LES PERSONNELS DE L’OFFICE PUBLIC DE L’HABITAT DES LANDES
ENTRE-LES SOUSSIGNÉS :
L’OFFICE PUBLIC DE L’HABITAT DES LANDES
953 avenue du Colonel Rozanoff – BP 341
40011 MONT-DE-MARSAN Cedex
Siret N° : 274 000 017 00013
Représenté par Madame
Agissant en sa qualité de Directrice Générale
D’une part,
ET
Les organisations syndicales représentatives suivantes :
Le syndicat C.F.D.T,
D’autre part,
PRÉAMBULE
Le précédent accord relatif au télétravail au sein de l’O.P.H. des Landes a permis de définir les principes et le cadre du télétravail. Pour rappel, le télétravail doit reposer sur la responsabilité, l’autonomie et la confiance. Il ne doit pas avoir pour effet de fragiliser le collectif de travail et son orientation première : apporter un service public de qualité aux locataires et demandeurs de logements.
La Direction et les organisations syndicales se sont donc réunies le 19 octobre 2023, et le 07 novembre de cette même année, pour dresser le bilan des trois premières années de pratique du télétravail au sein de l’entreprise, faire les constats qui s’imposaient, et négocier un nouvel accord pour la poursuite de ce mode de travail.
IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
Article 1 – Champ d’application de l’accord
Le présent accord s’applique à l’ensemble du personnel de l’O.P.H. des Landes : agents de la Fonction Publique Territoriale (F.P.T.) et salariés de droit privé en C.D.I. Il est conclu en application des textes suivants :
Accord National Interprofessionnel du 09 juillet 2005,
Articles L.1222-9 à L.1222-11 du Code du Travail,
Décret du 11 février 2016 n°2016-151.
Article 2 : Définition du télétravail
Il est convenu que la définition du télétravail issue du Code du Travail s’applique au sein d’XL Habitat. Ainsi, selon l’article L.1222-9-I, « le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication. (…) Le télétravail est mis en place dans le cadre d’un accord collectif, ou à défaut, dans le cadre d’une charte élaborée par l’employeur, après avis du Comité Social et Économique, s’il existe. »
Article 3 : Critères d’éligibilité au télétravail
Activités de l’entreprise concernées
L’emploi de la personne placée en télétravail doit être compatible avec celui-ci.
Les fonctions suivantes ne peuvent être exercées en télétravail :
L’accueil du public en général,
L’entretien ou la propreté,
Les interventions chez les locataires,
L’utilisation de logiciels ou applications dont la sécurité ne peut être garantie en dehors des locaux de l’établissement,
Les fonctions étant insuffisamment dématérialisées,
La manipulation de documents physiques à caractère confidentiel ou légal.
Néanmoins, la dématérialisation des dossiers de certains services, dans un futur proche, pourra permettre l’éligibilité de certaines fonctions au télétravail.
Critères d’éligibilité au télétravail
Pour être éligibles au télétravail, les employés doivent réunir les conditions suivantes :
Être en Contrat à Durée Indéterminée (exclusion des personnes en Contrat à Durée Déterminée, en alternance, en intérim et en stage),
Avoir une ancienneté minimale de 6 mois dans le poste occupé. Cette durée est considérée comme celle nécessaire pour permettre à une personne de disposer des connaissances suffisantes sur l’organisation et le fonctionnement de l’entreprise, de son service et d’acquérir la maîtrise de son poste,
Avoir une autonomie suffisante dans l’exercice de son poste, dans la gestion de sa charge de travail, ainsi que dans la gestion de son emploi du temps. Cette autonomie est évaluée par le supérieur hiérarchique et doit être cohérente avec l’entretien annuel d’évaluation.
