La Mutuelle du Ministère de la Justice (MMJ), organisme régi par le Code de la Mutualité, immatriculée au registre SIRENE sous le n° 775 657 521 000 99 située au 53 rue de Rivoli 75038 PARIS CEDEX 01, représentée par X, Directeur Général.
Et
Les Organisations Syndicales Représentatives au niveau du périmètre ci-dessus délimité, représentées par leur Délégué (e) syndicale, mandaté pour la négociation en cause :
L’Union départementale CFDT des salariés de la Mutualité de l’Ile de France, 7 – 9 rue Euryale Dehaynin 75019 PARIS, représentée par X, en sa qualité de déléguée syndicale.
Le Syndicat Force Ouvrière des Organismes Sociaux Divers de la Région Parisienne, 3 rue du Château d’Eau 75010 PARIS, représenté par X, en sa qualité de délégué syndical.
Ci-après dénommées les Parties Table des matières TOC \o "1-3" \h \z \u 1PRÉAMBULE PAGEREF _Toc54781121 \h 3 2CHAMP D’APPLICATION PAGEREF _Toc54781122 \h 4 2.1Définition PAGEREF _Toc54781123 \h 4 2.2Périmètre d’application de l’Accord PAGEREF _Toc54781124 \h 4 3CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE PAGEREF _Toc54781125 \h 5 3.1Critères de validation de la candidature PAGEREF _Toc54781126 \h 5 3.2Réexamen PAGEREF _Toc54781127 \h 5 3.3Candidature PAGEREF _Toc54781128 \h 5 3.4Période d’adaptation PAGEREF _Toc54781129 \h 6 3.5Réversibilité PAGEREF _Toc54781130 \h 6 3.6Suspension PAGEREF _Toc54781131 \h 6 3.7Situations de télétravail occasionnel PAGEREF _Toc54781132 \h 6 4CONDITIONS GÉNÉRALES D’ORGANISATION PAGEREF _Toc54781133 \h 7 4.1Répartition des jours de télétravail PAGEREF _Toc54781134 \h 7 4.2Modification des plannings PAGEREF _Toc54781135 \h 7 4.3Dispositions communes PAGEREF _Toc54781136 \h 8 5ÉQUIPEMENTS MIS À DISPOSITION PAGEREF _Toc54781137 \h 9 6PRISE EN CHARGE FINANCIÈRE DU TÉLÉTRAVAIL PAGEREF _Toc54781138 \h 10 6.1Frais d’installation PAGEREF _Toc54781139 \h 10 6.2Autres frais PAGEREF _Toc54781140 \h 10 7DROITS DU TÉLÉTRAVAILLEUR PAGEREF _Toc54781141 \h 11 7.1Égalité de traitement PAGEREF _Toc54781142 \h 11 7.2Santé et sécurité PAGEREF _Toc54781143 \h 11 7.3Accident du travail PAGEREF _Toc54781144 \h 11 7.4Principe du droit à la déconnexion PAGEREF _Toc54781145 \h 11 8OBLIGATIONS DU TÉLÉTRAVAILLEUR PAGEREF _Toc54781146 \h 13 8.1Confidentialité et protection des données PAGEREF _Toc54781147 \h 13 8.2Assurance PAGEREF _Toc54781148 \h 13 9ACCOMPAGNEMENT DU SALARIÉ EN TÉLÉTRAVAIL PAGEREF _Toc54781149 \h 14 9.1Suivi par le responsable PAGEREF _Toc54781150 \h 14 9.2Formation et sensibilisation PAGEREF _Toc54781151 \h 14 9.3Référent télétravail PAGEREF _Toc54781152 \h 14 10ENTRÉE EN VIGUEUR DE L’ACCORD PAGEREF _Toc54781153 \h 15 11RÉVISION DE L’ACCORD PAGEREF _Toc54781154 \h 15
PRÉAMBULE Les fortes évolutions des technologies de l’information et de la communication (et notamment toutes les possibilités de connectivité grâce au numérique), l’appétence des salariés de la MMJ pour le télétravail, la volonté de la MMJ de poursuivre une politique des Ressources Humaines en adéquation avec sa politique de Responsabilité Sociétale, ont conduit les Parties, dans le cadre du présent Accord, à développer une nouvelle forme d’organisation du travail au sein de la MMJ, à savoir l’alternance de jours travaillés dans les locaux de la MMJ et de jours travaillés au domicile du salarié.
