AVENANT N°3 A L’ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE ET AU FONTIONNEMENT DU COMITÉ SOCIAL
ET ÉCONOMIQUE
Entre :
La Mutualité Française Comtoise SSAM dont le siège social est situé 67, rue des Cras à Besançon représentée par Madame ………. agissant en qualité de Directrice Générale,
Et
Le syndicat CFDT représenté par Madame ………. agissant en qualité de déléguée syndicale,
A été conclu l’accord suivant :
PRÉAMBULE
La Mutualité Française Comtoise a mis en place son premier Comité Social et Économique en 2018 suite à la parution des ordonnances Macron.
Un premier accord d’entreprise du 28 mars 2018 relatif à la mise en place et au fonctionnement du Comité Social et Économique avait été conclu juste avant les élections professionnelles de 2018.
Le 21 décembre 2020, un avenant n°1 de révision était conclu, puis le 10 octobre 2022, un avenant n°2 de révision était également négocié et conclu en vue d’optimiser le fonctionnement des représentants du personnel à l’échelle de toute l’entreprise tout en répondant à un besoin plus important en matière de secrétariat du Comité Social et Économique.
Le présent avenant n°3 de révision intervient dans le cadre du rapprochement d’Hospitalia Mutualité et de Mutualité Française Comtoise, à la date prévue du 1er janvier 2024.
Dans ce cadre, tous les salariés d’Hospitalia Mutualité seront automatiquement transférés au sein de Mutualité Française Comtoise.
Cette opération projetée a fait l’objet d’une consultation des CSE des deux entités lesquels ont émis des avis favorables.
Un accord de substitution a été conclu à la même date que le présent texte afin de préciser et d’encadrer les dispositions applicables aux salariés transférés ainsi qu’aux nouveaux entrants dont les missions et le périmètre d’intervention sera l’HAD, relevant de la CCN FHP.
Le rapprochement des deux entités a également un impact sur la représentation du personnel d’Hospitalia Mutualité. En effet, en l’absence de tout transfert d’une entité économique autonome, les mandats du CSE d’Hospitalia Mutualité prennent fin.
Soucieux de pouvoir accompagner les salariés dans ce changement d’employeur, en veillant à ce que l’activité HAD et les collaborateurs relevant de cette activité soient bien représentés conformément à leur souhait au niveau de Mutualité Française Comtoise, les parties ont convenu de « maintenir » les mandats des membres titulaires de l’ancien CSE d’Hospitalia Mutualité jusqu’aux prochaines élections de Mutualité Française Comtoise.
Le présent avenant a donc pour objet d’intégrer ces dispositions temporaires et de rappeler le périmètre du CSE de la Mutualité Française Comtoise, après l’opération de rapprochement exposée ci-avant.
Après s’être rencontrées les 19 juillet, 7 septembre, 11 octobre et 14 novembre 2023, les parties ont conclu le présent avenant de révision n°3 à l’accord d’entreprise relatif à la mise en place et au fonctionnement du comité social et économique.
Pour une facilité de lecture, le présent avenant substitue, conformément à l’article L. 2261-8 du Code du travail, en tous points les titres I à XII de l’accord du 28/03/2018 et l’ensemble des dispositions des avenants n°1 du 21 décembre 2020 et n° 2 du 10 octobre 2022. Ainsi, toutes les dispositions internes relatives aux représentants du personnel seront regroupées dans ce seul texte.
TITRE I - ENGAGEMENTS RECIPROQUES AU TITRE DU DIALOGUE SOCIAL
Article 1 - Engagements de la direction
La Direction s’engage à :
Respecter l’exercice du droit syndical et d’une façon plus générale l’ensemble des droits des représentants du personnel,
Assurer au personnel protégé un traitement comparable à celui de l’ensemble des salariés de l’entreprise,
Respecter l’accord et la réglementation en matière de crédits d’heures de délégation et de leur suivi,
Fournir les informations nécessaires à l’exercice des mandats des représentants du personnel,
Garantir un espace d’affichage sur les différents sites conformément à la réglementation en vigueur.
Article 2 - Engagements des représentants du personnel
Les représentants du personnel s’engagent à :
Ne pas apporter de gêne à l’accomplissement du travail du personnel,
Se conformer à la réglementation relative aux lieux d’affichage et à la distribution de tracts,
Utiliser les crédits d’heures conformément à l’accord et à la réglementation en vigueur,
Conserver la confidentialité des informations confidentielles présentées comme telles par la Direction,
Utiliser des bons de délégation conformément à l’accord et à la réglementation en vigueur.
