LA PROCEDURE DE RECUEIL DES SIGNALEMENTS PAR LES LANCEURS D’ALERTE
UES GROUPE PRIMONIAL
ENTRE :
Les Sociétés suivantes composant L’Unité economique et sociale gROUPE primonial :
La Société NEW PRIMONIAL HOLDING 2 (NPH2)
Société par actions simplifiée Immatriculée au RCS de PARIS sous le numéro 852 684 380 dont le Siège Social est sis 6-8 rue du Général FOY - 75 008 PARIS
La Société PRIMONIAL
Société par actions simplifiée Immatriculée au RCS de PARIS sous le numéro 484 304 696 dont le Siège Social est sis 6-8 rue du Général FOY - 75 008 PARIS
La Société PRIMONIAL REIM FRANCE
Société anonyme Immatriculée au RCS de PARIS sous le numéro 531 231 124 dont le Siège Social est sis 36 Rue de Naples - 75 008 PARIS
La Société SPORTINVEST
Société par actions simplifiée Immatriculée au RCS de PARIS sous le numéro 422 835 199 dont le Siège Social est sis 6-8 rue du Général FOY - 75 008 PARIS
La Société PRIMONIAL PARTENAIRES
Société par actions simplifiée Immatriculée au RCS de PARIS sous le numéro 504 162 439 dont le Siège Social est sis 6-8 rue du Général FOY - 75 008 PARIS
La Société DS INVESTMENT SOLUTIONS
Société par actions simplifiée Immatriculée au RCS de PARIS sous le numéro 820 648 806 dont le Siège Social est sis 6-8 rue du Général FOY - 75 008 PARIS
La Société SEFAL PROPERTY
Société anonyme Immatriculée au RCS de PARIS sous le numéro 348 593 757 dont le siège social est sis 134 rue Danton - 92300 LEVALLOIS-PERRET
La Société PRIMONIAL REIM
Société par actions simplifiée Immatriculée au RCS de PARIS sous le numéro 884 030 842 dont le Siège Social est sis 6-8 rue du Général FOY - 75 008 PARIS
La Société PRIMONIAL INGENIERIE & DEVELOPPEMENT (dite « PID »)
Société par actions simplifiée Immatriculée au RCS de PARIS sous le numéro 884 030 834 dont le Siège Social est sis 6-8 rue du Général FOY - 75 008 PARIS
La Société LEEMO
Société par actions simplifiée Immatriculée au RCS de PARIS sous le numéro 481 275 097 dont le Siège Social est sis 51 boulevard de Courcelles - 75 008 PARIS
La Société NETINVESTISSEMENT
Société par actions simplifiée Immatriculée au RCS de Bordeaux sous le numéro 489 024 661 dont le Siège Social est sis 123 rue Lucien Faure, 33300 Bordeaux
Représentées par , Directrice des Ressources Humaines,
D’une part,
ET :
Les Organisations Syndicales représentatives au SEIN DE L’UNITE ECONOMIQUE ET SOCIALE GROUPE PRIMONIAL ci-dessous désignées :
CFTC SN2A, représentée par , dument habilitée
SNB/CFE-CGC, représentée par , dument habilitée
D'autre part,
Conjointement dénommées aux présentes « les Parties »
PREAMBULE
La loi SAPIN II n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 et son décret d’application n° 2017-564 du 19 avril 2017, qui instituent un cadre général pour la protection des lanceurs d’alerte, requièrent la mise en place d’une procédure de recueil des alertes au sein des entreprises d’au moins 50 salariés. Conformément aux dispositions légales et règlementaires, une telle procédure est mise en place au sein des Unités Economiques et Sociales d’au moins 50 salariés.
Dans ce contexte, un accord a été conclu le 21 novembre 2017, afin de définir la procédure de recueil des signalements par les lanceurs d’alerte applicable au sein de l’Unité Economique et Sociale Groupe PRIMONIAL (dite « UES Groupe PRIMONIAL »).
