Dans le cadre de la NAO initiée en 2020 La délégation syndicale du SNPEFP-CGT et la direction de l’Association New-York University in France (ci-après « l’Association » et collectivement « les Parties ») sont convenues de mettre en place un accord relatif au télétravail dans le cadre de l’Article L1222-9 du Code du Travail et ce notamment à la suite de la crise sanitaire du Covid-19 qui a contraint l’Association à organiser le travail à domicile pour l’ensemble de ses salariés.
Alors que dans un contexte d’activité très réduite le télétravail a montré qu’il était possible, les Parties ont décidé de l’envisager dans un contexte plus durable afin notamment :
D’apporter un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée des personnes qui le pratiqueront, notamment en réduisant le temps de transport, et la fatigue, les risques, le stress éventuellement associés, tout en maintenant le lien social et la qualité de service aux étudiants.
De permettre aux salariés de travailler certains dossiers dans un environnement plus propice à la concentration et gagner en efficacité et qualité de vie au travail.
De réduire l’impact écologique de l’Association par la réduction de l’impact carbone des transports des salariés.
D’améliorer les coûts de structure de l’Association en optimisant l’usage des locaux et en l’adaptant à cette nouvelle façon de travailler.
Article 1 – Champ d’application
Le télétravail tel que prévu par le présent accord est une possibilité d'organisation du travail permettant au salarié l'exercice d'une partie de son activité professionnelle en dehors des locaux de l'entreprise.
Il n'est ni un droit ni une obligation et sa mise en œuvre doit répondre à un certain nombre de conditions.
A ce jour, à l’exception de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie (similaire à la COVID-19) qui imposerait à l’Association de recourir au télétravail en application de l’article L. 1222-11 du code du travail, le télétravail mis en place dans le cadre du présent accord :
s’applique aux postes administratifs cadres et non cadres de l’Association tels que listés ci-après :
Les fonctions d’encadrement académique ;
Les fonctions de support aux étudiants (Student Life) ;
Les fonctions administratives (finances, ressources humaines, informatique, services généraux) ;
est expressément exclu pour les activités suivantes :
L’enseignement, qui revêt des caractéristiques très différentes des activités du personnel administratif ;
L’accueil – réception dont l’essence même est d’accueillir sur le site les étudiants, les salariés, les visiteurs sans pouvoir présager des heures de passages de ces différentes personnes ;
L’accueil des étudiants et enseignants à la bibliothèque ;
La sécurité du bâtiment et le nettoyage des locaux si ces fonctions devaient être assurées par des salariés de l’Association ;
s’applique uniquement au personnel :
en contrat à durée indéterminée (CDI) ;
travaillant au minimum au 4/5 d’un temps plein soit au minimum 28 heures hebdomadaires ;
ne se trouvant ni en période d’essai, ni en préavis.
Article 2 – Conditions de passage en télétravail
2.1 Critère d’éligibilité
Sous réserve du respect des conditions énumérées à l’Article 1 de l’accord, le passage d’un salarié en télétravail fera l’objet d’un accord écrit bilatéral selon le modèle présenté en annexe 1, après discussion du salarié avec son manager et accord du responsable de département. Une copie de cet accord sera conservée dans le dossier du salarié par le département des ressources humaines.
Il est précisé que le salarié entrant dans le champ d’application de l’accord conformément aux dispositions de l’article 1 ne dispose pas d’un droit au télétravail.
Le salarié comme l’Association peuvent refuser une demande de télétravail. Un refus de la part de l’Association devra être formellement motivé (document en annexe 1).
Seront pris en compte pour étudier la demande de télétravail du salarié :
la possibilité pour le salarié d’effectuer tout ou partie de ses activités à distance et notamment sans que cette liste ne soit considérée comme exhaustive:
la nécessité d’une présence dans les locaux de l’Association (exemples : accès à des équipements ou des documents non-numérisés, échanges fréquents avec les collègues, intervention en présentiel etc.) ;
d’éventuel contraintes techniques liées à l’informatique et/ou la téléphonie ;
des impératifs de sécurité et de confidentialité des données traitées ;
de l’importance de son activité déjà exercée en dehors des locaux de l’entreprise.
l’organisation du service et la configuration de l’équipe dont dépend le salarié.
