Entre les soussignés : La Société Mapa SAS, située 420 rue d’Estienne d’Orves, 92705 COLOMBES Cedex, ci-dessous désignée comme La Société, représentée par xxxxxxxxx, Directrice des Ressources Humaines, d'une part, et l’organisation syndicale CFDT, représenté par xxxxxx, agissant en qualité de Délégué Syndical, d'autre part,
Il a été exposé et convenu ce qui suit :
SOMMAIRE
Préambulepage 3
Article 1 : Définitions page 4
Article 2 : Champ d’applicationpage 4
Article 3 : Organisation du télétravailpage 4
Article 4 : Remboursement des frais et dépensespage 7
Article 5 : Les droits et responsabilités du télétravailleurpage 9
Article 6 : Révision et dénonciation de l’accordpage 10
Article 7 : Entrée en vigueur et publicité page 11
PREAMBULE
Le présent accord détermine les conditions de mise en place du télétravail au sein de l'entreprise MAPA SAS. Il est conclu dans le cadre des dispositions de l'Accord-cadre européen sur le télétravail signé le 16 juillet 2002, de l'Accord national interprofessionnel du 26 novembre 2020 sur le télétravail, et des articles L. 1222-9 et suivants du Code du travail. Les parties signataires soulignent que cet accord satisfait aux objectifs suivants : maintenir la compétitivité, développer de nouvelles façons d’exercer les métiers, répondre aux besoins du marché et améliorer les conditions de travail.
En effet, beaucoup de sociétés, dont MAPA SAS, fonctionnent désormais dans un mode de travail « hybride » depuis la pandémie mondiale de la COVID-19. La Société et ses collaborateurs ont su faire du télétravail une habitude permettant à toutes et tous plus de flexibilité et de meilleures conditions de travail. De plus, compte tenu du taux de présence dans les locaux de Colombes depuis la pandémie (45% de présence au maximum, et sur quelques jours parcellaires seulement), et afin de maintenir la compétitivité de l’entreprise en réduisant certains de ses coûts fixes notamment ceux liés à la nécessité de disposer et entretenir un parc immobilier important, la Société a décidé de s’adapter et de réduire la surface de ses bureaux et ainsi de passer à un système de Flex-office. Et, au-delà des surcoûts économiques et écologiques que peuvent représenter des bureaux non occupés à taux plein, il a paru essentiel à la société de trouver un nouveau système permettant de continuer à s’adapter aux besoins des collaborateurs (supprimer les inconvénients du temps de transport, améliorer l’articulation entre vie professionnelle et vie personnelle/familiale, etc…), tout en préservant la cohésion d’équipe, en ramenant de l’activité et de la convivialité. Pour cela, les Parties ont convenu, à la suite de l’implémentation de ce projet de Flex-Office, qu’il était nécessaire de revenir à la table des négociations pour s’assurer de la bonne adéquation de ce nouveau système de Flex-Office et des conditions du télétravail. En effet, ce mode de travail hybride est toujours plébiscité par les collaborateurs et est un atout de marque employeur majeur. Ce nouvel accord remplace les dispositions précédentes (accord de 2013 et avenant de 2022) qui ont été dénoncées selon la procédure légale en vigueur, et dont le préavis a commencé à courir à compter du 30 juillet 2024.
Article 1 : Définitions
Télétravail
Grâce à l'utilisation des technologies numériques de l'information et de la communication, le télétravail correspond à la délocalisation, opérée en tout ou partie au sein du domicile privé d'un salarié ou d'un tiers-lieu, d'une activité habituellement réalisée au sein de l'entreprise MAPA SAS.
Télétravailleur
Est considéré comme télétravailleur, toute personne, salariée de l'entreprise, qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, une prestation de télétravail selon la définition du télétravail retenue ci-dessus.
