ÉLECTION DE LA DÉLÉGATION DU PERSONNEL DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE
MERCK SANTÉ SITE DE CALAIS
ENTRE
La Société Merck Santé sas, site de Calais (code APE : 2110Z) représentée par xxx mandaté pour conclure le présent protocole d'accord Préélectoral,
ET
Les
Organisations Syndicales signataires,
Il a été convenu ce qui suit, pour les élections des membres de la Délégation du Personnel du Comité Social et Economique Merck Santé sas, site de Calais,
Préambule
Les Organisations syndicales représentatives au niveau national et interprofessionnel et les Organisations syndicales représentatives dans le champ professionnel et géographique de Merck Santé site de CALAIS ont été invitées à négocier un protocole d’accord préélectoral le 22 mars 2018.
Les autres Organisations syndicales intéressées ont été informées de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral par voie d’affichage dans les locaux de Merck santé CALAIS.
En réponse à ces convocations, les Organisations syndicales et la Direction de Merck Santé site de CALAIS se sont réunies le 4 avril 2018 pour convenir du présent protocole d’accord préélectoral.
Il est acté entre les parties qu’une négociation sur les Relations Sociales au sein de Merck Santé s’ouvrira à l’issue des élections de juin 2018, avec pour objet de définir le fonctionnement des différentes instances représentatives de l’entreprise : CSE, CSE Central, CSST, CSST Centrale, mise en place éventuelle d’autres commissions ainsi que la périodicité des négociations obligatoires.
Table des matières
TOC \o "1-3" \h \z \u ARTICLE I : Elections par voie électronique PAGEREF _Toc511063190 \h 4
ARTICLE II : Dates des élections PAGEREF _Toc511063191 \h 4
Dates des élections par voie électronique PAGEREF _Toc511063192 \h 4
Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité PAGEREF _Toc511063193 \h 4
ARTICLE III : Durée des mandats PAGEREF _Toc511063194 \h 4
ARTICLE IV : Calcul de l’effectif PAGEREF _Toc511063195 \h 5
Dates de calcul de l’effectif PAGEREF _Toc511063196 \h 5
Personnes prises en compte dans l’effectif PAGEREF _Toc511063197 \h 5
ARTICLE V : Nombre de sièges à pourvoir PAGEREF _Toc511063198 \h 5
Nombre de sièges à pourvoir PAGEREF _Toc511063199 \h 5
Répartition du personnel entre collèges électoraux PAGEREF _Toc511063200 \h 5
Répartition des sièges entre collèges PAGEREF _Toc511063201 \h 6
ARTICLE VI : Electorat et éligibilité PAGEREF _Toc511063202 \h 6
Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel de Merck Santé site de Calais PAGEREF _Toc511063203 \h 6
Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel mis à disposition PAGEREF _Toc511063204 \h 6
ARTICLE VII : Listes électorales PAGEREF _Toc511063205 \h 7
Contenu des listes électorales PAGEREF _Toc511063206 \h 7
Publication des listes électorales PAGEREF _Toc511063207 \h 7
Réclamations relatives aux listes électorales PAGEREF _Toc511063208 \h 7
ARTICLE VIII : Appel et dépôt des candidatures PAGEREF _Toc511063209 \h 7
Information du personnel et appel à candidatures PAGEREF _Toc511063210 \h 7
Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au 1er tour des élections PAGEREF _Toc511063211 \h 7
Cas d’organisation d’un 2nd tour PAGEREF _Toc511063212 \h 8
Modalités de dépôts des listes de candidats PAGEREF _Toc511063213 \h 8
Nombre de candidats par liste PAGEREF _Toc511063214 \h 8
Cumul de candidatures PAGEREF _Toc511063215 \h 8
Représentation équilibrée des hommes et des femmes PAGEREF _Toc511063216 \h 8
Affichage des listes de candidats PAGEREF _Toc511063217 \h 9
ARTICLE IX - Propagande électorale PAGEREF _Toc511063218 \h 9
Tracts et affiches PAGEREF _Toc511063219 \h 9
Professions de foi des candidats PAGEREF _Toc511063220 \h 9
Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale PAGEREF _Toc511063221 \h 9
Dates limites de dépôt des professions de foi PAGEREF _Toc511063222 \h 10
ARTICLE X : Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales PAGEREF _Toc511063223 \h 10
Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement PAGEREF _Toc511063231 \h 11
Chiffrement et déchiffrement des votes PAGEREF _Toc511063232 \h 12
Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique PAGEREF _Toc511063233 \h 12
ARTICLE XI : Modalités de désignation des élus PAGEREF _Toc511063234 \h 12
Ratures PAGEREF _Toc511063235 \h 12
Egalité des voix PAGEREF _Toc511063236 \h 12
ARTICLE XII : Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux PAGEREF _Toc511063237 \h 13
ARTICLE XIII : Mesure de la représentativité syndicale PAGEREF _Toc511063238 \h 13
Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise PAGEREF _Toc511063239 \h 13
Calcul des suffrages portés sur le nom des candidats PAGEREF _Toc511063240 \h 14
ARTICLE XIV : Durée de conservation des données PAGEREF _Toc511063241 \h 14
ARTICLE XV : Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord PAGEREF _Toc511063242 \h 14
ARTICLE I : Elections par voie électronique Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, Merck Santé site de CALAIS souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique accessible sur le web du réseau internet. La solution de vote par internet de la société Gedicom a été retenue. Ce système étant accessible par l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition. Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues par le code du travail, spécialement aux articles L. 2314-4 à L. 2314-10, s’agissant de l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et au décret du n°2016-1676 du 5 décembre 2016, relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique. Un accord d’entreprise a été conclu le 29 septembre 2017 entre la direction de Merck Santé SAS et les syndicats représentatifs dans l’entreprise quant à la mise en œuvre du vote électronique. La description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est détaillée au sein du présent protocole d’accord préélectoral et de ses annexes.
ARTICLE II : Dates des élections Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants seront élus par scrutins électroniques.
Dates des élections par voie électronique
Au premier tour, les élections par voie électronique seront ouvertes le lundi 11 juin 2018 à 09H00 et seront clôturées le lundi 18 juin 2018 à 16H00. Au second tour, s’il y a lieu, les élections par voie électronique seront ouvertes le vendredi 29 juin 2018 à 09H00 et seront clôturées le vendredi 06 juillet 2018 à 16H00.
Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité
Aux termes de la jurisprudence, les conditions relatives à l’électorat et à l’éligibilité s’apprécient au jour du premier tour de scrutin. En matière de vote électronique, le vote se déroule fréquemment sur plusieurs jours. En l’absence de précision réglementaire ou jurisprudentielle, les entreprises disposent donc d’une marge d’interprétation pour fixer la date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité pendant le premier tour. Au cas présent, les parties ont convenu de calculer l’effectif de l’entreprise le jour de clôture de la période de vote du premier tour soit le lundi 18 juin 2018. ARTICLE III : Durée des mandats La durée des mandats des membres de la délégation du personnel du comité social et économique de Merck Santé site de Calais est de 4 ans. Pour tenir compte de la décision unilatérale de l’employeur de prorogation des mandats jusqu’au 30 juin 2018, les mandats actuels des élus CE/DP/CHSCT prendront fin le 30 juin 2018 et les mandats des nouveaux élus du CSE prendront effet à compter du 1er juillet 2018.
Lorsqu’à l’issue du premier tour, une partie des sièges est non pourvue, le mandat des élus au premier tour prend effet le lendemain de la proclamation des résultats du second tour. En cas de second tour, les mandats actuels des élus CE/DP/CHSCT prendront fin le 6 juillet 2018 et les mandats des nouveaux élus du CSE prendront effet à compter du 7 juillet 2018.
