Accord relatif à l’accès et l’utilisation des nouvelles technologies
de l’information et de la communication (NTIC) par les
organisations syndicales
et le Comité Social et Economique
MSA Mayenne-Orne-Sarthe 30 rue Paul Ligneul, 72032 LE MANS Cedex 9 52 boulevard du 1er Chasseurs, 61011 ALENCON Cedex 76 boulevard Lucien Daniel, 53082 LAVAL Cedex 9
ENTRE :
La Mutualité Sociale Agricole Mayenne-Orne-Sarthe, 30 rue Paul Ligneul, 72032 LE MANS cedex 9,
ET :
Les Organisations Syndicales :
II a été négocié et conclu l'accord ci-après :
Préambule Les parties signataires reconnaissent que l'accès et l'utilisation des Nouvelles Technologies de l'Information et de Communication (NTIC) constituent aujourd'hui un complément des outils de communication pour l'exercice de l'activité syndicale ainsi que celle du Comité Social et Economique.
Les parties conviennent par le présent accord de déterminer les conditions d'accès et d'utilisation des Nouvelles Technologies d'Information et de Communication par les Organisations Syndicales et le Comité Social et Economique.
L’accord a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix et à l’information du CSE.
L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le dialogue social au sein de l’entreprise.
Cet accord s’inscrit dans le cadre des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles relatives aux instances représentatives du personnel, en particulier de l’article 10-2 de la convention collective de travail du personnel de la Mutualité Sociale Agricole relatif aux moyens des organisations syndicales au niveau local et de l’article L2142-6 du code du travail relatif à la diffusion des communications syndicales.
L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre des règles énoncées par l’entreprise.
La mise à disposition des outils numériques doit respecter 3 conditions :
Ne pas porter atteinte au bon fonctionnement et à la sécurité du réseau informatique de l’entreprise ;
Ne pas être préjudiciable à la bonne marche de l’entreprise ;
Préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser les messages syndicaux.
Article 1 - Champ d'application Les dispositions du présent accord s'appliquent à l’ensemble des Organisations Syndicales ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise et au CSE.
Article 2 - Objet de l'accord L'accord a pour objet de définir les modalités d'utilisation des outils de communication numérique par le CSE et les Organisations Syndicales. Il vient compléter les dispositions prévues à l'article 10-2 de la Convention Collective du personnel MSA. Article 3 - Accès aux salles de visioconférence L'accès aux salles de visioconférence est prioritairement réservé aux services de la MSA.
Néanmoins la réservation des salles de visioconférence peut être autorisée, sous réserve de leur disponibilité, ceci afin notamment d'éviter les déplacements.
Article 4 - Intranet syndical
Chaque Organisation Syndicale présente dans l'entreprise dispose d'un espace d'affichage électronique sur l'intranet de la MSA identifié dans une rubrique « Les Organisations Syndicales ». L’accès à cette rubrique permet à chaque salarie d'accéder librement aux informations syndicales de son choix. L'accès à la page syndicale est possible dès la page d'accueil de l'Intranet.
4.1 Modalités de mise à jour de l'intranet syndical Chaque organisation syndicale concernée désignera un responsable de publication qui est l'interlocuteur d'un représentant désigné de l'entreprise. La direction de l'entreprise organise une formation adéquate pour les administrateurs désignés par chaque organisation syndicale. La mise à jour de l'espace Intranet est sous l'entière responsabilité de l'Organisation Syndicale et doit se faire dans le respect des règles de sécurité et d'utilisation en vigueur au sein de l'organisme, pendant les heures de délégation.
Les Organisations Syndicales devront adresser, par mail à la Direction Générale et à la Direction des ressources humaines, systématiquement et simultanément, un exemplaire des publications de nature syndicale nouvellement mis en ligne.
4.2 Contenu des informations syndicales Conformément à l'article L2142-5 du Code du travail, le contenu des pages syndicales est librement déterminé par chaque Organisation Syndicale, sous réserve qu'il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité, sous réserve de l’application des dispositions relatives à la presse.
Chaque information est identifiée sous le logo de l'Organisation Syndicale qui l'émet, sans pouvoir ni utiliser ni modifier le logo de l'organisme.
La nature de l'information communiquée doit s'inscrire dans le cadre des attributions des Organisations Syndicales et respecter les textes légaux en vigueur, les règles relatives au droit de la presse, le règlement intérieur ainsi que la Charte de l'utilisateur des systèmes d'information de l'organisme.
Les rubriques ne doivent contenir aucun caractère injurieux, raciste, pornographique ou diffamatoire, pouvant porter atteinte à la vie privée et au droit à l'image. Les Organisations Syndicales s'engagent également à respecter l'obligation de discrétion qui leur incombe. Ainsi, elles doivent préserver le secret professionnel concernant les informations et documents mis à leur disposition par l'employeur, et ne doivent pas diffuser de données nominatives concernant les salariés de l'organisme sans leur accord.
Les contenus sont librement déterminés par chaque Organisation Syndicale dans le respect des conditions d'exercice du droit syndical. L’intranet syndical ne doit pas être utilisé comme un forum de discussion, ni être utilisé pour des messages individuels adressés à des salariés sur leur poste de travail.
Enfin, il ne sera pas possible de donner des droits d'accès pour des personnes extérieures à l'entreprise.