Article 3 - Engagements spécifiques des représentants du personnel relatifs à la diffusion d’informations
Pour le présent article, la terminologie « représentants du personnel » intègre l’ensemble des représentants du personnel : membres du CSE, membres des commissions du CSE, représentants de proximité, représentants des salariés au Conseil d’Administration, délégués syndicaux, représentants syndicaux …
3.1 Principes retenus pour la diffusion des communications des représentants du personnel
La situation géographique de l’entreprise ne permet pas aux représentants du personnel de diffuser l’information en temps réel. Aussi, le directeur ou, à défaut, le responsable de site, le référent de site s’engage à afficher ou à faire afficher sur les panneaux prévus à cet effet toute information syndicale et/ou des représentants du personnel reçue par courriel (communication syndicale, PV du CSE, PV des commissions du CSE, PV des représentants de proximité et informations du CSE). En outre, le secrétaire de chacune des instances (CSE, commission de CSE et représentants de proximité) pourra transférer le PV de chaque réunion par courriel aux salariés de son périmètre possédant une adresse électronique professionnelle. Il en est de même concernant les délégués syndicaux qui seront en mesure de transférer leurs communications par courriel aux salariés possédant une adresse électronique professionnelle.
3.2 Précisions relatives à l’utilisation de la messagerie électronique de l’entreprise
Les technologies de l’information et de la communication sont un formidable outil procurant aux représentants du personnel un moyen d’action intéressant.
Les parties signataires conviennent de l’intérêt, pour le dialogue social, de l’accès aux messageries professionnelles par les représentants du personnel.
L’utilisation de la messagerie électronique permet un gain de temps considérable dans la gestion courante de l’activité des représentants du personnel et constitue un vecteur puissant pour communiquer avec la communauté de travail à peu de frais.
L’accès à la messagerie est reconnu et organisé selon les modalités suivantes :
La diffusion doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique de l’entreprise et ne pas entraver l’accomplissement du travail.
Les représentants du personnel ne doivent jamais écrire un message électronique qu’ils s’interdiraient d’exprimer oralement ou par un autre moyen.
La courtoisie constitue une règle de base dans tous les échanges électroniques.
Certains principes sont affirmés par les parties au présent accord :
Respect du principe de finalité : la finalité du traitement doit être strictement respectée. Ainsi, les adresses de messagerie électronique des salariés ne peuvent être utilisées que pour la diffusion d’informations relatives aux fonctions des représentants du personnel.
Droit d’information : les salariés doivent être clairement et préalablement informés de l’utilisation de la messagerie électronique par les représentants du personnel.
Identification de l’information : les représentants du personnel s’engagent à ce que la nature du message (communication des représentants du personnel) soit systématiquement mentionnée dans l’objet du message pour informer clairement les salariés de l’origine et de la nature du message.
3.3 Responsabilité du contenu des communications des représentants du personnel
Les communications des représentants du personnel ne doivent comporter aucune mention injurieuse (individuelle ou collective), diffamatoire ou pouvant être interprétée comme telle par les salariés ou la direction ou de mise en cause personnelle de quelque nature que ce soit.
Les parties signataires s’engagent à ce que les informations interviennent notamment dans le respect de la réglementation sur la presse et de la législation garantissant la protection de la vie privée et du droit à l’image.
Le contenu de l’information est placé sous l’entière responsabilité de son émetteur.
Les auteurs des communications doivent être connus afin que leur responsabilité puisse être, si nécessaire, engagée.
3.4 Obligation de discrétion dans les communications des représentants du personnel
Il est précisé que la liberté d’expression des représentants du personnel trouve une limite dans la stricte protection de l’intérêt de l’entreprise.
L’utilisation de la messagerie électronique est autorisée sous réserve expresse que ne soit pas enfreinte l’obligation de confidentialité relative aux informations considérées comme confidentielles par la loi et/ou présentées comme telles par la direction.
TITRE II - CADRE DE MISE EN PLACE DES REPRÉSENTANTS DU PERSONNEL
Article 1 - Mise en place du comité social et économique (CSE) et périmètre
Il est rappelé que les différents sites de l’entreprise sont rattachés au fonctionnement centralisé du siège social de l’entreprise et ne disposent pas d’une autonomie en matière de gestion du personnel. Aucun établissement distinct ne saurait donc être identifié.
En outre, considérant l’intérêt évident de faire travailler ensemble au sein d’une instance représentative commune des salariés issus des différentes activités de l’entreprise, il est convenu de doter l’entreprise d’un unique CSE au niveau du périmètre Mutualité Française Comtoise qui a vocation à représenter les salariés de l’ensemble de l’entreprise.
Les parties conviennent de la nécessité de tenir compte de la diversité et de la dispersion des activités et des sites dans la mise en place des acteurs du Comité Social et Economique.
