-La Société ORCHIDEES MAISONS DE VIN, dont le siège social est situé 19 rue Léopold Palustre, Saint Hilaire Saint Florent, 49400 SAUMUR, représentée par xxxx agissant en qualité de Directeur Général,
d’une part,
et l’organisation syndicale représentative :
-L’organisation syndicale CFTC, représentée par xxx, en sa qualité de xxx,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Préambule
Le présent protocole a pour objet d’organiser les élections des représentants au Comité Social et Economique (CSE) de l’entreprise, selon les modalités définies ci-après. Ce dernier d’appuie sur l’accord collectif de groupe relatif au dialogue social et économique du 13 octobre 2022.
En application de l’article R.2314-5 du code du travail, il a été acté, par accord collectif du 24/01/2023, d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance. Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.
L'accompagnement ainsi que la mise à disposition de la plateforme de vote en ligne ont été confiés à un prestataire, la société xxxxx.
Conformément à l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, les organisations syndicales, qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise, ont été informées, par courrier et par voie d’affichage, de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral.
Article 1 – Dispositions générales
Les parties conviennent que le CSE est mis en place au niveau de l’entreprise Orchidées, Maisons de Vin. Les membres titulaires et suppléants du CSE sont élus pour des mandats d’une durée de quatre ans à compter de la proclamation des résultats.
Le nombre de mandats successifs au sein du CSE n’est pas limité.
Article 2 - Nombre de sièges à pourvoir et conditions d’électorat
Le nombre de sièges à pourvoir est fonction de l’effectif de l’entreprise à la date du premier 1er tour de scrutin. Cet effectif est calculé conformément aux dispositions prévues aux articles L. 1111-2 et L. 1111-3 du Code du Travail.
Plus précisément, y sont inclus :
les CDI à temps plein,
les CDD (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu),
les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure, qui sont présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an, ainsi que les salariés temporaires, sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise, à due proportion de leur temps de présence au cours des douze mois précédents (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu),
les salariés à temps partiel en fonction de leur durée contractuelle de travail.
En sont exclus :
les apprentis,
les titulaires d'un contrat de professionnalisation, jusqu'au terme prévu par le contrat lorsque celui-ci est à durée déterminée, ou, jusqu'à la fin de l'action de professionnalisation lorsque le contrat est à durée indéterminée.
L’effectif ainsi déterminé (165 ETP) se décompose, selon les catégories professionnelles, de :
95 ouvriers et employés (
premier collège)
24 agents de maîtrise (
deuxième collège)
46 cadres (
troisième collège)
Le nombre de délégués titulaires et suppléants représentant les différents collèges électoraux est réparti de la manière suivante :
1er collège :
5 sièges titulaires et autant de sièges suppléants ;
2ème collège :
1 siège titulaire et autant de siège suppléant ;
3ème collège :
2 sièges titulaires et autant de sièges suppléants.
Les listes électorales, établies pour chaque collège, seront déposées et affichées pour consultation au plus tard le 9 février 2023.
Pour rappel, sont électeurs, les salariés sans distinction de sexe ou de nationalité, n’ayant fait l’objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques, âgés de 16 ans révolus et travaillant depuis trois mois au moins à la date du 1er jour du 1er tour de scrutin.
Sont éligibles les salariés sans distinction de sexe ou de nationalité, n’ayant fait l’objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques, âgés de 18 ans révolus et travaillant dans l’entreprise depuis au moins un an à la date du 1er tour de scrutin, à l’exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.
Il est rappelé que le premier tour est réservé aux organisations syndicales et que les candidatures sont libres au second tour.
Chaque organisation syndicale pourra demander communication des listes électorales.
Toute réclamation relative à ces listes doit être adressée par écrit au service des ressources humaines dans les plus brefs délais et en tout état de cause dans les délais et conditions prévus à l’article R.2314-24 du code du Travail.
Article 3 - Représentation équilibrée des listes de candidats et modalités de dépôt 3.1 Représentation équilibrée des listes de candidats
Pour chaque collège électoral, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.