4.3 La liberté d'accès à l'information syndicale et confidentialité
Tout salarié bénéficie d'une liberté d'accès à l’information syndicale en utilisant les moyens électroniques de l'organisme à partir de son poste de travail. Une démarche active de sa part est pour cela nécessaire.
Dans ce cadre, l'employeur ne devra en aucun cas rechercher l'identité des salariés consultant l'espace des Organisations Syndicales. Les salariés ont la possibilité d'en consulter librement le contenu.
L’employeur veillera à prendre toutes les mesures de sécurité afin d’assurer la confidentialité des échanges électroniques éventuels des salariés avec les organisations syndicales. Article 5 - Intranet CSE
Le CSE dispose d'un espace d'affichage électronique sur l'intranet de la MSA identifié dans une rubrique « CSE ». L’accès à ces rubriques permet à chaque salarie d'accéder librement aux actualités, règlements, procès-verbaux du CSE et de ses commissions.
L'accès à la page CSE est possible dès la page d'accueil de l'Intranet.
5.1 Modalités de mise à jour de l'intranet CSE Le CSE désignera un responsable de publication qui est l'interlocuteur d'un représentant désigné de l'entreprise. La direction de l'entreprise organise une formation adéquate pour les administrateurs désignés par le CSE. La mise à jour de l'espace Intranet est sous l'entière responsabilité du CSE et doit se faire dans le respect des règles de sécurité et d'utilisation en vigueur au sein de l'organisme, pendant les heures de délégation.
5.2 Contenu des informations du CSE
La nature de l'information communiquée doit s'inscrire dans le cadre des attributions du CSE et respecter les textes légaux en vigueur, les règles relatives au droit de la presse, le règlement intérieur ainsi que de la Charte de l'utilisateur des systèmes d'information de l'organisme.
Les rubriques ne doivent contenir aucun caractère injurieux, raciste, pornographique ou diffamatoire, pouvant porter atteinte à la vie privée et au droit à l'image.
Il est rappelé que les membres du CSE sont soumis au secret professionnel et à une obligation de discrétion vis-à-vis des informations présentant un caractère confidentiel. Le contenu des informations du CSE doit donc respecter ces dispositions.
L’intranet CSE ne doit pas être utilisé comme un forum de discussion, ni pour des messages individuels adressés à des salariés sur leur poste de travail.
Enfin, il ne sera pas possible de donner des droits d'accès pour des personnes extérieures à l'entreprise.
Article 6 - Accès à Teams
Les Organisations Syndicales et le CSE sont autorisés, dans leur champ d'intervention à utiliser l’application de collaboration « Microsoft Teams », et notamment pour les besoins suivants :
organisation de réunions en distanciel, entre représentants syndicaux, membres du CSE,
organisation des réunions mensuelles des adhérents
ceci afin de compenser les éventuelles difficultés de déplacement inter site.
Toute création d’un canal dédié dans l’application de collaboration « Microsoft Teams » devra faire l’objet d’une autorisation préalable de la Direction des ressources humaines.
Article 7 - Utilisation de la messagerie
La mise à disposition d'une messagerie
Le CSE et les Organisations Syndicales ont une adresse mail dédiée à des communications internes et externes.
A cette fin, des boites aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées du CSE et de chaque Organisation Syndicale à sa demande.
Les membres du CSE ou des Organisations Syndicales ne peuvent utiliser leur messagerie professionnelle personnelle pour une communication relative au CSE ou aux Organisations Syndicales.
Usage de la messagerie électronique
Les Organisations Syndicales et le CSE sont autorisés à utiliser cette messagerie pour correspondre entre eux et avec la Direction.
En aucun cas cette messagerie électronique ne pourra être utilisée pour envoyer des tracts aux salariés, pour servir de forum de discussion, ni pour envoyer des messages électroniques à une partie ou à l’ensemble des salariés de l'organisme.
Les informations à caractère collectif doivent être diffusées sur l'espace syndical du portail interne. Chaque salarié a la possibilité d'envoyer des messages à l'Organisation Syndicale de son choix. La modalité de réponse est laissée à l'appréciation de l'Organisation Syndicale et devra être individualisée.
L’employeur veillera à prendre toutes les mesures de sécurité afin d’assurer la confidentialité des échanges électroniques éventuels des salariés avec les organisations syndicales.
Article 8 - Durée et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur à compter de son agrément ministériel.
Cet accord fera l’objet d’un suivi dans le cadre de la négociation annuelle obligatoire.
Article 9 - Révision et dénonciation
La révision et les modalités de dénonciation de l'accord se feront selon les dispositions légales en vigueur.
Le présent accord ne constitue pas un engagement unilatéral de l'employeur mais un accord comportant comme clause suspensive l'agrément ministériel et le respect des règles de validité relatives à la conclusion des accords collectifs prévues par la loi.
Article 10 - Dépôt et publicité Le présent accord fera l'objet des formalités de transmission, publicité et dépôt conformément à la règlementation en vigueur.
En outre, un exemplaire sera remis à chaque partie signataire.
Un exemplaire de cet accord sera mis en ligne sur le site Intranet de l'entreprise.
Le Mans, le 28 mai 2024 La Directrice Générale,
Les Organisations Syndicales, Pour la CFDT Pour la CFE-CGC Pour FO
