AVENANT N°1 à l’ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL AU SEIN DE NAVILAND CARGO
ENTRE :
La Société NAVILAND Cargo, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro 562 013 268, dont le siège social est situé 26 quai Charles Pasqua - CS 10095, 92309 Levallois-Perret Cedex, représentée par, agissant en qualité de Président, Ci-après dénommée « L’entreprise »,
D’UNE PART,
ET :
L’organisation syndicale CGT, représentative au sein de l’entreprise, représentée par agissant en qualité de délégué syndical,
L’organisation syndicale SUD, représentative au sein de l’entreprise, représentée par agissant en qualité de délégué syndical,
Ci-après désignées les « Organisations syndicales représentatives »,
D’AUTRE PART,
Préambule
La période de confinement mise en place afin de faire face à l’épidémie de COVID-19 a imposé aux entreprises un recours massif au télétravail. Cette organisation nous a obligé collectivement à revoir nos façons de travailler et de piloter ; et à développer davantage les solutions offertes par les Nouvelles Technologies d'Information et de Communication (NTIC) : messagerie instantanée, téléconférence, recours à la visio, … Bien que la mise en place ait été faite en « mode dégradé », cette organisation a montré sa pertinence et son efficacité pour les fonctions supports du Siège de l’entreprise basé à Levallois-Perret (92), nous obligeant ainsi à envisager ce nouveau mode d’organisation non pas simplement comme une alternative à intégrer dans notre plan de continuité d’activité, mais comme une organisation durable permettant d’améliorer la compétitivité de l’entreprise et de réduire son impact environnemental. Pour le télétravailleur, cela permet de concilier vie privée/vie professionnelle, de s’affranchir des contraintes des transports et de gagner en souplesse et en flexibilité. Ainsi, les parties ont décidé de conclure un avenant à l’accord relatif au télétravail au sein de Naviland Cargo afin de revoir les dispositions pour le personnel rattaché physiquement à l’établissement du Siège. Le présent avenant définit donc les conditions de recours et de mise en œuvre du télétravail pour le Siège exclusivement. Les dispositions antérieures restent applicables pour les autres établissements de l’entreprise, le télétravail ne pouvant être davantage étendu, à date, sur les fonctions opérationnelles pour des raisons techniques et commerciales.
Champ d’application
Définition du télétravail
Au sens de l’article L.1222-9 du Code du Travail, le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail utilisant les technologies de l’information et dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux habituels de l’employeur, est effectué hors de ces locaux. Cette organisation du travail est mise en place par le biais d’un avenant au contrat de travail. Le présent accord vise l’organisation du télétravail, tel que défini ci-dessus, à domicile ou sur un autre site Naviland Cargo, et exercé de façon régulière. Il exclut donc le télétravail à domicile réalisé de manière occasionnelle visant à répondre à des situations collectives ou individuelles exceptionnelles (grève des transports, conditions climatiques inhabituelles, contraintes personnelles exceptionnelles et temporaires, crise sanitaire, …). Cette organisation ponctuelle doit faire l’objet d’une demande écrite (y compris par courriel) auprès de son responsable hiérarchique. La demande devra être expressément acceptée ou refusée. Il est entendu que le télétravail occasionnel est réservé aux salariés qui sont dotés, en raison de la nature de leur activité, d’outils de travail à distance.
Eligibilité
Les parties reconnaissent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon responsable et autonome sans perte de performance et en étant joignable sur les horaires de travail définis. Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail et des priorités. Les parties conviennent que l’ensemble des fonctions du Siège, pourvues à la date de signature du présent avenant, sont éligibles. En cas de création d’une nouvelle fonction, alors la compatibilité devra être étudiée. En cas d’embauche, l’éligibilité ne peut être appréciée qu’à l’issue de la période d’essai initiale. Le délai pourra être allongé en fonction de la maitrise du poste et de la capacité d’autonomie. Par exception, ne sont pas éligibles les salariés en CDD de moins de 6 mois et les stagiaires. Mise en œuvre
Principe du volontariat
Le télétravail repose sur une relation de confiance mutuelle entre l’employeur et le collaborateur ainsi que sur la capacité à apprécier les résultats au regard des objectifs fixés. Le télétravail est mis en œuvre sur la base du volontariat. Le télétravail pourra être proposé au salarié par son supérieur hiérarchique, le refus ne constituera, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement et n’impactera pas l’évolution de carrière.
