ACCORD D’ENTREPRISE SUR LE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS AU SEIN DE TERRES D’ARMOR HABITAT
ENTRE LES SOUSSIGNES :
1. Terres D’Armor Habitat
OPH dont le siège est sis à PLOUFRAGAN (22440) 6, Rue des Lys, Immatriculé au Registre du Commerce et des Sociétés de SAINT-BRIEUC Sous le numéro 272 200 015 000 27
Représenté par
Agissant en qualité de Directeur Général dûment habilité aux fins des présentes
DE PREMIERE PART
ET
2. Les organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise :
La CFDT, représentée par agissant en qualité de délégué syndical,
La CFE-CGC, représentée par agissant en qualité de délégué syndical,
Dûment mandatés à l’effet des présentes
DE DEUXIEME PART
Préambule :
Le présent accord a pour objet de préciser les règles et conditions de remboursement applicables aux déplacements effectués par les collaborateurs de Terres d’Armor Habitat dans le cadre de leur activité courante ou lors de déplacements pour suivre des stages de formation professionnelle, participer à des salons, à des réunions extérieures etc….
Par souci d’équité et de maîtrise des dépenses, cet accord est guidé par les grands principes suivants :
Les conditions et modalités de remboursement sont les mêmes pour tous,
Pour chaque dépense, un équilibre doit être trouvé entre les conditions de confort du salarié en mission et la maîtrise des dépenses,
Les frais de déplacement ne doivent constituer pour le salarié, ni une charge financière, ni une opportunité de gain.
En matière de responsabilité sociétale, cet accord répond également à l’engagement de l’organisme de réduire son impact environnemental.
Le présent accord se substitue à tout usage ou accord applicable au sein de l’organisme et portant sur le même objet.
Ceci étant rappelé, il a été convenu ce qui suit :
Article 1. objet ET CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord a pour objet de déterminer les modalités de remboursement des frais de déplacements réalisés par les collaborateurs dans le cadre de leur activité professionnelle.
Le présent accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs de Terres d’Armor Habitat, quel que soit la nature de leur contrat de travail ou leur statut, amenés à engager des frais professionnels. Il ne s’applique pas aux « repas d’affaires » auxquels peuvent être amenés à participer les directeurs(rices).
Pour les agents de la Fonction Publique Territoriale, cet accord fera l’objet d’une transposition par délibération du Conseil d’Administration.
Les parties s’entendent sur le fait qu’aucun collaborateur ne peut tirer profit personnel de l’utilisation des véhicules de l’entreprise comme de tout autre matériel de l’office.
Article 2. Définition
Notions et définitions
Déplacement : est considéré en déplacement professionnel, tout collaborateur se déplaçant hors de son lieu de travail habituel sur demande de Terres d’Armor Habitat.
Les frais professionnels correspondent pour l’URSSAF, à des dépenses que le collaborateur a engagées, non pour convenances personnelles, mais pour accomplir directement sa mission pour le compte de l’entreprise. Juridiquement, il s’agit des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du collaborateur et que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de sa mission.
Ordre de mission : L’ordre de mission, qu’il soit avec ou sans frais, est un document établi dans l’intérêt du collaborateur sollicité pour une tâche exceptionnelle nécessitant un déplacement. L’ordre de mission permet d’effectuer un déplacement sur le temps de service et de bénéficier du régime protecteur des accidents du travail.
Aujourd’hui, au regard de la répartition territoriale de l’entreprise, l’organisation évolue au sein de l’organisme ; l’ordre de mission doit être établi et validé avant chaque départ en déplacement professionnel en cas de sortie du département.
Les déplacements pour motif syndical ou de représentation du personnel n’ont pas à faire l’objet d’une autorisation préalable, et donc d’un ordre de mission.
Article 3. FONCTIONNEMENT Général
Opportunité des déplacements :
Pour répondre au double objectif rappelé en préambule, de maîtrise des dépenses et de réduction de l’impact environnemental de l’activité de l’organisme, il convient de vérifier à chaque demande de validation d’ordre de mission que le déplacement s’avère nécessaire.
En effet, selon les situations, les possibilités de visioconférence, ou de réunion virtuelle doivent systématiquement être envisagées avant toute validation.