L’évaluation de cette autonomie se fera sur les critères suivants :
Capacité à effectuer des tâches avec un minimum de supervision, d’aide ou de contrôle ; et/ou à résoudre des problèmes,
Maîtrise du poste de travail, et des outils informatiques afférents,
Capacité à anticiper, planifier son activité, hiérarchiser les priorités, clarifier, structurer les informations et les données à gérer, mobiliser les moyens et outils adaptés,
Capacité à rendre compte de manière régulière et complète.
Les employés travaillant à temps partiel inférieur à 80% ne pourront prétendre au télétravail. Les demandes formulées par les personnes faisant face à une impossibilité technique telle que le défaut de connexion internet ou de téléphonie, ne pourront être acceptées.
Modalités d’acceptation de la demande de télétravail
Le passage en télétravail doit reposer sur la base du volontariat. Le salarié qui remplit les critères d’éligibilité, et qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande par écrit à la Direction, par le biais de la fiche en vigueur.
Il s’en suivra un entretien avec le supérieur hiérarchique du salarié (trame d’entretien en vigueur). Celui-ci sera transmis à la Direction pour validation. S’il y a refus, ce dernier sera motivé par courrier.
La validation de la Direction se traduira par la conclusion d’une convention tripartite, dans un délai de deux mois à compter de la date de réception de la demande à la Direction des Ressources Humaines. Cette convention vaudra pour un an. La demande sera à renouveler à l’issue de cette période.
Article 4 : Modalités de mise en place
Période d’adaptation
L’exercice des fonctions en télétravail débute par une période d’adaptation de 3 mois. Celle-ci doit permettre :
A la Direction de vérifier si la personne en télétravail a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance OU si l’absence du salarié ne perturbe pas le fonctionnement du service,
Au salarié, de vérifier si l’activité en télétravail lui convient.
Au cours de cette période, chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail sans délai de préavis, par suite d’un entretien entre les parties signataires à la convention.
S’il est mis fin au télétravail, le salarié retrouve son poste dans les locaux de travail de l’établissement, et doit restituer le matériel mis à sa disposition par XL Habitat dans le cadre du télétravail, si celui-ci ne lui est utile pour son travail en présentiel.
Un entretien est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique au plus tard 15 jours avant la fin de la période d’adaptation, afin d’effectuer un bilan sur la situation de télétravail.
Fin du télétravail
A l’initiative de l’employé
Le télétravailleur peut reprendre son poste sans télétravail à tout moment. Une lettre remise en mains propres à la Direction sera demandée dans ce cas.
A la demande de la Direction
La Direction peut demander à la personne en télétravail d’arrêter son activité en télétravail pour les raisons suivantes :
Réorganisation du service,
Nécessité de continuité de service,
Perte d’un des critères d’éligibilité au télétravail (article 3-2).
Cette décision sera motivée et notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception au salarié.
La fin du télétravail prendra effet dans les 15 jours ouvrables à compter de la date de réception du courrier envoyé.
En cas de modification des fonctions de l’employé
En cas de changement de fonction au sein de l’entreprise, une nouvelle demande sera à formuler.
Suspension du télétravail
La personne en télétravail ou l’établissement peuvent être confrontés à des circonstances étant de nature à empêcher, de manière temporaire, la réalisation des missions en télétravail : problèmes de connexion, difficultés organisationnelles, absences cumulées ne permettant pas de respecter les 50% de présence requise dans le service etc…
Article 5 : Lieu du télétravail
Le télétravail sera effectué en priorité au domicile de la personne en télétravail. Le domicile s’entend comme le lieu de résidence habituelle en France, sous la responsabilité pleine et entière du télétravailleur.
Le télétravailleur devra affecter un espace de son domicile au télétravail où il y aura l’équipement nécessaire à l’activité professionnelle à distance. Le télétravailleur s’engage à ce que cet espace de travail soit adapté à l’exercice du télétravail.
En cas de changement de domicile, le salarié préviendra la Direction d’XL Habitat en lui indiquant la nouvelle adresse. Les conditions du télétravail seront réexaminées et l’attestation sur l’honneur devra être de nouveau rédigée par le télétravailleur.