Cette nouvelle forme d’organisation du travail est ouverte aux salariés éligibles et volontaires.
A la MMJ, le télétravail repose sur des convictions partagées entre la Direction, les collaborateurs et les représentants du personnel, à savoir :
Une meilleure qualité de vie des collaborateurs : un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle, une réduction des temps de transports, moins de fatigue
Une régularité des performances opérationnelles aussi bien en présentiel qu’en télétravail
L’inscription dans une démarche de développement durable : limitation des déplacements, des risques d’accidents de trajets, réduction de l’empreinte carbone
Une contribution à la fidélisation des collaborateurs et à l’attractivité de la MMJ
Les Parties affirment également que le télétravail :
S’inscrit dans une relation basée sur la confiance et la responsabilisation de l’ensemble des collaborateurs et de leurs responsables
Doit servir la performance de la MMJ dans son environnement concurrentiel
Doit s’effectuer tout en assurant le maintien du lien social entre les salariés et la MMJ
La mise en place du télétravail implique un accord entre l’employeur et le salarié et présente un caractère de réversibilité (sauf cas prévu à l’article 3.6).
Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits que s’il exerçait son activité dans les locaux de l’entreprise, et reste soumis aux mêmes obligations.
CHAMP D’APPLICATION Définition En application des dispositions de l’article L.1222-9 du Code du Travail, à la date de signature du présent Accord, « Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».
Le télétravail s’entend comme un mode d’organisation du travail alternant des jours de présence au sein de la MMJ et des jours de travail au domicile principal du salarié dans les conditions fixées ci-après. Périmètre d’application de l’Accord Les dispositions du présent Accord s’appliquent à l’ensemble des salariés de la MMJ :
En contrat à durée indéterminée (CDI), à l’issue de la confirmation de leur intégration, soit après leur période d’essai
En contrat à durée déterminée (CDD) de plus de 3 mois
Sauf les salariés affectés aux activités « courrier »
Le télétravail est subordonné au volontariat des salariés et requiert l’accord de l’employeur, après analyse des conditions d’éligibilité.
Le nombre de jours de télétravail est fixé à 2 jours par semaine, sauf pour les salariés suivants :
Contrats à temps partiel : 1 jour par semaine
Commerciaux non sédentaires : 1 jour par semaine
Accueil et Numérisation : sous réserve de la présence quotidienne d’au moins une personne de l’équipe dans les locaux de la MMJ
Pour les salariés en situation de handicap : les demandes de télétravail émanant de salariés en situation de handicap seront soumises à un examen particulier de la Direction dans le cadre du présent Accord.
CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE Critères de validation de la candidature Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié et l’employeur.
Le salarié peut ne pas être candidat au télétravail, sans que cette posture soit considérée comme fautive ou pénalisante pour son déroulement de carrière.
Pourra accéder au télétravail tout salarié remplissant les conditions d’éligibilité suivantes :
Une efficacité dans son organisation personnelle, dans la gestion de son temps de travail et une autonomie dans la réalisation de ses missions
Une maîtrise de son activité
Par ailleurs, le salarié doit :
Posséder une connexion internet de bonne qualité au domicile
Attester sur l’honneur qu’il dispose d’un espace de travail conforme aux règles de sécurité électrique en vigueur
Attester sur l’honneur qu’il dispose d’un espace de travail permettant d’exercer ses missions dans des conditions de travail satisfaisantes, préservant sa santé et sa sécurité
Fournir une attestation d’assurance (telle que décrite à l’article 8.2)
Signer la charte d’utilisation du matériel MMJ mis à sa disposition et les engagements associés relatives aux démarches à effectuer en cas de vol, perte, détérioration dudit matériel
Réexamen Un changement d’emploi ou de service du salarié donne lieu à un réexamen des critères d’éligibilité.
Un changement de domicile doit être communiqué à la Direction, qui réexaminera la compatibilité du nouveau lieu avec les exigences de la qualité de la connexion internet. Le salarié devra également fournir les attestations relatives à ce nouveau domicile (mentionnées article 3.1). Candidature Le salarié candidat au télétravail formalise sa demande par écrit auprès de son responsable Un représentant de la DSI évalue également la faisabilité technique.
La Direction s’engage à examiner la demande dans un délai de 2 semaines à réception de la demande.
L’appréciation des aptitudes du salarié au télétravail ainsi que les modalités d’organisation de l’activité s’effectue au cours d’un entretien avec le responsable.
