ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DE L’ELECTION DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA SOCIETE
NATIXIS INTEREPARGNE
Entre
La société NATIXIS INTEREPARGNE prise en la personne de son représentant légal, Monsieur, en sa qualité de Directeur Général
D’une part,
Et
Les organisations syndicales de NATIXIS INTEREPARGNE, représentées par les Délégués Syndicaux dûment désignés à cet effet.
D’autre part,
Préambule :
Afin de faciliter l’organisation des élections professionnelles et comme le permet la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 relative à la confiance dans l’Economie Numérique modifiant les articles L.2314-21 et L.2324-19 du Code du travail, Natixis SA a étudié la possibilité de recourir au vote électronique.
Les parties signataires conviennent ainsi de recourir à ce dispositif et de confier l’organisation technique des prochaines élections professionnelles à un prestataire. Après avoir été sélectionné par la Direction des Ressources Humaines, il est présenté aux organisations syndicales. Ces dernières peuvent, à cette occasion, poser toutes les questions nécessaires au fonctionnement du système de vote électronique proposé.
Le présent accord a pour objet de définir les principes de mise en place du dispositif de vote électronique au sein de Natixis Interépargne.
Article 1 – Adoption du principe de vote électronique
Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote électronique à l’occasion des prochaines élections professionnelles devant se dérouler en septembre 2019 ainsi que des élections suivantes.
Les modalités relatives entre autres au calendrier, à la constitution des bureaux de vote et à la répartition des sièges restent définies par le protocole d’accord préélectoral.
Article 2 – Expertise du système de vote proposé par le prestataire
Le système de vote électronique proposé par le prestataire envisagé par Natixis Interépargne fait l’objet d’une expertise indépendante destinée à vérifier que le process prévu assure la confidentialité des données transmises, la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Cette expertise permet également de vérifier que les données relatives aux électeurs inscrits ainsi que celles relatives à leur vote, seront traitées par des systèmes informatiques distincts dédiés et isolés.
Cette expertise est à la charge du prestataire. Ses conclusions sont communiquées aux organisations syndicales représentatives dans l’entreprise au plus tard au cours de la première réunion de négociation du protocole d’accord préélectoral à l’occasion d’une présentation réalisée par le prestataire lui-même.
Article 3 – Modalités relatives à la durée, à l’ouverture et à la fermeture du vote
électronique
Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote.
Les salariés seront informés par mail de l’ouverture des bureaux de vote. Ils seront également informés par mail, deux heures au moins avant, de la fermeture des bureaux de vote.
Par ailleurs, à tout moment pendant la période du vote électronique, la Direction pourra envoyer un mail à l’ensemble des salariés pour les inciter à voter afin d’augmenter le taux de participation.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Néanmoins, le nombre de votants dans chacune des urnes sera disponible en permanence pour la Direction des Ressources Humaines qui transmettra cette information quotidiennement pendant la période d’ouverture du scrutin aux Présidents des Bureaux de vote ainsi qu’aux deux représentants nommément désignés par chacune des organisations syndicales représentatives au sein de Natixis Interépargne.
Par ailleurs, les membres des bureaux de vote pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne.
Article 4 – Modalités du vote électronique
Les électeurs pourront voter de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail ou de leur domicile en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Le cas échéant, le protocole préélectoral pourra prévoir la mise à disposition pendant la période ouvrée du scrutin, d’ordinateurs en libre service avec une connexion au site sécurisé des élections.
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.
La Direction des Ressources Humaines établira à cet effet une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
Article 5 – Information et formation des organisations syndicales
La Direction informera les organisations syndicales représentatives de l’accomplissement des formalités déclaratives auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.
Préalablement à l’organisation du scrutin, les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres des bureaux de vote bénéficieront d’une formation qui portera sur le système de vote, d’administration du scrutin et de dépouillement. Cette formation sera assurée par le prestataire. A cette occasion, une démonstration du système de vote pourra également être réalisée.
Article 6 – Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple, un code d’identification généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu’un mot de passe. Seul le prestataire aura connaissance de ce code et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.
La notice explicative sera jointe à cet envoi.
L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code d’identification et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Chaque saisie de code d’identification et de mot de passe vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote.
A l’aide de ce code à usage unique, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le prestataire.
Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et à son collège et ce pour l’élection des membres du Comité Social et Economique, tant pour les titulaires que pour les suppléants.
Au total, l’électeur, sauf cas particulier, sera amené à procéder à deux votes distincts.
Article 7 – Bulletins de vote électronique
Le prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
Le prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par les organisations syndicales. Les listes seront présentées sur les écrans dans l’ordre convenu avec les organisations syndicales dans le protocole préélectoral.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.
Article 8 – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la
durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R.2324-6 et R.2314-10 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Article 9 – Mise en place d’une cellule d’assistance technique
La Direction mettra en place une cellule d’assistance technique chargée d’assurer la surveillance et le contrôle du système de vote électronique ainsi que l’assistance aux électeurs. Elle sera composée de deux représentants de la Direction et de deux représentants du prestataire.
Mission de surveillance du dispositif :
La cellule d’assistance technique devra notamment assurer une surveillance effective du système pendant toute la période d’ouverture du scrutin.
De plus, en cas de besoin, elle mettra en place un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
Mission de contrôle du dispositif :
La cellule d’assistance technique sera chargée, en présence de deux représentants par organisation syndicale, de :
procéder, avant que le scrutin ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet
procéder avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé,
contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Mission d’assistance aux électeurs :
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre par mail ou téléphone, un correspondant de la cellule d’assistance technique afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.
Article 10 – Conservation des documents en cas de contentieux
En cas d’action contentieuse engagée et jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire doit conserver l’ensemble du process de vote et les fichiers informatiques afin que la procédure de décompte des votes puisse être de nouveau exécutée.
A l’expiration des délais de recours ou après l’intervention d’une décision de justice devenue définitive, le prestataire fournisseur doit procéder à la destruction des fichiers supports manuels ou informatisés stockant les informations saisies lors de l’organisation du scrutin.
Article 11 – Durée de l’accord – prise d’effet – révision/dénonciation – formalités de dépôt :
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales.
Le présent accord pourra être révisé dans les conditions suivantes :
Chaque partie signataire ou adhérente peut à tout moment demander la révision de tout ou partie du présent accord, en adressant par LR avec AR à chacune des autres parties à l’accord, un document exposant les motifs de sa demande, l’indication des dispositions à réviser et la proposition de texte(s) de remplacement,
Dans un délai maximum d’un mois suivant la réception de ce courrier, les parties ouvrent une négociation en vue de la révision des dispositions de l’accord,
En cas de signature d’un avenant de révision, et sous réserve de l’éventuel exercice d’un droit d’opposition recevable, les dispositions de l’avenant de révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord initial à la date expressément prévue ou à défaut à la date du jour suivant le dépôt de l’avenant selon l’article L 2261-1 du Code du travail.
Le présent accord pourra être dénoncé conformément aux dispositions légales en vigueur.
Le présent accord sera déposé :
en deux exemplaires à la Direction Départementale du Travail et de l’Emploi et de la Formation Professionnelle de Paris dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique,
et en un exemplaire au Conseil de Prud’hommes de Paris.
Il sera porté à la connaissance de l’ensemble des salariés concomitamment à la procédure de dépôt.