Lors de sa première réunion suivant les élections, le CSE procède à la désignation :
d’un secrétaire parmi ses membres titulaires,
d’un secrétaire adjoint,
d’un trésorier parmi ses membres titulaires,
et d’un trésorier adjoint.
Article 2 - Délégués syndicaux
Le cadre de mise en place des délégués syndicaux est l’entreprise par correspondance avec le principe retenu pour le CSE.
Les protocoles d’accords préélectoraux qui feront suite à la signature de cet accord d’entreprise déclineront systématiquement ces principes. Il devra en être de même pour les processus de désignation des délégués syndicaux et des représentants syndicaux.
Article 3 - Dispositions temporaires relatives à la représentation de l’HAD
3.1 Instance Comité Social et Économique
Il est rappelé que le transfert du personnel HAD au sein de Mutualité Française Comtoise entraine la perte des mandats électifs et désignatifs existants au sein de l’entité d’Hospitalia Mutualité.
Désirant garantir une représentativité pour le personnel issu de l’HAD, il a été convenu de ce qui suit :
Les élus titulaires d’Hospitalia Mutualité, à la date de réalisation de l’opération de rapprochement de Mutualité Française Comtoise et d’Hospitalia Mutualité, intègreront le CSE en qualité d’assimilés à des membres élus titulaires, du CSE de la Mutualité Française Comtoise.
Ils participeront à l’ensemble des délibérations, à l’exclusion des consultations intervenant obligatoirement dans le cadre d’un vote à bulletin secret.
En dehors des votes à bulletin secret, chaque délibération devra être réalisée à main levée. Les votes seront ainsi retranscrits dans une grille de vote précisant les noms et prénoms du votant, et 3 colonnes à compléter selon la nature du vote (favorable, défavorable, abstention).
Cette grille sera conservée par la Direction des Ressources Humaines et ne sera pas reportée dans les procès-verbaux
3.2 Durée déterminée
Les dispositions du présent article 3 ne sont applicables que pour une durée déterminée. Elles prendront fin avec les prochaines élections du CSE de Mutualité Française Comtoise.
TITRE III - MOYENS SUPPLÉMENTAIRES ALLOUÉS AUX MEMBRES DU CSE
Article 1 - Participation au financement d’une formation économique des membres du CSE
Il est rappelé que les membres titulaires du CSE bénéficient d’un stage de formation économique d’une durée maximale de 5 jours dont le financement est réglementairement pris en charge par le CSE et rémunéré comme du temps de travail dans la limite de la durée contractuelle de travail (sans heures supplémentaires et complémentaires).
La direction s’engage à participer au financement du coût pédagogique de la formation économique qui sera suivie par les membres du CSE à hauteur d’un plafond fixé à 3500 euros TTC. Cela s’effectuera par un remboursement de cette somme au CSE sur présentation de la facture de formation acquittée par le CSE. Pour bénéficier de ce remboursement la formation devra avoir lieu dans les six mois qui suivront la proclamation des noms des nouveaux élus.
Article 2 - Budget social et culturel supplémentaire
La convention collective des établissements privés d’hospitalisation, de soins, de cure et de garde à but non lucratif (FEHAP) prévoit dans son article 03.03.1.4 que le budget social et culturel du Comité Social et Économique correspond à 1,25% de la masse salariale brute.
La convention collective de la Mutualité (UGEM) prévoit dans son article 3.3 que le budget social et culturel du Comité Social et Économique correspond à 0,80% de la masse salariale brute.
La convention collective de l’hospitalisation privée (FHP) prévoit dans son article 30-3 que le budget social et culturel du Comité Social et Économique correspond à 0,25% de la masse salariale brute.
De manière à permettre au CSE d’être ambitieux et harmonieux dans ses activités sociales et culturelles, il est prévu de lui accorder un budget social et culturel correspondant à 1,25% de la masse salariale brute de toute l’entreprise.
Article 3 - Heures de délégation supplémentaires pour les membres du CSE
Les membres titulaires du CSE bénéficient réglementairement d’un crédit d’heures de délégation fixé à 24 heures par mois.
La Direction porte ce crédit à 25 heures par mois pour les membres titulaires du CSE (à l’exception du secrétaire et du trésorier).
La Direction porte ce crédit à 26 heures par mois pour le trésorier du CSE et à 147 heures par mois pour le secrétaire du CSE.
La Direction accorde un crédit supplémentaire de 21 heures par mois pour le secrétaire adjoint du CSE et cela peu importe qu’il soit élu titulaire ou suppléant au CSE.
Tableau récapitulatif des crédits d’heures de délégation
Compte tenu du caractère mensuel des réunions du CSE, il est convenu que le secrétaire du CSE - qui est contractuellement à temps complet - ne pourra en aucun cas se prévaloir d’heures supplémentaires. Il en sera de même en cas de cumul de mandats par le secrétaire su CSE.