Procédure de mise en œuvre et avenant au contrat de travail
La demande de passage en télétravail doit être formulée par écrit auprès de son responsable. Le passage en télétravail est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique et de la Direction des Ressources Humaines tant sur le principe que sur les modalités de mise en œuvre. Les éléments suivants seront notamment pris en compte : critère d’éligibilité, compatibilité des missions, fonction managériale, autonomie, … La mise en place du télétravail est contractualisée par un avenant au contrat de travail conclu pour une durée déterminée de 6 à 24 mois. Dans un premier temps, afin de tester les nouvelles modalités de télétravail mise en œuvre, les avenants seront limités à une durée de 3 mois. Un bilan sera effectué au 31 décembre 2020. L’avenant précise notamment :
La date de démarrage et la durée de mise en place du télétravail,
Le lieu du télétravail,
Les jours de télétravail s’ils sont fixes et les plages horaires pendant lesquelles le télétravailleur peut être contacté,
La durée de la période d’adaptation quand celle-ci est mise en place,
Les conditions de réversibilité,
Les conditions de renouvellement,
Le matériel mis à disposition et les restrictions d’utilisation.
Le renouvellement de l’avenant télétravail relève de l’initiative du télétravailleur et doit être demandé un mois avant l’échéance du dit avenant. Dans le cadre de la période de test de trois mois, si cette dernière s’avère concluante, à l’issue du bilan, l’avenant sera automatiquement prolongé pour la durée initialement demandée.
Le cadre du télétravail
Afin de garantir souplesse et flexibilité, les parties ont envisagé des modalités d’exercice du télétravail adaptables aux contraintes de chaque service. Il est entendu que les télétravailleurs pourront être amenés, selon l’organisation, à ne plus avoir d’espace de travail attitré dans les locaux du Siège (bureau flexible).
Ainsi, deux types de télétravail seront possibles.
Le télétravail fixe
Les jours de télétravail sont définis et restent identiques d’une semaine à l’autre. Les jours de télétravail seront définis en concertation avec le responsable hiérarchique au moment de la mise en place ou du renouvellement du dispositif.
Il est possible de déroger aux jours définis à titre exceptionnel sous réserve du respect d’un délai de prévenance de 24h ouvrées. Dans les situations définies en annexe 1 du présent avenant, l’accord du salarié n’est pas nécessaire et les jours ne sont pas reportables. Pour tout autre motif, il faudra recueillir l’accord du salarié concerné, la journée de télétravail ainsi modifiée devra dans la mesure du possible être reportée dans un délai de 15 jours calendaires. Cette modification devra faire l’objet d’une déclaration à la Direction des Ressources Humaines afin de faciliter le bénéfice de la législation sur les accidents de travail et de trajet. Si pour des raisons personnelles, le salarié ne peut exercer son activité à son domicile à l’un des jours prévus contractuellement, il exercera alors son activité dans les locaux de l’entreprise sans report possible. Le télétravail fixe est limité à 3 jours par semaine.
Le télétravail flexible
Aucun jour spécifique n’est déterminé, mais la présence est requise dans les situations définies en annexe 1 du présent avenant.
