Archipel Habitat, Office Public de l’Habitat de Rennes Métropole, représenté par
……………………….., Directrice Générale
d’une part, Et le syndicat CFDT, organisation syndicale représentative,
représenté par ………………………………….., délégué syndical,
d’autre part.
PREAMBULE
Un groupe de travail constitué de représentants du personnel, élus au CE et au CHSCT, de managers et membres des services RH et informatique s’est réuni à plusieurs reprises pour définir les modalités d’exercice par les salariés de leur droit à la déconnexion en application de l’article L.2242-8,7° du Code du travail tel qu’issu de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016. A l’heure où les nouvelles technologies du numérique et plus particulièrement les outils nomades se développent au sein de l’entreprise, les signataires de l’accord réaffirment l’importance d’un bon usage de ces outils professionnels. Cet usage doit garantir le respect des temps de repos et de congé des salariés ainsi que l’équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle. Les signataires considèrent qu’une surcharge informationnelle peut être source de stress pour les salariés. L’accord intègre également des recommandations pour lutter contre la surcharge informationnelle liée à l’utilisation de la messagerie et de l’agenda électronique. Archipel Habitat, par cet accord, entend se saisir du sujet et s’adapter aux nouveaux modes de travail.
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
ARTICLE PRELIMINAIRE : DECONNEXION - DEFINITIONS
Il y a lieu d’entendre par :
Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail ;
Outils numériques professionnels : outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, téléphones portables etc.) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie et agenda électronique, intranet/extranet etc.) qui permettent d’être joignable et de travailler à distance ;
Temps de travail : horaires de travail du salarié durant lesquelles il est à la disposition de son employeur et comprenant les heures normales de travail du salarié et les heures complémentaires ou supplémentaires.
Sont en dehors du temps de travail : les temps de repos quotidien et hebdomadaires, les congés payés, les congés exceptionnels, les jours fériés et les jours de repos, les périodes de suspension du contrat de travail (pour congé maternité, paternité, parentaux et maladie).
ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord s’applique à l’ensemble du personnel d’Archipel Habitat, salariés de droit privé et agents de la fonction publique territoriale, salariés en contrat à durée indéterminée et en contrat à durée déterminée, personnel intérimaire.
ARTICLE 2 : SENSIBILISATION ET ACCOMPAGNEMENT A LA DECONNEXION
Des actions de sensibilisation seront organisées à destination des managers et de l’ensemble des salariés en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques. L’entreprise s’engage dans ce cadre notamment à :
Sensibiliser chaque salarié à l’utilisation raisonnée et équilibrée des outils numériques ;
Donner au salarié la possibilité d’échanger avec son responsable hiérarchique lors de l’entretien annuel sur son droit à la déconnexion (difficultés rencontrées, demandes et besoins particuliers…).
Tout salarié qui pourrait rencontrer des difficultés à concilier sa mission et les prescriptions du présent accord pourra demander un entretien avec son responsable hiérarchique et la fonction Ressources Humaines. Cet entretien aura pour objet de décrire les difficultés rencontrées par le salarié et de rechercher une solution de rééquilibrage raisonnable de la charge de travail ou de modification de l’organisation. Il aura lieu dans les trois semaines qui suivent la demande et fera l’objet d’un compte rendu partagé.
Le cas échéant, un accompagnement, en particulier au moyen d’une action de formation, sur une meilleure gestion du temps et des priorités et/ou une l’utilisation des outils numériques sera arrêté conjointement.
ARTICLE 3 : CONSIGNES D’UTILISATION DE LA MESSAGERIE ET DE L’AGENDA ELECTRONIQUE
Une fiche pratique destinée à l’ensemble des salariés précise les 13 recommandations pour un bon usage des mails et de l’agenda électronique. Ces recommandations visent à lutter contre la surcharge informationnelle et à éviter le stress lié à l’utilisation des outils professionnels numériques. La fiche pratique est annexée à l’accord. Elle pourra faire l’objet d’une actualisation dans le cadre de l’évaluation annuelle du dispositif par les partenaires sociaux. Le présent accord ainsi que la fiche pratique seront remis et commentés aux salariés dans le cadre des réunions d’équipe. Le responsable hiérarchique la remettra et la commentera aux nouveaux salariés dans le cadre de l’entretien d’accueil. Au-delà des 13 recommandations, les managers ont la possibilité de mener des actions de sensibilisation auprès de leurs équipes (exemple : éteindre les téléphones portables le temps des réunions..). Ils feront part de leurs initiatives et de l’évaluation de ces actions au service RH. Ces retours viendront alimenter l’évaluation annuelle de la mise en œuvre de l’accord, ils pourront contribuer à faire évoluer les pratiques.