Le mandat des nouveaux élus expirera donc :
le 30/06/2022, si un seul tour est organisé ;
le 06/07/2022, si un second tour est organisé.
ARTICLE IV : Calcul de l’effectif L'effectif total de Merck Santé site de Calais s’élève à 112,17 salariés en équivalent temps plein (ETP) avec le détail suivant :
Effectif Merck Santé (CDI / CDD) site de Calais au 28.02.2018 : 108,6
Effectif intérimaire, moyenne 2017, motif surcroît de travail : 3,57
Salariés mis à disposition par entreprises extérieures : 0
Dates de calcul de l’effectif
L’effectif est celui estimé à la date de cloture du 1er tour des élections.
Personnes prises en compte dans l’effectif
L’effectif pris en compte pour les élections inclut, conformément à l’article L. 1111-2 du Code du travail à due proportion de leur temps de présence :
les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein ;
les travailleurs à domicile ;
les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée ;
les salariés titulaires d’un contrat de travail intermittent ;
les salariés mis à la disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an ;
les salariés à temps partiel sont également pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.
Les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d’un congé de maternité, d’un congé d’adoption ou d’un congé parental d’éducation. ARTICLE V : Nombre de sièges à pourvoir
Nombre de sièges à pourvoir
Compte tenu de cet effectif et conformément à l‘article R2314-1 du Code du travail, le nombre de sièges à pourvoir est défini de la manière suivante pour l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique 6 titulaires et de 6 suppléants.
Répartition du personnel entre collèges électoraux
Le personnel au 28 février 2018 représentent 108,6 salariés en équivalent temps plein, réparti en 2 collèges.
Le 1er collège, composé des salariés « Agents » (Ouvriers et Employés)
Le total de l'effectif de ce collège s'élève à 55 personnes dont 55 hommes
Le 2ème collège, composé des « Techniciens & Agents de Maîtrise » et des salariés « Cadres »
Le total de l'effectif de ce collège s'élève à 53,6 personnes dont 18,6 femmes et 35 hommes
Répartition des sièges entre collèges
Les 6 sièges de titulaires et les 6 sièges de suppléants pour les élections des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique seront ainsi répartis :
1er collège : 3 sièges de titulaires et 3 sièges de suppléants
2ème collège : 3 sièges de titulaires et 3 sièges de suppléants
ARTICLE VI : Electorat et éligibilité
Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel de Merck Santé site de Calais
Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-8 à L. 2314-29 du Code du travail. Conformément à ces textes :
sont électeurs, les salariés de l’entreprise, des deux sexes, ayant au moins 3 mois d’ancienneté à la date du 1er tour des élection soit le 11 juin 2018, âgés de 16 ans au moins, et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.
sont éligibles, les salariés ayant la qualité d’électeur, travaillant dans l’entreprise depuis un an au moins sans interruption, à la date du 1er tour des élection soit le 11 juin 2018, âgés de 18 ans révolus, à l’exception des conjoints, partenaires d’un PACS, concubins, ascendants, descendants, frères, sœurs ou alliés au même degré de l’employeur.
Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l’une de ces entreprises.
Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel mis à disposition
Pour le personnel mis à disposition par des entreprises extérieures, la condition de présence dans l’entreprise utilisatrice au jour des élections est de 12 mois continus conformément à l’article L. 2314-23 du Code du travail. Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles au comité social et économique dans l'entreprise utilisatrice. Les personnes mises à disposition de Merck Santé site de Calais remplissant les conditions mentionnées ci-dessus doivent choisir si elles exercent leur droit de vote dans leur entreprise d’origine ou au sein de Merck Santé site de Calais. A cette fin, la Direction des ressources humaines de Merck Santé site de Calais adresse un formulaire aux employeurs des personnes mises à disposition les informant de leur droit d’option. Les employeurs des personnes mises à disposition communiquent en retour, dans un délai imparti, la liste des collaborateurs dont l’ancienneté est au moins de trois mois et ayants choisis de voter aux élections organisées par Merck Santé site de Calais. Les personnes mises à disposition de Merck Santé site de Calais pourront également exprimer leur choix d’être électeurs directement auprès de la Direction de ressources humaines de Merck Santé site de Calais, par écrit adressé au plus tard le 3ème jour suivant la publication des listes électorales. Si les personnes mises à disposition satisfont à la condition présence visée ci-dessus et n’ont pas déjà émis de volonté contraire, Merck Santé site de Calais procèdera à leur inscription sur les listes électorales. ARTICLE VII : Listes électorales
Contenu des listes électorales
La Direction établira une liste des électeurs et des éligibles. A des fins de vérification et conformément au droit commun électoral, les listes électorales comporteront l’indication des noms, prénoms, date de naissance et date d’ancienneté des salariés, leur qualité d’électeur et, le cas échéant, d’éligible.