La loi n°2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d’alerte et son décret d’application n° 2022-1284 du 3 octobre 2022 ont modifié la définition du lanceur d'alerte, sa protection et la procédure de signalement.
Ainsi, le présent avenant portant sur la procédure de recueil des signalements par les lanceurs d’alerte au sein de l’UES Groupe PRIMONIAL est conclu afin de mettre en conformité la procédure avec les nouvelles dispositions légales. Par ailleurs, cet avenant est rédigé selon le référentiel de la CNIL relatif aux traitements de données à caractère personnel destiné à la mise en œuvre d’un dispositif d’alertes professionnelles.
Il remplace l’accord du 21 novembre 2017 dans l’ensemble de ses dispositions. Ce projet d’avenant a fait l’objet d’une information – consultation du CSE de l’UES Groupe PRIMONIAL le 4 juillet 2023 et a obtenu un avis favorable à l’unanimité des membres du CSE.
Article 1 - Objet
La présente procédure a pour objet de définir les modalités de recueil des alertes au sein de l’UES Groupe PRIMONIAL, conformément aux dispositions de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique (dite loi SAPIN II) et de la loi n°2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d’alerte.
Il est d’ores et déjà précisé que la confidentialité de l’identité des auteurs d’un signalement, des personnes visées ou citées dans le signalement et des informations recueillies par les destinataires du signalement est assurée dans les conditions et sous les exceptions prévues à l’article 9 de la loi du 9 décembre 2016 modifiée.
Conformément à la loi du 21 mars 2022, le lanceur d’alerte peut effectuer son signalement en interne ou saisir directement une autorité administrative, judiciaire, une institution, organe ou organisme de l’Union européenne ou le Défenseur des droits (signalement dit « externe »).
Il est précisé que l’annexe du décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022 fixe la liste des autorités externes compétentes pour recueillir des signalements.
Si le lanceur d’alerte décide d’effectuer son signalement en interne, il devra le faire auprès de son supérieur hiérarchique direct ou indirect, de l’employeur ou d’un référent désigné par ce dernier, objet de la présente procédure.
En l’absence de diligences accomplies par la personne interne destinataire de l’alerte dans un délai raisonnable pour vérifier la recevabilité du signalement, le lanceur d’alerte pourra également adresser un signalement externe.
Lorsqu’un signalement a été effectué en externe, qu’il soit précédé ou non d’un signalement interne, et qu’aucune mesure appropriée n’a été apportée par l'un des organismes externes compétents dans un délai de six mois à compter de l'accusé de réception du signalement ou, à défaut d'accusé de réception, 6 mois à compter d'une période de 7 jours ouvrés suivant le signalement, le signalement peut être divulgué publiquement.
Par exception, le signalement pourra être rendu public directement dans deux situations :
en cas de danger grave et imminent. Toutefois le statut protecteur bénéficie à tout lanceur d’alerte qui divulgue publiquement des informations obtenues dans le cadre de ses activités professionnelles en cas de danger imminent ou manifeste pour l’intérêt général notamment lorsqu’il existe une situation d’urgence ou un risque de préjudice irréversible ;
ou lorsque la saisine de l'autorité externe compétente, du Défenseur des droits, de l'autorité judiciaire ou de l'institution, organe ou organisme de l'Union européenne compétent fait encourir à son auteur un risque de représailles ou qu'elle ne peut permettre de remédier efficacement à l'objet de la divulgation en raison des circonstances particulières de l'affaire, « notamment si des preuves peuvent être dissimulées ou détruites ou si l'auteur du signalement a des motifs sérieux de penser que l'autorité peut être en conflit d'intérêts, en collusion avec l'auteur des faits ou impliquée dans ces faits »
Cette possibilité de divulgation publique sans signalement externe ou interne préalable ne s’applique pas lorsque la divulgation publique porte atteinte aux intérêts de la défense et de la sécurité nationale.
