Accord d’ouverture de vote électronique dans le cadre de la mise en place du CSE de l’entreprise VF Loire Anjou de la société OMS
Entre La Société OUEST MAINTENANCE SERVICE, au capital de 100.000 Euros, ayant son Siège Social 7 M rue des Charmilles 35510 CESSON SEVIGNE, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Rennes sous le N° 535 258 669 Représentée par xxx, en sa qualité de Président
Et
L’organisation syndicale représentative suivante : CFDT, représentée par xxx, délégué syndical, d’autre part, il a été convenu ce qui suit :
Préambule :
Les parties signataires ont convenu, pour les prochaines élections professionnelles des membres des Comités Sociaux et Economiques (article L2311-2) d'intégrer parmi les alternatives possibles, concernant le mode d'organisation des scrutins, le vote électronique comme le propose la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004, le décret 2007-60 du 25 avril 2007, le décret 2016-1976 du 5 décembre 2016, le décret 2011-595 du 26 mai 2011 et le décret 2017-1819 du 29 décembre 2017.
Art.1- Recours à un prestataire extérieur
La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, AKG SOLUTIONS (ci-après dénommée « le prestataire »).
Le prestataire s’engage sur :
La sincérité et l’intégrité du vote
L’anonymat et le secret du vote
L’unicité du vote
La confidentialité et la liberté du vote
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral.
Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément aux articles R2314-9 du Code du travail. Le rapport d’expertise sera annexé au cahier des charges. Un exemplaire pourra également être remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande.
Art.2- Modalités d’organisation du vote & Communication des listes électorales et des listes de candidats
Article 2.1- Communication des listes électorales et des listes de candidats
Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007, mis à jour par le décret 2011-595 du 26 mai 2011) :
Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresse mail ;
Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;
Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise;
Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.
Les destinataires de ces informations sont les suivants :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.
Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.
Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.
Article 2.2- Déroulement de l’opération de vote
Les élections auront lieu sur une durée allant de 24h à 8 jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période.
Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également un courriel contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.
Avant toute opération de vote :
le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique
les membres du bureau de vote doivent vérifier que l’urne est vide, scellé et chiffré par des clés délivrées à cet effet.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.
L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier ou courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges.
La saisie de ses trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance à son établissement. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.
Article 2.3- Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-21 à 23 et L2324-19 à 21 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.
Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales ») et synthétisé dans le courrier ou courriel envoyé à l’électeur.
Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentatifs de l’employer désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation et la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.
Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenu définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage et détruire toutes les données du client.
Article 2.4- Assistance
Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.
Article 2.5- Dépouillement et résultats
A l’heure du scrutin définie dans le protocole préélectoral le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrés au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.
L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur depuis la loi du 20 août 2008 (10113.03 et 10114.03). A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.
Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issu du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.
Art.3- Révision de l’accord
Toute modification qui serait apportée au présent accord donnera lieu à l’élaboration d’un avenant lequel sera soumis aux formalités légales.
Art.4- Durée
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du processus électoral des élections du Comité Social et Economique (CSE). Il prendra fin à l’expiration dudit processus.
Art.5- Publicité et dépôt de l'accord
Conformément à la législation en vigueur, le présent accord est déposé en un exemplaire auprès de la
DREETS par voie dématérialisée (Plateforme numérique Téléaccords), et un exemplaire auprès du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Rennes.
Le présent accord sera porté à la connaissance du personnel par affichage dans les locaux de la société. Un exemplaire sera établi pour chaque partie. Fait à Cesson Sévigné, le 04/10/2024 En 2 exemplaires originaux Signatures précédées de la mention « lu et approuvé » Pour la Direction :Pour les organisations syndicales représentatives :
