ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU TELETRAVAIL DE L’ASSOCIATION OPERA NATIONAL DE LYON
L’Association Opéra National de Lyon située 1, place de la Comédie – 69001 LYON, représentée par xxxxxx xxxxxx xxxxx agissant en qualité de Directeur Général ayant tous pouvoirs aux fins de signature des présentes.
Ci-après désignée « l’association »
D’une part,
Et :
L’Organisation syndicale représentative au sein de l’entreprise, CGT SYNPTAC Représentée par xxxxxx xxxxxxx xxxxxxxx, en sa qualité de déléguée syndicale.
D’autre part,
Préambule
L’équipe de direction a réfléchi à la faisabilité et aux conditions d'existence du télétravail pour le personnel de l’association.
Cette réflexion a été partagée avec les représentants du personnel (commission dédiée au sein du comité social et économique) et les responsables de service, afin de définir le cadre de sa mise en place et de formaliser des règles partagées.
Pour mieux définir les besoins et le cadre du télétravail, un questionnaire d’évaluation a également été adressé à l’ensemble des collaborateurs.trices permanent.e.s de l’association en novembre 2019.
Cette démarche de concertation et de co-construction a abouti à la rédaction du présent accord d’entreprise.
Celui-ci vise aujourd’hui à :
Donner un cadre formel à l’exercice du télétravail : des règles claires, transparentes et partagées, définir des horaires de travail commun,
Harmoniser les pratiques en matière de télétravail,
Clarifier les droits et devoirs des salarié.e.s et du responsable de service en matière de télétravail.
SOMMAIRE
1/ Définition du télétravailpage 3
2/ Nature du télétravailpage 3
Télétravail régulier
Télétravail occasionnel
3/ Eligibilité au télétravail page 3
4/ Accès au télétravail page 3
Volontariat
Éligibilité
Conditions matérielles
5/ Mise en œuvre du télétravailpage 4
Candidature
Acceptation
Recours
Formalisation
Réversibilité
Lieux
6/ Modalités d’organisation du télétravail page 5
Rythme du télétravail
Planification
Report
Horaires et joignabilité
Conditions d’exercice
Maintien des droits et des obligations
Suivi et comptabilisation du télétravail
Droit à la déconnexion
7/ Conditions matérielles du télétravail page 7
Moyens et équipements mis à disposition
Usage et entretien des outils/matériels mis à disposition
Assistance technique
Sécurité informatique et protection des données personnelles
Assurances
Accidents liés au travail
8/ Suivi et pilotage du télétravail page 9
Suivi managérial
Formations
9/ Entrée en vigueur et durée de l’accord page 9
Entrée en vigueur
Durée de l’accord
Révision
Suivi de l’accord
Publicité de l’accord
Annexe page 11
1/ Définition du télétravail
D’après l’article L-1222-9 du Code de travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un.e salarié.e hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication mises à disposition par l’entreprise.
Le présent accord régit les modalités de validation et de mise en œuvre du télétravail.
2/ Nature du télétravail
Télétravail régulier Le télétravail régulier correspond à une organisation du travail où le.la salarié.e a recours au télétravail de façon hebdomadaire, sur la base d’un planning déterminé préalablement et en concertation avec le/la responsable de service.
Télétravail occasionnel
Le télétravail occasionnel peut être mis en place afin de répondre à un besoin particulier en termes de tâches.
Le télétravail nécessite que le.la salarié.e dispose des moyens matériels lui permettant de travailler à son domicile ainsi que de prérequis développés au paragraphe 5. Dans tous les cas, il doit donner lieu à une demande préalable du.de la salarié.e et à l’accord écrit du.de la responsable de service et au visa de la direction générale.
3/ Eligibilité au télétravail
Postes éligibles
La liste des postes éligibles est annexée au présent accord d’entreprise. Cette liste sera susceptible d’évolution pour répondre aux besoins d’évolution de l’association (modification, suppression ou création de poste et des critères d’éligibilité au télétravail) sans pour autant nécessiter de revoir l’accord d’entreprise sur le télétravail.
4/ Accès au télétravail
Volontariat
L’accès au télétravail relève de la seule initiative du.de la salarié.e. Il est fondé sur le volontariat et subordonné à l’accord exprès et préalable du.de la responsable de service et au visa de la direction générale.
Éligibilité
Le télétravail est ouvert à tout.e salarié.e dont le poste est éligible (cf. annexe), ayant au moins trois mois d’ancienneté au sein de l’association.