La présente procédure sera diffusée sur l’intranet de l’UES Groupe PRIMONIAL.
Article 2 - Le lanceur d’alerte
2.1 - Qualité du lanceur d’alerte
Le lanceur d’alerte est nécessairement une personne physique. Il peut s’agir de :
Un membre du personnel ;
Une personne dont la relation de travail s'est terminée, lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre de cette relation ;
Une personne qui s’est portée candidate à un emploi au sein de l'entité concernée, lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre de cette candidature ;
Un actionnaire, associé et titulaire de droits de vote au sein de l'assemblée générale de l'entité ;
Un membre de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance ;
Un collaborateur extérieur et occasionnel (intérimaire, stagiaire, travailleur mis à disposition par une entreprise extérieure …) ;
Un cocontractant de l'entité concernée, un sous-traitant ou, lorsqu'il s'agit d’une personne morale, un membre de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance du cocontractant ou sous-traitant ainsi qu'un membre du personnel.
2.2 - Obligations du lanceur d’alerte
Lorsque les informations n’ont pas été obtenues dans le cadre des activités professionnelles, le lanceur d’alerte doit avoir eu personnellement connaissance des faits qu’il estime devoir révéler ou signaler.
Par ailleurs, le lanceur d’alerte doit agir de bonne foi, à savoir qu’il doit avoir des motifs raisonnables lui permettant de croire à la véracité des dysfonctionnements signalés, et sans contrepartie financière directe. En dehors de la révélation des manquements visés à l’article 3 dans le cadre de la procédure d’alerte, le lanceur d’alerte doit prendre toutes les précautions nécessaires à la préservation de la confidentialité des personnes visées, de tout tiers mentionné dans le signalement et des faits à l’origine de l’alerte, faute de quoi sa responsabilité pénale pourrait être engagée.
- Protection du lanceur d’alerte
L’utilisation abusive du dispositif d’alerte professionnelle peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires ainsi qu’à des poursuites judiciaires (ex : poursuites pénales pour dénonciation calomnieuse). A l’inverse, l’utilisation de bonne foi du dispositif garantit à son auteur d’échapper à toute sanction disciplinaire ou à toutes poursuites judiciaires.
En effet, l’auteur de signalement n’est
pas civilement responsable des dommages causés du fait de son signalement ou de la divulgation publique, dès lors qu’il a des motifs raisonnables de croire que le signalement ou la divulgation publique était nécessaire à la sauvegarde des intérêts en cause.
De plus, le lanceur d’alerte ayant divulgué de bonne foi des informations nécessaires et proportionnées à la sauvegarde des intérêts en cause bénéficie du régime d’irresponsabilité pénale, y compris en cas de soustraction, détournement ou recel de documents contenant les informations dont il a eu connaissance de manière licite et qui ont fait l’objet du signalement. Les complices de ces faits sont également couverts par cette immunité.
Par ailleurs, le lanceur d’alerte ne doit subir aucune conséquence liée au signalement.
A ce titre, le lanceur d’alerte ne peut pas notamment :
être écarté d'une procédure de recrutement ou de l'accès à un stage ou à une période de formation professionnelle ;
être sanctionné, licencié ou faire l'objet d'une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, de mesures d'intéressement ou de distribution d'actions, de formation, de reclassement, d'affectation, de qualification, de changement de lieu de travail, de réduction de salaire, de classification, de promotion professionnelle, d'horaires de travail, d'évaluation de la performance, de mutation ou de renouvellement de contrat, de non-conversion d'un contrat de travail à durée déterminée ou d'un contrat temporaire en un contrat permanent, lorsque le salarié pouvait légitimement espérer se voir offrir un emploi permanent, de résiliation anticipée d'un contrat de travail à durée déterminée ou d'un contrat temporaire.
