4.2 Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin PAGEREF _Toc236041433 \h 7
4.3 Caractéristiques du site de vote PAGEREF _Toc236041434 \h 7
4.4 Modalités d’accès au serveur de vote PAGEREF _Toc236041435 \h 8
4.5 Procédure de secours PAGEREF _Toc236041436 \h 8
4.6 Suivi des opérations de vote PAGEREF _Toc236041437 \h 9
4.7 Opérations de dépouillement PAGEREF _Toc236041438 \h 9
Article 5 - DURÉE, DÉPÔT ET PUBLICITÉ DE L’ACCORD PAGEREF _Toc236041439 \h 9
Entre les soussignés :
L’entreprise VAR HABITAT, dont le siège social est situé avenue Pablo Picasso - BP 29 - 83040 TOULON Cedex 9, représentée par XXXX, son Directeur général,
ci-après désigné « l’Entreprise » D’une part,
Et :
Les organisations syndicales représentatives ci-après désignées :
C.F.D.T., représentée par XXXX, en sa qualité de déléguée syndicale,
F.O., représentée par XXXX, en sa qualité de délégué syndical,
ci-après désignées les « Syndicats », D’autre part,
Ci-après désignées « Les Parties signataires ».
IL A ÉTÉ PRÉALABLEMENT EXPOSÉ CE QUI SUIT :
L’article L. 2314-26 du Code du travail, modifié par l’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise, autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
Les articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
La délibération n°2026-045 du 19 mars 2026 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, formule des recommandations applicables à la mise en œuvre du vote électronique.
Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
de faciliter le vote pour les collaborateurs en mission ou en déplacement,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
d’augmenter le niveau de participation,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
CECI EXPOSE, LES PARTIES ONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :
Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
vérifier l’identité des électeurs,
s’assurer de la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification,
s’assurer de l’intégrité du vote,
s’assurer de l’unicité du vote,
s’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
s’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
permettre la publicité des résultats du scrutin,
garantir le caractère personnel du vote, lequel ne peut être exercé que par l’électeur lui-même, sans délégation ni substitution ;
garantir qu’un électeur ne puisse voter qu’une seule fois par scrutin ;
permettre un contrôle a posteriori du déroulement du scrutin, dans le respect du secret du vote.
ARTICLE 1 - OBJET ET CHAMP D’APPPLICATION Le présent accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs de VAR HABITAT, de droit public ou de droit privé (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise qui auraient choisi de voter au sein de l’Office) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.
ARTICLE 2 - DÉFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ÉLECTRONIQUE Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. En conséquence, le vote à bulletin secret sous enveloppe n’est pas retenu pour ce scrutin. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
ARTICLE 3 - MODALITÉS DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ÉLECTRONIQUE
3.1 Recours à un prestataire extérieur Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par la société VOXALY DOCAPOSTE, mandatée pour ce faire par la Direction. VAR HABITAT, après avoir consulté sept prestataires, et étudié les deux réponses reçues, a retenu la société VOXALY DOCAPOSTE. Ce prestataire est spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire »). VAR HABITAT lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique, sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail. Le cahier des charges sera tenu à la disposition des collaborateurs sur le lieu de travail et disponible sur le Teams de VAR HABITAT, équipe Ressources Humaines. Le prestataire retenu sera également indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.
3.2 Etablissement des fichiers Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
3.3 Confidentialité des données transmises Le dispositif assure la confidentialité des données transmises, à savoir :
les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;
la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ;
l'émargement ;
l'enregistrement et le dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les dispositifs de chiffrement et de déchiffrement ainsi que le contenu de l’urne électronique sont uniquement accessibles aux personnes dûment habilitées dans le cadre de la gestion et de la maintenance du système, dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ». Cette séparation garantit l'impossibilité de relier un électeur à l'expression de son vote et assure le respect du secret du scrutin. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les modalités techniques de mise en œuvre des opérations de dépouillement, notamment celles relatives à l’utilisation des mécanismes de déchiffrement, sont organisées de manière à garantir leur contrôle par les membres du bureau de vote, conformément aux dispositions légales, réglementaires et au cahier des charges du système. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. À l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
3.4 Stockage des données Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement, lequel sera effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote, selon les modalités techniques prévues par le système de vote et le cahier des charges.
Le « fichier des électeurs », établi à partir des listes électorales permet de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant voté et d'éditer les listes d'émargement. Le fichier « contenu de l'urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique.
Les données enregistrées sont :
listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège électoral ;
fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d'authentification et coordonnées, le cas échéant ;
listes d'émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs ;
listes de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires et suppléants, appartenance syndicale ;
listes de résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et destinataires.
Les destinataires des données sont :
pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs, les agents habilités des services du personnel ;
pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent ;
pour les listes d'émargement : les membres des bureaux de vote, les agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des candidats : les électeurs, les syndicats, les agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l'emploi, les syndicats, l'employeur ou les agents habilités des services du personnel.
3.5 Cellule d'assistance technique et sécurité Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique aura pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. En cas de suspension des opérations de vote, les modalités de reprise du scrutin seront définies par le bureau de vote, en lien avec le Prestataire, de manière à garantir la sincérité, la sécurité et la continuité des opérations électorales. 3.6 Expertise indépendante et formalités CNIL Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
Depuis l’entrée en vigueur du règlement général sur la protection des données le 25 mai 2018, l’obligation de déclarer le système de vote électronique à la Commission nationale de l’informatique et des libertés est supprimée. L’article R. 2314-11 du Code du travail, qui mentionne toujours cette déclaration, n’est plus applicable.