Publication des listes électorales
Le vendredi 20 avril 2018 les listes électorales seront affichées dans les locaux de l’entreprise et publiées sur le site intranet de Merck Santé site de Calais. Les listes électorales préciseront le pourcentage d’hommes et de femmes dans chaque collège (C. trav. art. L. 2324-13).
Réclamations relatives aux listes électorales
Toute réclamation relative à ces listes doit être adressée par écrit à la Direction des ressources humaines dans les plus brefs délais et au plus tard le troisième jour suivant leur publication. A l’issue du délai de réclamation de trois jours, les éventuelles modifications sont portées sur les listes électorales mises à jour.
ARTICLE VIII : Appel et dépôt des candidatures
Information du personnel et appel à candidatures
Le vendredi 20 avril 2018, le personnel sera informé du déroulement des élections par messagerie et par affichage dans les locaux de Merck Santé site de Calais. Cette information constituera en outre un appel à candidatures.
Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au 1er tour des élections
Il est rappelé que seules peuvent présenter des listes de candidats au 1er tour des élections les Organisations syndicales visées à l’article L. 2314-5, à savoir les organisations syndicales :
représentatives dans l’entreprise (notamment en ayant obtenu au moins 10% des voix aux précédentes élections dans l'entreprise) ;
ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise ou l'établissement,
représentatives au niveau national et interprofessionnel (CGT, CGT-FO, CFDT, CFTC ainsi que CFE-CGC pour les cadres) ;
ou légalement constituées depuis au moins deux ans, respectant les valeurs républicaines et d'indépendance et couvrant le champ professionnel et géographique de Merck Santé site de Calais.
Cas d’organisation d’un 2nd tour
Il sera procédé à un second tour uniquement dans l’un des trois cas suivants :
si le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas au moins égal à la moitié des électeurs inscrits au premier tour ;
en cas d’absence totale ou partielle de candidatures ;
ou en cas de vacance partielle des sièges à l’issue du premier tour.
Au second tour, les candidatures ne seront soumises à aucune condition d’appartenance syndicale. Les listes pour le second tour pourront être modifiées par les Organisations Syndicales si nécessaire, avant la date limite de dépôt des listes le 21 juin à 18h00.
Modalités de dépôts des listes de candidats
Les listes de candidats à chaque instance seront établies par collège, en distinguant titulaires et suppléants. Elles seront déposées contre récépissé à la DRH ou envoyées par mail à l’adresse suivante : karine.mazza@merckgroup.com Lors du dépôt des listes de candidats, le syndicat devra renseigner son syndicat professionnel ou interprofessionnel d’affiliation. En l’absence d’indication, le syndicat d’affiliation ne recueillera pas les suffrages exprimés en faveur du syndicat qui lui est affilié pour la mesure de l’audience, que ce soit au niveau de la branche professionnelle ou au niveau national interprofessionnel. Les Organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les Organisations syndicales concernées. Il pourra être exigé du déposant les statuts ou tout document témoignant de la compétence géographique et professionnelle de l’organisation syndicale qu’il représente ainsi que de la date de sa création. La date limite de dépôt des listes de candidats est fixée au :
Vendredi 18 mai 2018 à 12H00 pour le 1er tour,
Jeudi 21 juin à 18H00 pour le 2nd tour éventuel
Nombre de candidats par liste
Chacune des listes proposées ne pourra comprendre plus de candidats qu’il n’est prévu de sièges à pourvoir. Ceci n’exclut pas la possibilité de présenter des listes incomplètes.