Article 2 : Champ d’application
Le présent accord s’applique à tous les collaborateurs, CDI, CDD, alternants et stagiaires, quel que soit leur ancienneté ou leur durée de travail (temps plein ou temps partiel>50%) sans condition préalable de demande auprès des Ressources Humaines. Pour certains postes (Assistant(e)s de Direction, Support IT, etc…) un aménagement est demandé pour assurer une permanence de service sur site. Sont en revanche exclus du présent avenant, les salariés à temps partiel à moins de 50% ainsi que les salariés dont le poste n’est pas compatible avec le télétravail, à savoir les collaborateurs ayant une activité nécessitant une présence physique (Support Services Généraux par exemple), ou une activité itinérante (FDV).
Article 3 : Organisation du télétravail
3.1. Dispositions générales
Les Parties conviennent que le nouveau système de Flex-Office nécessite de revoir le nombre de jours présentiel/distanciel. Dès lors, les collaborateurs à temps complet pourront pratiquer jusqu’à 3 jours de télétravail par semaine. Il reste possible de lisser cette présence sur le mois, avec accord du manager. Le télétravail devra s’effectuer de préférence au domicile du collaborateur déclaré auprès du service Paye, ou dans un tiers lieu selon les dispositions légales en vigueur. Exceptionnellement, le télétravail à l’étranger peut être envisagé. Il sera alors demandé au salarié de faire une demande préalable auprès de son manager (avec copie au RRH) pour le télétravail ponctuel à l’étranger, dans une limite de 5 jours par an, répartis sur deux semaines différentes dans l’année.
3.2. Charge de travail et suivi du travail
Le responsable hiérarchique évaluera les réalisations du télétravailleur de la même manière que s'il travaillait dans les locaux de l'entreprise, et aura les mêmes attentes et les mêmes critères de résultats que si son travail était réalisé dans les locaux de l'entreprise.
Le télétravailleur prendra un soin particulier à informer son responsable hiérarchique de l'avancée de son travail de façon régulière ou sur demande expresse de son responsable. Ce point est essentiel pour le bon fonctionnement du télétravail.
Le responsable hiérarchique et le télétravailleur se mettent d'accord sur les plages horaires pendant lesquelles il se doit d’être disponible et joignable, et s'engagent à les respecter.
Tous les salariés sont tenus de respecter la durée hebdomadaire de travail et les durées légales et conventionnelles maximales de travail et les temps de repos conventionnels. II est notamment rappelé que les salariés doivent respecter un repos quotidien de 11 heures consécutives, et un repos hebdomadaire de 24 heures consécutives.
Le télétravail en tant que mode d’organisation de travail ne peut, en lui-même, générer aucune heure supplémentaire. Il est rappelé que la réglementation en matière de durée du travail en complément des règles internes qui impliquent la validation préalable du manager, s’appliquent indépendamment du mode opératoire en présentiel ou en télétravail.
Il est également rappelé qu’un jour de déplacement professionnel est considéré comme un jour de présence au bureau.
Par ailleurs, il est aussi entendu qu’un mois calendaire compte en moyenne 22 jours travaillés, ce qui amène à 9 jours de présentiel par mois complet pour un salarié à temps plein. Cette règle est à adapter proportionnellement à la modalité de temps de travail (temps plein / temps partiel) lors de la prise de congés.
3.3. Salariés à Temps plein
Les salariés ne relevant pas d'un forfait annuel en jours, sont tenus de respecter leurs horaires habituels de travail conformément aux dispositions du contrat de travail.
Compte tenu du degré de responsabilité confié au salarié relevant d'un forfait annuel en jours, il réalisera ses missions dans le cadre des 215 jours annuels et dans les mêmes plages horaires que celles qu'il pratique lorsqu'il est dans les locaux de l'entreprise.
Salariés à temps partiel
Afin d’assurer un temps de connexion minimum avec les équipes, deux jours minimums de présence sur site sont requis. Les salariés à temps partiels pourront pratiquer le télétravail dans les conditions suivantes :
Pour les salariés dont le temps de travail est entre 50 et 80%, deux jours au minimum de présence sur site sont requis, donc entre 0,5 et 2 jours de télétravail par semaine seront possibles ;
Pour les salariés dont le temps de travail est supérieur ou égal à 80%, 2 ou 2,5 de télétravail seront possibles (sous condition de deux jours de présence minimum sur site).