Le télétravailleur, en accord avec son responsable hiérarchique, opte pour un rythme théorique de télétravail. Ce rythme correspond au nombre de jours maximal qui pourra être télétravaillé dans une même semaine, mais le collaborateur pourra décider de télétravailler moins de jours que le rythme choisi. Chaque rythme équivaut à un nombre de jours annuel de télétravail. Ainsi, le télétravailleur dispose d’un solde de jours de télétravail qu’il consomme en fonction de son activité en accord avec son responsable hiérarchique. Les journées devront être posées avec un délai de prévenance de 5 jours francs. Le solde n’est pas reportable d’une année sur l’autre, il s’agit d’une possibilité offerte et non d’un droit. Rythme hebdomadaire de télétravail Correspondance en solde annuel (année civile) 1 jour par semaine 43 jours 2 jours par semaine 85 jours 3 jours par semaine 125 jours 4 jours par semaine et + 130 jours
Pour permettre la prise en compte des spécificités de chaque activité, le cadre est défini à l’échelle du service. Ainsi, le rythme de télétravail, les jours de présence obligatoire ou non, la modalité de télétravail est propre à chaque équipe :
Rythme hebdomadaire de télétravail max Jours de présence obligatoire Modalité de télétravail Commerce 3 jours par semaine
Fixe et Flexible Support opérationnel Siège (NVTK, …) 5 jours par semaine
Fixe et Flexible DAF – Contrôle de Gestion 5 jours par semaine
Fixe et Flexible DAF - Compta Clients 3 jours par semaine Mercredi Fixe et Flexible DAF - Compta G 5 jours par semaine
Fixe et Flexible DRH 3 jours par semaine Mardi Fixe et Flexible DSI 5 jours par semaine
Fixe et Flexible QHSE 4 jours par semaine Lundi Fixe et Flexible
Par dérogation, il sera possible d’organiser le télétravail au-delà du cadre ci-dessus pour des raisons médicales et sur recommandation du médecin du travail. Maintien du lien social et prévention de l’isolement
La hiérarchie devra veiller à ce que le télétravail ne soit pas un frein à la participation physique aux réunions internes ou externes. Les salariés en télétravail doivent assister aux réunions pour lesquelles leur présence physique est requise par leur hiérarchie. Dans la mesure du possible, ces réunions seront planifiées suffisamment à l’avance pour permettre au télétravailleur d’organiser son déplacement. En outre, le télétravailleur bénéficiera à son domicile des mêmes accès informatiques qu’en étant sur son lieu de travail, il ne souffrira donc d’aucune perte d’informations.
De plus, le management devra être particulièrement vigilant aux situations d’isolement et au maintien de la cohésion d’équipe. Dans cette optique, les salariés d’une même équipe doivent disposer d’au moins 1 journée de présence commune par mois dans l’entreprise et/ou d’une conférence téléphonique quotidienne afin de préserver les échanges, le travail d’équipe et le lien social.
La période d’adaptation et la réversibilité
Si nécessaire, une période d’adaptation de deux mois pourra être mise en place, afin de s’assurer de la compatibilité technique et fonctionnelle de cette organisation. Elle doit permettre de vérifier que ce mode d’organisation correspond aux attentes de chacun. Pendant cette période, le collaborateur pourra mettre fin sans délai à cette organisation. L’employeur devra respecter un délai de prévenance de 15 jours. Par ailleurs, il pourra être mis fin, à tout moment, à la situation de télétravail si celle-ci ne répond plus aux attentes et contraintes de chacune des parties. Un délai de prévenance de deux mois minimums devra être respecté par chacune des parties. Lors d’un changement de fonction, la réversibilité est automatique.
Organisation
Modalités d’organisation
La qualité de travail, la charge de travail et les délais d’exécution ne doivent pas être influencés par le mode d’organisation. Ainsi, l’activité d’un télétravailleur doit être équivalente à un collaborateur travaillant dans les locaux de l’entreprise dans une situation similaire. Le télétravail ne peut avoir pour conséquence de modifier l’horaire de travail habituel, ni d’allonger la durée de travail effective. Il est reconnu, tout particulièrement au télétravailleur, un droit à la déconnexion (possibilité de se déconnecter des moyens mis à sa disposition) auquel le manager devra veiller, notamment en évitant de contacter le salarié en dehors des plages horaires définies. Le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le respect de la législation en vigueur en matière de temps de travail (amplitude, durée du travail, temps de repos). Les heures supplémentaires ne sont pas autorisées, sauf sur demande formalisée de la direction. Cependant, le télétravailleur doit être joignable pendant ses périodes de travail habituelles et être en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise. Ainsi, par défaut, le télétravailleur pourra à minima être contacté entre 9h et 12h et entre 14h et 17h. Des plages différentes pourront être fixées en concertation avec le responsable hiérarchique.