2.2 Temps et durée de télétravail
Le temps et les jours de télétravail seront discutés entre le salarié et son responsable hiérarchique en fonction des critères établis dans l’article 2.1, et son application dépendra de la nature de chaque poste et des cycles d’activité de l’Association (semestres, vacances universitaires, JTerm, etc …). Les conclusions de ces discussions individualisées seront reportées dans des formulaires dont le modèle figure en annexe 1, et seront réactualisées autant que de besoin, à la demande du salarié ou de sa hiérarchie. La modification éventuelle de jours de télétravail initialement convenus devra rester exceptionnelle et fera l’objet d’un accord écrit par email entre le salarié et le manager. Le département des ressources humaines devra en être également préalablement informé.
2.3 Lieu d’exécution du télétravail
Le télétravail doit s’exercer en France, au domicile habituel du salarié, pour lequel le salarié aura donné l’adresse au département des ressources humaines, et qui figure notamment sur son bulletin de paie.
Ce lieu :
doit être propice au travail, à la concentration et conforme aux impératifs de confidentialité,
doit être conforme aux règles de sécurité minimales exigées sur l’environnement de travail habituel, et notamment en matière d’électricité, d’aération et d’ergonomie. Une déclaration sur l’honneur de conformité électrique sera ainsi fournie par le salarié (annexe 2) ainsi qu’une attestation d’assurance précisant qu'elle couvre l'exercice du télétravail au lieu prévu.
Le salarié en télétravail ne pourra en aucun cas organiser un rendez-vous professionnel avec un étudiant, un fournisseur ou un partenaire en présentiel sur son lieu de télétravail.
Tout changement de lieu de télétravail par le salarié nécessitera l’accord expresse et préalable de sa hiérarchie. Sauf situation exceptionnelle dument justifiée, le salarié enverra sa demande par courrier électronique jusqu’à 48 heures avant le jour de télétravail concerné. Dans cette demande il attestera que le lieu de télétravail lui permet de travailler en toute sécurité. En cas d’infraction à cette règle la responsabilité de l’employeur ne saurait être engagée en cas d’accident du travail ou de dommage causé dans le cadre du travail.
Le salarié en télétravail devra être en mesure de se rendre sur le site académique à la demande de sa hiérarchie, avec 24h de délai de prévenance.
L’association ne prendra pas en charge les frais additionnels engendrés par le transport depuis un lieu de télétravail autre que le lieu de résidence principale.
2.4 Organisation du télétravail
Les droits et obligations du salarié en télétravail sont identiques à ceux hors télétravail. Il en va ainsi de la durée du travail et des temps de pause.
Ses horaires de travail sont les mêmes que ceux qu’il aurait au centre académique (cf note de service en annexe 3)
Le salarié en télétravail doit être joignable par ses collègues, les étudiants, les partenaires ou les fournisseurs, par les moyens mis à sa disposition et notamment au jour de la rédaction de cet accord, par email, google meet, google chat, ou téléphone.
Concernant le salarié en forfait jours, il n'est pas tenu de respecter des plages horaires fixes, déterminées par l’Association, pendant lesquelles il doit être joignable. En revanche, le salarié doit :
informer sa hiérarchie des plages horaires pendant lesquelles l’Association pourra le joindre téléphoniquement ;
favoriser des plages horaires permettant à chacun d'exercer son activité professionnelle dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’Association et assurant le bon fonctionnement du service ;
participer aux réunions téléphoniques et vidéoconférences organisées par sa hiérarchie.
Le salarié en télétravail ne pourra refuser un rendez-vous professionnel à l’extérieur, un déplacement professionnel, une réunion, ou une formation au motif qu’il aurait lieu un jour usuellement télétravaillé. Le télétravail peut être temporairement suspendu pour une personne ou un département si le bon fonctionnement de l’Association ou du département en dépend. Le manager ou le responsable du département veillera, dans la mesure du possible, à limiter et anticiper ces situations.
La mise en place du télétravail dans un département pourra entraîner le réaménagement des bureaux du centre académique afin d’optimiser leur utilisation et réduire le nombre de postes de travail vides. Il sera tenu compte de la confidentialité des données traitées pour envisager l’occupation partagée de bureaux et d’ordinateurs.
2.5 Accès au télétravail pour les personnes en situation particulière (handicap / recommandation du médecin du travail)
Les salariés connaissant des situations particulières peuvent bénéficier de la possibilité de télétravailler dans des conditions adaptées à leur situation (personnes en situation de handicap et/ou dont les conditions d'aptitude au travail ont fait l'objet d'une recommandation du médecin du travail en faveur du télétravail).
Les critères d’éligibilité d’un salarié en situation particulière tel que définie ci-avant seront étudiés en concertation avec le manager, le salarié et le département des ressources humaines.
