ACCORD COLLECTIF RELATIF AU REMBOURSEMENT DES FRAIS PROFESSIONNELS
Entre :
HAMARIS, Office Public de l'Habitat de la Haute-Marne, dont le siège social se trouve 27 rue du Vieux Moulin, représenté par son Directeur Général,
D’une part,
Et
L'ORGANISATION SYNDICALE SUIVANTE :
la CFDT,
représentée par , déléguée syndicale,
D’autre part,
Préambule
Le présent accord a pour objet de fixer les règles et les modalités de remboursement des frais engagés par les salariés dans le cadre de l’exercice de leur activité professionnelle. Le présent accord collectif se substitue à l’accord collectif du 20 décembre 2012 et ses avenants. Si des dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles devaient être plus avantageuses, elles seraient appliquées à la place du présent accord.
ARTICLE 1 - CHAMP D'APPLICATION
Le présent accord s'applique à l’ensemble du personnel de l’entreprise, quelle que soit la nature de leur contrat de travail, à durée indéterminée ou à durée déterminée. En conséquence, cet accord concerne les fonctionnaires et les salariés de droit privé. Toutefois le remboursement des frais de déplacement des fonctionnaires sera effectué selon les dispositions réglementaires propres à leur statut.
ARTICLE 2 - REMBOURSMENT DES FRAIS DE DEPLACEMENT
2.1 Frais de restauration
Le remboursement des frais afférents aux repas pris lors de déplacements professionnels se fera au réel sur justificatif, plafonné à hauteur du forfait URSSAF de l'indemnité de repas pris au restaurant soit à ce jour à 20.70 €. A ce titre, l’URSSAF permet la prise en charge par l’entreprise des frais de restauration pour les frais engagés par un salarié en déplacement contraint de prendre son repas au restaurant
.
Par conséquent, les déjeuners pris hors déplacement, ou en déplacement mais sans être contraint de se rendre au restaurant n’entrent pas dans ce cadre et ne peuvent faire l’objet d’une prise en charge au titre des frais de déplacement dans les conditions mentionnées ci-dessus. Cela est notamment le cas pour les salariés qui sont en déplacement quotidiennement et qui ont connaissance au moins la veille de la réalisation d’un déplacement à proximité d’un bureau ou d’une agence équipé d’un espace permettant de prendre son repas.
2.2 Frais de transport et d’hébergement
De manière générale, le remboursement des frais est subordonné à l'autorisation préalable du déplacement par le supérieur hiérarchique et par un ordre de mission signé du Directeur Général pour un déplacement hors Département. Les frais kilométriques seront remboursés, après autorisation préalable du déplacement par le responsable hiérarchique, sur la base du barème publié chaque année par l’administration fiscale. La distance retenue sera celle du trajet le plus court, de centre à centre, calculée via le site Mappy. Pour les déplacements dans une grande ville ou au sein d'une même Commune, le trajet sera calculé à l'adresse exacte. Les remboursements des frais de péage d’autoroute ne seront remboursés que pour les déplacements hors département, sauf événement exceptionnel lors du déplacement. Les frais de transport seront remboursés sur la base d’un transport SNCF 2ème classe pour les salariés de catégories 1, 2 et 3 et de 1ère classe pour les salariés de catégorie 4. Les frais de stationnement et de transport en commun sont remboursés sur présentation des pièces justificatives. Le remboursement de frais en cas d'utilisation d'un autre mode de transport ne sera effectué que si celui-ci est spécialement autorisé dans l'ordre de mission signé du Directeur Général. A défaut, la prise en charge sera limitée au coût du déplacement effectué en transport en commun, et sur justificatif de l'effectivité du déplacement. Les frais d’hébergement seront pris en charge pour un hôtel 2 ou 3 étoiles, directement par Hamaris dans la mesure du possible. Dans le cadre de déplacements en dehors du Département nécessitant un engagement de dépenses préalables (billets de train, hôtel,…) le salarié pourra bénéficier d’une avance correspondant à 80% du montant de la dépense en complétant une note de frais à cet effet. Le solde sera versé après réalisation du déplacement et sur présentation des justificatifs des dépenses. Le Directeur Général peut également autoriser le remboursement sur la base des frais réels et sur justification détaillée de la dépense lorsque les frais de séjour échappent au salarié en provoquant une dépense supérieure aux modalités de remboursement accordées par le texte susvisé.
ARTICLE 3 - REMBOURSMENT DES AUTRES FRAIS
Les frais engagés au titre de la représentation de l’organisme, après autorisation préalable du Directeur Général, sont remboursés aux frais réels sur justification détaillée de la dépense. Les déjeuners réalisés dans le cadre d’obligations professionnelles peuvent également faire l’objet d’une prise en charge par l’entreprise. Cela sera le cas notamment pour les repas organisés lors de formation ou pour des repas dits « d’affaires » avec des tiers à Hamaris. Des déjeuners organisés entre collaborateurs ne seront pas considérés comme relevant d’une obligation professionnelle et ne pourront donc pas faire l’objet d’une prise en charge par l’entreprise au titre des frais professionnels.
ARTICLE 4 – DUREE - DATE D’EFFET – REVISION –DENONCIATION
L’accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet le 1er janvier 2025. Le présent accord annule et remplace toutes les normes, quelle qu’en soit la source, antérieurement en vigueur au sein d’Hamaris sur le remboursement des frais professionnels. Le présent accord se substitue ainsi aux usages, décisions unilatérales, accords collectifs, notes antérieurement appliqués par Hamaris ayant les mêmes objets que le présent accord collectif. Ces dispositions n’interdisent pas de modifier le présent accord, conformément aux articles L.2222-5, L.2261-7 et L.2261-8 du Code du travail. La demande de révision, qui peut intervenir à tout moment à l’initiative de l’une des parties signataires, doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires. L’ensemble des partenaires sociaux se réunira alors dans un délai d’un mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision. L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera. Cet accord pourra être dénoncé à tout moment, soit par la Direction, soit par l’ensemble des organisations syndicales représentatives du personnel signataire. La dénonciation sera régie par l’article L. 2261-9 et suivants du Code du Travail.
ARTICLE 5 - DEPOT ET PUBLICITE
Conformément à l'article L. 2231-5 du code du travail, le texte du présent accord est notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise. Cet accord sera déposé sur la plateforme nationale « TéléAccords » du ministère du travail par le représentant légal de l'entreprise, ainsi qu'au greffe du conseil de prud'hommes. Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication du personnel. Les collaborateurs sont informés du contenu du présent accord par mail et mise à disposition d’une version électronique de ce document dans la rubrique de l’intranet prévue à cet effet.
A Chaumont, le 18 décembre 2024 Fait en 4 exemplaires originaux