Environnement du télétravail
Le télétravail s’effectue au domicile (lieu de résidence déclarée) du salarié ou sur un site Naviland Cargo. En cas de télétravail à domicile, il convient que l’employeur s’assure de la compatibilité de l’installation avec le télétravail. Le salarié devra, à cet effet, remettre une attestation sur l’honneur précisant qu’il dispose d’un environnement compatible avec le fonctionnement en télétravail, à savoir :
Un espace dédié propice au travail et à la concentration,
Une installation électrique conforme à la réglementation en vigueur,
Une connexion internet personnelle d’un débit suffisant pour exercer une activité professionnelle.
De plus, le collaborateur doit informer sa compagnie d’assurance qu’il exerce une activité professionnelle à son domicile afin de s’assurer qu’il est couvert lors de sa présence pendant ses journées de travail. Il conviendra de fournir, avant la mise en place du télétravail, une attestation assurance en conséquence. L’entreprise s’engage à fournir les équipements nécessaires au télétravailleur pour la réalisation de ses missions : ordinateur portable, accès VPN, casque (si nécessaire), sacoche. Ce matériel sera mis à la disposition du télétravailleur dans le but d’un usage strictement professionnel. Le télétravailleur s’engage à prendre soin du matériel qui lui est confié.
Dès lors, que le salarié télétravaille au moins deux journées par semaine pour une durée supérieure à six mois, il pourra bénéficier d’une participation de 250€ pour s’équiper selon ses besoins. Cette participation est renouvelable tous les six ans. Elle permettra d’acheter exclusivement du matériel informatique ou de bureau jugé essentiel au télétravailleur (fauteuil, bureau, écran, support pour ordinateur, clavier, souris, lampe de bureau, …). La société en restera propriétaire.
De plus, afin de prendre en compte le surcoût lié aux frais variables (chauffage, eau, électricité) générés par une occupation plus importante du lieu d’habitation et les éventuelles dépenses de consommables (papier, …), une allocation forfaitaire mensuelle exonérée de cotisations et de contributions sociales sera mise en place de la façon suivante :
Allocation forfaitaire mensuelle
1 jour par semaine 10 € 2 jours par semaine 20 € 3 jours par semaine et + 30 €
Dans le cas du télétravail flexible, en cas de constat d’un nombre de jours insuffisants, une régularisation serait effectuée à la fin de l’année civile. Droits et devoirs du télétravailleur et de l’entreprise
Droits collectifs et individuels
La mise en place du télétravail ne modifie ni les droits collectifs (légaux et conventionnels), ni les droits individuels (formation, déroulement de carrière, entretien individuel et professionnel) du salarié.
Respect de la vie privée
L’employeur est tenu de respecter la vie privée du salarié et fixe en concertation avec le télétravailleur les plages horaires durant lesquelles il pourra être contacté (Section 3.01). En dehors de ces plages, le télétravailleur n’est plus considéré comme étant sous la subordination de l’employeur et bénéficie d’un droit à la déconnexion.
Protection des données
L’obligation de confidentialité est renforcée en raison du télétravail. Le salarié en télétravail est tenu de respecter la « Charte de bonne conduite du SI » en vigueur au sein de l’entreprise et qui lui sera communiquée avec son avenant de télétravail. Par ailleurs, le télétravailleur doit porter une vigilance toute particulière aux règles de sécurité et aux moyens d’authentification. Il doit veiller à préserver l’intégrité et la confidentialité des données qui lui sont confiées, auxquelles il a accès ou qu’il est amené à créer à l’occasion de sa mission.