Il en est de même en cas de changement de lieu de télétravail. Ex : résidence secondaire/familiale.
Concernant cette dernière, le télétravail pourra y être autorisé, si celle-ci se trouve dans le département des Landes (40).
Article 6 : Modalités de régulation de la charge de travail
La charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille en présentiel. En conséquence, le télétravail ne doit pas générer d’heures supplémentaires.
Le supérieur hiérarchique des personnes en télétravail doit effectuer, avec chacun d’entre eux, un bilan tous les quinze jours des temps passés en télétravail et du travail effectué. Cet échange portera également sur l’évaluation de la charge de travail.
En cas de difficulté pour réaliser les missions confiées sur les temps de télétravail, le télétravailleur ne doit pas attendre le point prévu avec son supérieur, mais le prévenir immédiatement.
Par ailleurs, les conditions d’activité en télétravail et la charge de travail feront l’objet d’un point lors de l’entretien annuel d’évaluation.
Article 7 : Fréquence et nombre de jours télétravaillés
Les jours de télétravail sont fixés de la manière suivante :
1 ou 2 jours maximum par semaine (jours non fractionnables),
20 jours maximum sur le trimestre (jours fractionnables en demi-journées). En cas de modification, un délai de 3 jours de prévenance doit être respecté.
Le planning de télétravail doit être établi en cohérence avec le fonctionnement du service (réunion de service, groupes de travail etc…). Il convient pour chaque personne faisant du télétravail d’inscrire dans son agenda Outlook s’il est en télétravail, et ce afin que chacun sache où joindre la personne concernée.
Le télétravailleur reste tenu, même pendant ses jours de télétravail, de se rendre dans les locaux de l’entreprise à la demande de son supérieur hiérarchique, pour participer aux réunions ou groupes de travail, ainsi qu’aux formations, pour le bon fonctionnement du service.
De plus, le télétravail peut être suspendu pendant des périodes de congés scolaires, périodes pour lesquelles, 50% des effectifs du service doivent être présents physiquement à leur poste de travail, sauf sur autorisation exceptionnelle de la Direction.
En cas de pluralité de demandes sur un même service des mêmes jours de télétravail, il conviendra de prioriser les demandes selon le critère de l’éloignement du domicile par rapport au lieu de travail. La personne ayant son domicile le plus éloigné du lieu de travail sera prioritaire. Les jours de télétravail non exécutés n’ont pas vocation à être reportés.
Article 8 : Modalités de contrôle du temps de travail
Le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant un temps de travail minimal de 7h30 et un temps maximal de 8h30 pour une journée télétravaillée.
Les horaires de travail sur la journée de télétravail doivent respecter ceux du service. Les plages obligatoires en vigueur au sein de l’établissement restent obligatoires en télétravail, à savoir 9h-11h45 et 14h-16h15.
De même, il est obligatoire de respecter 30 minutes de pause déjeuner entre 11h45 et 14h.
Pendant ces plages horaires, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les visioconférences organisées par XL Habitat, et de consulter sa messagerie.
Il est convenu également que :
Sur une semaine de 5 jours, 3 jours minimum de présence sur le site de travail sont obligatoires. Il est donc interdit de cumuler deux jours de télétravail et un ou plusieurs jours de congés sur une même semaine,
Les lundis et vendredis télétravaillés d’affilée sont à éviter,
Le télétravail ne doit pas remettre en cause les permanences des services, à savoir une personne présente tous les jours entre 8h/12h et 13h/17h.
En cas de non-respect des conditions posées par le présent accord, il sera mis fin de manière unilatérale au télétravail, après une mise en demeure de la Direction.
Article 9 : Équipements liés au télétravail
Un guide du télétravailleur sera remis à chacun.
La personne en télétravail sera équipée :
D’un ordinateur portable,
D’un téléphone portable.
Il est rappelé que les bons usages des outils informatiques sont précisés dans la charte informatique.
Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés.
En cas de panne ou de mauvais fonctionnement de ces équipements, la personne en télétravail doit contacter le service informatique dans les plus brefs délais.
Le télétravailleur ne peut utiliser du matériel personnel pour réaliser ses missions dans le cadre du télétravail.
Article 10 : Remboursement des frais professionnels liés au télétravail
Les frais engagés par le salarié pour exercer son activité en télétravail sont remboursés par l’O.P.H. des Landes à hauteur du tarif en vigueur pour les agents de la fonction publique territoriale et selon les mêmes modalités.
Cette indemnité sera suspendue en cas de maladie ordinaire, accident du travail, maternité etc…
Les personnels en télétravail ouvrent droit à des tickets restaurants, sur ces périodes de travail à distance.
Article 11 : Assurance couvrant les risques liés au télétravail
L’entreprise prend en charge le surcoût éventuel des polices d’assurance permettant de couvrir l’ensemble des dommages pouvant survenir en raison de l’utilisation du matériel de l’entreprise au domicile du télétravailleur à hauteur de 50€ par an, sur présentation de la facture.
Le télétravailleur s’engage à informer son assureur du fait qu’il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier, une attestation d’assurance « multirisques habitation » couvrant son domicile/lieu de travail.
Cette attestation devra être transmise tous les ans au service Ressources Humaines.
Article 12 : Confidentialité et protection des données
La personne en télétravail doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l’accès de son matériel informatique, afin de s’assurer qu’il en soit le seul utilisateur.
Pour des raisons de sécurité informatique, il est demandé au télétravailleur de prendre connaissance des consignes qui lui ont été remises au moyen de la charte informatique de l’OPH des Landes. Il s’engage, notamment, à la respecter au regard de la protection des données.
Le télétravailleur devra également suivre les consignes fournies par le service informatique concernant l’accès à distance aux serveurs et aux applications informatiques.
Article 13 : Droit à la déconnexion et vie privée
Les parties signataires de cet accord rappellent que chacun bénéficie d’un droit individuel à la déconnexion.
Il est rappelé que ce dernier signifie que chaque personne a le droit de ne pas être en permanence joignable pour des motifs liés à l’exécution de son travail. Ce droit assure à chacun la possibilité, en dehors de ses heures de travail, de se couper temporairement des outils numériques lui permettant d’être contacté dans un cadre professionnel.
Il est ainsi mis en avant l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect des temps de repos et de congé, ainsi que de l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle.
Article 14 : Santé et sécurité au travail
En cas de maladie ou d’accident du travail pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer la Direction des Ressources Humaines dans un délai de 24 heures maximum.
Article 15 : Télétravail et handicap
Quand le télétravail est de nature à favoriser l’emploi d’un salarié en situation de handicap, en temps partiel thérapeutique ou quand celui-ci est préconisé par le médecin du travail afin d’assurer un maintien d’activité, la Direction examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.
Article 16 : Durée de l’accord et dénonciation
Le présent accord est conclu pour une durée de trois ans à compter de la date de signature.
Il pourra faire l’objet de dénonciation par l’une ou l’autre des parties dans les conditions fixées par la loi (article L2261-9 du Code du Travail), sous réserve d’informer les parties signataires par lettre recommandée avec accusé de réception, en respectant un délai de préavis de trois mois.
Le présent accord se substitue de plein droit aux stipulations des accords qu’il remplace.
Article 17 : Dépôt et publicité
Le présent accord fera l’objet d’un dépôt dans les conditions prévues aux articles L2231-5 et suivants du Code du Travail.
Les employés sont informés de la signature du présent accord par voie d’affichage et peuvent en prendre connaissance auprès de la Direction des Ressources Humaines où un exemplaire est tenu à leur disposition.
Le présent accord est établi à Mont de Marsan, en 6 exemplaires originaux, dont 2 remis à chaque interlocuteur désigné et pour son seul usage, le 16 novembre 2023.
