PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL EN VUE DES ELECTIONS
DU COMITE SOCIAL et ECONOMIQUE
DE LA SOCIETE NORMANDY
Entre :
La Société NORMANDY
Dont le siège social est situé 1 Rue Jules Michelet,
représentée par M. Franck LEBON agissant en qualité de Directeur,
Ci-après dénommée «
l’Entreprise »
D'une part,
ET
L’organisation syndicale CFE-CGC, représentée par Monsieur Fabrice BIENVENU
L’organisation syndicale FO, représentée par Madame Annette DUGUE
L’organisation syndicale CFDT, représentée par Monsieur Thomas JOSSIER
D'autre part,
PREAMBULE :
Le
comité social et économique (CSE) est l'instance de représentation du personnel dans l'entreprise. Le CSE doit être mis en place dans les entreprises de 11 salariés et plus. L'employeur invite les syndicats à négocier le protocole d'accord préélectoral (PAP). Le PAP fixe les règles d'organisation du scrutin. Les membres du CSE sont élus par les salariés de l'entreprise pour une durée maximale de 4 ans.
Afin de fixer les modalités d’organisation de l’élection des membres du CSE de la société NORMANDY, les Organisations Syndicales ont été régulièrement convoquées à la négociation du protocole d’accord préélectoral. Elles se sont réunies le 14/02/2023, rencontre à l’issue de laquelle, elles sont parvenues à un accord.
Le présent protocole a ainsi pour objet de déterminer les modalités d'organisation et de déroulement de l’élection des membres du CSE, en application de l’article L.2414-4 du code du travail.
IL A AINSI ETE DECIDE CE QUI SUIT :
PARTIE I - Représentation du personnel, nombre et répartition des sièges
Article 1. Effectif pris en compte
Les effectifs pris en compte dans le cadre du présent accord sont établis au 13/03/2023, selon les dispositions de l’article L. 1111-2 du Code du travail.
Article 2. Nombre de membres du Comité Social et Economique à élire
Conformément aux dispositions de l’article L.2313-2 du code du travail et de l’accord relatif à la représentation élue du personnel de la société NORMANDY signé le 16/01/2023, le nombre et le périmètre des CSE d’établissement distinct est fixé comme suit :
SOCIETE
ETP
Au 13/03/2023
Nombre de membres à élire
Titulaires
Suppléants
NORMANDY 462 12 12
Article 3. Collèges électoraux et répartition des sièges Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-11 du Code du travail, le personnel est réparti en trois collèges en tenant compte de la nature des fonctions exercées par les salariés :
1er collège : ouvriers et employés – 255 etp
2ème collège : techniciens, agents de maîtrise – 159 etp
3ème collège : Chefs de services et cadres - 48
En conséquence, la répartition des sièges entre les collèges électoraux est fixée comme suit :
- premier collège : 7 sièges, (7 personnes physiques) - deuxième collège : 4 sièges, (4 personnes physiques) - troisième collège : 1 siège, (1 personne physique) PARTIE II - Organisation des élections des CSE Le processus électoral se déroulera exclusivement dans le cadre défini par l’accord relatif au vote par voie électronique pour les élections du CSE de la société NORMANDY signé le 09/01/2023, lequel est complété des dispositions suivantes.
Dès lors, aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.
La mise en œuvre du dispositif est confiée à la société Agrume située Villa Créatis, 2 rue des Mûriers, CP 601 69258 Lyon Cedex 09.
Le système de vote proposé est conforme aux prescriptions du cahier des charges, annexé à l’accord relatif au vote électronique précité.
Article 1. Date et heures des scrutins
La date du premier tour des élections est fixée au 13/03/2023 9h jusqu'au 14/03/2023 16h.
Au cas où le quorum ne serait pas atteint à l’issue de ce premier tour ou en l’absence de liste syndicale ou encore dans le cas où la totalité des sièges n’aurait pu être pourvue dès le premier tour, il sera organisé un second tour de scrutin qui se tiendra le 27/03/2023 de 9h à 16h.
