 Article 4.3 : Révision de l’accord PAGEREF _Toc65748955 \h 9 Article 4.4 : Publicité de l’accord PAGEREF _Toc65748956 \h 9
Préambule
Les précédentes élections des administrateurs salariés au Conseil d’Administration de se sont tenues en 2018 et les résultats ont été proclamés le 20 février 2018. Le mandat des administrateurs salariés étant de trois ans, les élections auraient dû être organisées au plus tard le 19 février 2021. Ceci étant, au regard du contexte sanitaire actuel, les parties ont convenu par accord en date du 17 février 2021 de proroger les mandats des administrateurs salariés au Conseil d’Administration jusqu’aux prochaines élections et au plus tard au 31 mai 2021.
Dans le cadre de ces nouvelles élections, les parties se sont rencontrées afin de convenir des modalités d’organisation des élections des administrateurs salariés au Conseil d’Administration de .
Les parties ont ainsi convenu, lors d’une réunion de négociation fixée le 24 février 2021, de recourir au vote électronique pour organiser les élections des administrateurs salariés au Conseil d’Administration de .
Le recours au vote électronique est de nature à permettre notamment :
de préserver la santé et la sécurité des salariés au regard du contexte sanitaire actuel lié à la Covid 19,
de simplifier tout en sécurisant l’organisation du processus électoral,
de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.
Ceci exposé, les parties sont convenues de ce qui suit :
ARTICLE 1 : PRINCIPES GENERAUX
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.
Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.
ARTICLE 2 : MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE
Article 2.1 : Recours à un prestataire extérieur
Les parties ont convenu de recourir à un prestataire externe dûment mandaté par la Direction, afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote.
La Direction confie au prestataire désigné la conception et la mise en place du vote électronique sur la base d’un cahier des charges et des dispositions relatives aux élections des administrateurs des salariés au Conseil d’Administration prévues dans le code de commerce.
Il est décidé que le nom du prestataire sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.
Article 2.2 : Gestion des données à caractère personnel et RGPD
La mise en place du vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
Par ailleurs, le Délégué à la protection des données (DPO) a été informé de la mise en place d’une solution de vote électronique.
Article 2.3 : Formation au système de vote électronique et information
Les membres du bureau de vote ainsi que les Délégués Syndicaux et les délégués de liste, bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu avant le premier tour des élections. Cette formation se déroulera en présentiel et/ou en distanciel en fonction du contexte sanitaire.
Il est également convenu que chaque salarié recevra par courrier simple une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, dans le but de faciliter l’appropriation de ce nouveau système de vote.
Article 2.4 : Confidentialité, sincérité de vote et stockage des données
Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement. Ces clés de déchiffrement seront confiées à un huissier de justice, dont le nom et les coordonnées seront transmis aux membres du bureau de vote et aux Délégués Syndicaux. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à l’éventuelle décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Les listes d’émargement seront mises à disposition des Délégués Syndicaux pour consultation. En fonction de la situation sanitaire, il sera convenu d’une mise à disposition sur un drive ou dans les locaux de la Direction des Ressources Humaines .
Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place.
Le prestataire devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.
Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal et capable de prendre le relais en cas de panne du système principal.
La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Article 2.5 : Cellule d’assistance technique et sécurité
Une cellule d’assistance technique sera mise en place. Elle aura pour objet de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Ce dispositif comprendra les représentants du prestataire et devra permettre de pallier tout dysfonctionnement ou faille de sécurité.
La cellule d’assistance technique aura pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé
Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Le prestataire adressera à la Direction un état récapitulatif du nombre d’appels à la hotline.
Cet état sera transmis aux Délégués Syndicaux, délégués de liste et aux membres des bureaux de vote sur simple demande.
La Direction des Ressources Humaines de sera le point d’entrée en cas de difficulté rencontrée par les salariés.
Article 2.6 : Bureau de vote unique et dépouillement centralisé
Sauf contexte sanitaire empêchant le rassemblement physique des membres du bureau de vote, le dépouillement de l’ensemble des scrutins se déroulera dans un local commun dédié disposant du matériel informatique nécessaire dont le lieu sera communiqué par la Direction des Ressources Humaines.
A cet effet, il sera constitué un bureau de vote unique pour .
Le bureau de vote sera composé de quatre salariés : un président et trois assesseurs.
Les membres du bureau de vote sont désignés avant la date du scrutin. Ces éléments seront précisés dans le protocole d’accord préélectoral.
ARTICLE 3 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
Article 3.1 : Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de l’élection, les parties se réuniront en vue de négocier le protocole d’accord préélectoral.
Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord autorisant le recours au vote électronique, ainsi que le nom du prestataire.
Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Article 3.2 : Dispositions relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
En sus du courrier reçu à leur domicile, les électeurs dotés d’une adresse professionnelle recevront sur leur messagerie, la veille de l’ouverture scrutin, un email dans lequel seront rappelés l’adresse du site de vote URL ainsi que les coordonnées de l’assistance (téléphone + adresse mail).
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, à compter de l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel outil permettant une connexion internet (ordinateur professionnel/personnel, smartphone, tablette,….), en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.