Ces interdictions s’appliquent également à l’égard des personnes ayant :
témoigné de bonne foi, de faits constitutifs d’un délit ou d’un crime dont elles ont eu connaissance dans l’exercice de leurs fonctions ou ayant relaté de tels faits ;
facilité le signalement ou la divulgation et les personnes en lien avec l’auteur de l’alerte ;
subi ou refusé de subir des agissements répétés de harcèlement moral ou sexuel ou ayant, de bonne foi, relaté ou témoigné de tels agissements ;
utilisé leur droit d’alerte en cas de risque grave sur la santé publique ou l’environnement.
Toute mesure prise en violation de cette interdiction est nulle de plein droit. En outre, la loi interdit à peine de nullité toute mesure de renonciation ou de limitation de la protection dont bénéficient les lanceurs d’alerte.
Article 3 - Manquements visés / objet du signalement
L’alerte ne peut être enclenchée que lorsque les faits dénoncés sont constitutifs de :
Un crime ou un délit ;
Une menace ou un préjudice pour l'intérêt général ;
Une violation de la loi ou du règlement ;
Une violation du droit de l'Union européenne ;
Une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France ;
Une violation d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement.
A titre d’exemples non exhaustifs, il peut s’agir de problèmes relatifs aux domaines financier, comptable, bancaire et de lutte contre la corruption, aux pratiques anticoncurrentielles, aux discriminations et au harcèlement moral ou sexuel au travail, à la santé, l’hygiène et la sécurité au travail et à la protection de l’environnement.
Ne peuvent faire l’objet d’un signalement interne, les faits, informations et documents, quel que soit leur forme ou leur support, dont la révélation ou la divulgation est interdite par les dispositions relatives au secret de la défense nationale, au secret médical, au secret des délibérations judiciaires, au secret de l'enquête ou de l'instruction judiciaires ou au secret professionnel de l'avocat.
Article 4 - Confidentialité
L’entreprise assure, pendant toute la durée du traitement du signalement, l’intégrité et la stricte confidentialité :
des informations recueillies par l’ensemble des destinataires du signalement,
de l'identité de l'auteur du signalement,
des personnes visées par celui-ci et de tout tiers qui y est mentionné.
Cette confidentialité n’interdit pas la communication à des tiers des informations nécessaires au traitement du signalement. Dans ce cas, le tiers concerné est tenu à une obligation de confidentialité et signe à cet effet un engagement de confidentialité préalablement à toute communication.
Sauf dans le cas où les personnes chargées du recueil ou du traitement des signalements sont tenues de dénoncer les faits à l’autorité judiciaire, les éléments de nature à identifier le lanceur d'alerte ne peuvent être divulgués qu'avec le consentement de celui-ci.
En cas de communication des informations à l’autorité judiciaire, le lanceur d’alerte en est informé à moins que cette information ne risque de compromettre la procédure judiciaire. Cette information s’accompagne d’explications écrites.
Les éléments de nature à identifier la personne mise en cause par un signalement peuvent être divulgués, une fois établi le caractère fondé de l'alerte.
Tout accès aux informations recueillies dans le cadre d’un signalement, notamment l'identité de l'auteur du signalement, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers qui y est mentionné, est interdit aux membres du personnel qui ne sont pas autorisés à en connaître.
Les personnes pouvant être considérées comme amenées à en connaitre sont en nombre limité, spécialement formées et astreintes à une obligation renforcée de confidentialité.
Il s’agit :
du Référent Alerte en la personne du/de la Directeur/rice des Ressources Humaines du Groupe,
du Président(e) de l’UES Groupe PRIMONIAL,
du Président(e) de l’entité de l’UES Groupe PRIMONIAL concernée,
du Directeur/rice Juridique,
du Directeur/rice Conformité, Contrôle Permanent et Risques du Groupe,
du Responsable Conformité, du Responsable Contrôle Permanent et/ou du Responsable Risques et
du Responsable Juridique Social.
Le fait de divulguer des éléments confidentiels sur les procédures mises en œuvre pour recueillir les signalements est puni de deux ans d'emprisonnement et de 30.000 euros d'amende.