Les dates et heures de scrutins ainsi que les modalités d’accès au site de vote feront l‘objet d’une large communication dans l’établissement notamment via des notes d’information affichées au cours des jours précédant le premier tour et, le cas échéant, le second tour. A ce titre, une communication dédiée via diffusion d’une note d’information ou d’un mail sera effectuée à l’ouverture du scrutin. Le taux de participation pourra être consulté pendant toute la durée des scrutins par les membres du bureau et les représentants des organisations syndicales.
Article 2. Bureau de vote
Le processus électoral étant organisé par voie électronique, un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des élections.
Il sera réuni en visioconférence pour la formation sur le dispositif (qui prendra la forme d’un vote test) et du scellement du dispositif environ 8 jours avant le premier tour du scrutin (date indicative au 06/03/2023 à 14h).
Il se réunira ensuite à chaque phase du processus de vote par voie électronique, pour le premier comme pour le second tour.
Il est convenu que le bureau de vote sera composé de trois personnes figurant parmi la liste des électeurs :
Un Président : le plus âgé acceptant cette mission ,
Deux assesseurs : le deuxième plus âgé et le plus jeune acceptant cette mission,
En cas d’absence ou d’empêchement imprévu de l’un des membres dénommés ci-dessus, la désignation des membres du bureau de vote s’effectuera en application des règles rappelées ci-dessus, parmi les membres du personnel effectivement présents à l’ouverture du bureau de vote. Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés seront au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.
Article 3. Commission de surveillance
Une commission est créée pour surveiller le bon déroulement des phases clés du processus de vote par voie électronique.
Elle participe à la formation sur le dispositif, à son contrôle et à sa validation lors de la phase de vote test ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote qui interviendra le même jour. Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci.
Le temps passé par ces observateurs sera rémunéré comme temps de travail.
La commission de surveillance est composée :
de 11 représentants par Organisation Syndicale (membre du personnel)
des membres du bureau de vote
de 2 représentants de la Direction des Ressources Humaines.
Article 4. Modalités de vote
Les modalités de vote par voie électronique seront envoyées au domicile de chaque salarié électeur au moins 4 jours ouvrables avant l’ouverture du scrutin.
Elles comprendront l’information de son numéro d’identifiant et de son code secret, délivré de manière aléatoire par le prestataire, ainsi que les explications nécessaires pour procéder au vote.
En cas de perte de cet identifiant et/ou du mot de passe, le collaborateur devra prendre directement contact avec la cellule d’assistance et communiquer son numéro de matricule (visible sur son bulletin de salaire) afin que de nouveaux identifiant et mot de passe puissent lui être réacheminés, par Email ou par SMS.
Si un second tour doit être organisé, l’électeur devra utiliser les mêmes identifiants et mot de passe qu’au premier tour.
Article 5. Déroulement du vote électronique par Internet
Modalités d’accès au dispositif de vote
La connexion aura lieu par le navigateur internet à l’adresse suivante, accessible 24h / 24 pendant la durée du scrutin : normandy.agrume.fr
Le déroulement sera le suivant :
l’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout terminal connecté à internet,
après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affichera les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,
l’électeur choisira une élection. Les élections pour lesquelles il aurait déjà voté n’étant plus sélectionnables,
le service affichera les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,
l’électeur pourra : choisir une liste complète, raturer des candidats, voter blanc
le choix de l’électeur lui sera rappelé et il pourra le modifier,
l’électeur confirmera son vote,
un accusé de réception lui confirmera l’enregistrement définitif de son vote,
à tout moment, l’électeur pourra interrompre le processus et le reprendre.
Un poste en libre accès sera mis à disposition, dans un espace dédié permettant d’assurer la discrétion et la confidentialité du vote, pour permettre à tout électeur de voter en établissement. Les salariés avec une difficulté d'accès à un poste informatique pourront se connecter à un ordinateur dédié : Au Normandy 1 - bureau à l'entrée de la balnéo Au Normandy 2 - Espace animation, le matin jusqu'à 11h (13 et 14 mars 2023) Chacun pourra également voter à distance et à tout moment, depuis son domicile, tout autre lieu équipé d’un accès internet ou encore via un smartphone.