Cumul de candidatures
La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, sera également admise, conformément aux règles légales. En revanche, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.
Représentation équilibrée des hommes et des femmes
Les listes de candidats sont composées, dans la mesure du possible, d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale du collège considéré. Si cette proportion ne peut être respectée, faute de candidat(e), la liste pourra être complétée indifféremment par des candidats hommes ou femmes. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des deux sexes. Lorsque l'application du premier alinéa du présent article n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;
arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire. Le présent article s'applique aux élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants.
Affichage des listes de candidats
Les listes de candidats seront affichées par la Direction dans les locaux de Merck Santé site de Calais. Ces listes seront également publiées sur l’intranet de Merck Santé site de Calais. ARTICLE IX - Propagande électorale Les Organisations syndicales assureront leur campagne électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.
Tracts et affiches
Au premier tour, les Organisations syndicales pourront distribuer des tracts et affiches jusqu’au vendredi 08 juin 2018 à minuit Au second tour, les candidats pourront distribuer des tracts et affiches jusqu’au jeudi 28 juin 2018 à minuit.
Professions de foi des candidats
Les candidats pourront remettre à la DRH lors du dépôt de leur candidature leur profession de foi au format numérique. Celles-ci seront mises en ligne sur l’application de vote électronique. Dans le cadre d’un éventuel 2nd tour, les professions de foi des listes des candidats seront mises en ligne dans les mêmes conditions. Pour un rendu optimal les logos des syndicats et les photographies devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :
Format
Poids (Ko)
Dimensions
Nom du fichier
Professions de foi
.pdf 1 000 (1 Mo) - PF_NOM SYNDICAT
Logos OS
.png 100 65*62 (minimum) LOGO_NOM SYNDICAT
Photos candidats
.jpg 500 4/3 : rapport hauteur/longueur de 1,33 PHOTO_NOM PRENOM
Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale
L’usage de la messagerie professionnelle Outlook mise à disposition par Merck Santé site de Calais n’est pas autorisé pour la propagande électorale.
Dates limites de dépôt des professions de foi
Les documents des professions de foi devront être remis à la DRH en même temps que les candidatures, soit :
Vendredi 18 mai 2018 à 12H00 pour le 1er tour,
Jeudi 21 juin à 18H00 pour le 2nd tour éventuel
ARTICLE X : Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales
Vote électronique, principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :
vérifier l’identité des électeurs,
s’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote,
respecter le secret du vote électronique,
permettre la publicité du scrutin.
Matériel de vote
Le matériel de vote sera adressé le vendredi 01 juin 2018, au domicile de chaque salarié et sera constitué d’une lettre précisant les modalités du scrutin et des codes confidentiels de l’électeur.
Déroulement du vote par internet
Les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet à tout moment pendant la période du scrutin. L’adresse URL pour accéder au site de vote est la suivante : www.merck-Calais.webvote.fr Après s’être identifiés à l’aide de leurs codes confidentiels (identifiant + code secret) et avoir saisi leur date de naissance, les électeurs se verront présenter les élections de leurs collèges respectifs pour lesquels ils détiennent des droits de vote. Les listes de candidats seront présentées par ordre alphabétique par rapport au nom de l’Organisation syndicale. En cas de 2nd tour, les éventuelles listes libres seront positionnées par ordre alphabétique à la suite des listes proposées par les Organisations syndicales. Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne leur sera plus possible de le modifier.
Les électeurs auront à la possibilité d’imprimer ou d’enregistrer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application.