Il est rappelé qu’il existe réglementairement des dispositifs d’utilisation cumulative des heures de délégation et de répartition entre titulaires et suppléants des heures de délégation. Pour une simplification de gestion et de suivi, les dispositifs d’utilisation cumulative, de report et de répartition des heures de délégation s’appliquent uniquement dans le cadre de l’année civile.
Il est également rappelé qu’il existe un dispositif réglementaire de paiement par l’employeur des heures que les membres du CSE passent en réunion plénière du comité et de ses commissions sur convocation de l’employeur.
L’article L3123-14 du Code du travail prévoit que le temps de travail mensuel d'un salarié à temps partiel ne peut être réduit de plus d'un tiers par l'utilisation du crédit d'heures auquel il peut prétendre pour l'exercice de mandats qu'il détient au sein d'une entreprise. Le solde éventuel de ce crédit d'heures payées peut être utilisé en dehors des heures de travail de l'intéressé. Cette règle est jugée compliquée et contraignante dans sa mise en application. Ainsi, à la demande des partenaires sociaux et de façon plus favorable pour les représentants du personnel, il est décidé de ne pas en faire application au sein de l’entreprise.
Article 4 - Présence de suppléants aux réunions du CSE
Il est réglementairement prévu que le suppléant ne pourra assister aux réunions du CSE qu’en l’absence du titulaire.
Les membres suppléants du CSE ont la possibilité d’être membres d’une ou plusieurs commissions du CSE.
TITRE IV - LES COMMISSIONS DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE
Dans le cadre de ses fonctions, le CSE constituera en son sein des commissions chargées d’examiner et de préparer en amont les dossiers qui lui seront soumis. Ces commissions seront mises en place au niveau de l’entreprise.
Si un membre de ces commissions venait à démissionner, son remplacement serait alors mis à l’ordre du jour d’une réunion du CSE à l’initiative du secrétaire du CSE.
En cas d’absence de l’entreprise de plus d’un mois d’un membre de la commission, le CSE pourra désigner un remplaçant provisoire pour la durée de l’absence.
Article 1 - Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT)
Conformément à la réglementation, une commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) sera créée au sein du CSE.
Cette commission se voit confier, par délégation du CSE, tout ou partie des attributions du comité relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail.
1.1 Missions déléguées par le CSE à la CSSCT
Les missions déléguées par le CSE à la CSSCT consistent à :
Contribuer à l’élaboration et au choix de la méthode qui sera utilisée par les représentants de proximité concernant l’étude des postes et les enquêtes associées (accidents du travail, maladies professionnelles, …).
Réaliser des enquêtes en matière d’accidents du travail et de maladies professionnelles (avec information préalable du directeur d’EHPAD, du directeur régional HAD, de la directrice du dentaire ou de la directrice optique et audition).
Préparer les travaux du CSE sur les documents qui lui sont remis concernant la santé, la sécurité et les conditions de travail.
Participer à des enquêtes en matière de santé, sécurité et conditions de travail et à des enquêtes consécutives à des accidents du travail.
Mettre en place un accompagnement des représentants de proximité dans les enquêtes que ces derniers réaliseront.
Préparer les 4 réunions annuelles du CSE portant sur la santé, la sécurité et les conditions de travail.
Les enquêtes constituent un outil pour proposer des actions d’amélioration des conditions de travail. Elles permettent d’être informé au mieux des situations de travail. Elles favorisent la proximité des membres de la CSSCT avec les salariés et assurent l’acquisition d’une connaissance de terrain. La fréquence des enquêtes est au moins égale à celle des réunions du CSE consacrées en partie à la santé, sécurité et aux conditions de travail (soit au moins 4 par an). Le temps passé aux enquêtes en déduit du crédit mensuel d’heures de délégation. La CSSCT détermine elle-même le contenu et l’organisation des enquêtes en lien avec les directeurs d’établissements ou d’activités. Les enquêtes ne devront pas perturber l’activité professionnelle et donneront lieu à un compte-rendu qui sera annexé au procès-verbal de la réunion suivante de la CSSCT. Le directeur dispose de la possibilité, s’il le souhaite, de participer à ces enquêtes qui constituent un outil caractéristique du rôle préventif de la CSSCT. Lorsqu’il survient un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave, la CSSCT a l’obligation de réaliser une enquête.
En complément, la CSSCT formule toute proposition de nature à améliorer les conditions de travail.
1.2 Présidence de la commission
Cette commission sera présidée par la Responsable des Ressources Humaines qui pourra se faire assister par des collaborateurs appartenant à l’entreprise et choisis, si nécessaire, en dehors du comité.