A la date du présent protocole, la projection des proportions de femmes et d'hommes, inscrits sur les listes électorales pour chaque collège est la suivante :
Nombre projeté de salariés ayant la qualité d’électeur au 1er tour
163
1er collège
2ème collège
3ème collège
F H F H F H ORCHYDEES, MAISONS DE VIN Nb 42 53 13 11 22 24
% 44% 56% 54% 46% 48% 52%
Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes. Lorsque l'application de la méthode de calcul (nombre
de sièges à pourvoir x % F inscrites sur la liste électorale, et même règle pour les H), n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5,
Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
L’application des règles d’arrondi ne peut conduire à exclure la représentation du sexe sous-représenté. Dans pareil cas, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.
Ces règles s'appliquent aux listes de titulaires et de suppléants et pour les deux tours des élections le cas échéant.
Dans le respect de ces règles, la proportion d’hommes et de femmes à présenter sur chaque liste de candidats est la suivante :
Collège 1 : 5 sièges, soit 2 candidates femmes et 3 candidats hommes, ou 3 candidates femmes et 2 candidats hommes
Collège 2 : 1 siège, soit 1 candidate femme ou 1 candidat homme,
Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au
premier tour des élections communiqueront leurs listes au plus tard le 27 février 2023 à 12h00.
Les listes seront adressées par lettre recommandée avec AR ou remises contre récépissé, en deux exemplaires, auprès du service ressources humaines, à l’attention de Mxxxx xxxx xxxx (Société Orchidées, Maisons de Vin, 19 Rue Léopold Palustre à SAUMUR (49 400)) ou par courriel avec AR à xxxxx@xxxxx, ou remise en main propre contre décharge au service Ressources Humaines à Mxxxx xxxx xxxx. Un des exemplaires sera émargé et vaudra récépissé de dépôt. Toute candidature réceptionnée après cette date et heure limite ne pourra être retenue.
Une liste ne pourra comporter plus de candidats qu’il n’y a de sièges à pourvoir, ni prétendre à plus de sièges qu’elle ne présente de candidats. Un candidat peut se présenter simultanément au titre d’un mandat de titulaire et d’un mandat de suppléant, mais s’il est élu à la fois comme titulaire et suppléant, il sera automatiquement désigné titulaire.
La Direction affichera les listes déposées
pour le premier tour à la date du 3 mars 2023.
Dans l’hypothèse d’un
second tour, la date limite de dépôt des candidatures est fixée au 14 mars 2023 à 12h00. La Direction affichera les listes déposées le 17 mars 2023.
Les candidatures présentées au premier tour seront considérées comme maintenues au second tour, sauf si les organisations syndicales déposent de nouvelles listes avant la date limite. Article 4 - Date et horaires du scrutin
Les dates du premier et du second tour visées ci-dessous s’entendent des dates : •de clôture des votes par internet, •du dépouillement électronique, •de la proclamation des résultats.
Le premier tour des élections des représentants du personnel au CSE aura lieu le jeudi 9 mars 2023.
Au premier tour sont habilités à présenter leur liste de candidats les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative aux niveaux national et interprofessionnel, et tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines, d’indépendance, légalement constitué depuis au moins 2 ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise concernée.
Il y aura lieu de procéder à un second tour, ouvert aux candidats libres et aux candidatures syndicales, dans les conditions définies pour le premier tour, dans l’un des cas suivants :
Quorum non atteint au premier tour : moins de la moitié des électeurs inscrits dont le suffrage est valablement exprimé.
Carence : absence de candidature syndicale au premier tour.
Non attribution de siège(s) : les sièges n’ont pas tous été pourvus dès le premier tour.
Les cas ci-dessus s’apprécient par collège et par scrutin.
Le cas échéant,
le deuxième tour aura donc lieu le jeudi 23 mars 2023.
Les plages horaires de vote par internet pour les élections professionnelles sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :
1er tour : du mercredi 8 mars 2023 (à partir de 7h00), jusqu’au jeudi 9 mars 2023 (clôture à 15h00) ;
2ème tour : du mercredi 22 mars 2023 (à partir de 7h00), jusqu’au jeudi 23 mars 2023 (clôture à 15h00).
Aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole.