Le système de vote électronique devra être conforme aux dispositions légales et réglementaires applicables ainsi qu’aux recommandations en vigueur de la CNIL relatives à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet, au jour du scrutin.
3.7 Information et formation VAR HABITAT met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les collaborateurs, de leurs votes par voie électronique. En particulier, chaque collaborateur disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
ARTICLE 4 - DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE
4.1 Protocole d’accord préélectoral Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges. Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du Prestataire (VOXALY DOCAPOSTE) choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise. Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.
4.2 Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les électeurs auront
la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel disposant d’un accès à Internet, en se connectant au site de vote au moyen des identifiants de connexion personnels et confidentiels transmis par le Prestataire par mail et par courrier à l’adresse de leur domicile.
Les collaborateurs seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.
4.3 Caractéristiques du site de vote Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats. Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement). Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
4.4 Modalités d’accès au serveur de vote Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :
l'adresse du serveur de vote,
ses identifiants personnels permettant l’accès au système de vote électronique,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au second tour.
Les modalités d’envoi des éléments d’authentification seront rappelées dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à garantir leur confidentialité et leur sécurité, conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur. Chaque électeur accédera au système de vote électronique au moyen d’identifiants personnels transmis selon une procédure sécurisée définie dans le protocole d’accord préélectoral et dans la documentation du système établie par le Prestataire. Le dispositif d’authentification mis en œuvre garantit de manière effective l’identification de l’électeur, la confidentialité des données et la sécurité du vote. Une fois authentifié, pour l’élection des membres titulaires et suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. L’électeur exprimera et validera son vote selon les modalités prévues par le système de vote électronique. Avant sa validation définitive, l’électeur pourra vérifier son choix et le modifier le cas échéant. Après validation définitive de son vote, l’électeur recevra un accusé de réception attestant de la bonne prise en compte de son vote, sans qu’il soit possible de remettre en cause le secret du scrutin. Le système garantit qu’un électeur ne peut exprimer qu’un seul vote par scrutin et que toute validation définitive du vote donne lieu à l’émargement électronique correspondant, sans qu’il soit possible d’établir un lien entre l’identité de l’électeur et le contenu de son vote. En cas de perte ou de non-réception de ses identifiants, l’électeur pourra obtenir de nouveaux éléments d’accès durant les opérations de vote selon une procédure sécurisée définie dans le protocole d’accord préélectoral. Les membres du bureau de vote pourront consulter à tout moment le taux de participation, sans accès au contenu des votes.
4.5 Procédure de secours
VAR HABITAT, pour assurer l’égalité d’accès au vote électronique, mettra à disposition un équipement informatique aux collaborateurs ne pouvant pas exprimer leur vote.
Pour en bénéficier, le collaborateur devra contacter la Direction des Ressources Humaines, qui assurera le secret du vote en mettant à disposition une salle, du matériel informatique, et en désignant une période précise de disponibilité. L’utilisation de ce matériel se fera dans des conditions garantissant l’isolement de l’électeur, sans assistance ni surveillance dans l’expression de son choix. Ainsi, pour permettre le bon fonctionnement de ce dispositif de secours, les collaborateurs seront invités à se signaler dès la constatation des difficultés.
Chaque agence de Var Habitat, ainsi que le siège situé à La Valette du Var, sera en capacité de proposer ce dispositif.
Il convient de rappeler que ces modalités seront mises en place uniquement en cas de difficultés d’accès à Internet ou à du matériel informatique, dans le cadre du travail ou de la vie privée du collaborateur. Ce dispositif ne doit en aucun cas remplacer le système de vote individuel, défini dans le présent accord.
Pour toute autre difficulté, le collaborateur pourra bénéficier de l’assistance technique garantie par le Prestataire.
VAR HABITAT prendra toutes les mesures nécessaires afin de garantir une égalité d’accès au vote électronique pour l’ensemble des électeurs. À ce titre, le dispositif mis en place permet à chaque collaborateur d’exercer personnellement son droit de vote dans des conditions garantissant la confidentialité et le secret du scrutin, notamment pour les collaborateurs ne disposant pas d’un accès autonome à un équipement informatique ou à une connexion Internet.
4.6 Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
4.7 Opérations de dépouillement A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (président, assesseurs). Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats. Dès l’établissement du procès-verbal, les résultats seront proclamés puis portés à la connaissance de l’ensemble du personnel par les moyens de communication habituels.
Article 5 - DURÉE, DÉPÔT ET PUBLICITÉ DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, étant applicable uniquement dans le cadre du renouvellement du comité social et économique en 2026.
Le présent accord entrera en vigueur à compter du lendemain de son dépôt. Il devra, en tout état de cause, être entré en vigueur avant la signature du protocole d’accord préélectoral prévoyant le recours au vote électronique.
Le présent accord sera déposé à l’initiative de la Direction et au plus tard dans un délai de 15 jours suivant la date limite de conclusion :
en deux exemplaires dont un sous format électronique sur le site dédié www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr et l’autre sur support papier, à la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) de Toulon.
un troisième exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Toulon.
Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord.
Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.
Fait à La Valette-du-Var, en 6 exemplaires, le
Le Directeur GénéralLe représentant du syndicat C.F.D.T.