Assistance téléphonique
Durant la période de vote un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égarés leurs codes. L'assistance téléphonique sera joignable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L'appel sera facturé au prix d'un appel local.
Procédure de restitution de codes
Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d’accès (non réception, perte) de participer au vote. Les modalités pratiques d'authentification et de renvoi des codes sont définies dans l'annexe 2 du présent protocole.
Bureau de vote
Un bureau de vote unique centralisateur composé d’un Président et de deux Assesseurs veillera au bon déroulement du scrutin. Les fonctions de Président et d’Assesseurs seront confiées aux deux électeurs les plus âgés ainsi qu’à l’électeur le plus jeune, présents le 11 juin à 9h00 et le 18 juin à 16h00.
Cellule d’assistance technique
Une cellule d’assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement du processus de vote électronique. Celle-ci sera constituée des membres du bureau de vote, des représentants des organisations syndicales, des représentants de la direction et du prestataire. Chaque Organisation syndicale pourra désigner un délégué de liste qui composera la cellule d’assistance technique. Lors du scrutin à blanc il sera procédé à la remise aux différents membres de la cellule d’assistance technique de leurs codes administrateurs. Ces codes permettant d’accéder à des outils de supervision du déroulement des opérations seront remis de manière sécurisée et confidentielle. Les droits associés à ces codes sont précisés dans l'annexe 3 du présent protocole. Les membres de la cellule d’assistance technique bénéficieront d’une formation à la solution de vote concomitamment au scrutin à blanc.
Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement
Le jour ouvré avant l’ouverture du scrutin, il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote. Le scrutin à blanc vise à tester l’application client en fonctionnement réel. Durant cette phase les membres du bureau de vote, en présence des représentants des Organisations syndicales et la direction, vont pouvoir tester tous les modules de l’application y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des Procès-Verbaux. Pour ce faire les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués. Au terme de ce test les membres du bureau de vote centralisateur valideront l’intégrité du dispositif et programmeront l’ouverture et la fermeture du vote de sorte que celles-ci se fassent automatiquement. Entre les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification.
Chiffrement et déchiffrement des votes
Lors de la cérémonie d'ouverture une clé publique de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote centralisateur. Durant le scrutin aucun dépouillement partiel ne sera possible. La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote centralisateur. Chacun des membres du bureau de vote devra conserver durant le scrutin :
un exemplaire de ses codes,
une copie de sa séquence secrète,
une copie de l'empreinte du scellement de l'application.
Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs sous pli scellé :
une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote,
une copie de l'empreinte du scellement de l'application.
Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique
Une fois la fermeture du vote réalisée, le bureau de vote centralisateur pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement. Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote centralisateur d’au moins deux séquences secrètes. Il sera alors possible d’accéder :
aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus…),
aux Procès-Verbaux des résultats,
aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l’audience électorale.
ARTICLE XI : Modalités de désignation des élus La désignation des membres de la délégation du personnel au comité social et économique se fera au scrutin de listes à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. L’attribution des sièges à chaque liste sera calculée :
par application du quotient électoral ;
et, si des sièges n’ont pas été pourvus, par calcul de la plus forte moyenne.
Ratures
Lorsque le nom d’un candidat aura été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de présentation de la liste.
Egalité des voix
En cas d’égalité des voix sur une même liste, le candidat élu sera celui venant en premier dans l’ordre de présentation sur cette liste. ARTICLE XII : Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux Une fois les opérations de dépouillement terminées, les résultats sont proclamés par le bureau de vote dans les conditions suivantes.
Proclamation des résultats
La proclamation des résultats s’effectue pour chaque élection, au sein de chaque collège, en commençant par les titulaires puis par les suppléants. Le bureau de vote proclame les résultats de chaque Organisation syndicale et de chaque candidat. Il proclame le nom de chaque élu et le nombre de voix obtenues.