1.3 Représentants du personnel
Réglementairement, la commission doit comprendre au moins 3 membres, dont au moins un représentant le second collège, ou le cas échéant le troisième collège.
De façon plus favorable, la CSSCT de l’entreprise sera composée de 6 membres dont au moins un représentant du 2ème collège ou, le cas échéant, du 3ème collège.
1.4 Autres participants à la CSSCT
Sont invités aux réunions de la CSSCT le médecin du travail, le responsable interne du service sécurité et des conditions de travail, l’agent de contrôle de l’inspection du travail et l’agent de prévention des services de prévention des organismes de sécurité sociale.
1.5 Modalités de fonctionnement
Par parallélisme avec le nombre de réunions du CSE portant sur les questions liées à la santé, la sécurité et aux conditions de travail, la CSSCT se réunira quatre fois par an.
Un membre de la commission rédigera les procès-verbaux de réunions et les communiquera aux membres du CSE.
Le rédacteur du procès-verbal des réunions de la commission bénéficiera d’un crédit de 2 heures de délégation par procès-verbal à rédiger.
1.6 Formation santé, sécurité et conditions de travail
Les membres de la CSSCT bénéficient d’une formation en matière de santé, sécurité et de conditions de travail d’une durée de 5 jours. Le financement de cette formation sera pris en charge par l’employeur dans les conditions fixées par le Code du travail.
Article 2 - Commission de la formation
Conformément à la réglementation, une commission de la formation sera créée au sein du CSE.
Cette commission sera chargée :
De préparer les délibérations du CSE sur les orientations stratégiques de l’entreprise et la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi dans les domaines qui relèvent de sa compétence ;
D’étudier les moyens permettant de favoriser l’expression des salariés en matière de formation et de participer à leur information dans ce domaine ;
D’étudier les problèmes spécifiques concernant l’emploi et le travail des jeunes et des travailleurs handicapés.
Un collaborateur de la Direction des Ressources Humaines participera en tant qu’expert à cette commission avec voix consultative.
Cette commission sera composée de trois membres et se réunira deux fois par an.
Le collaborateur de la Direction des Ressources Humaines en charge de la commission formation convoquera les membres de cette commission et un membre de la commission rédigera les procès-verbaux de réunions et les communiquera aux membres du CSE.
Le rédacteur du procès-verbal des réunions de la commission bénéficiera d’un crédit de 2 heures de délégation par procès-verbal à rédiger.
Article 3 - Commission d’information et d’aide au logement
Conformément à la réglementation, une commission d’information et d’aide au logement sera créée au sein du CSE.
Cette commission facilite le logement et l’accession des salariés à la propriété et à la location des locaux d’habitation.
A cet effet, cette commission :
Recherche les possibilités d’offres de logements correspondant aux besoins du personnel, en liaison avec les organismes habilités à collecter la participation des employeurs à l’effort de construction ;
Informe les salariés de leurs conditions d’accès à la propriété ou à la location d’un logement ;
Assiste les salariés dans les démarches nécessaires pour l’obtention des aides financières auxquelles ils peuvent prétendre.
Un collaborateur de la Direction des Ressources Humaines, qui fait le lien entre l’entreprise et Action Logement, participera en tant qu’expert à cette commission avec voix consultative. Il pourra se faire assister par un représentant d’Action Logement.
Cette commission sera composée de deux membres et se réunira une fois par an.
Le collaborateur de la Direction des Ressources Humaines en charge de la commission formation convoquera les membres de cette commission et un membre de la commission rédigera les procès-verbaux de réunions et les communiquera aux membres du CSE.
Le rédacteur du procès-verbal des réunions de la commission bénéficiera d’un crédit de 2 heures de délégation par procès-verbal à rédiger.
Article 4 - Commission de l’égalité professionnelle
Conformément à la réglementation, la commission de l’égalité professionnelle sera créée au sein du CSE.
Cette commission sera chargée de préparer les délibérations du CSE sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi pour les domaines qui relèvent de sa compétence.
Un collaborateur de la Direction des Ressources Humaines participera en tant qu’expert à cette commission avec voix consultative.
Cette commission sera composée de deux membres et se réunira une fois par an.
Le collaborateur de la Direction des Ressources Humaines en charge de la commission égalité professionnelle convoquera les membres de cette commission et un membre de la commission rédigera les procès-verbaux de réunions et les communiquera aux membres du CSE.
Le rédacteur du procès-verbal des réunions de la commission bénéficiera d’un crédit de 2 heures de délégation par procès-verbal à rédiger.
De façon plus favorable que la réglementation, une commission économique sera créée au sein du CSE.
Cette commission sera chargée d’étudier les documents économiques et financiers recueillis par le comité et toute question soumise par lui.
Le Directeur Administratif et Financier participera en tant qu’expert à cette commission avec voix consultative.