Exceptions nécessitant une extension du télétravail
Il existe des cas où le télétravail peut amener à être adapté et étendu pour certains collaborateurs-trices :
Etat de Grossesse ;
Salarié disposant d’une reconnaissance de travailleur handicapé ;
Salarié en convalescence ;
Toute autre situation médicale nécessitant une adaptation.
Ces situations devront faire l’objet d’une recommandation médicale éditée par le médecin du travail. La Société se réserve également la possibilité d’élargir le télétravail en cas de force majeure ou situation exceptionnelle : travaux dans les locaux, pandémie, grève des transports en commun, catastrophe naturelle, événement national ou régional avec préconisations émises par la préfecture (par exemple : les Jeux Olympiques), etc… Ladite liste n’est pas exhaustive. La Société s’engage à informer les Partenaires Sociaux si l’une de ces situations devait survenir.
Exceptions nécessitant une restriction du télétravail
Les Parties conviennent que des cas spécifiques pourront amener à des limitations du télétravail :
Pour les nouveaux entrants (CDI, CDD, alternants et stagiaires) afin d’assurer une bonne intégration et une bonne prise de poste ;
Pour les salariés promus ou en changement de poste, afin d’assurer un bon déroulement de la prise de poste et du contact avec la nouvelle équipe ;
Pour les collaborateurs intégrant des nouveaux entrants ou accompagnant des prises de poste dans leur équipe ;
Pour les assistant(e)s de direction et le support IT, en cas de contrainte de service, une présence renforcée pourra être demandée ;
La mise en place de ces limitations sera discutée entre le/la collaborateur-trice concerné(e) et leur manager, et en tout état de cause établie par le manager. Par ailleurs, dans certains cas où la présence physique du salarié est indispensable un jour habituellement réalisé en télétravail (tout événement d’entreprise le nécessitant ou toute autre contrainte de service nécessitant une présence sur site), la société peut demander au salarié de suspendre temporairement la situation en télétravail. Il peut s’agir par exemple d’une réunion de nature exceptionnelle, une formation, une journée d’entreprise, etc… Pour certaines fonctions, à certaines périodes de l’année, une présence plus soutenue peut être indispensable (crise, démarrage de projets, négociations, clôture financière, etc…). Le salarié devra être prévenu suffisamment à l’avance pour s’organiser.
Chaque manager peut définir un jour de présence avec toute son équipe, en tenant compte des places disponibles (organisation préalable avec les services voisins). Il est important de maintenir un bon esprit d’équipe, une certaine convivialité et des réunions d’équipe en présentiel.
Article 4 : Remboursement des frais et dépenses
4.1. Allocation Télétravail
Les Parties conviennent de la mise en place d’une allocation journalière pour chaque jour télétravaillé, dans les conditions fixées par l’URSSAF. A titre d’exemple, pour l’année 2024, le barème de l’Urssaf pour une allocation journalière est de 2,70€. Le versement de l’allocation Télétravail est soumis aux déclarations effectuées par les salariés dans l’outil de gestion des temps (par exemple ADP, ou tout autre GTA utilisée par la suite). Il est donc demandé à chaque salarié d’indiquer les jours télétravaillés ; à défaut, l’allocation ne pourra pas leur être versée. La saisie de chaque jour télétravaillé devra avoir lieu au plus tard le jour où le télétravail est effectué. La saisie à une date ultérieure ne sera pas possible, et de fait, le versement de l’allocation journalière ne pourra être effectué. Par ailleurs, l’allocation télétravail est un élément variable de paie et sera de ce fait traitée comme les autres éléments variables de paie, c’est-à-dire le mois suivant. Par exemple, l’allocation Télétravail correspondant au mois de septembre sera versée sur le bulletin de paie d’octobre et ainsi de suite. En ce qui concerne la gestion de la rétroactivité de l’accord, à savoir entre le 1er janvier 2024 et le 30 septembre 2024, et en application des règles internes d’organisation en place lors de cette période (pratique de 3 jours de télétravail par semaine), les parties signataires conviennent à l’application du barème mensuel de l’Urssaf et ainsi au versement rétroactif de l’allocation mensuelle forfaitaire de 32,10 euros pour les salariés à temps plein présents dans l’entreprise entre le 1er janvier et le 30 septembre 2024. Les autres cas (temps partiel, embauche en cours de période, absences…) sont gérés au prorata.
