ACCORD COLLECTIF PORTANT SUR L’ORGANISATION DES CONGES PAYES AU SEIN D’ONFIDO SAS
ENTRE LES SOUSSIGNES :
ONFIDO SAS, société par actions simplifiée au capital de 10 000 €, immatriculée au RCS d’Orléans sous le numéro 848 016 176, dont le siège social est situé CITEVOLIA 1 place Riviere Casalis 45400 FLEURY-LES-AUBRAIS.
Représentée par xxxxxxx, dûment habilitée à l’effet des présentes.
Ci-après dénommées «
Onfido SAS » ou la « Société »
D’UNE PART,
ET
L’organisation syndicale SPECIS-UNSA, représentée par xxxxxx, déléguée syndicale.
D’AUTRE PART,
Ci-après dénommées ensemble les «
Parties »
PREAMBULE :
La Société utilise depuis plusieurs années le logiciel Workday pour les demandes et les validations de congés payés.
La configuration Workday utilisée jusqu’au 31 mai 2025 affichait un compteur unique « Annual Leave » s’agissant des congés payés. Ce compteur ne faisait pas la distinction entre « congés payés en cours d’acquisition » et « congé payés acquis ».
Ce compteur était crédité de 25 jours en début de période, au 1er juin. Si le salarié était embauché en cours d’année, un prorata était effectué. Par exemple, un salarié embauché le 1er décembre 2023, voyait dès son embauche son compteur « Annual Leave » afficher 12,5 jours ouvrés, jusqu’au 31 mai 2024. Au 1er juin 2024, le compteur était crédité de 25 jours ouvrés supplémentaires.
Les jours de congés pris étaient immédiatement déduits de ce compteur, sans qu’il soit précisé si ces jours pris l’étaient sur un stock de congés acquis (congés) ou de congés en cours d’acquisition (congés pris par anticipation).
Ce compteur unique dans Workday a donné lieu à de nombreuses discussions entre le CSE et la Direction au cours des dernières années et a conduit à une divergence d’appréciation sur la nature des congés payés affichés sur le compteur.
Selon la Société, les règles légales d’acquisition des congés payés se sont toujours appliquées : les salariés acquéraient progressivement au cours de l’exercice 2,08 jours ouvrés de congés payés par mois, soit 25 jours sur l’année.
Le simple fait que Workday affiche en début de période (1er juin) l’intégralité des congés payés à acquérir sur la période jusqu’au 31 mai de l’année suivante, ne pouvait faire échec aux règles légales d’acquisition progressive du congé annuel au cours de la période de référence.
Les 25 jours crédités au 1er juin de chaque année sur le compteur Workday n’étaient donc pas, aux yeux de la Société, des congés payés acquis. A cet égard, selon la Société, lorsqu’un salarié quittait l’entreprise en cours d’année, elle recalculait a posteriori ses droits à congés prorata temporis, en déduisant les jours pris des jours réellement acquis par le salarié au cours de la période.
Les salariés avaient la possibilité de prendre leurs congés en cours d’acquisition, c’est-à-dire par anticipation, sans y être contraints, comme le prévoit d’ailleurs la législation pour les nouveaux embauchés.
Enfin, la Société indiquait également que les bulletins de salaire faisaient bien la distinction entre congés en cours d’acquisition (crédités chaque mois de 2,08 jours ouvrés) et congés acquis, conformément aux règles légales, ce qui démontrait qu’elle n’avait jamais souhaité appliquer des règles d’acquisition des congés payés plus favorables que la loi.
Au contraire, selon le CSE, la Société avait depuis février 2019 institué un usage d’entreprise, consistant à :
Allouer à tout nouveau collaborateur un nombre de 25 jours de congés (au prorata de sa date d’arrivée) afin de lui permettre de prendre ses congés tout au long de l’année de son arrivée ;
Attribuer un nouveau crédit de 25 jours au 1er juin de l’année N+1 avec possibilité de transférer 5 jours de congés payés (crédités mais non pris) sur la nouvelle période.
Parallèlement à l’octroi de cet avantage, le salarié continuait à faire l’acquisition de 2,08 jours ouvrés par mois de travail effectif au cours de la période de référence considérée.
Dans le cadre de cette pratique, selon le CSE, les congés pris en année N-1 n’avaient pas été déduits des jours en cours d’acquisition sur l’année N, que ce soit sur les fiches de paye ou sur le compteur de l’outil Workday.
Le CSE considérait donc que les jours affichés sur le compteur Workday étaient bien exclusivement des jours acquis, et ce dès le début de la période.