Cette commission sera composée de quatre membres et se réunira trois fois par an.
Le Directeur Administratif et Financier convoquera les membres de cette commission et un membre de la commission rédigera les procès-verbaux de réunions et les communiquera aux membres du CSE.
Le rédacteur du procès-verbal des réunions de la commission bénéficiera d’un crédit de 2 heures de délégation par procès-verbal à rédiger.
Article 6 - Commission supplémentaire : commission qualité et gestion des risques
De façon plus favorable que la réglementation, une commission qualité et gestion des risques sera créée au sein du CSE.
Cette commission sera notamment informée sur les problématiques liées à la qualité et à la gestion des risques ainsi que sur les mesures correctives mises en place. Cette commission sera très opérationnelle. La Directrice Qualité et Gestion des Risques participera en tant qu’expert à cette commission avec voix consultative.
Cette commission sera composée de quatre membres et se réunira quatre fois par an.
La Directrice Qualité et Gestion des Risques convoquera les membres de cette commission et un membre de la commission rédigera les procès-verbaux de réunions et les communiquera aux membres du CSE.
Le rédacteur du procès-verbal des réunions de la commission bénéficiera d’un crédit de 2 heures de délégation par procès-verbal à rédiger.
TITRE V - TRAITEMENT LOCAL DES SUJETS RELATIFS A LA SANTÉ, SECURITÉ ET CONDITIONS DE TRAVAIL : MISE EN PLACE DE REPRÉSENTANTS DE PROXIMITÉ
La Mutualité Française Comtoise SSAM et les représentants du personnel attachent une attention particulière à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail des salariés et encouragent donc un traitement de proximité de ces sujets.
Dans ce contexte, les parties conviennent de mettre en place des représentants de proximité exerçant sur leur périmètre de véritables attributions déléguées par le Comité Social et Economique et de leur donner les moyens adéquats.
Telle sera l’ambition des représentants de proximité (RP).
Article 1 - Attribution en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail
Le RP est un acteur local. Il est le relai du CSE sur le terrain.
Les RP ont pour mission de contribuer en local à la prévention et à la protection de la santé physique et mentale et à la sécurité des salariés.
Ils contribuent en local à la promotion de la prévention des risques professionnels autour du document unique d’évaluation des risques professionnels.
Ils ont également pour mission de contribuer en local à l’amélioration des conditions de travail, par exemple, dans les domaines suivants :
Prévention des éventuelles situations de harcèlement ;
Identification des éventuelles charges de travail excessives ;
Préconisation en matière d’amélioration dans l’organisation du travail du site ;
Recommandation d’actions de nature à améliorer de qualité de vie au travail.
Les RP pourront aider la CSSCT à préparer les dossiers qui lui seront soumis par le CSE dans les domaines qui relèvent de ses compétences.
Les RP pourront collecter les réclamations individuelles et collectives des salariés de leurs périmètres concernant l’application du Code du travail, de la convention collective et des accords internes et les transmettre au CSE.
Article 2 - Périmètre de mise en place des représentants de proximité
Le cadre de mise en place des RP tient compte de la configuration de l’entreprise et s’étendra, dans certaines situations, à plusieurs établissements de manière à ce que tous les salariés de l’entreprise soient couverts par des RP.
Il est ainsi convenu de mettre en place des RP dans les périmètres suivants :
Activités dentaire, optique, audition et les salariés MFC SSAM du siège social
EHPAD Besançon et Frasne
EHPAD Saint Vit, Vercel et les Auxons
EHPAD Maîche et Sancey
EHPAD Sochaux, Etupes, Bavans, Seloncourt et Grand Charmont
EHPAD Bart
EHPAD de Belfort
Hospitalisation à Domicile
Les RP sont des salariés protégés contre le licenciement de façon identique aux membres du CSE.
Article 3 - Nombre de représentants de proximité
Chaque périmètre défini ci-dessus disposera au maximum de trois RP qui seront salariés dans les périmètres retenus.
Mesure d’accompagnement transitoire :
Jusqu’à la fin du mandat du CSE MFC qui est en cours, et pour permettre de poursuivre la consolidation du climat social du site HAD de Lons le Saunier, il est prévu ce qui suit :
L’HAD disposera au maximum de quatre représentants de proximité et un de ces postes sera réservé à l’HAD de Lons le Saunier. Dans l’hypothèse où il n’y aurait pas de candidat RP pour l’antenne HAD de Lons le Saunier, le nombre maximal de représentants de proximité pour l’HAD serait alors ramené à trois.
Article 4 - Modalités de désignation
Les RP ne sont pas obligatoirement membres du CSE.
Ils seront désignés par le CSE pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du CSE.
L’appel à candidature est réalisé par les membres du CSE.