4.2. Installation et matériel
Toujours dans une optique d’accompagnement et de veiller à mettre en place des conditions de travail toujours plus optimales pour les collaborateurs, les Parties conviennent de mettre en place une « enveloppe de remboursement plafonnée pour acquisition de matériel » à hauteur de 400 euros maximum, par collaborateur, et pendant la durée du contrat de travail. Ce forfait peut être utilisé en plusieurs fois, sous réserve de ne pas dépasser le montant maximal de 400€ et étant entendu qu’il ne fera l’objet d’aucun renouvellement pendant la durée du contrat de travail du salarié.
Ce forfait pourra être utilisé par chaque collaborateur pour s’équiper des éléments suivants :
Chaise & Bureau ;
Matériel informatique (écran, souris, clavier, réhausseur de PC portable, imprimante) ;
Sac à dos ;
Lampe
Broyeur de documents, …
En cas d’achat d’autre type de matériel, la prise en charge pourra être discutée avec le manager. Les éléments seront pris en charge via notes de frais (par exemple via l’outil Concur) et sur présentation de factures, copie à l’équipe RH-paie. Par ailleurs, ces achats sont soumis aux règles de l’Urssaf en vigueur. Ainsi actuellement, il est indiqué que l’achat de matériel par le salarié pour le compte de l’entreprise bien que le salarié en reste propriétaire, est considéré comme un avantage en nature dans la limite de 50% de la dépense réelle (BOSS : bulletin officiel de la sécurité sociale). Pour les salariés déjà en poste à la signature de l’accord, et ayant effectué des achats en 2024, un remboursement est possible à la condition qu’ils présentent une facture datée de 2024 et que la demande soit effectuée avant le 31 décembre 2024. La demande de remboursement doit impérativement avoir lieu avant le 31 décembre de l’année au cours de laquelle l’achat a été réalisé. Pour les nouveaux entrants éligibles, la demande de remboursement ne pourra se faire qu’après validation de la période d’essai et dans les 6 mois maximum à compter de cette date. Pour les CDD, ce remboursement est ouvert aux salariés dont le contrat est supérieur ou égal à 12 mois. En cas de départ du salarié, le matériel ainsi acquis serait conservé. En cas de mobilité d’une entité à une autre au sein du groupe Newell, le salarié ne bénéficie qu’une seule fois desdites dispositions.
Article 5 : Les droits & responsabilités du télétravailleur
5.1. Egalité d'accès à la formation et à l'évolution de carrière
Le télétravailleur dispose des mêmes droits que les autres salariés en matière de formation et d'évolution de carrière. L'ensemble des règles applicables en matière de rémunération et d'évaluation des résultats sont identiques à celles des salariés travaillant en permanence dans les locaux de l'entreprise.
5.2. Santé et sécurité
Les parties rappellent que les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables à l’ensemble des salariés, y compris aux télétravailleurs.
Dans le cadre de la visite médicale obligatoire, il sera porté une attention particulière au salarié en situation de télétravail.
Pour tout accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant la plage journalière de travail et dans le cadre de son activité professionnelle, le lien professionnel sera présumé et sera déclaré par l'entreprise comme accident du travail.
Par ailleurs, il est précisé que le télétravailleur est couvert au titre de la législation sur les accidents de trajet dès lors qu'il se déplace pour se rendre dans les locaux de l'entreprise ou dans le cadre de tout autre déplacement qu’il est amené à faire dans l’exercice de ses missions.
Par ailleurs, comme l'ensemble des salariés, le télétravailleur est tenu de prévenir immédiatement l'entreprise de toute absence pour maladie et devra fournir un certificat médical justifiant son absence le plus tôt possible, et le cas échéant dans les 48 heures au plus tard.