Signature du procès-verbal
Concernant les élections par voie électronique, un procès-verbal pré-rempli est téléchargé puis imprimé par les membres du bureau de vote. Le module de génération des Procès-Verbaux aura été contrôlé et validé par les membres du bureau de vote lors du scrutin à blanc. Le président du bureau de vote, un assesseur ou un électeur qu’il a désigné, lit à haute voix les résultats inscrits sur le procès-verbal pré-rempli tandis qu’un autre membre du bureau de vote ou un autre électeur s’assure de leur cohérence avec les résultats du scrutin. Une fois cette vérification effectuée et après inscription d’éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote.
Affichage des résultats
Les résultats définitifs des élections sont affichés par la Direction sur les panneaux réservés à cet effet dans les locaux de Merck Santé site de Calais.
Envoi des procès-verbaux
Après la proclamation des résultats, Merck Santé site de Calais transmet, dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral. Dans les 15 jours suivants les élections, Merck Santé site de Calais envoie les procès-verbaux par lettre recommandée avec avis de réception à :
l’inspection du travail (DIRECCTE) territorialement compétente, en deux exemplaires,
au Centre de traitement des élections professionnelles – TSA 79104 – 76934 ROUEN CEDEX 9, en un exemplaire (C. trav. art. D. 2122-7).
ARTICLE XIII : Mesure de la représentativité syndicale
Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise
Afin de mesurer l’audience électorale de chaque organisation syndicale, nécessaire à l’appréciation de leur représentativité, il sera procédé au dépouillement des suffrages exprimés au premier tour des élections des élus titulaires au comité social et économique et ce, quel que soit le nombre de votants. En application des dispositions légales et réglementaires (notamment Circulaire d’information DGT n°06 du 27 juillet 2011), le calcul de l’audience électorale est obtenu de la manière suivante :
Nombre de suffrages valablement exprimés pour la liste du syndicat / Nombre total des suffrages valables recueillis par toutes les listes x 100 = % de représentativité
Pour les syndicats catégoriels, affiliés à une confédération catégorielle interprofessionnelle nationale, l’audience est mesurée dans les seuls collèges dans lesquels ils ont vocation à présenter des candidats, dès lors qu’ils ne font pas le choix de présenter des candidats dans tous les collèges (C. trav. art. L. 2122-2). Les organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles dans leur propagande électorale. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les organisations syndicales concernées.
Calcul des suffrages portés sur le nom des candidats
Pour être désigné délégué syndical par une organisation syndicale représentative, le candidat sur une liste doit avoir obtenu au moins 10 % des suffrages portés sur son nom (liste titulaire ou suppléant). Sont prises en compte les voix portées sur son nom et non les voix portées sur la liste (la différence est liée aux éventuelles ratures de son nom). Ces voix sont rapportées au nombre de bulletins valables recueillis pour l’ensemble des listes de son collège, pour obtenir le pourcentage sur son nom.
Nombre de bulletins valables recueillis par la liste du candidat dont son nom n’a pas été raturé / Nombre total des suffrages valables recueillis par toutes les listes du collège x 100 = % de suffrages portés sur le nom du candidat ARTICLE XIV : Durée de conservation des données Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à la fin du délai de contestation des élections, soit 15 jours à compter de la date de la proclamation des résultats. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Passé ce délai, seuls les procès-verbaux doivent être conservés. ARTICLE XV : Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord Le présent protocole est conclu pour les élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique. Conformément à la loi, le présent accord est établi en un nombre suffisants d’exemplaires pour être remis à chacune des parties signataires, et il sera déposé auprès de la DIRECCTE et auprès du secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail. Le lendemain de sa signature, le texte du présent accord sera porté à la connaissance des salariés par affichage sur les panneaux réservés à la Direction
et mis en ligne sur le site intranet de Merck Santé site de Calais.