Ils auront la possibilité de voter de leur lieu de travail, de leur domicile, ou de tout autre lieu à leur convenance.
Les dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote seront négociées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.
Les salariés seront ensuite informés de son contenu. Article 3.3 : Caractéristiques du matériel de vote
La programmation des pages Web sera assurée par le prestataire, et notamment la présentation des bulletins de vote sur le site dédié, ainsi que les professions de foi.
Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote sécurisé.
La DRH vérifiera au préalable toutes les informations communiquées au prestataire.
L’intégration et le contrôle des candidatures ainsi que les professions de foi sont effectués dans les mêmes conditions. Les Organisations Syndicales auront vérifié préalablement la conformité des données qu’elles auront données à l’entreprise.
Article 3.4 : Communication des codes de votes
Ces codes seront envoyés à chaque salarié par courrier simple à son adresse personnelle. En cas de second tour, les mêmes codes devront être utilisés.
Article 3.5 : Modalités d’accès et déroulement du vote
Chaque salarié de recevra, par courrier, de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :
L’adresse du site internet de vote,
Ses codes d’accès de vote comprenant son numéro d’identification et un mot de passe qui lui sera propre. Cette communication se fera dans le respect des règles de confidentialité,
Les dates de début et de fin du vote électronique au premier et second tour.
Le moyen d’authentification devra permettre au serveur de vérifier l’identité de l’électeur, et ainsi garantir l’unicité de son vote. Celui-ci doit avoir la possibilité de pouvoir se connecter à plusieurs reprises, et ce tant qu’il n’a pas validé son vote définitif.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel ne sera accessible.
La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote.
Cette saisie clos définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.
Les moyens personnels d’authentification sont des données personnelles qui engagent les électeurs à titre individuel en conséquence ces éléments ne doivent en aucun cas être communiqués à un tiers.
Les salariés, qui le souhaitent, auront la possibilité de s’isoler, pendant leur temps de travail, pour procéder aux opérations électorales. Les salariés devront au préalable, informer leur manager de ce choix afin d’assurer la continuité des services. Dans ce cadre, il sera donné la possibilité aux salariés d’accéder à Internet.
Article 3.6 : Bulletins de vote électroniques
La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.
Article 3.7 : Les professions de foi - logos
Les professions de foi des organisations syndicales ayant présenté des candidats, ainsi que leurs logos seront affichés sur le site de vote et pourront faire l’objet d’une impression. Elles seront toutes sous format PDF. Le site de vote sera accessible avant l’ouverture du scrutin ce qui permet aux salariés de pouvoir prendre connaissance des professions de foi avant l’ouverture du scrutin.
Article 3.8 : Affichage des listes de candidats
Les modalités d’affichage des listes de candidats seront déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral. Il convient d’indiquer que toutes les organisations syndicales apparaîtront sur la page sans qu’il soit utile de descendre ou de réduire cette dernière.
Article 3.9 : Taux de participation
Il sera donné la possibilité aux membres du bureau de vote, aux Délégués Syndicaux et aux délégués de liste de se connecter via un identifiant par scrutin au site de vote afin de connaître les taux de participation en direct. Ces codes sont strictement réservés aux membres du bureau de vote et aux Délégués Syndicaux.
Article 3.10 : Clôture et dépouillement du vote
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Le dépouillement est possible que par l’activation conjointe des clés de déchiffrement différentes. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.
Le système de vote est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
A l’expiration du délai de recours après la proclamation des résultats, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Un exemplaire des procès-verbaux d’élection sera adressé à chaque Délégué Syndical, à l’issue des opérations de dépouillement et après annonce des résultats.
Article 3.11 : Dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, la commission d’élection a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde, et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 3.12 : Droit d’accès aux informations
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du dispositif de vote électronique peuvent faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire en justifiant de leur identité.
ARTICLE 4 : DISPOSITIONS FINALES
Article 4.1 : Entrée en vigueur, durée et portée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée et s’applique à l’occasion des élections des administrateurs salariés au Conseil d’Administration de en 2021.
Il est expressément convenu entre les parties que le présent accord entre en vigueur à compter de la date de signature du présent accord.
Article 4.2 : Adhésion à l’accord
Conformément à l’article L.2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale représentative peut adhérer au présent accord. L’adhésion devra être notifiée aux signataires du présent accord et faire l’objet des mêmes formalités de dépôt que celui-ci.
Article 4.3 : Révision de l’accord
Chaque partie signataire ou y ayant adhéré pourra demander la révision du présent accord dans les conditions prévues par l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.
Toute demande de révision devra être notifiée à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.
Une réunion de négociation sera alors organisée dans les meilleurs délais suivant cette demande avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.
Article 4.4 : Publicité de l’accord
Le présent accord sera déposé conformément aux dispositions réglementaires sur la plateforme « Téléaccords» accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail et en un exemplaire au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris conformément aux prescriptions de l’article L. 2231-6 du Code du travail.
Le présent accord sera notifié dans les plus brefs délais par courrier électronique avec accusé de réception à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.
Les éventuels avenants de révision feront l’objet des mêmes mesures de publicité.
