ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La société MINAKEM Recherche
Dont le siège social est à 145 chemin des Lilas, 59310 Beuvry-la-Forêt Représentée par XxX Agissant en qualité de Directeur Général
D'UNE PART,
ET :
Les Syndicats :
CFDT représentée par XxX
D'AUTRE PART,
IL A ETE CONCLU LE PRESENT ACCORD D'ENTREPRISE :
Préambule Afin de faciliter les démarches relatives au vote à l’occasion des prochaines élections professionnelles du Comité Social Economique, les parties conviennent d'autoriser la réalisation des élections par voie électronique, au moyen d'un vote par internet.
A cet effet, le présent accord et le cahier des charges y étant annexé comportent notamment des dispositions relatives :
aux modalités de vote applicables ;
à la confidentialité des données ;
au contrôle du fonctionnement du système.
Article 1 : Dispositions générales
Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique devra être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d'accord préélectoral, qui mentionnera la conclusion du présent accord. Le protocole d'accord préélectoral comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales. Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d'un accès internet ou lorsque le site d'appartenance aura été doté d'un poste en libre accès. Tout salarié qui rencontrerait à cet égard une difficulté, du fait notamment qu’il ne dispose pas du matériel nécessaire ou qu’il réside dans une zone non desservie par internet, devra se signaler afin que la société prenne toutes les mesures nécessaires pour qu’il puisse participer aux opérations de vote.
Article 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe
Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
Article 3 : Choix du prestataire
La conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire choisi par la Société et respectant le cahier des charges figurant en annexe du présent accord, et établi dans le respect des dispositions des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail. Ce cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.
Les coordonnées du prestataire, si le choix de celui-ci est déjà arrêté, seront précisées dans le protocole d'accord préélectoral.
La Société veille à ce que le prestataire soit en mesure de respecter le cahier des charges transmis et s’assure que son système de vote électronique a fait l’objet d’une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à 2314-8 du Code du travail et respecte les obligations qui lui incombent au regard du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Article 4 : Principes généraux
Le système retenu par la Société repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin :
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré
L’unicité de vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité : le secret du vote
La Société garantit l’accomplissement des formalités en matière de traitement des données à caractère personnel conformément aux dispositions du nouveau RGPD.
Article 5 : Modalités d’organisation des opérations de vote
Les modalités de l’élection auront vocation à être définies par un protocole d’accord préélectoral après l’entrée en vigueur du présent accord.
Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.
La Société met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant au moins un représentant du prestataire.
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système
5.1 Confidentialité des données transmises
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu sont de nature à assurer la confidentialité des données transmises. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont traitées par des systèmes informatiques dédiés et isolés, distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote. La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du Bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin. Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les nom et prénoms des inscrits, leur date d’entrée dans la Société, leur date de naissance, le collège d’appartenance. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats représentatifs et les agents habilités des services du personnel. Le fichier des électeurs comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant. Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les nom et prénoms des électeurs ainsi que les date et heure de l’émargement. Seuls sont destinataires de ces données les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel. Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le nom de la liste, le collège, les noms, prénoms des candidats et la mention « titulaires » ou « suppléants », ainsi que, le cas échéant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats et les agents habilités des services du personnel.
5.2 Sécurité des votes
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu est de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-7 et R.2314-8.
5.3 Déroulement du vote
Chaque électeur reçoit par mail, avant le premier tour des élections, l’adresse du site internet et les moyens d’obtenir son code d’authentification. Ce code d’accès personnel est valable pour les deux tours. A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. La saisie de son identifiant, son mot de passe, ainsi que la clé de sécurité, permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondant à son collège électoral. Le système de vote électronique retenu fait apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation. La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver. Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés. Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. Le vote émis par l’électeur sera ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin. Les conditions techniques du déroulement des opérations de vote électronique sont précisées dans le cahier des charges annexé au présent accord. Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au Prestataire est effectué sous la responsabilité de la Société. L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions. Le vote électronique se déroule, pour chaque scrutin, sur une période délimitée, laquelle sera précisée dans le protocole d’accord préélectoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant cette période d’ouverture du scrutin, à partir de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile, ou de tout autre lieu, en se connectant, avec leurs codes personnels, au site sécurisé dédié aux élections. Le scellement des urnes intervient avant l‘ouverture du vote et est périodiquement vérifié pendant toute la durée du scrutin. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut en revanche être révélé en cours de scrutin. Le système de vote électronique dispose d’un système de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes caractéristiques et garanties. En cas de dysfonctionnement informatique résultant par exemple d’une infection virale, le Bureau de vote a compétence, après avis du Prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
5.4 Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique
Des représentants du prestataire assureront un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus. Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.
5.5 Dépouillement
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées. Le Président du Bureau de vote et les deux assesseurs désignés reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte. Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. Les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote. Les résultats seront affichés au sein de la Société au plus tard le lendemain de la clôture de chaque tour des élections.
5.6 Conservation des fichiers après le scrutin
Le prestataire devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par l’article R. 2314-17 du Code du travail.
Article 6 : Information du personnel et de ses représentants
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par l’ensemble des électeurs. A cet effet, une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera portée par tout moyen à la connaissance des électeurs. En outre, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 7 : Adaptation de la propagande syndicale
Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir à la Direction de l’entreprise le logo de son organisation. Cette dernière le transmettra alors au prestataire en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique.
Il est convenu que le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, un tract par organisation syndicale présentant des candidats.
Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur tract. Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.
La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés seront identiques pour toutes les listes.
Article 8 : Durée, entrée en vigueur, dénonciation, révision, dépôt et publicité
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prend effet à compter du jour de sa signature.
Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.
Le présent accord sera déposé, accompagné des pièces constitutives du dossier de dépôt, par le représentant légal de l'entreprise :
• sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail (à titre informatif, à ce jour www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) en deux versions : - une version intégrale - et, une version anonymisée
• au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes en 1 exemplaire
Fait à Beuvry-la-Forêt, le 08/09/2025 en 4 exemplaires