A Calais le, 11 avril 2018
Pour Merck Santé site de Calais
Directeur du Site
Pour la CFDT
Pour la CFE CGC
ANNEXE 1 : PLANNING RECAPITULATIF DES OPERATIONS
Dates
Tâche
Vendredi 13 avril au plus tard Signature du protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales Vendredi 13 avril au plus tard Publication du protocole d’accord préélectoral Vendredi 20 avril Affichage d’une note d’information sur le déroulement des élections (dates du scrutin et dates limites de dépôt des candidatures) Vendredi 20 avril Rédaction de la déclaration CNIL et information des organisations syndicales de l’accomplissement des formalités déclaratives à la CNIL Vendredi 20 avril Affichage des listes électorales Mercredi 25 avril Date limite de réclamations relatives aux listes électorales Vendredi 18 mai Avt 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats Jeudi 24 mai Affichage des listes de candidats Du 24 au 29 mai Tests du site de vote par la DRH et les organisations syndicales Vendredi 1er juin Envoi du matériel de vote aux électeurs Vendredi 8 juin Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
Lundi 11 juin
09H00 : Ouverture du scrutin 1er tour
Lundi 18 juin
16H00 : Fermeture du scrutin 1er tour
Lundi 18 juin Dépouillement et proclamation des résultats Mardi 19 juin Affichage des résultats Jeudi 21 juin Avt 18H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats Mardi 26 juin Affichage des listes de candidats Mardi 26 juin Tests du site de vote par la DRH et les Organisations syndicales Jeudi 28 juin Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
Vendredi 29 juin
09H00 : Ouverture du scrutin 2nd tour
Vendredi 6 juillet
16H00 : Fermeture du scrutin 2nd tour
Vendredi 6 juillet Dépouillement et proclamation des résultats Vendredi 6 juillet Affichage des résultats
ANNEXE 2 : PROCEDURE DE RESTITUTION DE CODES
PROCEDURE DE RESTITUTION DES CODES AUPRES DU SERVICE D’ASSISTANCE TELEPHONIQUE
Eléments d’authentification
Nom/Prénom Date de naissance Lieu de naissance Adresse postale
Modalité de restitution prioritaire
Code identifiant
Par téléphone
Code secret
Par mail sur messagerie professionnelle communiquée dans le fichier des électeurs par la DRH
Modalité de restitution secondaire
Code identifiant
Par téléphone
Code secret
Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son code secret lui a été transmis par SMS.
. Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un code secret par SMS.
PROCEDURE DE RESTITUTION DES CODES EN LIGNE SUR LE SITE DE VOTE
Eléments d’authentification
Nom (3 premières lettres) Date de naissance Lieu de naissance
Modalité de restitution prioritaire
Code identifiant et Code secret
Par mail sur messagerie professionnelle communiquée dans le fichier des électeurs par la DRH
Modalité de restitution secondaire
Code identifiant et Code secret
Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son code secret lui a été transmis par SMS.
. Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un code secret par SMS.
ANNEXE 3 : ADMINISTRATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE
Les droits de chacun des membres de la cellule d’assistance technique seront les suivants :
FONCTIONNALITES
BUREAU DE VOTE PAR COLLEGE
REPRESENTANTS DE LA DIRECTION
DELEGUES DE LISTES
CONSULTATION DE LA PARTICIPATION
OUI OUI OUI
CONSULTATION DES
LISTES D’EMARGEMENTS
Pendant le scrutin NON NON NON A l’issue du scrutin OUI OUI NON Téléchargement des états à l’issue du scrutin (Excel/pdf) OUI OUI NON
RESULTATS
Etats en ligne et états de synthèse OUI OUI OUI Procès-Verbaux Cerfa OUI OUI NON (remise d’une copie signée par les membres du bureau de vote)
JOURNAL DES EVENEMENTS
Journal des évènements de l’application OUI OUI OUI Journal de la hotline OUI OUI NON Journal des Plis Non Distribués OUI OUI NON
PROGRAMMATION APPLICATION
Ouverture et fermeture du scrutin OUI NON NON Création de la clé de chiffrement des votes OUI NON NON Déchiffrement des votes OUI NON NON