C’est pourquoi, pour sécuriser la comptabilisation du vote électronique, il est préconisé aux électeurs de respecter ces plages horaires et d’éviter, le cas échéant, de se connecter à l’aide d’un poste informatique mis à disposition par l’entreprise, peu avant la fermeture de la plateforme de vote en ligne. Article 5 - Propagande Electorale
Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour pourront remettre à xxxx xxxx xxxx, service ressources humaines, 19 Rue Léopold Palustre à SAUMUR (49 400) ou par courriel à xxxxxx@xxxx :
une profession de foi sous forme de fichier informatique de type pdf (taille maximum autorisée : 500 ko). Cette proposition de foi peut intégrer la liste des candidats ;
un logo sous forme de fichier informatique de type jpg (taille maximum 50ko) ;
des photos de chaque candidat qui seront redimensionnées et affichées sur le site.
Cette propagande sera mise en ligne sur le site de vote électronique. La date limite de transmission de ces fichiers électroniques est le 1er mars 2023. Au-delà de cette date, aucune nouvelle mise en ligne ne sera possible.
De même, les candidats se présentant au deuxième tour pourront transmettre leur propagande électorale à Mxxxx xxxx xxxx, service ressources humaines, 19 Rue Léopold Palustre à SAUMUR (49 400) ou par courriel à xxxxxx@xxxx jusqu’au 15 mars 2023.
L’usage de la messagerie professionnelle mise à disposition par l’employeur n’est pas autorisé pour la propagande électorale. Aucune propagande ne pourra avoir lieu pendant la période de scrutin.
Article 6 - Composition des Bureaux de Vote
Il est constitué un bureau de vote unique pour l’ensemble des élections des membres du CSE de l’entreprise. Ce bureau de vote unique est établi pour les deux tours.
Le bureau de vote est composé d’un président et de deux assesseurs désignés par la direction parmi les salariés ayant la qualité d’électeur.
Dans la mesure du possible, l’électeur le plus âgé (ou les 2 plus âgés) et le plus jeune (ou les deux plus jeunes) constituent le bureau de vote. A défaut, il peut être fait appel au volontariat et tenu compte des disponibilités de chacun.
La présidence du bureau de vote revient à l’électeur le plus âgé sauf si celui-ci se présente comme candidat au sein du CSE.
Les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu, avec le concours du prestataire.
Le bureau de vote aura en charge le bon déroulement des opérations électorales, la validation du dépouillement des scrutins, et la proclamation des résultats. Il sera notamment investi des missions suivantes :
La recette et le scellement du système de vote,
Le descellement du système de vote par le biais de trois clés électroniques uniques communiquées par XXX xxxx.
Il est précisé que durant la période de vote, l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront donc, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. L’identité des membres du bureau de vote sera ainsi communiquée au prestataire XXX xxxx qui se chargera de générer et communiquer un code d’accès lui permettant de suivre le déroulement des opérations électorales en temps réel.
Une notice explicative détaillée sera annexée au cahier des charges du prestataire synthétisant les opérations à mener.
Article 7 - Informations des salariés
Tout salarié électeur reçoit à son domicile une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, dans la semaine précédant la date du premier tour. Les codes d’accès et les mots de passe communiqués pour le premier tour restent identiques en cas de second tour. Il n’y a donc pas d’envoi d’un deuxième courrier pour le second tour.
Le vote se déroule uniquement par le biais de la plateforme de vote en ligne « VOTEO » selon les modalités décrites à l’article 8 ci-dessous. Pendant la période d’ouverture de la plateforme de vote en ligne, chaque électeur a la possibilité de voter à tout moment, 24 heures sur 24, et gratuitement, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.
Des ordinateurs en libre-service seront mis à disposition dans une salle prévue à cet effet, pour les salariés ne possédant pas d’ordinateur professionnel, ou tout autre outil permettant une connexion au site de vote sécurisé (ordinateur personnel, smartphone, tablette).
L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier ou courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de lui et définie dans le cahier des charges. Ces informations sont valables pour les deux tours des élections.
Conformément à l’article 9.II du décret du 26 mai 2011, tout électeur se trouvant dans l’incapacité de voter seul peut se faire assister par l’électeur de son choix et relevant du même collège électoral.