Il est éligible pour les postes en CDI et CDD de remplacement (sous réserve de pouvoir récupérer le matériel informatique) - hors CDII, CDDU, apprenti.e.s et stagiaires. Par ailleurs, il est ouvert aux salarié.e.s à temps plein et à temps partiel.
Conditions matérielles
Le.la salarié.e doit s'assurer de disposer à son domicile d'un espace permettant de travailler dans de bonnes conditions. Il.elle s’assure également que son installation électrique comporte une prise de terre et un disjoncteur aux normes. Enfin, il.elle doit disposer d’une ligne internet haut débit à son domicile, condition indispensable à la réalisation du télétravail. Les caractéristiques techniques de l’accès à internet devront être transmises au service exploitation.
5/ Mise en œuvre du télétravail
Demande
Le.la salarié.e candidat.e au télétravail doit faire une demande de télétravail en remplissant un formulaire de demande de télétravail. Un entretien spécifique sera réalisé avec son.sa responsable de service.
Cette demande doit être faite au minimum 1 mois avant la date d’entrée en application du télétravail (hors juillet et août).
Acceptation
Le télétravail est accordé aux collaborateurs.trices selon des critères objectifs attestant de la maîtrise du poste de travail et des missions confiées, notamment :
Ancienneté dans le service : 3 mois minimum
Poste éligible au télétravail
Compatibilité des missions avec le télétravail
Compatibilité du fonctionnement du service et/ou configuration de l'équipe
Articulation du temps partiel avec la demande de télétravail
Maîtrise des outils informatiques
Autonomie
Capacité d’organisation et rigueur
Tenue des délais et atteinte des objectifs
La satisfaction de ces critères est soumise à l’appréciation du.de la responsable de service sur la base d’une évaluation objective – en présence d’une personne des RH à la demande du.de la salarié.e et/ ou du. de la responsable de service - étant rappelé que le télétravail s’inscrit dans une relation basée sur la confiance mutuelle entre le.la salarié.e et son.sa responsable de service. La mise en place du télétravail est donc le fruit d’un accord entre le.la salarié.e et son.sa responsable de service.
Le.la responsable de service dispose de 15 jours pour formuler sa réponse, et ce, à compter de la date de remise ou réception de la demande de passage au télétravail formulée par le.la salarié.e.
Après accord de la direction dans les 15 jours suivants l’acceptation du.de la responsable de service (accords notifiés par écrit), l’association mettra en place les moyens matériels et techniques nécessaires à l’exercice du télétravail pour le.la salarié.e concerné.e, sous réserve des délais d’approvisionnement. La demande est faite sans limitation de durée et peut être revue au moment du bilan de saison.
Recours
Une décision de refus n’exclut pas la possibilité pour le.la salarié.e de présenter une nouvelle demande ultérieure, au terme de la saison en cours.
Formalisation
L’accord de l’association est formalisé dans un document type (formulaire de demande de télétravail) notifiant la date d’entrée en vigueur de ce mode d’organisation du travail et le.s jour.s de la semaine télétravaillé.s. Le.la salarié.e doit explicitement accepter ces conditions en signant le document.
Réversibilité
La situation de télétravail est réversible.
Durant les quatre premiers mois de télétravail, à l’issue d’un entretien avec le.la responsable de service, l’association comme le.la salarié.e peuvent mettre fin au télétravail sous réserve d’un délai de prévenance de 15 jours. L’objectif de cette période est de vérifier conjointement la compatibilité organisationnelle et technique du télétravail pour le.la collaborateur.trice concerné.e, au regard des fonctions occupées et de l’activité du service.
Après cette période probatoire de quatre mois, sous réserve d’un délai de prévenance d’un mois et à l’issue d’un entretien avec le.la responsable de service, il peut être mis fin au télétravail, soit à la demande du.de la collaborateur.trice, soit à celle de l’association.
En tout état de cause, au terme de la situation de télétravail, le.la collaborateur.trice est tenu.e de reprendre son poste au sein des locaux de l’association.
Lieux
L’exercice du télétravail est exclusivement réalisé au domicile du.de la salarié.e, soit son lieu de résidence principale mentionné sur son bulletin de paie et/ou contrat de travail.