A l’issue de l’analyse de la candidature, la notification de la réponse est adressée par écrit au candidat, pour confirmer l’accord ou motiver le refus.
Le salarié a connaissance de son éligibilité au télétravail dans un délai d’un mois à compter de la transmission de sa demande (comprenant l’ensemble des documents demandés). Période d’adaptation Dès mise en place du télétravail, les parties (le salarié / l’employeur) bénéficient d’une période d’adaptation de 3 mois. Durant cette période, l’employeur ou le salarié peut mettre fin au télétravail, sous réserve de respecter un délai de prévenance de 2 semaines, sauf accord des parties pour un délai plus court. Réversibilité La situation de télétravail est réversible. Elle ne peut en aucun cas constituer un droit ou un avantage acquis. A l’issue de la période d’adaptation, le salarié ou l’employeur peut mettre fin à la situation de télétravail, sous réserve de formuler sa demande par écrit et respecter un délai de prévenance d’un mois, sauf accord entre les parties pour un délai plus court en raison des circonstances. Suspension La suspension du télétravail pour une courte durée peut être légitimée :
Par des impératifs professionnels, qui seront stipulés par l’employeur au salarié
Des impossibilités techniques provisoires
Des circonstances auxquelles le salarié doit faire face de nature à empêcher provisoirement la réalisation de ses missions à son domicile
Situations de télétravail occasionnel Conformément à l’article L.1222-11 du Code du Travail « en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’entreprise et garantir la protection des salariés ».
Dans ce cas, la MMJ se réserve le droit d’une mise en place unilatérale du télétravail, selon des modalités qu’elle se réserve de définir, et en suspendant l’application de présent Accord.
CONDITIONS GÉNÉRALES D’ORGANISATION Répartition des jours de télétravail Chaque salarié ayant reçu la notification de son éligibilité au télétravail peut choisir les 2 jours de la semaine en télétravail, et ce parmi 5 plannings possibles mixant 2 jours de semaine :
LUNDI
MARDI
MERCREDI
JEUDI
VENDREDI
Planning 1 télétravail
Planning 2
Planning 3
Planning 4
Planning 5
Après ce premier choix des salariés, la Direction s’assure que les jours de la semaine sont couverts de façon équilibrée et en cohérence avec le bon fonctionnement de la MMJ. Si ce n’est pas le cas, chaque Responsable de Service peut proposer un planning différent à tout ou partie de ses collaborateurs.
Les demandes sont validées après concaténation de 100% des plannings de la MMJ.
Pour les temps partiels et commerciaux non sédentaires : la journée de télétravail est positionnée par le Responsable de Service.
Il est convenu que les journées de télétravail sont prises par journée entière. Modification des plannings Le planning des jours de télétravail pour chaque salarié est défini pour un semestre (à date de la mise en place effective du télétravail), et un changement de planning est envisageable à l’issue de cette période selon les modalités définies ci-dessus (article 4.1).
Le planning des jours en télétravail peut être modifié selon les modalités suivantes :
A l’initiative du salarié : 1 jour par mois
A l’initiative du responsable de service : 2 jours par mois
Il est précisé que ce changement de jour(s) doit être effectué en intra-mois.
Le délai de prévenance pour une demande de modification du planning du ou des jours de télétravail est de 2 semaines. Dans le cas où le jour en télétravail est positionné un jour férié ou un jour en RTT, il n’y a pas de report de cette journée sur une période ultérieure.
Pour les membres du Comité de Direction, maintien d’une possibilité d’être en présentiel 4 ou 5 jours par semaine, sans possibilité de report des jours initialement prévus en télétravail. Dispositions communes Lorsque le salarié travaille à domicile, il est soumis au respect des dispositions de l’accord collectif relatif à l’aménagement et à la réduction du temps de travail applicable au sein de la MMJ, ainsi que les dispositions relatives aux horaires de travail en vigueur.
L’amplitude horaire est comprise entre 8H et 18H30, du lundi au vendredi. Le temps de pause déjeuner minimal est de 45 minutes.
Il est rappelé que le salarié en télétravail doit enregistrer son temps de travail dans les mêmes conditions que dans les locaux de la MMJ : il doit à ce titre utiliser le système de badgeage accessible via son poste de travail.
ÉQUIPEMENTS MIS À DISPOSITION La MMJ met à disposition des salariés l’ensemble des équipements professionnels nécessaires au télétravail, et assure l’entretien de ces équipements :
Un écran PC, configuré sous Windows 365
Une caméra
Un clavier / une souris
Un casque, lequel est également utilisé par le salarié dans les locaux de la MMJ
Les utilisateurs d’un PC portable de la MMJ utiliseront ce PC portable à domicile les jours télétravaillés.