Les parties tiennent à rappeler que la bonne pratique consiste ici à privilégier les réunions téléphoniques ou en Visio conférence, notamment lorsque la durée de la réunion est inférieure au temps de trajet. Plus largement, il est de la responsabilité de chacun de s’engager dans une démarche raisonnable et de s’interroger sur la pertinence de l’engagement d’une dépense.
Si la présence physique est néanmoins requise, il conviendra de regrouper dans la mesure du possible, les activités impliquant une présence sur site sur une même journée.
Hors circonstances exceptionnelles, le covoiturage dans les véhicules de l’entreprise, est également à privilégier pour les déplacements professionnels.
Cette vérification préalable du caractère nécessaire du déplacement ne concerne pas les déplacements liés à l’exercice de l’activité syndicale ou de représentation du personnel.
Départ la veille de l’évènement :
Pour les déplacements dont l’horaire de début imposerait un départ du salarié de son domicile avant 7h30 du matin, un départ la veille est possible avec prise en charge des frais de repas du soir et de la nuitée. Le départ la veille doit faire l’objet d’une validation préalable dans le cadre de l’ordre de mission.
ARTICLE 4. FRAIS DE REPAS ET D’hébergement
Le système retenu pour le remboursement des frais de déplacement tient compte des frais réellement engagés (sur justificatifs) dans la limite des plafonds ci-dessous arrêtés sur la base du barème applicable aux agents de la Fonction Publique Territoriale:
Repas ( déjeuner, dîner) Hébergement Petits déjeuners En région 17.50€ 70€
10€
90€ dans agglomération > 200 000 habitants.
A Paris
20€ 110 € 15€
Il est également précisé que les éventuels surcouts de frais d’hébergement pourront être pris en charge pour les collaborateurs relevant d’une situation de mobilité réduite connue de l’entreprise à la condition qu’aucune autre possibilité n’existe pour effectuer le déplacement prévu et nécessaire. Le surcout pris en charge ne pourra dépasser 50% du barème hébergement du tableau ci-dessus.
Il est précisé que les frais de repas et d’hébergement sont remboursés lorsque les collaborateurs se trouvent en situation de déplacement professionnel et dans l’impossibilité de regagner leur lieu de travail ou leur domicile. Ces frais concernent donc les collaborateurs contraints de prendre leur repas à l’extérieur.
Pour bénéficier d’un remboursement, le collaborateur se doit donc de respecter les conditions cumulatives suivantes :
Se trouver
en dehors de sa ville d’affectation et,
Se trouver dans un périmètre distant
d’au moins 15km de son domicile ou de son lieu de travail,
Son repas ne doit pas être fournis gratuitement.
Les dépenses ne sont remboursées que si le salarié travaille sur la journée complète
Sauf situations exceptionnelles, les frais de repas engagés à l’occasion de réunions ou de formation sont pris directement en charge par Terres d’Armor Habitat. Dans pareille occasion, des plateaux repas peuvent être prévus par la direction. Si le collaborateur ne fait pas usage du plateau repas à sa disposition, il ne sera pas remboursé de ses frais alternatifs.
Pour rappel, tout déplacement ayant fait l’objet d’un remboursement du déjeuner ou d’une invitation, donne lieu à la
déduction d’un titre restaurant par repas pris en charge.
Si l’activité se poursuit dans la même zone géographique en après midi, le repas devra être pris sur cette même zone géographique.
Petit déjeuner :
Lorsque le déplacement comprend une ou plusieurs nuitées, le remboursement du petit déjeuner est compris dans celui de l’hôtel. Lorsque le déplacement ne comprend pas de nuitées, le salarié dont le train part avant 07h30 bénéficie d’un remboursement plafonné sur justificatif du petit déjeuner conformément au barème ci-dessus mentionné.
Hébergement :
Il est précisé que les frais d’hébergement sont par principe réglés directement par Terres d’Armor Habitat qui dispose au jour des présentes, d’une convention de partenariat avec le prestataire « BBA ». Ces frais ne sont donc engagés qu’exceptionnellement par le collaborateur.
Article 5. FRAIS DE TRANSPORT
Les frais de transport (principalement train et avion), autorisés par l’employeur, seront pris en charge directement par Terres d’Armor Habitat.