ARTICLE 4 : DROIT A LA DECONNEXION EN DEHORS DU TEMPS DE TRAVAIL EFFECTIF
Les périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des acteurs de l’entreprise. L’ensemble du personnel, managers et managés, ne doit pas être contacté en dehors de ses horaires de travail, définis par l’horaire collectif applicable au sein de l’entreprise. En tout état de cause, les managers ne peuvent pas contacter leurs collaborateurs entre 20 heures et 8 heures ainsi que pendant les week-ends, sauf cas de force majeure. Concernant plus particulièrement l’usage de la messagerie électronique professionnelle, il est précisé que le salarié ne doit pas prendre connaissance des courriels qui lui sont adressés ni y répondre en dehors de son temps de travail. Cela vaut également pour les sollicitations locataires reçues sur les outils dédiés. Il en est de même des appels ou messages téléphoniques professionnels reçus pendant les temps de repos ou de congé. Pour faire respecter le droit à la déconnexion, l’entreprise a pris des dispositions : il est impossible techniquement d’envoyer des mails et d’accéder aux données de l’entreprise entre 20h et 8h.
Ces principes ne s’appliquent pas au salarié d’astreinte pendant le temps de celle-ci ou dans une situation d’urgence ou de gravité pour laquelle il aurait été expressément et exceptionnellement demandé au salarié de rester connecté en dehors des plages normales de travail.
Concernant les salariés au forfait jours et assimilés, qui ne sont pas soumis à l’horaire collectif de travail, pour éviter l’effet couperet de la fin de journée, en particulier en période de forte activité, et pour permettre, selon les contraintes personnelles, une souplesse nécessaire dans l’alternance vie privée/vie professionnelle, il est souhaitable de préserver la liberté et les choix individuels selon lesquels chaque salarié peut décider de se connecter ou non en dehors des périodes habituelles de travail. En conséquence, il n’est pas interdit de se connecter après avoir quitté le lieu de travail habituel, mais, en contrepartie, le salarié doit veiller à respecter les périodes de repos journaliers et hebdomadaires, son équilibre personnel et notamment l’équilibre entre vie personnelle et professionnelle. Par principe le recours à cette souplesse doit rester modéré. La recommandation est de ne pas utiliser la messagerie électronique, ou les autres outils de communication, pendant les périodes de repos.
ARTICLE 5 : EVALUATION DE L’USAGE DES OUTILS NUMERIQUES PROFESSIONNELS
L’entreprise s’engage à :
Aborder le sujet de la déconnexion au minimum une fois par an avec les représentants du personnel pour réaliser une évaluation annuelle de la mise en œuvre des dispositifs, et si besoin, les adaptés.
Dans le cas où ce bilan ferait apparaître des difficultés identifiées, mettre en œuvre toutes les actions de préventions et toutes les mesures pour mettre fin au risque.
ARTICLE 6 : PUBLICITE
Conformément aux articles aux articles D 2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord fera l’objet d’un dépôt auprès du secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Rennes et de la Direccte d’Ille et Vilaine. Conformément à l’article L.2323-47 du Code du travail, le présent accord d’entreprise sera porté à la connaissance des salariés par voie d’affichage et par diffusion sur un répertoire dédié (Commun).
ARTICLE 7 : DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée de 5 ans. Il prendra effet au 1er février 2018. Conformément à l’article L.2222-4 du Code du travail les dispositions cesseront automatiquement et de plein droit cinq ans après sa date d’application soit au 31 janvier 2023.
ARTICLE 8 : REVISION
Sur proposition d’une ou plusieurs organisations syndicales signataires ou sur proposition de l’entreprise, une négociation de révision pourra être engagée, à l’issue d’une période d’un an à compter de la date de prise d’effet du présent accord, dans les conditions prévues par les articles L 2261-7 et L 2261-8 du Code du travail. En cas de contrôle de conformité effectué par la Direccte conduisant à un avis défavorable ou d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai maximum d’un mois après la réception de l’avis ou la publication de ces textes, afin d’adapter lesdites dispositions.
13 recommandations pour un bon usage de la messagerie et de l’agenda électronique
Un mail en dehors des horaires habituels de travail tu n’enverras pas.
Seulement si nécessaire un mail tu enverras.
Au mail, la rencontre physique ou l’appel téléphonique tu préféreras.
L’objet de ton message clairement tu indiqueras.
Synthétique et courtois dans ton message tu seras, au fond et à la forme tu veilleras.
Au choix des mots tu veilleras, dans le respect des règles de la CNIL, de la protection des données personnelles et de la vie privée.
Les destinataires principaux et les destinataires pour information avec précision tu choisiras.
Pour des données confidentielles, les destinataires avec soin tu choisiras. Pour envoi en copie ou transfert, l’historique de l’échange par mail si besoin tu supprimeras.
Pour des pièces à joindre volumineuses et non confidentielles un enregistrement sur le répertoire approprié sur le serveur tu feras et le lien hypertexte tu utiliseras.
Pour actions ou suites à donner, un délai tu préciseras.
En cas d’absence prolongée, une réponse automatique tu programmeras, la date de ton retour tu y préciseras.
Régulièrement le ménage de ta boîte mail tu feras.
Ton agenda Outlook obligatoirement tu renseigneras, y compris de tes temps d’absence.