Langue, ordre des instances et affichage initial des listes
Les indications et informations présentées sur le site de vote seront affichées en français.
Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des 2 scrutins pour lesquels il est appelé à voter selon le collège auquel il appartient (membre de la délégation au CSE titulaires, membres de la délégation au CSE suppléants).
Le nom de la liste sera affiché. Le choix d'une des listes lui présentera ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.
Cellule d’assistance technique
Une cellule d'assistance technique sera mise à disposition par le prestataire chargée de veiller au bon fonctionnement, à la surveillance du système de vote électronique et d’accompagner les électeurs. Elle sera accessible 24h/24 pendant toute la durée du scrutin.
La cellule d'assistance technique contrôlera, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifiera que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Article 6. Dépouillement et proclamation des résultats
Le processus de dépouillement est le suivant :
clôture du site internet de vote,
déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,
calcul automatique des résultats et attribution des sièges,
téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,
Impression et signature des procès-verbaux,
Proclamation des résultats.
Les résultats obtenus à l’issue du premier et, le cas échéant du second tour des élections seront consignés au procès-verbal, y compris si le quorum n’est pas atteint, pour mesurer la représentativité dans l’entreprise des candidatures syndicales. Ces résultats sont affichés le jour même dans les établissements. Les mandats des membres nouvellement élus prendront effet au terme des mandats des membres sortants.
Le cas échéant, les membres du bureau et de la commission de surveillance pourront faire apparaître, sur le procès-verbal, des observations concernant le déroulement du scrutin.
Article 7. Dispositions spécifiques aux élections partielles
Les éventuelles élections partielles qui devraient intervenir pendant la durée des mandats seront organisées selon le présent protocole sous réserve des dispositions particulière suivantes :
Les élections seront organisées selon un scrutin avec un vote à bulletin (non électronique) d’une durée de 4h sur une seule journée, les dispositions qui précèdent n’étant pas applicables.
Des bulletins et des enveloppes de couleurs différentes seront mis à la disposition des électeurs pour le vote des titulaires et pour le vote des suppléants. Les bulletins de vote et les enveloppes seront disposés à l’entrée de chaque lieu de vote. Des bulletins blancs seront également mis à disposition. Des urnes différentes seront utilisées pour chacun des collèges (titulaires / suppléants) concernés par l’élection partielle.
Il sera constitué un bureau de vote par scrutin (par collège, pour les titulaires et les suppléants), composé d’un Président et de deux assesseurs, selon les principes généraux du code électoral.
Les salariés absents pour cause de repos hebdomadaire, maladie, d’accident de travail, de maternité, de congés payés, congé parental… qui n'auront pas la possibilité de venir voter au sein de l’établissement, pourront voter par correspondance.
Les salariés concernés se verront adresser au moins 6 jours calendaires avant chaque tour, par la voie postale, le matériel de vote nécessaire avec une notice d’explication et le document adressé par les Organisations Syndicales. Les enveloppes devront obligatoirement porter mention, au dos, du nom de l’expéditeur accompagné de sa signature, les enveloppes intérieures de couleur ne devant, sous peine de nullité du vote, porter aucun signe distinctif. Le jour du scrutin, la Direction remettra les enveloppes d’émargement, non décachetées, au Président du bureau de vote. En cas de vote physique et de vote par correspondance, le vote physique prévaudra.
Partie III : Condition d’électorat et d’éligibilité Article 1. Electorat et éligibilité
L'ancienneté des salariés s’apprécie à la date du premier tour de scrutin pour la détermination de leur qualité d’électeur et d’éligible.
Pour être électeur, il faut être âgé de 16 ans révolus, ne pas être sous le coup d’une condamnation privative du droit de vote et avoir travaillé trois mois au moins dans l’entreprise et donc avoir été embauché avant le
13/12/2022.