6/ Modalités d’organisation du télétravail
Rythme du télétravail
Le nombre de jours télétravaillés est encadré de la façon suivante :
Pour le télétravail régulier Le nombre de jours maximum de télétravail par semaine est fixé à un jour complet, à une demi-journée ou deux demi-journées. Le temps de présence physique du.de la salarié.e dans les locaux de l’association doit donc être au minimum de 4 jours par semaine pour un temps plein.
Pour le télétravail occasionnel Le nombre de jours maximum de télétravail est fixé à trois jours complets, ou trois demi-journées, par mois, qui peuvent être à titre exceptionnel consécutives (au regard des missions confiées et de l’organisation du service). Les personnes à temps partiel pourront avoir recours au télétravail occasionnel.
Dans les deux cas, le mardi ne peut jamais être un jour télétravaillé.
Planification
Le télétravail est organisé au sein de chaque équipe, sous la responsabilité du.de la responsable de service. Ce.tte dernier.ère est vigilant.e et garant.e des temps de présence collectif nécessaires au bon fonctionnement du service et de l’association. En cas de demandes identiques et incompatibles avec l’organisation globale du service, il.elle pourra être amené.e à arbitrer également en fonction de contraintes spécifiques liées à la situation individuelle des salarié.e.s concerné.e.s et de l’utilisation des outils.
Le télétravail peut être organisé sur la base :
de jours fixes (régularité des jours de télétravail pour chaque collaborateur.trice)
de jours variables d’une semaine à l’autre, ou d’un mois à l’autre, établis dans le cadre d’un planning annuel pour le recours occasionnel.
Ce planning définissant les jours télétravaillés pour l’ensemble des membres d’une équipe est figé pour chaque saison.
Report
En cas d’absence, quel qu’en soit le motif, ou de jour férié coïncidant avec une journée habituellement télétravaillée, le jour de télétravail n’est pas reportable.
Pour des raisons liées à l’organisation de l’activité du service, le.la responsable de service peut être amené.e à demander au. à la télétravailleur.euse de venir travailler à l’association lors d’une journée habituellement télétravaillée. Cette demande doit respecter un délai de prévenance de deux jours ouvrés. Dans ce cas, le.la collaborateur.trice peut demander le report ou l’anticipation de cette journée non télétravaillée.
Horaires et joignabilité
Le télétravail s’exerce dans les mêmes conditions et horaires que le travail à l’association. Ainsi, les salarié.e.s en télétravail se doivent de respecter les horaires collectifs en vigueur.
En tout état de cause, le.la télétravailleur.euse doit être joignable de 9h à 12h30 et de 14h à 17h30.
Conditions d’exercice
Dans les créneaux horaires de télétravail, le télétravail implique pour le.la salarié.e de se consacrer exclusivement à son activité professionnelle et est exclusif de toute autre activité. Par ailleurs, le salarié.e en télétravail doit exercer son activité professionnelle dans des conditions identiques au travail au sein de l’association, notamment en matière de concentration et de bruit.
Maintien des droits et des obligations
Les salarié.e.s en télétravail bénéficient des mêmes droits individuels et collectifs que l'ensemble des salarié.e.s présent.e.s dans les locaux de l’association.
Les salarié.e.s en télétravail doivent également respecter les mêmes obligations fixées par l’association que l'ensemble des salarié.e.s présent.e.s dans les locaux de l’association, et s'expose à des sanctions disciplinaires en cas de non-respect de celles-ci.
Suivi et comptabilisation du télétravail
Les salarié.e.s en télétravail doivent renseigner dans l’agenda en ligne (outlook) les jours télétravaillés et les jours de travail au sein de l’association, de sorte que les responsables de service et les autres services connaissent en temps réel la situation de travail de chaque collaborateur.trice.
Droit à la déconnexion
L’opéra de Lyon réaffirme l’importance de l’usage professionnel des outils numériques et de communication mis à sa disposition et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés, ainsi que l’équilibre entre la vie privée et familiale, et la vie professionnelle de ses collaborateurs.trices.
Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du.de la collaborateur.trice de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et de ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel, en dehors de son temps de travail. Néanmoins, en cas de circonstances particulières, nées de la force majeure, de l’urgence et de l’importance ou de l’immédiateté des sujets traités, des exceptions à ce principe pourront être évidemment mises en œuvre.
Il est rappelé que le traitement de sujets dans l’urgence ne doit pas devenir le mode de fonctionnement habituel d’un service ou de l’association, y compris dans la collaboration entre collègues de travail.