Article 8 - Déroulement du scrutin
8.1 Préparation du système de vote électronique
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à la société XXX XXX qui s’engage sur :
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré,
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
L’exercice personnel du droit de vote,
La confidentialité et le secret du vote.
Le prestataire doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote, préalablement à la mise en œuvre et à toute modification substantielle de la conception du système de vote. Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes fondamentaux précités.
Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Règlement Général de Protection des Données (RGPD). La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.
Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction.
L’employeur informe les organisations syndicales de l’accomplissement de ces formalités.
Les listes électorales, candidates, et membres du bureau de vote sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et leur confidentialité. Les professions de foi, logos, et photos éventuelles doivent être communiquées au prestataire au format électronique et selon les modalités décrites à l’article 5.
8.2 Validation et test du système de vote
Une procédure de validation et scellement précède l’ouverture du scrutin. Cette procédure a pour objectif de tester le système de vote électronique et de vérifier les données du système. Elle est menée conjointement par le prestataire et les membres du bureau de vote.
Suite à la vérification du système le bureau de vote procède au scellement des urnes électroniques. Le système devient alors inviolable et inchangeable jusqu’à la fin du scrutin.
Le scellement donne lieu à la création de trois clés appelées clés de chiffrement. Ces clés sont confiées à trois membres du bureau de vote et devront être renseignées à l’issue du scrutin pour accéder aux urnes et générer les documents de résultats.
8.3 Déroulement de l’opération de vote
Les élections professionnelles sont des scrutins de liste à 2 tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Les électeurs ont la faculté de rayer des noms. Toutefois, les ratures ne sont pas prises en compte pour l’ordre de désignation des élus au sein d’une liste si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés pour cette liste.
Les ratures sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne de liste.
Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance et à son établissement. Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.
L’électeur peut modifier son choix avant validation définitive. La validation entraîne transmission du vote et émargement. Elle fait également l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-16 et R2314-7 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. Le suffrage exprimé par l’électeur est crypté et stocké dans une urne électronique dédiée, sans aucun lien avec le fichier « électeurs ». Ce circuit garantit à la fois le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Les membres du bureau de vote, les délégués de liste, et les représentants de l’employeur désignés peuvent consulter le taux de participation, grâce à un identifiant et mot de passe personnels. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.
Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.
Plusieurs rappels seront faits pendant la durée des élections en reprécisant les heures d’ouverture et de fermeture de la période de vote.
Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote selon les modalités décrites dans le cahier des charges.
8.4 Descellement et Dépouillement
A l’heure de fermeture du scrutin le vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.
Le dépouillement est effectué directement par le site de vote électronique sous la responsabilité du bureau de vote. A l’issu du dépouillement, le fichier de compte-rendu de résultats et les PVs CERFAs sont édités automatiquement. Il convient alors aux membres du bureau de valider et signer ces documents.
Le dépouillement doit être effectué même en cas de carence ou de quorum non-atteint au premier tour.
Le compte-rendu de résultats sera affiché dans les locaux de la société sur des panneaux prévus à cet effet.
Article 9 – Durée du protocole et élections partielles
Le présent protocole d'accord est conclu pour les élections du CSE de l'année 2023.
Si des élections partielles doivent être organisées, celles-ci sont réalisées dans un délai raisonnable. Dans ce cas, il est fait application des dispositions du présent accord.
Les nouveaux membres de CSE élus dans le cadre d’élections partielles le sont pour la durée des mandats restant à courir.
Article 10 – Dépôt et publicité de l’accord
Le présent protocole sera déposé auprès de la DREETS dont relève le siège social de la société, via la plateforme « Télé-Accord », et auprès du Secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de SAUMUR.
Le présent accord est porté à la connaissance du personnel par voie d’affichage dans les panneaux de Direction réservés à cet effet.
Son contenu est également à disposition du personnel au service des Ressources Humaines de l'entreprise.
Fait à SAINT HILAIRE SAINT FLORENT, le 2 février 2023 En 4 exemplaires originaux
A faire signer par les mandatés des parties précédées de la mention « lu et approuvé »
