Accord relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique
Application de l'accord Début : 19/04/2024 Fin : 28/04/2028
ACCORD RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITÉS DE VOTE PAR VOIE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS DES MEMBRES DE LA DÉLÉGATION DU PERSONNEL AU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE
ENTRE :
La Société
MANITOU GLOBAL SERVICES (M.G.S.), Société par Actions Simplifiée au capital de 1.320.000 euros, dont le siège social est à ANCENIS – 338 rue du Tertre (ci-après dénommée “la Société”),
Représentée par son
Directeur Général, M. X,
d'une part,
ET :
Les membres titulaires du Comité Social et Économique de MANITOU GLOBAL SERVICES, MM. X et X
d’autre part.
Il est convenu ce qui suit :
PRÉAMBULE
Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique, et de favoriser la participation des salariés, la Direction et les membres titulaires de la délégation du personnel au comité social et économique de la Société ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.
Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.
À l’issue des négociations qui se sont déroulées dans un contexte d’écoute réciproque, il a été convenu ce qui suit :
ARTICLE 1 - PRINCIPES GÉNÉRAUX
Le présent accord autorise le recours au vote électronique au sein de la Société pour les élections de la délégation du personnel au Comité Social et Économique. Il s’applique à l’ensemble des travailleurs ayant la qualité d’électeur au sein de la Société pour les élections professionnelles.
Le système retenu doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin. Ces principes sont :
l’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l'intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et un bulletin enregistré ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité : le secret du vote.
ARTICLE 2 -EXCLUSION DU VOTE À BULLETIN SECRET
Les parties ont expressément convenu que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
ARTICLE 3 – MODALITES D’ORGANISATION DES ÉLECTIONS
3.1. Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de l’élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges par collèges, selon les règles de représentativité et de parité dans l’établissement.
Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.
3.2. Formation au système de vote électronique
Conformément à l’article R2314-12 du Code du travail, les membres du bureau de vote et les membres de la délégation du personnel bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
3.3. Expertise indépendante
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote électronique permettant de vérifier le respect des articles R2314-5 à R2314-8 du code du travail.
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le Code du travail.
3.4. Cellule d’assistance technique
L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire. En présence des membres du bureau de vote et des représentants des listes de candidats ayant assisté à la formation (article 3.2), la cellule d'assistance technique :
procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
ARTICLE 4 - DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE
4.1. Établissement des listes électorales et transmission
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Direction.
L’intégration et le contrôle des candidatures ainsi que des professions de foi sont effectués dans les mêmes conditions.
Les listes de candidats sont établies par chaque Organisation Syndicale et transmises à la Direction dans le respect des délais fixés par le protocole d’accord préélectoral. À réception de ces listes, la Direction les transmettra au prestataire afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique.
4.2. Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin, et ce, jusqu’à la clôture.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.
Tous les moyens sont mis en œuvre afin de faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. La Société établit une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
4.3. Modalités d’accès au site de vote
Chaque électeur, recevra par mail, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification sur le site sécurisé des élections.
L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole préélectoral.
A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.
L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès, incluant un code de défi et de son mot de passe.
L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès et son mot de passe par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.
4.4. Déroulement du vote
Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.
Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats, affichées de façon aléatoire lors de la connexion, et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. Cet accusé de réception sera transmis de façon automatique sur l’adresse professionnelle de l’électeur à l’issue de son vote, si ce dernier dispose d’une adresse mail, à défaut, ce récépissé sera accessible, à compter de la validation de son dernier vote et ce jusqu’à la clôture du scrutin, sur le portail de vote sur le profil de l’électeur sous réserve de sa connexion avec son identifiant et son mot de passe.
La saisie du code de défi vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.
4.5. Programmation du site
Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.
Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.
ARTICLE 5 - CLÔTURE ET RÉSULTATS
5.1. Clôture
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne électronique, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
5.2. Décompte et attribution des sièges
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrements différentes sur les trois qui doivent être éditées pour chaque membre du bureau de vote centralisateur.
La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que son Président et ses deux assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
5.3. Délais de recours et destruction des données
Le prestataire conserve sous scellée, jusqu’à l’expiration des délais légaux de recours, et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultat et de sauvegarde.
A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 6 - SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ
6.1. Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales avec pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.
Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.
6.2. Le dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE 7 - DURÉE DE L’ACCORD ET ENTRÉE EN VIGUEUR
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la prochaine mandature ; il prend effet à compter de sa date de signature.
ARTICLE 8 - RÉVISION DE L’ACCORD
Le présent accord pourra être révisé pendant sa période d’application à la demande de l’une des parties signataires au cas où ses modalités d’application apparaîtraient ne plus correspondre aux principes qui ont guidé sa conclusion ou en cas de changement des dispositions législatives et / ou réglementaires. Toute demande de révision, totale ou partielle, devra être notifiée aux parties signataires. Elle devra être accompagnée d’une proposition nouvelle sur les points à réviser. La discussion de la demande de révision devra s’engager dans les trois mois suivants la présentation de celle-ci. Toute modification fera l’objet d’un avenant conclu entre les parties dans les conditions prévues par les dispositions législatives et réglementaires.
ARTICLE 9 : FORMALITÉS DE PUBLICITÉ ET DE DÉPÔT DE L’ACCORD
Conformément à l’article L2231-5 du Code du travail, le présent accord est notifié aux membres titulaires du Comité Social et Économique . Conformément aux articles D2231-2, D2231-4 et L2231-5-1 du Code du travail, le présent accord est déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes.
Fait à Ancenis, le 19 avril 2024,
Les membres titulaires du Comité Social et ÉconomiquePour MANITOU GLOBAL SERVICES