Article 5 - Etapes du recueil des alertes
PREMIERE ETAPE : LE SIGNALEMENT
Destinataire du signalement : le Référent Alerte
L’alerte doit être portée à la connaissance du/de la Directeur/rice des Ressources Humaines, dûment désigné(e) Référent Alerte par la Direction de l’UES Groupe PRIMONIAL. Le Référent Alerte ainsi désigné dispose de la compétence, de l’autorité et des moyens lui permettant d’exercer ses missions.
Dans le cadre de l’enquête interne, le Référent Alerte (le/la Directeur/rice des Ressources Humaines du Groupe pourra solliciter le support du/de la Président(e) de l’entité de l’UES Groupe PRIMONIAL concernée, du/de la Responsable Juridique Social et d’autres Directions de l’UES Groupe PRIMONIAL, à savoir le/la Directeur/rice et/ou Responsable du Service Juridique, dès lors que les faits sont susceptibles d’une action en justice (hors prud’homale) et/ou le/la Directeur/rice Conformité, Contrôle Permanent et Risques du Groupe , dès lors que les faits constituent une violation du Code de Déontologie, du Code Monétaire et Financier ou du Règlement Général de l’Autorité des Marchés Financiers. Les personnes ainsi désignées disposent de la compétence, de l’autorité et des moyens leur permettant d’assister le Référent Alerte dans ses missions et sont soumises à une obligation renforcée de confidentialité.
Il appartient au Référent Alerte, avant chaque transmission de données relatives à l’alerte, d’opérer un tri parmi ces personnes pour s’assurer que le destinataire accède aux seules données strictement nécessaires et proportionnées au regard de la justification de la communication.
Les personnes appelées à connaître du signalement sont soumises à une obligation de confidentialité renforcée. Dans ce cadre, elles devront être signataires d’un document contractuel portant sur l’obligation de confidentialité et avoir été dûment formées en la matière.
Si le Référent Alerte est absent ou en congé à réception de l’alerte, le/la Responsable Juridique Social se chargera, à titre exceptionnel, de mettre en œuvre et faire respecter les étapes de la présente procédure.
Formalisme du signalement
Le signalement peut être effectué par écrit ou par oral.
L’alerte écrite est formalisée par un signalement circonstancié et daté au Référent Alerte comprenant les éléments suivants :
L’identité de la personne ayant déclenché l’alerte et ses coordonnées postales et téléphoniques permettant de la joindre le cas échéant, sauf dans l’hypothèse d’un signalement anonyme ;
Tout élément justifiant qu’il appartient à la catégorie des personnes autorisées, conformément à l’article 2.1, à procéder à un signalement interne ;
La description détaillée des manquements dénoncés (date, lieu, faits précis, identité des personnes concernés) ;
Dans la mesure du possible : les règles présumées violées ;
L’entité de l’UES Groupe PRIMONIAL concernée ;
L’identité des personnes en cause.
La personne qui déclenche l’alerte doit également fournir, lorsqu’elle les a en sa possession, les documents de nature à étayer son signalement.
Le signalement est formalisé de préférence via un formulaire (dont le modèle se trouve sur l’intranet de l’UES Groupe PRIMONIAL, en annexe de la présente procédure) adressé par lettre recommandée avec accusé de réception à l’adresse suivante :
Référent Alerte – Direction des Ressources Humaines – NEW PRIMONIAL HOLDING 2 – 6-8 rue du Général Foy – 75008 PARIS.
En cas de signalement oral, celui-ci peut s’effectuer par téléphone ou par visioconférence.
Dans ce cas, le Référent Alerte invite l’auteur du signalement à compléter le formulaire et à lui retourner.
DEUXIEME ETAPE : LE TRAITEMENT DE l’ALERTE
Accusé de réception du signalement
A réception du signalement, le Référent Alerte en accusera réception sous
7 jours ouvrés par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à la personne qui déclenche l’alerte.