Les RP sont désignés par un vote des membres titulaires du CSE selon les modalités fixées par ces derniers.
Article 5 - Modalités de fonctionnement
5.1 Le président
Les RP seront présidés par un directeur d’établissement ou d’activité.
Périmètres de mise en place
Présidents des représentants de proximité
Activités dentaire, optique, audition et salariés MFC SSAM du siège social
Directrice Optique/audition qui pourra se faire assister par la Directrice dentaire
EHPAD Besançon et Frasne
Directrice de ces 2 EHPAD
EHPAD Saint Vit, Vercel et les Auxons
Directeur de ces 3 EHPAD
EHPAD Maîche et Sancey
Directeur de ces 2 EHPAD
EHPAD Sochaux, Etupes, Bavans, Seloncourt et Grand Charmont
Directeur de ces 5 EHPAD
EHPAD Bart
Directrice de cet EHPAD
EHPAD de Belfort
Directeur de cet EHPAD
Hospitalisation à Domicile
Directeur Régional HAD qui pourra se faire représenter le Directeur Régional Adjoint HAD
5.2 Le secrétaire
Lors de la première réunion, les représentants de proximité désignent parmi eux un secrétaire.
5.3 Invité permanent
Afin d’améliorer le lien entre le Comité Social et Économique et les Représentants de Proximité ainsi que la fluidité dans la circulation des informations, il est convenu que le secrétaire du CSE sera invité permanent pour toutes les réunions de RP. Le secrétaire du CSE pourra, si nécessaire, apporter son aide pour la rédaction du procès-verbal des réunions des représentants de proximité.
5.4 Les réunions
Les représentants de proximité sont réunis une fois par trimestre.
Le président a l’initiative des convocations et préside les réunions.
L’ordre du jour de chaque réunion est établi par le président et le secrétaire au plus tard 8 jours avant la réunion.
L’envoi des convocations aux représentants de proximité incombe au président de l’instance.
Pour certaines réunions, le président peut faire appel au concours de toute personne de l’entreprise qui lui paraîtrait qualifiée au regard de l’ordre du jour (directrice qualité et gestion des risques, chef sécurité incendie et assistance aux personnes, collaborateur des ressources humaines, ...).
Il peut également inviter le médecin du travail ou l’agent de prévention des services de prévention des organismes de sécurité sociale.
Les réunions des représentants de proximité ont lieu durant le temps de travail et sont rémunérées comme tel. Les temps de réunion ne sont pas déduits des heures de délégation.
Le secrétaire rédige le procès-verbal de chaque réunion et procède à sa diffusion pour affichage sur chaque site situé dans son périmètre et en transmet un exemplaire au secrétaire du CSE.
5.5 Les heures de délégation
Afin de permettre aux représentants de proximité de disposer du temps nécessaire pour assurer dans de bonnes conditions leurs attributions, la Direction accorde un crédit d’heures de 2 heures par mois à chaque représentant de proximité.
Les frais de déplacement entre les différents établissements des périmètres retenus seront remboursés conformément au barème interne à l’entreprise.
5.6 Vacance de siège
Si le mandat restant à courir d’un siège devenu vacant est de trois mois au moins, l’employeur procèdera au remplacement.
En cas d’absence de plus de 3 mois d’un représentant de proximité, le CSE pourra désigner un remplaçant provisoire pour le temps de l’absence.
TITRE VI - BONS DE DELEGATION
Article unique - Bons de délégation
Des bons de délégation sont mis en place pour l’ensemble des représentants du personnel. Sauf urgence ou circonstance exceptionnelle, ces bons de délégation doivent être remplis préalablement par le représentant du personnel et signés par ce dernier et son responsable hiérarchique.
TITRE VII - PRÉSIDENCE DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE
Le CSE est présidé par l’employeur. Le président du CSE peut désigner un représentant chargé de présider l’institution en ses lieux et places.
Concernant le CSE de la MFC SSAM, la Directrice Générale donne délégation à la Directrice des Ressources Humaines pour présider cette instance.
La Directrice Générale présidera personnellement le CSE pour la consultation annuelle sur les orientations stratégiques de l’entreprise et pour la consultation annuelle sur la situation économique et financière de l’entreprise.
TITRE VIII - REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Article 1 - Modalités de représentation des salariés au Conseil d’Administration
En préalable, sont rappelées les dispositions du Code de la Mutualité selon lesquelles deux représentants des salariés assistent aux séances du conseil d'administration.
Les représentants des salariés au Conseil d’Administration seront désignés par le Comité Social et Economique selon les modalités fixées par ce dernier.
Cette élection sera précédée d’un appel à candidature réalisé par les membres du Comité Social et Economique au sein de tous les établissements de l’entreprise.