Dès lors, les jours de congés pris par les salariés ne pouvaient être considérés comme ayant été pris par anticipation.
Au soutien de leur position, les membres élus CSE indiquaient que les salariés de la Société n’avaient pas été informés de la mise en place de congés payés par anticipation et partant, n’y avaient pas consenti (et arguaient que cette mise en place revenait à méconnaître le droit positif en vigueur).
Au 1er juin 2025, la Société est passée au paramétrage de Workday utilisé au sein du Groupe Entrust. Ce paramétrage distingue 3 compteurs de congés payés :
Les « CP en cours d’acquisition (Current Year Accrual) » : ce compteur est crédité progressivement au cours de l’exercice, à hauteur de 2,08 jours ouvrés par mois.
Les « CP acquis (Prior Year Accrual) » : ce compteur affiche les congés payés acquis au cours de la période précédente.
Les « CP reliquat (Carryover) », qui sont les éventuels reliquats des salariés, portant sur des années antérieures (N-2, etc.).
Ce changement de paramétrage s’est en pratique traduit, pour de nombreux salariés, par un compteur de congés payés acquis au 1er juin 2025 inférieur à 25 jours, même si les salariés ont été présents tout au long de la période allant du 1er juin 2024 au 31 mai 2025.
La Société soutient que les salariés concernés étaient ceux ayant pris par anticipation, au cours de la période allant du 1er juin 2024 au 31 mai 2025, les jours de congés en cours d’acquisition pendant cette période.
Selon elle, ce changement n’affecte pas les droits des salariés à congés payés, qui ont bien acquis et pu prendre depuis leur embauche l’ensemble de leurs droits à congés annuels, y compris par anticipation.
Pour les membres du CSE, le nouveau paramétrage conduit à priver purement et simplement les salariés de leurs congés payés acquis et à remettre en cause un usage d’entreprise de manière irrégulière, sans avoir respecté la procédure de dénonciation obligatoire.
La Société conteste l’existence d’un quelconque usage en la matière.
Le CSE et la Direction se sont réunis le 6 juin 2025 et n’ont pas modifié leur appréciation quant à la situation passée. Toutefois, il a été convenu d’ouvrir des négociations pour tenter de mettre un terme au blocage, de clarifier les règles en vigueur pour l’avenir et de réinstaurer un décalage entre l’acquisition et la prise des congés payés.
Les Parties se sont donc rencontrées à plusieurs reprises et, après échanges et discussions, sont parvenus au présent accord qui :
D’une part, fixe les règles en vigueur en matière de congés payés au sein d’Onfido SAS, à compter du 1er juin 2025 (TITRE 2).
D’autre part, prévoit un aménagement exceptionnel des compteurs de congés payés des salariés au 1er juin 2025, nécessaire pour réinstaurer un décalage entre l’acquisition et la prise des congés payés, tout en permettant aux salariés de prendre 25 jours de congés cette année (TITRE 3).
Pour toutes les questions non prévues par cet accord, il sera fait application des règles prévues par le Code du travail et la Convention collective nationale des bureaux d’études techniques, des cabinets d'ingénieurs-conseils et des sociétés de conseils (Syntec).
IL A EN CONSEQUENCE ETE CONVENU CE QUI SUIT :
TITRE 1 : CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord concerne l’ensemble des salariés, cadres et non cadres, liés à la Société
par un contrat de travail quelle qu’en soit la nature (contrats à durée indéterminée ou à durée déterminée) ou la durée du travail (temps complet/temps partiel), sans condition d’ancienneté.
TITRE 2 : REGLES APPLICABLES EN MATIERE DE CONGES PAYES
Article 1 – Période de référence pour l’acquisition des congés payés
La période annuelle de référence pour l’acquisition des congé payés s’étend du 1er juin de l’année précédente (N-1) au 31 mai de l’année en cours (N).
La durée des congés payés est proportionnelle au temps de travail effectif réalisé au cours de la période de référence.
Les absences considérées comme du temps de travail effectif pour la détermination de la durée des congés payés sont celles prévues par le Code du travail et la Convention collective Syntec (notamment listées à la date des présentes à l’article L.3141-5 du Code du travail et à l’article 5.5 de la Convention collective Syntec).
Au sein de la Société, l'acquisition des jours de congés se fait en jours ouvrés. Le décompte des congés pris est également effectué en jours ouvrés.
Les congés s’acquièrent tout au long de la période de référence, à raison de 2,08 jours ouvrés par mois de travail effectif. Ainsi, les salariés bénéficient de 25 jours ouvrés de congés payés pour une période de référence complète.