Dispositions finales
Entrée en vigueur, durée et suivi
Cet avenant est conclu pour une durée déterminée de trois mois et prendra effet à compter du 1er octobre 2020. Si la période de test s’est avérée concluante, cet accord pourra être reconduit à durée indéterminée. Un bilan annuel sera réalisé et présenté aux représentants du personnel sur la base des indicateurs suivants :
Nombre de télétravailleurs,
Répartition femmes/hommes,
Nombre de demandes acceptées/refusées.
Révision de l’accord
Les dispositions du présent avenant pourront être révisées par les parties signataires ou adhérentes selon les modalités prévues par l’article L. 2261-7-1 du Code du travail. La demande de révision doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires. L’ensemble des partenaires sociaux se réunira alors dans un délai d’un mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision. Tout avenant au présent accord fera l’objet des mêmes formalités de dépôt. Les présentes dispositions pourront également être dénoncées par tout ou partie des parties signataires dans les conditions légales et réglementaires en vigueur. Les contestations qui pourraient surgir dans l’interprétation et/ou dans l’application du présent accord ou de ces accords, ou lors de la conclusion de ces accords, seront examinées aux fins de règlements par le Comité d’Entreprise saisi en vue d’une éventuelle conciliation. Au cas où un désaccord ne pourrait se régler à l’amiable, il serait fait appel à la juridiction compétente dont dépend le siège social de l’entreprise, par la partie la plus diligente
Dépôt et publicité
Le présent avenant sera notifié dès sa signature à l'ensemble des organisations syndicales représentatives de la Société conformément à l'article L. 2231-5 du Code du travail. Conformément aux articles L. 2231-6 et L. 2231-7 du Code du travail, le présent avenant sera déposé, à l’issue du délai d’opposition, en un exemplaire au secrétariat-greffe du Conseil de prud'hommes de Nanterre. Par ailleurs, deux exemplaires, dont un sous support électronique anonymisé, seront adressés à la direction régionale des entreprises de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi du lieu où il a été conclu. Le présent avenant sera mis en ligne sur le site intranet de l’entreprise à destination de l’ensemble des salariés.
Fait, en 4 exemplaires originaux,
A Levallois-Perret, le 10 septembre 2020
Pour l’Entreprise,Pour l’organisation syndicale CGT,
Président
Pour l’organisation syndicale SUD,
ANNEXE 1 - SITUATIONS NECESSITANT UNE PRESENCE PHYSIQUE
Commun à tous les services
- Réunion organisée, dans les locaux de la société ou à l'extérieur, par la hiérarchie ou un membre de la Direction avec l’équipe, un client, un fournisseur ou un prestataire- Formation organisée en présentiel- Absence ou congé d’un membre de l’équipe- Entretien(s) Individuel(s) (EIA, EP, ...)- Visite médicale- Intégration d'un nouvel entrant au sein de l'équipe ou des autres services- Projet (y compris audit) structurant pour le service ou l'entreprise avec nécessité d'une présence physique pour la conduite et le développement de la mission
Commerce
- Appels d'offre particuliers- Relecture du budget commerce : 2 semaines - Préparation, analyse du marché et création des supports de vente suite budget (phase 1) : 12 semaines- Contrôle de la remontée informatique des conditions tarifaires : 3 semaines - Préparation, analyse et création des supports de vente (phase 2) : 2 semaines
DAF - Contrôle de Gestion
- Clôture mensuelle : J+3 et J+4 de chaque mois - Clôture annuelle : 10 premiers jours ouvrés de janvier- Revues de gestion : 6 jours tous les trimestres- Période de réalisation du budget entre le 10-20 juillet et 20 août-20 septembre- Finalisation du dossier de demande de subvention : 1 semaine
DAF - Compta Générale
- Clôture mensuelle : J+3 et J+4 de chaque mois- Clôture annuelle : 10 premiers jours ouvrés de janvier- Préparation des dossiers pour les CAC : 1 semaine- Audit des CAC : 2 semaines - Liasses fiscales et annexes comptables : 2 semaines