En cas de départage des voix, le candidat le plus âgé sera proclamé élu.
La durée du mandat des représentants du personnel au Conseil d’Administration est identique à la durée des mandats du Comité Social et Économique.
Article 2 - Obligation de discrétion
Les représentants des salariés au Conseil d’Administration sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations présentant un caractère confidentiel et données comme telles par les représentants de la Direction.
TITRE IX - ÉGALITÉ DES CHANCES
Cet article s’applique à l’ensemble des représentants du personnel quel que soient leurs mandats.
Il est rappelé que l’exercice d’un mandat ne peut ni favoriser, ni pénaliser l’évolution de carrière d’un salarié ayant choisi d’exercer des missions de représentant du personnel.
Il est également rappelé que le temps consacré par un collaborateur à l’exercice de ses missions de représentant du personnel fait partie intégrante du fonctionnement de l’entreprise et est à ce titre considéré comme du temps de travail effectif.
Les représentants du personnel s’engagent à exercer leurs missions en cohérence avec leur activité professionnelle et la Direction s’engage à adapter leur charge de travail en fonction du nombre d’heures de délégation utilisées, et ce dès la prise du mandat.
Les démarches relatives à l’évolution professionnelle des représentants du personnel seront examinées avec attention sachant que, comme tout collaborateur, il leur appartient d’être acteur de leur évolution professionnelle.
De manière générale, les engagements de l’entreprise sont dictés par le respect de l’article L 2141-5 du Code du travail relatif au principe d’équité et de non-discrimination.
TITRE X - ENTRETIEN ANNUEL D’EVALUATION ET DE PROGRES
Comme l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise, chaque représentant du personnel bénéficie d’un entretien annuel d’évaluation et de progrès.
L’entretien d’évaluation porte notamment sur l’appréciation du travail réalisé sur l’année précédente et sur les objectifs à fixer pour l’année à venir.
Il ne sera pas fait état au cours de l’entretien annuel d’évaluation et de progrès des mandats des représentants du personnel.
Outre, cet entretien annuel, un entretien pourra être demandé par le représentant du personnel auprès de son responsable hiérarchique en cas de difficultés d’exercice de son mandat au cours de l’année. Un collaborateur des Ressources Humaines pourra être présent au cours de cet entretien sur demande de l’une ou de l’autre des parties. Lors de cet entretien en présence d’un collaborateur des Ressources Humaines, l’élu pourra être accompagné d’un salarié de son choix appartenant à l’entreprise.
TITRE XI - FORMATION ET ÉVOLUTION PROFESSIONNELLE
A la fin du mandat, à la demande du représentant du personnel, il pourra être procédé à une étude de son dossier en matière d’évolution de carrière.
En fonction de la situation constatée et en fonction du temps consacré à l’exercice des missions de représentation du personnel, le représentant du personnel et le supérieur hiérarchique en lien avec la Direction des Ressources Humaines pourront envisager des formations pour, soit faciliter une remise à niveau, soit encourager une réorientation professionnelle.
TITRE XII - DISPOSITIONS FINALES
Article 1 - Entrée en vigueur de l’avenant et durée
Le présent avenant entrera en vigueur au 1er janvier 2024.
Si l’opération de fusion devait être reportée après la date du 1er janvier 2024, les parties conviennent expressément de décaler l’entrée en vigueur du présent avenant au jour du transfert effectif du personnel d’Hospitalia Mutualité vers Mutualité Française Comtoise.
Cet avenant est conclu pour une durée indéterminée, à l’exclusion :
des dispositions spécifiquement prévues à l’article 3 du titre 2 du présent avenant, conclues pour une durée déterminée.
des dispositions spécifiquement prévues à l’article 3 du titre 5 partie « mesure d’accompagnement transitoire » relatives aux représentants de proximité de l’HAD du présent avenant, conclues pour une durée déterminée.
Article 2 - Publicité et dépôt de l’avenant
L’avenant sera remis à chaque partie signataire. En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de la Mutualité Française Comtoise SSAM. Ce dernier déposera l’avenant sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Le déposant adressera un exemplaire de l’avenant au secrétariat greffe du conseil de prud'hommes de Besançon. Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent avenant, elles pourront convenir qu’une partie du présent avenant ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L 2231-5-1 du Code du travail. En outre, l'employeur peut occulter les éléments portant atteinte aux intérêts stratégiques de l'entreprise. A défaut, le présent avenant sera publié dans une version intégrale.
Fait à Besançon, le ……………….. En trois exemplaires originaux
Pour le syndicat CFDT :
Madame ………….. agissant en qualité de déléguée syndicale
Pour la Mutualité Française Comtoise SSAM :
Madame …………… agissant en qualité de Directrice Générale