L’association invite les responsables et leurs équipes à limiter l’usage de la messagerie électronique et des appels téléphoniques entre 19h30 et 8h00 ainsi que le week-end. La bonne pratique implique qu’il convient d’éviter, sauf urgence ou cas de force majeure, l’envoi des mails durant ces périodes. En tout état de cause, tout mail envoyé durant ces plages horaires n’appellera pas de réponse immédiate.
A titre d’exemple, la mention suivante pourrait ainsi être ajoutée sous la signature des emails : « Les e-mails que vous pourriez recevoir de ma part en dehors des heures de travail ou lors de vos vacances ne requièrent ni lecture ni réponse immédiate ».
7/ Conditions matérielles du télétravail
Moyens et équipements mis à disposition
L’Opéra de Lyon met à disposition de ses collaborateurs.trices l’ensemble des matériels nécessaires à l’exercice du télétravail. Ce matériel est mutualisé avec l’équipement utilisé à l’Opéra. Cette mise à disposition fait l’objet d’un document signé par le.la salarié.e, qui sera le support à la restitution du matériel (cf. charte informatique).
Dans le cadre du télétravail, l’association prend directement à sa charge les seuls frais de mise à disposition, d’entretien, de réparation et de remplacement du matériel mis à disposition.
Usage et entretien des outils/matériels mis à disposition
Le.la collaborateur.trice en télétravail utilise pour son travail le matériel lui ayant été confié par l’association à cet effet et s’engage à en prendre soin, à en faire un usage conforme à sa destination dans des conditions d’emploi normales, et conformément aux principes de la Charte Informatique.
L’utilisateur.trice reste seul.e responsable de l’intégrité du matériel confié et des données contenues. Aucune modification matérielle ou logiciel ne doit être effectuée sans autorisation préalable du service exploitation.
L’utilisation personnelle de la téléphonie et des outils informatiques est tolérée à condition qu’elle ne génère pas de surcoût pour l’Opéra ni de risque pour les données et systèmes de l’Opéra. En cas d’abus, les surcoûts engendrés par l'utilisation de la téléphonie à des fins personnelles devront être remboursés par les utilisateurs concernés (il s'agit tout particulièrement des appels à des numéros surtaxés et des appels à destination de l'étranger, en dehors du cadre strict de l’activité professionnelle). L’utilisation professionnelle ou vers l’étranger doit se faire avec une attention particulière au cadre forfaitaire.
Le.la collaborateur.trice en télétravail doit informer son.sa responsable de service sans délai des dysfonctionnements, des pannes et des vols qui concerneraient le matériel confié.
Assistance technique
Le.la collaborateur.trice qui rencontre des difficultés malgré les différents kits mis à sa disposition et après avoir recherché par ses propres moyens une solution, peut bénéficier, à sa demande, d’un appui technique du service exploitation pour l’utilisation des systèmes, des solutions informatiques mis à disposition.
Un support technique est disponible à : xxxxxx@xxxxxxxx.xxx. Les appels téléphoniques au support doivent s’effectuer entre 9h et 12h30 puis 14h et 17h30.
Sécurité informatique et protection des données personnelles
Le.la collaborateur.trice est tenu.e au respect des différentes dispositions en vigueur au sein de l’association, telles que notamment les règles internes applicables pour la protection des données utilisées et pour leur confidentialité (Charte Informatique). Il s’engage à prendre les dispositions nécessaires à la protection des données et documents à sa disposition, à ne pas les laisser accessibles des tiers, à respecter les règles relatives à la sécurité informatique et à avertir son.sa responsable de service de toute anomalie constatée.
Chaque utilisateur.trice est responsable du respect du secret professionnel et de la confidentialité des informations qu'il est amené à détenir et utiliser. L’utilisateur.trice doit s’assurer de ne pas diffuser de données appartenant à l’Opéra à des interlocuteurs non-autorisés ainsi qu’à son entourage. Les espaces réseau doivent être privilégiés pour la sécurisation du stockage des données.
L'utilisateur.trice s'oblige en toutes circonstances à se conformer à la législation, qui protège notamment les droits de propriété intellectuelle, le secret des correspondances, les données personnelles, les systèmes de traitement automatisé de données, le droit à l'image des personnes, l'exposition des mineurs aux contenus préjudiciables. L’utilisateur.trice s’engage à ne pas contourner les systèmes de sécurité mis en œuvre. Les logiciels doivent être utilisés dans les conditions des licences souscrites.