Pour être
éligible, il faut être âgé de 18 ans révolus, avoir travaillé au moins 1 an dans l’entreprise, ne pas être conjoint, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré de l’employeur, et avoir par conséquent été embauché avant le 13/03/2022.
Un salarié d’un collège ne peut se présenter que dans son collège.
Article 2. Liste électorale
Les listes électorales (électeurs / éligibles) sont établies pour chaque collège. Elles seront affichées
le 20/02/2023 au sein de chaque établissement. Elles seront transmises dans le même temps aux représentants des listes syndicales à la commission de surveillance.
Toute réclamation éventuelle concernant cette liste devra être formulée auprès de la Direction de l’établissement du lieu de l’affichage, dans un délai de 3 jours calendaires à compter de son affichage. Passé ce délai et conformément aux dispositions de l’article R.2314-24 du code du travail, aucune requête portant sur l’électorat ne pourra être recevable.
Article 3. Constitution et dépôt des listes de candidats
Constitution des listes
Les candidatures seront établies par listes et distinctement pour :
L’élection des titulaires au Comité Social d‘Entreprise
L’élection des suppléants au Comité Social d’Entreprise
Ces listes devront par ailleurs :
être établies avec présentation des candidats dans l’ordre préférentiel voulu.
ne pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir.
Elles peuvent être incomplètes. La double candidature aux fonctions de titulaire et de suppléant est autorisée. En cas de double élection d’un candidat, la candidature de titulaire l’emportera sur celle de suppléant.
En cas de liste commune, la répartition des voix devra apparaître lisiblement sur la liste.
Représentation équilibrée hommes / femmes
Au sein de chaque collège électoral, la proportion d’hommes et de femmes se décompose ainsi :
Conformément à l’article L.2314-30 du Code du travail, les Organisations Syndicales devront présenter des listes reflétant le nombre de femmes et d’hommes de chaque collège électoral. Dans ce cadre, les listes comportant plusieurs candidats devront être composées :
D’un nombre d’hommes et de femmes correspondant à leur part respective inscrite sur les listes électorales
Alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un sexe
Lorsque l'application de la règle de la représentation équilibrée n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;
Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
Enfin, en cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.
Une application sera mise à disposition par le prestataire pour vérifier la conformité des listes, les modalités d’accès étant communiquées aux représentants des organisations syndicales en même temps que l’affichage des listes électorales.
Dépôt des listes
Premier tour
Les listes devront être déposées en double exemplaire, soit par :
courrier remis en main propre contre décharge avant 15h le jour de la date limite de dépôt, auprès de la Direction de l’établissement.
courrier recommandé avec accusé de réception (RAR) présenté au plus tard le jour de la date limite de dépôt, au service ressources humaines de l’établissement à l’adresse :
1 Rue Jules Michelet 50400 GRANVILLE
courrier électronique avec accusé de réception avant 15h le jour de la date limite de dépôt via l’adresse rh.normandy@lna-sante.com
Pour des raisons d'ordre matériel tenant à l'organisation du vote, les dates limites de dépôt des candidatures sont fixées pour le premier tour au
28/02/2023 à 15 heures.
La Direction s’engage par ailleurs à procéder à l’affichage des listes dans les trois jours ouvrables suivants la date limite de dépôt des candidatures.
Second tour Si un deuxième tour est nécessaire, les listes déposées restent valables. Si ces listes font l’objet d’un changement ou si des listes de candidats libres sont présentées, elles doivent être déposées, ainsi que les professions de foi, au plus tard le
21/03/2023 à 15 heures.
La Direction s’engage par ailleurs à procéder à l’affichage des listes dans les trois jours ouvrables suivants la date limite de dépôt des candidatures. VALIDITE ET DUREE DU PROTOCOLE
Ce protocole est conclu pour une durée déterminée. Il prendra fin à l’occasion du renouvellement des mandats des membres des CSE.