A cette occasion, le Référent Alerte précisera :
le délai raisonnable et prévisible nécessaire à l’examen de la recevabilité de son alerte, à savoir en principe
3 mois à compter de l’accusé de réception de l’alerte,;
la date à laquelle la personne ayant déclenché l’alerte est convoquée à un premier entretien afin d’apporter, si nécessaire, des compléments d’information. Cette date devra, autant que possible, intervenir
dans les 15 jours suivant la réception de l’alerte ;
les modalités suivant lesquelles la personne ayant déclenché l’alerte sera informée des suites qui y seront données, à savoir en principe par
lettre recommandée avec accusé de réception, à la clôture des opérations d’enquête.
En cas de signalement anonyme, le Référent Alerte est dispensé des obligations d'accusé de réception et de retour d'information sur les suites données au signalement.
Examen de la recevabilité de l’alerte
A réception du signalement, le Référent alerte s’assure, sauf s’il est anonyme, que le signalement respecte les conditions légales et réglementaires requises et rappelées aux articles 2, 3, 4 et 5 du présent avenant.
Il peut, à cette fin, être demandé à l’auteur du signalement, tout élément complémentaire.
L'auteur du signalement est informé de la recevabilité ou non de son alerte et des raisons pour lesquelles il est estimé, le cas échéant, que son signalement ne respecte pas les conditions de recevabilité de l'alerte. En cas de signalement anonyme, le Référent Alerte est dispensé des obligations d'accusé de réception et de retour d'information sur les suites données au signalement.
En principe, les alertes effectuées de manière anonyme sont irrecevables et ne peuvent pas être traitées, à moins que la gravité des faits mentionnés soit établie et les éléments factuels suffisamment détaillés, et seulement après un examen préalable par le destinataire de l'alerte pour décider de l'opportunité des suites à donner.
Lorsque le destinataire du signalement constate que celui-ci porte sur des faits qui se sont produits ou sont très susceptibles de se produire dans une autre entreprise appartenant au même groupe, l'auteur du signalement pourra être invité à l'adresser également à cette dernière. En cas d’alerte anonyme, c’est le destinataire de l’alerte qui adressera le signalement à l’autre entreprise.
En outre, si le premier destinataire de l'alerte estime que le signalement serait traité de manière plus efficace par cette seule autre entreprise appartenant au même groupe, l'auteur pourra être invité à retirer le signalement transmis auprès de la première entreprise.
Organisation d’un entretien avec la personne ayant déclenché l’alerte
L’entretien avec l’auteur du signalement se déroulera dans des conditions et dans un lieu qui lui garantissent une confidentialité stricte.
L’entretien a pour objectif de solliciter des précisions quant aux faits invoqués et éventuellement de récupérer des documents de preuve.
Le Référent Alerte établira un compte-rendu de l’entretien qu’il adressera à l’auteur du signalement par lettre recommandée avec accusé de réception afin de conserver une traçabilité des échanges.
Information de la personne faisant l’objet d’une alerte
La personne qui fait l’objet d’une alerte est informée par le responsable du dispositif, dès l’enregistrement, informatisé ou non, de données la concernant afin de lui permettre de s’opposer au traitement de ces données.
Lorsque des mesures conservatoires sont nécessaires, notamment pour prévenir la destruction de preuves relatives à l’alerte, l’information de cette personne doit intervenir après l’adoption de ces mesures. Cette information sera fournie par le Référent Alerte par
lettre recommandée avec accusé de réception adressée à la personne objet du signalement et précisera :
le respect strict de la confidentialité ;
l’identité du responsable du dispositif, à savoir le Référent Alerte ;
les faits qui lui sont reprochés ;
les services éventuellement destinataires de l’alerte, à savoir potentiellement la Direction Juridique et la Direction Conformité, Contrôle Permanent et Risques du Groupe;
l’existence d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition.