La MMJ fait également bénéficier de l’accès à dialace de ses applications de travail, applications métiers et applications collaboratives, et d’une solution de téléphonie VOIP.
Le salarié en télétravail s’engage à utiliser exclusivement le matériel mis à sa disposition, et à ne pas donner accès aux équipements mis à disposition à d’autres utilisateurs.
Le salarié en télétravail informe immédiatement la DSI de la MMJ en cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration, perte ou vol du matériel mis à sa disposition.
Chaque salarié en télétravail doit signer une charte de bonne utilisation du matériel mis à sa disposition. Sont également précisés dans cette charte les engagements du salarié relatifs aux démarches à effectuer en cas de vol, perte, détérioration dudit matériel.
En cas d’incident technique l’empêchant d’effectuer normalement son activité, le salarié en télétravail informe son responsable, qui prend les mesures appropriées et décide de son retour temporaire dans les locaux de la MMJ. En cas de panne matérielle qui durerait plus d’une journée, le retour dans les locaux MMJ est automatique.
Lorsqu’il est mis fin au télétravail, le salarié s’engage à restituer le matériel mis à sa disposition. Dans le cas d’une non restitution du matériel, une retenue forfaitaire de 1045 € sera effectuée sur son bulletin de paie / solde de tout compte. PRISE EN CHARGE FINANCIÈRE DU TÉLÉTRAVAIL Frais d’installation La MMJ prend en charge :
Les frais de maintenance du matériel nécessaire à la bonne exécution du travail depuis le domicile principal du salarié
En cas de changement de domicile principal, la MMJ prend à sa charge, si nécessaire, le transfert du matériel mis à la disposition du salarié dans son nouveau domicile
La MMJ versera une allocation forfaitaire de 10 euros par mois pour une journée de télétravail par semaine et 20 euros par mois pour deux journées de télétravail par semaine. Toutefois, l’indemnisation ne peut dépasser 220 € au titre d'une année civile
Aucune allocation ne sera versée en cas de journée de télétravail exceptionnelle.
Autres frais Modalités de participation de la MMJ aux frais de repas : les tickets restaurant sont versés au salarié les jours de télétravail.
Modalités de participation de la MMJ aux frais de transport : lorsque les abonnements aux transports collectifs sont souscrits au mois ou à l’année, les remboursements sont maintenus.
Les remboursements d’abonnements SNCF seront examinés au cas par cas et la solution la plus adaptée au nouveau besoin du salarié en télétravail sera retenue.
DROITS DU TÉLÉTRAVAILLEUR Égalité de traitement Le passage en télétravail n’a aucune incidence en termes de formation professionnelle ou de gestion de carrière.
Le salarié en télétravail bénéficie des mêmes droits individuels et collectifs que les autres salariés notamment en termes d’accès aux informations syndicales ou aux communications de la Direction relatives à la vie de l’entreprise.
Le salarié en télétravail demeure soumis aux règles de gestion applicables à l’ensemble des congés telles qu’elles résultent des dispositions légales et conventionnelles en vigueur. Santé et sécurité Le salarié en télétravail demeure soumis au règlement intérieur de la MMJ.
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au salarié en télétravail. Elles doivent être respectées par le responsable et le salarié dans les mêmes conditions qu’un travail exécuté dans les locaux de la MMJ.
Le télétravail doit être exécuté dans un espace du domicile répondant à des normes d’hygiène et de sécurité suffisantes. Accident du travail Le salarié en télétravail bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance qu’en situation de travail dans les locaux de la MMJ.
Un accident d’un salarié survenu à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière de travail est soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de la MMJ pendant le temps de travail.
Le salarié en télétravail est couvert au titre de la législation des accidents de trajet, telle que définie par les textes.
Principe du droit à la déconnexion Les salariés disposent d’un droit à la déconnexion qui vise à préserver leur sphère personnelle et à favoriser une meilleure articulation entre vie professionnelle et personnelle.
Dans ce cadre, il est rappelé que les outils informatiques et téléphonie ne doivent pas être utilisés en dehors de périodes habituelles de travail.
A ce titre, toutes les applications métier (GRA, AI, Suadeo, Comptabilité…) seront accessibles depuis son poste de travail seulement entre 8H et 19H du lundi au vendredi, hors jours fériés.