Article 3 – Conditions de retour à une situation sans télétravail
Le salarié comme son manager peuvent mettre fin à tout moment à une situation de télétravail avec un préavis de 2 semaines calendaires permettant à chacune des parties d’organiser le retour du salarié au centre académique ou tout autre lieu de travail habituel.
Cette décision devra être signifiée par écrit, et si elle est à l’initiative du manager elle devra être motivée. Tout manquement aux règles prévues dans cet accord par le salarié ou l’Association est un motif suffisant, mais non limitatif.
Article 4 – Participation matérielle et financière de l’espace de télétravail
4.1 Le matériel informatique
La situation financière de L’Association et de l’Université en général, suite à la crise Covid 19, ne permet pas d’envisager un renouvellement complet du matériel informatique qui permettrait à tous les personnels administratifs éligibles de bénéficier d’un matériel dédié qu’ils pourraient conserver sur leur lieu de télétravail.
Afin de ne pas bloquer la mise en place du télétravail, le salarié et son manager feront le point du matériel nécessaire au télétravail et en fonction de sa disponibilité au département informatique le télétravail pourra être mise en place immédiatement ou pas. Dans le cas où cela ne serait pas possible, le salarié et son manager étudieront les solutions alternatives ou décaleront le démarrage du télétravail. A titre alternatif, il pourra notamment être convenu que le salarié utilisera son propre matériel informatique. La conformité du matériel dédié au télétravail, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie relève de la responsabilité du salarié qui devra remettre à cet effet, une attestation de conformité.
Le matériel prêté est la propriété de l’Association et reste sous la responsabilité du salarié. Il ne pourra en aucun cas être mis à la disposition d’une autre personne du lieu de télétravail pour des raisons de confidentialité des données disponibles et de dommages matériels potentiels. Toute infraction à cette règle pourra motiver a minima l’arrêt du télétravail pour le salarié concerné.
Dès que la situation financière de l’Association le permettra et au renouvellement du matériel, il sera procédé à un investissement dans un matériel plus modulaire.
Dans un souci de développement durable et financier, l’Association ne financera pas les achats d’imprimantes ou de cartouches d’encre, des imprimantes étant disponibles au centre académique
4.2 La connexion internet
Le salarié demandant à bénéficier du télétravail s’engage à disposer d’une connexion internet stable et suffisante pour effectuer son travail et notamment participer à des réunions en visioconférence.
4.3 L’ergonomie du lieu de travail
Le salarié demandant à bénéficier du télétravail assure disposer d’un espace de travail adapté et ne sollicite aucun mobilier complémentaire de la part de l’Association, sauf demande expresse émanant de la médecine du travail ou spécifique à une situation de handicap déclarée et reconnue.
4.4 Indemnités de télétravail et de repas
Les frais engagés par le salarié pour exercer son activité en télétravail sont remboursés par l'Association par le versement d'une indemnité forfaitaire mensuelle dont le montant varie comme suit, selon le nombre de jours de télétravail du salarié par semaine, et ce conformément au barème fixé par l’URSSAF, l’Association accordera au salarié une indemnité de 10,40 (dix euros et quarante centimes) par mois pour 1 (une) journée de télétravail par semaine, 20,80 (vingt euros et quatre-vingt centimes) par mois pour 2 (deux) journées de télétravail par semaine, 31,20 (trente et un euros et vingt centimes) par mois pour 3 (trois) journées de télétravail par semaine, 41,60 (quarante et un euros et soixante centimes) par mois pour 4 (quatre) journées de télétravail par semaine, 52 (cinquante-deux euros) par mois pour 5 (cinq) journées de télétravail par semaine,
Cette indemnité sera portée sur le bulletin de salaire et traitée conformément à la règlementation en vigueur, et est à ce jour exemptée de cotisation sociale. Les frais de repas du télétravailleur donnent lieu à l’acquisition de titres restaurants dans les mêmes conditions que s’il était au centre académique.
Ces modalités s’adapteront à toute évolution de la règlementation et des autorisations URSSAF.
Article 5 – Droit à la déconnexion
L’Association a à cœur la santé des salariés et rappelle que l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) mises à disposition des salariés doit respecter la vie personnelle de chacun. A cet effet, il est rappelé que, tant le manager que le salarié doivent respecter le droit à une déconnexion des outils de communication à distance pendant les périodes de repos hebdomadaires et quotidien. Si une utilisation anormale des outils de communication à distance est constatée, l’employeur prend toute disposition utile pour permettre d’y remédier.
Article 6 – Hygiène, santé et sécurité
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au télétravailleur. Le télétravail doit être réalisé dans un environnement propice au travail et à la concentration. En cas d'accident, pendant les heures travaillées, le télétravailleur prévient ou fait prévenir immédiatement, son manager et le département des ressources humaines, dans un délai de 24 heures au plus tard.