En cas d'arrêt lié à une maladie ou à un accident, le télétravailleur bénéficie comme les autres salariés des règles applicables de couverture sociale de l'entreprise.
Enfin, dans le cadre de l’article L. 4121-1 du Code du travail et suivants, l'entreprise doit pouvoir s'assurer que le salarié en télétravail exerce sa mission dans des conditions conformes à la législation en matière d'hygiène, de sécurité et de conditions de travail.
5.3. Respect de la vie privée
L'entreprise et l'ensemble des salariés s'engagent également au respect de la vie privée du télétravailleur et donc à joindre le télétravailleur uniquement pendant les périodes de travail, telles que fixées avec son supérieur hiérarchique.
Confidentialité et protection des données
Le télétravailleur s'engagera à respecter les règles de l'entreprise en matière de sécurité informatique et notamment :
II mettra en œuvre toutes les mesures visant à assurer la protection des données de l'entreprise et leur confidentialité
II s'attachera à une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité par l'application des dispositions et recommandations en matière de mot de passe et de connexion à un réseau externe.
Dans tous les cas, il s'engage à respecter dans son intégralité le Règlement intérieur de l'entreprise.
Matériel mis à disposition
Au titre du télétravail, le salarié doit pouvoir être joignable par Teams, par messagerie électronique et être en mesure de se connecter à distance. L'entreprise fournit donc à chaque salarié un ordinateur portable dans l'hypothèse où le salarié n'en dispose pas dans les locaux de l’entreprise. Pour la connexion internet, le salarié prend en charge l'organisation et l'installation éventuelle nécessaire.
Le matériel mis à disposition par l'entreprise auprès du télétravailleur reste l'entière propriété de l'entreprise et doit être utilisé exclusivement pour la réalisation de son activité professionnelle.
Le salarié s'engage à restituer le matériel lié à son activité de télétravail lorsqu'il est mis fin au télétravail.
Le salarié s'engage à prendre soin de l'équipement qui lui est confié et informe sans délai son responsable hiérarchique et le service IT par tous moyens, en cas de mauvais fonctionnement, panne, perte ou vol du matériel mis à disposition. En cas d'impossibilité technique d'accomplir ses fonctions en télétravail (coupure d'électricité, du réseau informatique, panne des outils de travail}, le télétravailleur en informe sans délai son supérieur hiérarchique qui lui indiquera les modalités de poursuite de son travail à domicile ou dans les locaux de l’entreprise.
Article 6 : Révision & dénonciation de l’accord
Le présent accord pourra faire l'objet d'une révision en tout ou en partie, à la demande de l'une ou l'autre des parties signataires. La partie signataire à l'origine de la demande de révision devra en informer l'autre partie par courrier avec accusé de réception, notamment par courrier remis en main propre contre décharge ou lettre recommandée avec accusé réception.
Chaque partie signataire pourra dénoncer le présent accord, sous réserve de respecter un préavis de 3 mois, selon les dispositions légales en vigueur La dénonciation devra être notifiée par son auteur à l'autre partie signataire, ainsi qu'à la DREETS et au greffe du conseil des Prud’hommes compétent, par lettre recommandée avec accusé réception.
Article 7 : Entrée en vigueur & Publicité
Le présent avenant entre en vigueur à compter du 1er octobre 2024, pour une durée indéterminée, et sera rétroactif au 1er janvier 2024. Conformément aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur, le présent accord sera notifié à l'organisation syndicale représentative au niveau de l'entreprise à compter de la date de sa signature et sera envoyé par la Direction des ressources humaines à la DREETS, via un exemplaire en version électronique sur la plateforme dédiée (téléaccords), et au Secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes de Nanterre. Un exemplaire sera également remis à chaque signataire.
Fait à Colombes, le 1er août 2024, En 4 exemplaires originaux 1 pour la DRIEETS des Hauts de Seine, 1 pour le Greffe du Conseil des Prud’hommes, 1 pour chaque signataire.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Délégué Syndical CFDT Directrice des Ressources Humaines