Article 2 – Période de prise des congés payes
Conformément à la Convention collective Syntec, la période de prise des congés payés démarre le 1er mai de l’année en cours (N). Elle est dans tous les cas de 13 mois maximum, soit jusqu’au 31 mai de l’année suivante (N+1). Ainsi, les congés payés acquis du 1er juin de l’année précédente (N-1) au 31 mai de l’année en cours (N) devront impérativement être pris avant le 31 mai de l’année suivante (N+1).
A défaut, ils seront perdus sauf cas de reports prévus par la loi (pour cause de maladie ou d’accident du travail par exemple) ou impossibilité pour le salarié de prendre ses congés en temps utile du fait de la Société.
Dans l’hypothèse où le salarié n’aurait pas pris l’intégralité des congés payés acquis du 1er juin de l’année N-1 au 31 mai de l’année N au 31 mai de l’années suivante (N+1), il aura, à titre dérogatoire, la possibilité de reporter au maximum 5 jours de congés payés sur la période de référence suivante. Ces jours reportés devront impérativement être pris au cours de la période de référence suivante, c’est-à-dire avant le 31 mai N+2. A défaut, ils seront perdus.
Par exemple, les congés qui sont progressivement acquis du 1er juin 2024 au 31 mai 2025, à hauteur de 2,08 jours par mois, peuvent être pris à compter du 1er mai 2025. Ils doivent être intégralement soldés au plus tard le 31 mai 2026. A titre dérogatoire, le salarié a la possibilité de reporter 5 jours de congés payés sur la période suivante, qu’il devra prendre au plus tard le 31 mai 2027.
Conformément aux dispositions légales, les nouveaux embauchés pourront prendre leurs congés payés par anticipation, c’est-à-dire sans attendre le début de la première période de prise des congés payés, sous réserve de l’accord de la Société et d’avoir déjà acquis ces jours.
Par exemple, un salarié embauché au 1er septembre 2025 acquiert sur son compteur « CP en cours d’acquisition » 2,08 jours ouvrés par mois de travail effectif, soit 8,32 jours à la fin du mois de décembre 2025. A cette date, sous réserve de l’accord de la Société, il peut prendre des jours de congés payés par anticipation, sans attendre le 1er mai 2026, mais seulement dans la limite des 8 jours qu’il a déjà acquis. Les jours pris par anticipation seront déduits de son compteur « CP en cours d’acquisition », ce qui se traduira par moins de jours de congés à prendre sur la période de référence suivante.
Article 3 – Prise du congé principal et fractionnement
3.1. Prise du congé principal
Les congés annuels comportent un « congé principal » de 4 semaines (20 jours ouvrés) et la 5ème semaine de congés payés (5 jours ouvrés).
Le congé principal de 20 jours ouvrés doit être pris dans les conditions suivantes :
Au moins 10 jours ouvrés devront être pris de manière continue entre le 1er mai et le 31 octobre de chaque année. Concernant les salariés arrivés en cours d’année, et ne disposant pas de 25 jours de congés à prendre sur la nouvelle période de prise des congés, ils pourront être dispensés de prendre deux semaines consécutives sur la période du 1er mai au 31 octobre, s’ils le souhaitent.
Le reste du congé principal (10 jours ouvrés) peut être pris, de manière continue ou discontinue, entre le 1er mai de l’année en cours (N) et le 31 mai de l’année suivante (N+1), conformément à la période de prise des congés définie à l’article 2 ci-avant. En effet, les Parties souhaitent laisser de la souplesse aux salariés dans la prise de leurs congés en leur laissant la possibilité de prendre une partie de leur congé principal (10 jours ouvrés) en dehors de la période légale (1er mai – 31 octobre).
3.2 Règles applicables aux congés de fractionnement
Lorsqu’une partie des congés à l’exclusion de la cinquième (5ème) semaine est prise en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre des jours de congés payés supplémentaires sont attribués comme suit :
Lorsque le nombre de jours ouvrés de congés payés pris en dehors de cette période est au moins égal à cinq (5) : deux (2) jours ouvrés de congés payés supplémentaires ;
Lorsque le nombre de jours ouvrés de congés payés pris en dehors de cette période est égal à trois (3) ou quatre (4) : un (1) jour ouvré de congés payés supplémentaires.
La renonciation aux jours de fractionnement doit faire l’objet d’un accord individuel écrit entre l’employeur et le salarié concerné.
L’accord du salarié n’est pas requis lorsque le fractionnement des congés payés est dû à la fermeture de l’entreprise.
Article 4 – 5ème semaine de congés payés
La durée des congés pouvant être pris de manière continue ne peut pas excéder 20 jours ouvrés.