En milieu urbain et plus particulièrement en région parisienne, le mode de transport à privilégier est le transport en commun. Seuls les remboursements de transport en commun seront donc remboursés sur présentation de justificatif sauf situation exceptionnelle préalablement autorisée par le service des Ressources Humaines, d’utiliser un autre mode de transport. Concernant les frais de déplacement, sont pris en charge au titre des frais de déplacement le train, vélo loué, métro, bateau, parking, péage, avion… Il est également précisé que les frais de taxi pourront être pris en charge pour les collaborateurs relevant d’une situation de mobilité réduite connue de l’entreprise à la condition qu’aucune autre possibilité n’existe pour effectuer le déplacement prévu et nécessaire.
Train :
Les réservations se font en 2ème classe, sauf coût moindre constaté sur une classe supérieure.
Les réservations de billets de train sont effectuées par Terres d’Armor Habitat Ces frais ne sont donc engagés qu’exceptionnellement par les collaborateurs. Dans ce dernier cas, le remboursement est fait sur présentation des justificatifs correspondants sur la base du tarif de 2ème classe.
Article 6. UTILISATION D’un véhicule de service
L’utilisation d’un véhicule de service est
exclusivement réservée aux déplacements professionnels et aux trajets domicile/travail dès lors qu’ils constituent le prolongement des déplacements professionnels.
Tout utilisateur est tenu d’être détenteur d’un permis de conduire valide et de s’assurer du bon état du véhicule mis à sa disposition. Pendant l’utilisation du véhicule, le conducteur est personnellement responsable des conséquences de ses comportements quant à l’usage qu’il fait du véhicule. Il est rappelé qu’il devra également s’acquitter du montant des amendes en cas d’infraction au Code de la Route.
Pour l’utilisation desdits véhicules, le présent accord renvoie à la charte d’utilisation des véhicules de service annexée au règlement intérieur de l’organisme.
Concernant plus particulièrement les autorisations de remisage à domicile, il est rappelé que les collaborateurs amenés de par leurs fonctions à se déplacer régulièrement peuvent, pour les besoins de l’activité, bénéficier d’une telle autorisation dès lors que leur domicile est distant de 15km maximum de leur lieu habituel de travail.
Cette distance se calcule d’adresse à adresse.
Article 7. Frais de déplacements motorisés – frais kilometriques
En cas d’indisponibilité d’un véhicule de service et lorsque le collaborateur est contraint d’utiliser son véhicule motorisé personnel à des fins professionnelles, l’employeur indemnise les déplacements professionnels du collaborateur, sur la base du barème applicable aux agents de la Fonction Publique Territoriale en vigueur au jour de l’engagement de la dépense. Ce mode de déplacement alternatif doit être autorisé au préalable par le service des Ressources Humaines. Les parties rappellent que si le collaborateur souhaite tout de même prendre son propre véhicule pour son confort personnel lors de son déplacement professionnel, il ne sera pas remboursé des frais ainsi engagés.
Ce barème kilométrique prend en compte notamment les éléments suivants : la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d’assurance.
Les frais de parcmètres ou de parking, ainsi que les frais de péage d’autoroute, seront donc remboursés en sus aux frais réels sur justificatifs.
Dans le cadre d’un covoiturage entre salariés de Terres d’Armor Habitat, seul le conducteur du véhicule est habilité à demander le remboursement des indemnités kilométriques.
Distance parcourue :
Le lieu de départ et de retour du déplacement est par principe le lieu de travail habituel du collaborateur. Dans le cadre du télétravail, les déplacements liés à des missions professionnelles dont le départ se fait du domicile seront pris en compte. Le kilométrage retenu est fondé sur le trajet le plus rapide obtenu par ViaMichelin.fr.
Par exception, en cas de départ du domicile et/ou retour au domicile pour se rendre sur le lieu du déplacement et après accord préalable du service des Ressources Humaines, lorsque la distance entre le domicile du collaborateur et le lieu où se déroule le déplacement est plus importante que la distance entre son domicile et le lieu de travail habituel, le kilométrage retenu pour le déplacement correspond à l’accroissement de la distance par rapport au trajet domicile-travail.