Le cas échéant, organisation d’un entretien avec la ou les personnes mises en cause
Si le Référent Alerte ne dispose pas de suffisamment d’éléments probants, il peut convoquer le ou les salariés mis en cause afin de recueillir leurs explications. A ce titre, il est précisé que l’entretien organisé se situe hors du champ disciplinaire.
L’entretien a pour objectif de solliciter de la personne incriminée sa version au regard des faits dénoncés.
En début d’entretien, le Référent Alerte rappellera à la personne mise en cause le principe du respect strict de la confidentialité.
A l’issue de l’entretien, le Référent Alerte établira un compte-rendu rappelant la communication de ces informations, qu’il adressera à la personne mise en cause afin de conserver une traçabilité des échanges.
DERNIERE ETAPE : LES SUITES DE L’ALERTE
Rédaction d’un rapport
À la clôture des opérations d’enquête, en principe dans le délai de 2 mois suivant la réception de l’alerte sauf délai plus long pour les besoins de l’enquête, dans la limite de 3 mois, le Référent Alerte adresse un rapport écrit au/à la Président(e) de l’UES Groupe PRIMONIAL, dans lequel il indique :
les conditions et la date de sa saisine ;
la durée de ses investigations et le nombre de personnes rencontrées ;
l’entité de l’UES Groupe PRIMONIAL concernée ;
les faits révélés et l’analyse de leur gravité ;
ses conclusions quant au manquement ou non à la probité ;
les suites qu’il suggère de donner à l’alerte.
Le cas échéant, ce rapport pourra être établi sur la base des éléments transmis par le/la Directeur/rice Juridique, le/la Directeur/rice Conformité, Contrôle Permanent et Risques du Groupe et/ou le/la Responsable Juridique Social.
Le Référent Alerte adresse concomitamment une
lettre recommandée avec accusé de réception à l’auteur du signalement, ainsi qu’aux personnes mises en cause, afin de leur faire part de la clôture des opérations d’enquête et des suites qu’il suggère de donner à l’alerte.
Délai d’examen du signalement par le/la Président(e) de l’UES Groupe PRIMONIAL
A compter de la clôture de l'ensemble des opérations de recevabilité ou de vérification, le/la Président(e) visé ci-dessus dispose d’un
délai de 2 mois pour examiner l’alerte et décider des suites à donner.
A l’issue du délai d’examen
Si le/la Président(e) décide de donner une suite disciplinaire, voire judiciaire au signalement :
Si les faits dénoncés sont suffisamment étayés et constitutifs d’un manquement tel que défini à l’article 3 ci-dessus, le/la Président(e)
peut engager une procédure disciplinaire à l’encontre des personnes signalées.
Le cas échéant, le/la Président(e)
saisira l’autorité administrative, judiciaire ou ordinale éventuellement compétente au regard des faits dénoncés.
A noter : si les faits incriminés constituent un manquement aux obligations définies par les règlements européens, par le Code monétaire et financier ou par le règlement général de l'Autorité des marchés financiers, l’Autorité des marchés financiers et/ou l'Autorité de contrôle prudentiel et de résolution seront saisies conformément aux dispositions de l’article L.634-1 du Code monétaire et financier. Les données détenues sont conservées jusqu’au terme de la procédure mise en œuvre.
Si le/la Président(e) décide de ne pas donner suite à l’alerte :
Si l’alerte n’est pas suivie d’une procédure disciplinaire ou judiciaire, le Référent Alerte ainsi que toutes personnes ayant eu à en connaitre détruiront l’ensemble des éléments du dossier de signalement de nature à permettre :
l’identification de l’auteur du signalement ;
l’identification des personnes visées par le signalement lorsqu’aucune suite n’a été donnée.
Il ne sera conservé aucune trace de ces éléments, tant sous format papier que sur l’outil informatique le cas échéant.
Cette destruction interviendra dans un délai de deux mois à compter de la clôture des opérations de recevabilité ou de vérification.