Par conséquent, sauf dérogations prévues par la loi (contraintes géographiques particulières, présence au foyer d’un enfant ou adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie), la 5ème semaine de congés payés ne peut pas être accolée au congé principal.
La 5ème semaine de congés payés doit être prise, de manière continue ou discontinue, entre le 1er mai de l’année en cours (N) et le 31 mai de l’année suivante (N+1), conformément à la période de prise définie à l’article 2 ci-avant.
La 5ème semaine de congés payés n’ouvre droit à aucun jour de congé supplémentaire pour fractionnement.
Article 5 – Modalités de prise des congés payés
5.1. Les demandes de congés payés
Chaque salarié doit effectuer sa demande de congés payés au moyen du logiciel informatique de gestion ou tout autre dispositif mis en place par la Société au moment considéré.
Afin d’apporter une certaine souplesse dans la gestion des congés, aucun délai n’est imposé par le présent accord au salarié pour effectuer sa demande de congés, mais il lui est demandé de respecter un délai raisonnable afin de tenir compte de l’organisation du service.
Si elle constate des difficultés dans certains services ou au niveau de l’entreprise, la Société pourra fixer des délais aux salariés pour leur demandes de congés, notamment pour l’organisation des congés en période estivale et de fin d’année, au moyen d’une note au personnel.
5.2. La validation des demandes de congés payés
Le responsable hiérarchique du salarié valide ou refuse la demande de congés payés au moyen du logiciel informatique de gestion ou tout autre dispositif mis en place par la Société au moment considéré, en fonction des nécessités du service et des critères légaux et conventionnels prévus pour l’ordre des départs en congés.
Cette réponse intervient dans un délai raisonnable suivant la demande de congés, en tenant compte de la date de départ prévue et de la durée du congé.
Si elle constate des difficultés dans certains services ou au niveau de l’entreprise, la Société pourra fixer des délais aux responsables hiérarchiques pour les validations des congés, notamment pour l’organisation des congés en période estivale et de fin d’année, au moyen d’une note au personnel.
L’accord du responsable hiérarchique se fait sous réserve de l’existence d’un solde de congés payés acquis au moins égal à la demande.
Le fait que le salarié ait un droit à un congé ne l'autorise pas à prendre ses congés sans avoir effectué la demande de congés payés via le logiciel informatique de gestion et obtenu l'accord de son responsable hiérarchique, et ce quand bien même il aurait exprimé son désaccord sur les dates retenues.
Le salarié doit respecter les dates des congés payés et notamment reprendre son travail à la date prévue. Il ne peut décider unilatéralement de sa date de retour.
5.3. Fermeture totale de l’entreprise
Les congés payés sont en principe organisés par roulement au sein de la Société, selon les modalités précisées aux articles 5.1 et 5.2. ci-dessus.
Toutefois, la Société peut décider, après consultation du CSE, de procéder à la fermeture totale de l’entreprise. En cas de fermeture totale de l’entreprise pour congés payés sur la période du 1er mai au 31 octobre, la date de fermeture doit être portée à la connaissance des salariés au plus tard le 1er mars de chaque année.
En cas de fermeture totale de l’entreprise pour congés payés en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre, la date de fermeture doit être portée à la connaissance des salariés au plus tard 2 mois avant le premier jour de fermeture de l’entreprise.
La fermeture de l’entreprise peut porter sur le congé principal comme sur la 5ème semaine de congés payés.
TITRE 3 : AMENAGEMENTS EXCEPTIONNELS DES COMPTEURS AU 1ER JUIN 2025 POUR PERMETTRE LA TRANSITION
En raison des circonstances rappelées au préambule de l’accord, les compteurs actuels affichent pour certains salariés un solde de congés payés acquis inférieur à 25 jours.
Afin de mettre en place un régime dans lequel les jours sont acquis progressivement au titre d’une période et pris au cours de la période suivante tout en maintenant les droits aux congés payés acquis par les salariés présents sur la période du 1er juin 2024 au 31 mai 2025, les Parties conviennent, à titre exceptionnel et non reconductible, d’un aménagement des compteurs de congés payés au 1er juin 2025, dans les conditions suivantes.
S’agissant des congés payés acquis au 1er juin 2025 :
Pour les salariés qui ont été présents tout au long de la période allant du 1er juin 2024 au 31 mai 2025 : leur compteur de congés payés acquis au 1er juin 2025 sera crédité, à hauteur de 25 jours acquis.
