DANS LE CADRE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES CSE MILEADE
Entre les soussignés
La Société MILEADE dont le siège social est situé 5 avenue Victor Hugo 43100 BRIOUDE représentée par en qualité de Président d’une part
Et , pour le syndicat FO, , pour le syndicat CGC,
d’autre part Il est convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des membres de la délégation du personnel au CSE, le vote électronique par Internet.
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (Loi N°2004-575 du 21 juin 2004), de son décret d’application (N°2007-602) et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection du CSE.
Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.
Principes généraux
Le système retenu par la Société MILEADE doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité : le secret du vote
Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe
Les parties sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
Modalité d’organisation des opérations
Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, le protocole d’accord préélectoral, définira, conformément au dispositif légal, notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges entre les collèges.
Le protocole d’accord préélectoral comportera, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et le déroulement des opérations électorales.
Déclaration CNIL
Les organisations syndicales de salariés représentatives dans le périmètre de l’accord sont tenues informées par l’entreprise de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.
Formation au système de vote électronique
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
Expertise indépendante
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :
D’une part de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
D’autre part du décret n° 2017-1819 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise.
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par les décret et arrêté en vigueur.
Cellule d’assistance technique
L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Déroulement des opérations de vote
Établissement des listes électorales et transmission
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.
Les listes électorales seront affichées au siège et sur les établissements. Elles seront également adressées par email aux organisations syndicales.
L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.
Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Le scellement des urnes est réalisée la veille de l’ouverture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible mais le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.
Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Un lien vers une vidéo de présentation du système de vote sera communiqué aux salariés.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Afin d’encourager la participation et d’apporter de la convivialité au scrutin, des « Instants vote » seront organisés sur l’ensemble des établissements. Ceux-ci seront organisés le 1er jour du scrutin afin de donner le « top départ » de l’élection. Un affichage spécifique sera mis en place, un rappel du déroulement des opérations électorales sera affiché et un ordinateur sera mis à disposition pour permettre aux collaborateurs qui le souhaitent de voter depuis leur lieu de travail. Pour cela une communication sera faite la veille afin que chacun se munisse de ses codes d’accès.
Modalités d’accès au site de vote
Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification. Le PAP déterminera le lieu de réception de ce courrier (domicile ou lieu de travail ou mail).
L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.
A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.
L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.
L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.
Déroulement du vote
Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.
Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.
Programmation du site
Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.
Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs (format PDF).
ARTICLE 5 - Clôture et Résultats
Clôture
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Décompte et attribution des sièges
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.
La création de ces clés à lieu lors de la formation du bureau de vote avant ouverture du scrutin. Une clé (phrases secrète) est éditée pour chacun des membres du bureau de vote. La création de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et ses deux assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.
Le système de vote électronique reste scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Délais de recours et destruction des données
La Société MILEADE et/ou le prestataire retenu conservent sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
A l’expiration de ces délais, la Société MILEADE ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 6 - Sécurité et confidentialité
Anonymat et confidentialité des suffrages
Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Les données du fichier « contenu de l’urne électronique » font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Existence et contenu des fichiers
Les données devant être enregistrées sont :
Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, établissement et service
Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, établissement ou service, adresses des salariés, matricule, adresse email personnelle, numéro de sécurité sociale
Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, nom de la liste
Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège, établissement ou service
Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, service RH
Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, service RH
Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou service RH
Le dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE 7 - Application de l’accord
Le présent accord est conclu le 25/01/2023 pour la durée de l’élection du CSE de l’entreprise MILEADE en 2023.
ARTICLE 8 - Publicité de l’accord
L’accord validé sera déposé par la Direction de la société Conseil des Prud’hommes du ressort du siège social de la Société MILEADE et sur le site Ministériel Télé-Accord.
Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.
Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.