Frais de carburant et lavage:
Afin d’éviter les avances de frais par les collaborateurs, les véhicules de service de Terres d’Armor Habitat bénéficient d’une carte pour le carburant et le lavage.
Article 8. Modalités de remboursement
Pour bénéficier d’un remboursement de ses frais, le collaborateur, en déplacement professionnel, doit ensuite transmettre au service des Ressources Humaines qui est en charge de leur contrôle et de leur archivage, dans les 5 premiers jours du mois suivant le mois de la dépense, le formulaire de demande de remboursement de frais professionnels disponible sur le réseau informatique :
Lisiblement rempli,
Signé par son responsable,
Accompagné des pièces justificatives originales et non contestables,
Eventuellement accompagné de l’ordre de mission.
La signature de la note de frais par le responsable hiérarchique dûment habilité engage le budget et sa responsabilité. Le remboursement est ensuite effectué sur le bulletin de salaire du mois suivant.
A défaut de production desdits documents avant la fin du mois M+2, aucun remboursement ne pourra intervenir.
Par ailleurs, concernant les frais de carburant, pour la bonne tenue des dossiers administratifs, ne seront remboursés que les collaborateurs qui auront transmis au service des ressources humaines, copie de leur permis de conduire et de la carte grise du véhicule.
Article 9. Avance de frais
Pour les déplacements sur plusieurs jours pouvant engendrer des frais importants, le collaborateur pourra sur demande préalable, bénéficier d’une avance de frais dont le montant est égal à 75% de l’évaluation des frais. Cette avance sera établie conformément à l’ordre de mission et devra être formulée au minimum 15 jours avant le départ.
Le montant sera versé par virement, sur le compte bancaire du collaborateur (en cas de changement de compte bancaire, le collaborateur fournira un RIB au service des Ressources Humaines).
Une régularisation sera effectuée au retour du collaborateur, sur présentation des pièces justificatives des dépenses engagées.
Article 10. Indemnisation des frais à destination des stagiaires
Les services de Terres d’Armor Habitat sont régulièrement sollicités pour recevoir des étudiants en stages pratiques.
Afin de répondre au mieux aux objectifs de stage, les stagiaires peuvent être amenés à se déplacer occasionnellement sur site.
A cette occasion, ils sont remboursés des frais engagés sur production des justificatifs dans les limites énoncées au sein du présent accord.
Ce remboursement se fait par virement bancaire (un RIB devra être fourni dans ce cadre par le stagiaire).
Article 11. SUBSTITUTION
Le présent accord se substitue à tout usage, accord, note de service, décision unilatérale applicable au sein de l’organisme et portant sur le même objet.
Article 12. principe de non cumul
Les avantages accordés dans le cadre du présent accord ne peuvent en aucun cas se cumuler avec toutes autres dispositions ayant le même objet.
Article 13. CLAUSE DE SUIVI ET DE RENDEZ-VOUS
Le suivi d’application des dispositions du présent accord se fera chaque année lors des négociations annuelles obligatoires.
Article 14. Durée d’application de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il prendra effet à compter de sa signature.
Article 15. Révision – dénonciation
Le présent accord pourra faire l’objet d’une procédure de révision engagée dans les conditions prévues à l’article L.2261-7-1 du code du travail.
En tout état de cause, en cas d’évolution significative du cadre législatif et conventionnel susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, le plus rapidement possible, afin d’adapter lesdites dispositions.
En outre, le présent accord pourra être dénoncé dans les conditions prévues aux articles L.2261-9 et suivants du code du travail, et en respectant un préavis de 3 mois.
Article 16. Dépôt
Conformément à l’article L 2231-5 du Code du Travail, le présent accord sera notifié par la Direction à l’organisation syndicale signataire à l’issue de la procédure de signature.
Le présent accord sera, par ailleurs, à la diligence de Terres d’Armor Habitat, déposé sur la plateforme en ligne « télé accords » dans une version anonymisée. Un exemplaire sera également déposé auprès du secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de Saint-Brieuc. Pour la bonne information du personnel un exemplaire du présent accord sera mis à disposition sur le réseau informatique.
Fait en 4 exemplaires, A PLOUFRAGAN, le 31 mai 2023