Afin de vérifier la bonne application des dispositions applicables en matière de santé et de sécurité au travail, l'employeur ou son représentant et un ou plusieurs élus du CSE ainsi que les autorités administratives compétentes pourront demander à avoir accès au domicile du télétravailleur. Cet accès est subordonné à une notification au salarié qui doit préalablement donner son accord, et à un délai de prévenance de 2 jours ouvrés minimum.
Article 7 – Entrée en vigueur et durée de l’accord
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7.1 - Durée d'application de l'accord / Entrée en vigueur
A la condition de signature par le représentant de l’Association et le représentant du syndicat, et sous réserve du respect des formalités de dépôt, le présent accord est conclu pour une durée déterminée : il entrera en vigueur le 1er septembre 2023 et prendra fin au plus tard le 31 août 2024.
Le présent accord cessera de plein droit à l'échéance de son terme.
Ultérieurement au 31 août 2024, il pourra être envisagé de conclure ou non un nouvel accord collectif sur le télétravail pour une durée indéterminée, reprenant ou non tout ou partie des règles fixées dans le cadre du présent accord.
7.2 Notification, dépôt et publicité de l’accord
Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié par voie électronique à l’organisation syndicale représentative dans l’Association.
Il sera affiché sur les panneaux de l'Association réservés à la communication avec le personnel.
Conformément aux articles D. 2231-2 et D. 2231-4 du Code du travail, l’Association procédera au dépôt du présent accord :
Au secrétariat-greffe du Conseil de prud'hommes du lieu de conclusion ;
Sur la plateforme de télé-procédure du Ministère du travail.
Le présent accord fera également l'objet d'une publication dans la base de données nationale visée à l'article L. 2231-5-1 du Code du travail, dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.
7.3 Révision de l’accord
A la demande d’une des parties signataires, il peut être convenu d’ouvrir une négociation de révision du présent accord.
La demande de révision devra être adressée aux autres parties par lettre recommandée ou par courriel avec accusé de réception.
A compter de la demande de révision, les parties se rencontreront dans un délai de deux semaines.
Fait à Paris, le [•]
Pour l’Association New York University in France
Représentée par agissant en sa qualité de Vice-présidente de l’Association
Signature le
Pour la délégation syndicale du SNPEFP-CGT
Représentée par agissant en sa qualité de déléguée syndicale (SNPEFP-CGT) Signature le ANNEXE 1
AUTORISATION ET MODALITES DE TELETRAVAIL
Année académique 20__ / 20___
Dans le cadre de l’accord d’entreprise sur le télétravail en date du………………………….. le/la salarié.e (Nom et poste) …………………………………………………………………….. et son/sa supérieur.e hiérarchique (Nom et poste)…………………………..………………………………… …………se sont réuni.e.s le ………………………….. et ont trouvé un accord pour la mise en place du télétravail selon les modalités suivantes: __________ Date de début du télétravail demandée:
Journée(s) de télétravail demandée(s):
Avez-vous un espace de travail adapté lorsque vous êtes en télétravail ?
Avez-vous l’équipement nécessaire (ordinateur, accès internet), pour faire votre travail lorsque vous êtes en télétravail ?
Réservé au responsable hiérarchique:
□ Approuvé (rappeler dates et démarrage)□ Non approuvé (motiver le refus)
Le/la salarié.e a lu l’accord de télétravail et comprend que cela ne constitue pas une part de son contrat de travail ni ne prévaut au contrat travail, ni aux politiques internes de NYU.
Date et Signature Date et Signature du/de du/de la salarié.ela Responsable hiérarchique
Date et Signature du directeur NYU in France
(Une copie signée pour le/la salarié.e / Une copie signée pour le département des RH)
ANNEXE 2
ATTESTATION SUR L’HONNEUR
CONFORMITE ELECTRIQUE (Norme NFC-15-100)
Je, soussigné.e…………………………………………………………………………………………………………………………… Souhaitant télétravailler à l’adresse ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
atteste sur l’honneur qu’à ce jour, la partie du circuit électrique utilisée dans ce lieu pour effectuer les branchements nécessaires à mon poste de travail (ordinateur, écran, éclairage d’appoint …) est conforme à la norme NFC-15-100 et me permet d’exercer mon activité professionnelle dans les conditions de sécurité prévues par les dispositions législatives et règlementaires en vigueur en France. L’installation utilisée est notamment protégée par un disjoncteur 30mA.