Tous ces salariés auront donc, au 1er juin 2025, 25 jours de congés payés acquis. Cet octroi leur permettra de bénéficier d’un droit à congés complet cette année.
Ces jours seront affichés dans le compteur « CP Acquis (Prior Year Accrual) » de Workday.
Ces 25 jours acquis seront à prendre avant le 31 mai 2026, conformément à l’article 3 du présent accord.
Pour les salariés récemment embauchés qui n’ont pas été présents tout au long de la période allant du 1er juin 2024 au 31 mai 2025 : leur compteur de congés acquis sera crédité au prorata de leur temps de présence au cours de la période de référence.
S’agissant des congés payés en cours d’acquisition à compter du 1er juin 2025 :
A compter du 1er juin 2025, les salariés acquerront par ailleurs 2,08 jours ouvrés de congés par mois de travail effectif, conformément aux règles prévues au titre 2 du présent accord.
Ces jours seront affichés dans le compteur « CP en cours d’acquisition (Current Year Accrual) » de Workday.
Ils devront être pris à compter du 1er mai 2026 et ne pourront pas être pris par anticipation avant cette date (sous réserve des dispositions légales pour les nouveaux embauchés).
S’agissant des éventuels reliquats au 1er juin 2025 :
Afin de ne pas pénaliser les salariés qui n’auraient pas pris tous leurs congés au 1er juin 2025, les Parties se sont entendues sur la méthode de calcul des éventuels reliquats suivante :
Il est pris comme référence les deux dernières périodes d’acquisition des congés payés : du 1er juin 2023 au 31 mai 2024 et du 1er juin 2024 au 31 mai 2025.
Au cours ces deux périodes, les salariés ont accumulé 50 jours de congés payés au total.
Les jours effectivement pris par les salariés pendant ces deux périodes sont déduits.
Il en ressort un solde qui peut être soit négatif, soit positif :
Si le solde est négatif, car le salarié a pris plus de congés au cours des deux dernières périodes que les congés qu’il a acquis, ce solde est ramené à 0. Ces salariés n’auront aucun reliquat au titre des années antérieures (35 salariés concernés au 1er juin 2025). Dans le cadre du présent accord, la Société renonce à solliciter auprès du salarié le remboursement du trop-perçu de l’indemnité de congés payés qui lui a été versée, pour les périodes antérieures au 1er juin 2025.
Si le solde est positif, car le salarié a pris moins de congés au cours des deux dernières périodes que les congés qu’il a acquis, le solde sera reporté dans un compteur spécifique dénommé « CP Reliquat (Carryover) », distinct des compteurs « CP acquis (Prior Year Accrual) » et « CP en cours d’acquisition (Current Year Accrual) » (34 salariés concernés au 1er juin 2025).
Les jours du compteur « CP Reliquat (Carryover) » devront être utilisés avant le 31 mai 2026.
Une exception est prévue pour les salariés dont le reliquat est supérieur à 15 jours (3 salariés concernés sur 34) : ceux-ci pourront reporter au 31 mai 2026 jusqu’à 5 jours de reliquat, qu’ils devront utiliser avant le 31 mai 2027.
Information individuelle des salariés sur leurs compteurs de congés payés au 1er juin 2025 :
Après signature et dépôt du présent accord, chaque salarié sera individuellement informé par e-mail de l’état de ses compteurs au 1er juin 2025 :
Son compteur CP acquis (Prior Year Accrual) : soit 25 jours (sauf pour les salariés embauchés après le 1er juin 2024).
Son compteur CP en cours d’acquisition (Current Year Accrual) : soit 0 jours au 1er juin 2025.
Son compteur de CP Reliquat (Carryover), s’il est positif, et les modalités de son utilisation.
Les compteurs figurant sur les bulletins de paie seront actualisés pour prendre en compte ces aménagements afin de permettre un affichage cohérent entre Workday et les bulletins de paie.
TITRE 4 – DISPOSITIONS FINALES
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il entre en vigueur à compter du 1er juin 2025. Il annule et remplace et se substitue de plein droit et dans tous leurs effets aux stipulations des accords collectifs, usages, accords atypiques ou engagements unilatéraux en vigueur au sein de la Société et ayant le même objet.
Le présent accord sera notifié par la Société à l'organisation syndicale représentative. Il sera ensuite déposé par la Société sur la plate-forme Téléaccords et fera l’objet d’une publication anonymisée dans la base de données nationale des accords collectifs.
Un exemplaire sera également déposé au Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.
L’accord sera porté à la connaissance des salariés de la Société par tout moyen.
Le présent accord pourra être dénoncé ou révisé conformément aux dispositions prévues par le Code du travail.
