ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES AU SEIN DE MUFG BANK
Entre les soussignées : MUFG BANK, Ltd. Société anonyme de droit japonais, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro B 318 733 367
D’une part,
ET Le syndicat National de la banque et du credit(SNB/CFE-CGC) D’autre part
Ci-après ensemble les « Parties ».
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
Conformément à l’article L.2314-26 du code du travail et à ses décrets et arrêté d'application, les élections des membres du comité social et économique peuvent avoir lieu par voie électronique si un accord d’entreprise ou, à défaut, l’employeur le décide. Par le présent accord, les parties conviennent que l’organisation des élections professionnelles au sein de XXX peut être mise en œuvre par voie électronique.
Les objectifs du présent accord sont de : - Donner un cadre légal au vote électronique pour les élections des membres du comité social et économique (CSE), - Simplifier et sécuriser l'organisation de ces élections, - Favoriser l'accès au scrutin, optimiser la participation des électeurs, et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social, - Sécuriser et accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats - Participer à une démarche de développement durable, - Mais aussi rappeler les principes fondamentaux qui doivent régir ces élections, à savoir le secret du vote, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, les possibilités de surveillance et de contrôle, la conservation des éléments de preuve.
Le contenu de cet accord est strictement limité aux dispositions légales en vigueur, le choix du prestataire et les modalités précises de mise en œuvre du vote électronique font en particulier l'objet d'articles spécifiques du protocole d'accord préélectoral.
Article 1 - Objet et champ d'application
Cet accord a pour objet d'autoriser le vote électronique lors des élections des membres du CSE de la société XXX. Il est expressément convenu que les termes utilisés et les outils cités dans le présent accord peuvent être modifiés, seuls les changements significatifs devant faire l’objet d’un avenant à l’accord.
Article 2 - Modalités de mise en œuvre
Article 2.1 – Prestataire
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par XXX.
Article 2.2 - Caractéristiques du système
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. La Société s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure : -la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, -la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, -la sécurité de l'émargement, -la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes : -les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système, -les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique", -le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur. Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande de la Société ou d’une organisation syndicale représentative au sein de la Société. Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs. Le décompte des voix apparaît alors lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal. Les parties conviennent que le vote par correspondance papier est exclu. Les collaborateurs absents durant le vote et ne pouvant se connecter à leur session de travail à distance pourront se rapprocher de la DRH afin de communiquer leur adresse email personnelle, à condition de confirmer leur usage personnel et exclusif de cette adresse.
Article 2.3 – Contrôle, information et formation
L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique : -Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet, -Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé, -Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Article 2.4 - Protocole d'accord préélectoral
Le protocole d'accord préélectoral prévu aux articles L.2314-5, L.2314-6 et L.2314-7 du code du travail mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.
Article 2.5 – Conservations des données
Le prestataire s’engage à respecter la politique RGPD conforme à la délibération CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 ainsi qu’à à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés telle que modifiée (la « Loi Informatique et Libertés »), l’Utilisateur est informé que le prestataire procède à des traitements des données à caractère personnel concernant les salariés. Le prestataire pratique une politique de collecte et protection des données personnelles dont les caractéristiques sont explicitées dans le document intitulé « Registre RGPD sous-traitant » (accessible dans la rubrique « ressources documentaires, documentation légale et technique) de l’outil. Les mentions RGPD aux électeurs sont également disponibles dans la même rubrique. Il est précisé que le Registre RGPD sous-traitant susmentionné est conforme à la délibération CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019. Conformément aux dispositions de la Loi Informatique et Libertés, l’Utilisateur dispose d'un droit d'accès, de modification, de rectification et de suppression des données à caractère personnel qui le concernent. L’Utilisateur peut également s’opposer à ce traitement pour des motifs légitimes. Toutes les données concernant les salariés sont supprimées après le délai de contestation postérieur à la fin de l’élection (15 jours).
Article 3 - Entrée en vigueur, dépôt légal et suivi
Article 3.1 - Entrée en vigueur Il est convenu entre les parties signataires que cet accord produira ses effets pour une durée indéterminée à compter de sa signature.
Article 3.2 – Notification aux organisations syndicales, Dépôt, et Publicité
Cet accord sera notifié dès sa signature à l’Organisation Syndicale représentative. Il sera déposé auprès de la Direccte, via la plateforme de télé-procédure du ministère du travail « TéléAccords ». Un exemplaire original de l’accord sera en outre déposé auprès du Secrétariat du greffe du conseil de prud'hommes de Paris.
Article 3.3 - Révision – Dénonciation
Le présent accord pourra être révisé à la demande d’une partie dans les conditions fixées par les articles L.2261-7 et suivants du code du travail. Il pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires dans les conditions prévues aux articles L.2261-9 et suivants du code du travail.