Seuls les membres du CODIR de la MMJ et les collaborateurs des Services Support et Exploitation de la DSI pourront accéder à ces applications en dehors de ces horaires.
Pendant la période de coupure, ne resteront actives que les applications Office 365 installées sur le poste de travail, mais sans accès aux données stockées sur les serveurs de la MMJ. La déconnexion suppose donc également une vigilance de la part du salarié à ne pas utiliser cet outil en dehors de ces périodes, notamment à l’attention d’autres salariés.
OBLIGATIONS DU TÉLÉTRAVAILLEUR Confidentialité et protection des données Le salarié en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique telles qu’en vigueur à la MMJ.
Il assure également la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre de son activité professionnelle et veille à la non-utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition.
Aucun tiers y compris les membres de la famille du salarié n’étant autorisé à utiliser le poste de travail, le salarié s’engage à verrouiller sa session utilisateur dès lors qu’il quitte son poste de travail, et ceci quelle que soit la durée de son déplacement. Assurance Le salarié en télétravail s’engage à déclarer sa nouvelle situation à sa compagnie d’assurance en mentionnant son activité à domicile et le nombre de jours télétravaillés par semaine et à fournir à la MMJ une attestation d’assurance modifiée en conséquence.
La Direction s’engage à fournir au salarié le modèle de lettre type à adresser à son assureur.
Les matériels mis à la disposition du salarié à son domicile sont d’office garantis par l’assureur de la MMJ.
La responsabilité civile du salarié en télétravail est également couverte par l’assureur de la MMJ de la même façon que celle des salariés travaillant sur site.
ACCOMPAGNEMENT DU SALARIÉ EN TÉLÉTRAVAIL Suivi par le responsable Le suivi objectif du salarié en télétravail et de son activité, requiert de la part de son responsable :
Une attention spécifique à la situation de télétravail : fréquence des échanges, conditions de réalisation de ses missions
Une répartition équivalente de la charge de travail au sein des équipes entre les salariés, qu’ils soient en télétravail ou non
Des entretiens réguliers avec les salariés en télétravail
L’entretien annuel comporte une rubrique spécifique sur les conditions d’activité du salarié en télétravail et l’évaluation de la charge. Formation et sensibilisation Préalablement à l’entrée en télétravail, les salariés ainsi que leurs responsables suivent un module de formation afin d’être sensibilisés à ce mode d’organisation du travail et aux outils et applications collaboratives associés.
Il est également remis au salarié un guide de bonnes pratiques en matière d’organisation en télétravail.
Référent télétravail Un référent télétravail est nommé au sein de la MMJ.
Son rôle :
Répondre aux questions et conseiller les salariés qui souhaiteraient un échange sur le sujet du télétravail, au-delà des informations transmises par leur responsable
Soutenir le dialogue entre le salarié et son responsable sur le sujet du télétravail
Mettre à dispositions les outils soutenant le dispositif (guide du télétravail, formulaire de demande, exemples d’attestations…)
Archiver les documents relatifs au télétravail (demandes des salariés, formulaire d’acceptation ou de refus…)
Suivre quantitativement et qualitativement la mise en place du télétravail
ENTRÉE EN VIGUEUR DE L’ACCORD Le présent accord est mis en place pour une durée de 2 ans et prend effet au 01/01/2023.
Cet Accord cesse automatiquement de produire ses effets à la date de son expiration, sauf accord entre les Parties signataires pour le renouveler pour une durée à définir.
Cet Accord annule et remplace tout accord ou usage, écrit ou oral, quelle qu’en soit la forme, portant sur le télétravail ou toutes les autres dispositions en vigueur à la MMJ relatives à l’organisation du télétravail, et ce, à compter de sa date d’entrée en vigueur. RÉVISION DE L’ACCORD Le présent accord peut faire l’objet d’une révision par voie d’avenant, notamment en raison d’évolution postérieure des textes législatifs et/ou conventionnels.
Un suivi annuel est réalisé par la Direction avec les représentants du personnel, afin de suivre la mise en œuvre de l’Accord et proposer, le cas échéant, les ajustements nécessaires.
Fait à Paris, Signature précédée de la Mention « lu et approuvé »
X, Le Directeur Général
X, Le délégué syndical,
Union départementale CFDT
des salariés de la Mutualité de l’Ile de France
X, Le délégué syndical,
Syndicat Force Ouvrière
des Organismes Sociaux Divers de la Région Parisienne,
