ACCORD SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN D’OCAPIAT
ENTRE LES SOUSSIGNÉS :
OCAPIAT,
Ci-après dénommée « OCAPIAT »,
D’une part,
ET :
D’autre part,
Le syndicat
FNAF-CGT,
Le syndicat
FO,
Le syndicat
SNCEA/CFE-CGC.
Ensemble ci-après désignés "les Parties"
PREAMBULE
Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue du renouvellement des membres du Comité sociale et économique d’OCAPIAT, dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres du comité social et économique.
La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.
Il est rappelé que par accord du 10 février 2020 (« Avenant au protocole d’accord préélectoral du 28 janvier 2020 en vue de l’élection du comité social et économique d’OCAPIAT »), le vote électronique avait été mis en œuvre. L’organisation de cette élection par voie électronique avait donné satisfaction, tant aux salariés, aux partenaires sociaux qu’à l’employeur.
Il est donc décidé de prévoir à nouveau le vote électronique dans le cadre des élections pour le renouvellement des membres du CSE, dont les mandats arrivent à échéance au 28 février 2023, car il est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
de faciliter le vote notamment pour les salariés en horaire décalé ou en déplacement
de sécuriser et afficher en quelques minutes,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES :
Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.
Article 1 - Objet et champ d’application
Le présent accord sur le vote électronique s’applique à l’ensemble des salariés d’OCAPIAT appelés à voter aux élections des membres du comité social et économique.
Article 2 - Définition et choix du moyen de vote électronique
Il est convenu de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord sur le vote électronique doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
Article 3 – Principe du recours à un prestataire
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, il est décidé que les élections seront organisées par un prestataire externe, mandaté par la Direction des ressources humaines et choisi conformément aux règles issues du Code des marchés publics. Ce sont trois devis qui seront étudiés :
NEOVOTE
AGRUME
E-vote
Le prestataire sera choisi par OCAPIAT sur la base d'un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et de l’article R. 2314-6 du code du travail. L’appel d’offre doit tenir compte du besoin que la profession de foi peut être sur différents formats dont la vidéo. Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Etablissement des fichiers
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système choisi devra assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique. Le vote émis par chaque électeur devra être chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques devra être inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel habilité du prestataire choisi, chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Expertise indépendante et formalités CNIL
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre RGPD).
Information et formation
L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. De plus, les membres du comité social et économique et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 4 - Déroulement des opérations de vote
4-1- Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de l’élection, Ocapiat engagera une négociation, conformément aux dispositions légales, en vue de la conclusion d’un protocole d’accord pré-électoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges. Le protocole d’accord pré-électoral mentionnera la conclusion du présent accord sur le vote électronique et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.
Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée dans le cadre du protocole d’accord pré-électoral. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote. Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.
Caractéristiques du site de vote
Le prestataire choisi devra assurer la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral. L’appel d’offre doit tenir compte du besoin que la profession de foi peut-être sur différents formats dont la vidéo. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire devra veiller à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats. Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement). Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée. Le système proposera également un bulletin blanc.
Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra à l’aide de canaux distincts :
son identifiant personnel de connexion par un premier canal,
son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal,
l'adresse de connexion au site de vote,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence. L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral. Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel. En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
Article 5 - Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Article 6 - Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.
Article 6 - Durée et publicité
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2024 et le cas échéant aux élections partielles qui viendraient à être organisées durant la mandature 2024 / 2028. Il entrera en vigueur au lendemain de sa signature.
Il sera notifié à chacune des organisations syndicales représentatives.
Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure « TéléAccords » du Ministère du Travail accompagné des pièces prévues à l’article D.2231-7 du Code du travail. Une copie de l’accord sera également remis au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.
Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole d’accord pré-électoral par les moyens de communication habituels.
Fait à Paris, le 15 décembre 2023, en 4 exemplaires originaux