Article 6 - Suivi des alertes et de leur traitement
Afin de garantir le respect de la présente procédure, le Référent Alerte tiendra à jour un tableau de suivi des alertes comprenant les informations anonymes suivantes :
date de réception de l’alerte,
objet de l’alerte,
Caractère anonyme ou non du signalement,
étapes des opérations de recevabilité et de vérification,
date de clôture des opérations de recevabilité et de vérification,
décision de donner suite ou non à l’alerte,
le cas échéant, date de destruction des éléments du dossier.
Ce tableau de suivi ne contiendra aucune information de nature à permettre l’identification de l’auteur du signalement ainsi que les personnes visées par le signalement.
Article 7 - Existence d’un traitement automatisé des signalements
Le présent dispositif pourra donner lieu à un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité le traitement des alertes, émises par un membre du personnel ou un collaborateur extérieur et occasionnel, relatives à l’un des manquements visés à l’article 3 ci-dessus.
Le Référent Alerte, responsable du traitement, prend toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données, tant à l’occasion de leur recueil que de leur communication ou de leur conservation.
Dans le cadre de la mise en place de cette procédure et en l’absence de visibilité sur le volume et l’importance des alertes qui pourront être émises, il est décidé dans un premier temps de ne pas recourir à un traitement informatisé de données, la Direction se réservant la possibilité d’y recourir en fonction des évolutions règlementaires et/ou en cas de recrudescence d’alertes.
Dans cette hypothèse, les accès aux traitements informatisés de données s’effectueront par un identifiant et un mot de passe individuels, régulièrement renouvelés, ou par tout autre moyen d’authentification. Ces accès seront enregistrés et leur régularité sera contrôlée.
Il est précisé que le dispositif de traitement automatisé des signalements est facultatif, sa non-utilisation n’entrainera aucune conséquence à l’égard des salariés.
Dans le cadre de ce dispositif, peuvent être collectées par le Référent Alerte, responsable du traitement, les données suivantes :
identité, fonctions et coordonnées de l’émetteur de l’alerte professionnelle,
identité, fonctions et coordonnées des personnes faisant l’objet d’une alerte,
identité, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l’alerte,
faits signalés,
éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés,
compte-rendu des opérations de vérifications,
suites données à l’alerte.
Les données faisant l’objet de mesures d’archivage sont conservées, dans le cadre d’un système d’information distinct à accès restreint, pour une durée n’excédant par les délais de procédures contentieuses.
Par ailleurs, les personnes identifiées dans le cadre de ce dispositif bénéficient d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition.
Enfin, ce traitement a fait l’objet d’une analyse d’impact (AIPD) validée par le Délégué à la Protection des Données en février 2020.
Article 8 – Durée, entrée en vigueur, dépôt, dénonciation, révision
Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à compter du lendemain de son dépôt auprès de la DRIEETS.
Le Présent avenant sera déposé auprès de la DRIEETS, à l’initiative de la Société.
L’avenant sera également transmis au Greffe du Conseil de Prud’hommes.
Le présent avenant pourra être dénoncé par l’une des Parties signataires conformément aux dispositions légales en vigueur, sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois.
Chaque Partie habilitée à engager la procédure de révision conformément aux dispositions légales en vigueur peut demander la révision du présent accord par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en mains propres contre décharge accompagnée du projet de nouvelle rédaction adressée à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans la Société et à la Direction de la Société.
Les négociations sur le projet de révision doivent s’engager dans un délai de deux mois suivant la présentation du courrier de révision.
Les partenaires sociaux disposent d’un délai de trois mois à compter du début des négociations pour substituer le texte révisé au texte existant, texte révisé qui ne pourra être que le fruit d’un accord soumis aux conditions légales de validité (notamment de majorité) d’un accord collectif d’entreprise et qui fera l’objet d’un avenant qui sera déposé dans les mêmes conditions de forme que l’accord initial.
Fait à Paris, le 11 juillet 2023
Pour les sociétés composant l’UES Groupe PRIMONIAL :