L’Opéra de Lyon prend, dans le respect des prescriptions de la Commission Nationale Informatique et Libertés, les mesures qui s'imposent pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le.la collaborateur.trice en période de télétravail à des fins professionnelles.
Assurances
L’Opéra de Lyon prend en charge les dommages subis par les biens de toute nature mis à disposition du.de la télétravailleur.euse dans le cadre de son activité professionnelle. Ainsi, l’Opéra de Lyon est assuré lorsque le matériel professionnel qu’il met à disposition de ses salariés est utilisé à domicile. Si les dommages résultent d’une négligence ou faute personnelle détachable du service, la responsabilité de l’association n’est pas engagée.
Le contrat d’assurance ne couvre pas les biens personnels des salariés.ées qui pourraient faire l’objet d’un dommage dans le cadre du télétravail.
Par ailleurs, le.la télétravailleur.euse s’engage à signaler sa situation à son assureur. Il sera demandé aux télétravailleurs.euses la remise préalable d’un certificat d'assurance attestant de l'extension de la garantie de la police d'assurance liée à l'utilisation d’une partie du logement pour télétravailler. Ce certificat devra être remis préalablement au début de la période de télétravail. A défaut de justifier d’un tel document, le télétravail fera l’objet d’un refus et le.la collaborateur.trice sera tenu.e de poursuivre ses fonctions dans les locaux de l’association.
Accidents liés au travail
L’Opéra de Lyon prend en charge les accidents du travail survenus au. à la télétravailleur.euse, dans les mêmes conditions réglementaires que celles qui s’appliquent aux autres salarié.e.s. L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail et pendant l'exercice de l'activité professionnelle du/de.la télétravailleur.euse est présumé être un accident de travail au sens de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale. Il incombe au. à la salarié.e d’alerter en ce sens son.sa responsable de service et/ou le service Ressources Humaines dans les délais réglementaires, cette déclaration devant préciser les circonstances de l’accident, le lieu, l’heure, et l’existence éventuelle d’un témoin avec son identité.
8/ Suivi et pilotage du télétravail
Suivi managérial
Afin de s’assurer du bon exercice du télétravail, deux temps d’échange sont proposés entre le.la responsable de service et leurs collaborateurs.trices :
Un point à l’issue de la période probatoire de quatre mois,
Un bilan de fin de saison.
Enfin, tout.e collaborateur.trice en télétravail peut solliciter un entretien auprès de son.sa responsable de service ou de la direction des Ressources Humaines en cas de difficultés rencontrées dans le cadre de l’exercice du télétravail.
Formation
Une formation des responsables de service à l’accompagnement de leurs collaborateurs.trices au télétravail sera organisée.
9/ Entrée en vigueur et durée de l’accord
Entrée en vigueur
L'accord entre en vigueur, conformément aux dispositions légales, à compter du lendemain de son dépôt à la DIRECCTE de Auvergne/Rhône-Alpes et du Conseil de Prud’hommes de Lyon.
Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 1 an renouvelable par exprès reconduction.
Révision
Dès lors que l’association serait tenue d’appliquer une convention ou un accord collectif de travail qui entrerait en vigueur postérieurement à celle du présent accord, ce dernier accord sera susceptible d’être révisé.
Chaque partie peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes :
Toute demande devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre partie signataire et comporter en outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée et les propositions de remplacement ;
Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord et seront maintenues dans l’hypothèse où les négociations n’aboutiraient pas.
L’avenant de révision fera l’objet d’un dépôt légal.
Le présent accord ayant été conclu en application des dispositions de droit commun, toutes modifications de ces dispositions ultérieures à la signature du présent accord se substitueront de plein droit à celles du présent accord devenues non-conformes.
Suivi de l’accord
En lien avec la commission CSE dédiée, un bilan d’application du présent accord sera établi chaque fin de saison en vue de l’information annuelle du comité social et économique.
Publicité de l’accord
Le présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE de Auvergne/Rhône-Alpes via la plateforme de déclaration en ligne et une version sur support papier signée sera déposée auprès du Conseil de Prud’hommes de Lyon.
Il est établi en trois exemplaires originaux sur support papier des parties. Un original est remis à chacune des parties signataires.
En outre, conformément à la règlementation en vigueur, les modalités du présent accord ainsi qu’une synthèse seront communiquées à l'ensemble du personnel, par le biais des tableaux d'affichage du personnel.
Fait à Lyon, le 28 juillet 2020 en quatre exemplaires
