Accord d’entreprise relatif à la période de référence d’acquisition et à la période de prise des congés payés au sein de la Société Oxera Consulting (France) LLP
Entre,
La Société OXERA CONSULTING (FRANCE) LLP, dont le siège social est situé 60 avenue Charles de Gaulle, CS 60016, 92573 Neuilly-sur-Seine, représentée par
XXX en sa qualité de « Partner »,
ci-après désignée, « la Société »,
Et,
Les salariés de la Société OXERA CONSULTING FRANCE LLP, consultés sur ce projet d’accord, conformément aux dispositions de l’article L.2232-21 du Code du travail et ayant approuvé l’accord à la majorité des deux tiers.
Ci-après désignés les « Salariés ».
Préambule
Conformément à la demande de plusieurs salariés de la Société, celle-ci a proposé de modifier, par accord d’entreprise, la période de référence pour l’acquisition et la prise des congés payés, afin de l’aligner sur l’année civile, cadre retenu pour le dispositif de forfait jours. Le présent accord est conclu conformément aux dispositions de l’article L.2232-21 du Code du travail qui autorise une Société, dépourvue de délégué syndical et dont l’effectif habituel est inférieur à 11 salariés, à soumettre aux salariés un projet d’accord d’entreprise en vue de son approbation par ces derniers.
En application des dispositions de l’article L.2253-3 du Code du travail, les dispositions du présent accord prévalent sur celles ayant le même objet au sein de la convention collective nationale de branche des Bureaux d’études techniques, actuellement applicable au sein de la Société.
Article 1 – Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Société, indépendamment de la durée du travail qui leur est applicable et de la nature de leur contrat de travail (à durée indéterminée ou déterminée notamment).
Article 2 – Objet
Le présent accord a pour objet de :
fixer la période de référence d’acquisition des congés payés annuels ;
fixer la période de prise des congés payés annuels ;
définir les modalités afférentes à la période transitoire.
Article 3 – Période de référence pour l’acquisition des congés payés
Il est rappelé que les congés payés s’acquièrent à hauteur de 2,5 jours ouvrables par mois effectivement travaillé.
La période de référence pour l’acquisition des congés sera alignée sur l’année civile, c'est-à-dire du 1er janvier au 31 décembre.
Pour les salariés embauchés en cours d’année, la période de référence débute à la date de leur embauche et se termine au 31 décembre de cette même année.
Article 4 – Période de prise des congés payés et congé principal
La période de prise des congés payés est fixée du 1er janvier au 31 décembre de l’année civile suivant celle de leur acquisition.
Au moins 12 jours ouvrables continus devront être pris entre le 1er janvier et le 31 décembre.
Par exception, pour ce qui concerne les salariés nouvellement embauchés, ils pourront prendre les congés acquis au cours de l’année de leur embauche, ces congés devant être pris au plus tard jusqu’au 31 décembre de l’année suivante.
Les congés payés acquis au cours d’une année N, et non pris au 31 décembre de l’année N+1, seront perdus.
Article 5 – Période transitoire
Le nouveau régime s’appliquera à partir du 1er septembre 2020.
Un régime transitoire est mis en place pour les congés acquis sur les périodes de référence antérieures.
Pour le solde des congés acquis sur la période de référence du 1er juin 2018 au 31 mai 2019, ils peuvent normalement être pris jusqu’au 31 mai 2020.
Par dérogation et par effet du présent accord, ils pourront être pris jusqu’au 31 décembre 2020.
Pour le solde des congés acquis du 1er juin 2019 au 31 mai 2020 (30 jours ouvrables), ils doivent normalement être pris jusqu’au 31 mai 2021.
Par dérogation et par effet du présent accord, ils pourront être pris jusqu’au 31 décembre 2021.
Les congés acquis du 1er juin 2020 au 31 décembre 2020 devront être pris du 1er janvier 2021 au 31 décembre 2021.
Article 6 – Procédure de prise des congés
Les salariés veilleront à ce que la prise de ces congés soit compatible avec les nécessités du service. Il doit également être convenu avec son propre supérieur hiérarchique auquel la demande de congé payé doit être adressée en donnant un préavis d'au moins deux semaines, ou dès que cela est raisonnablement possible.
Il est précisé que la durée du congé ne peut normalement pas dépasser 3 semaines consécutives. Pour un congé supérieur à 3 semaines, il faut un préavis plus long et une validation/signature supplémentaire.
Article 7 – Jours de fractionnement
En application de l’article L.3141-20 du Code du travail, il est expressément convenu que le fractionnement des congés payés n’ouvre droit à aucun congé supplémentaire (pas de « jours de fractionnement »).
Article 8 – Prime de vacances
La prime de vacances est actuellement payée chaque année au mois de juin.
Cette prime continuera d’être versée à cette période, sur la base du montant des indemnités de congés payés versées au cours de l’année civile précédente.
A titre d’illustration, au mois de June 2021, la Société versera la prime de vacances sur la base du montant des indemnités de congés payés versés du 1er janvier 2020 au 31 décembre 2020.
Article 9 – Durée de l’accord, révision et dénonciation
Article 9.1 – Durée de l’accord
Le présent accord est conclu à durée indéterminée.
Il entrera en vigueur le lendemain du dépôt auprès de l’autorité administrative.
Article 9.2 – Suivi de l’accord
Chaque année, un suivi de l’accord sera réalisé, à l’initiative de la Direction.
La Direction fera un bilan, à la date d’anniversaire de l’accord, des difficultés d’application ou d’interprétation rencontrées dans la mise en œuvre de l’accord.
Une réunion pourra être organisée à la demande de la Direction ou des deux tiers du personnel, s’il apparait nécessaire de faire évoluer certaines des dispositions du présent accord.
Article 9.3 – Révision ou dénonciation de l’accord
Conformément aux dispositions de l’article L.2232-21 du Code du travail, l’employeur pourra proposer un avenant de révision du présent accord aux salariés.
Les salariés seraient alors consultés sur le projet d’avenant conformément aux dispositions légales et réglementaires.
Conformément aux articles L. 2232-22 et L.2261-9 à L. 2261-13 du Code du travail, le présent Accord pourra également être dénoncé, par chacune des parties (employeur et/ou salariés), sous réserve d’un préavis de trois mois, étant précisé que lorsque la dénonciation est à l’initiative des salariés :
les salariés représentant les deux tiers du personnel notifient collectivement et par écrit la dénonciation à l’employeur ;
la dénonciation à l’initiative des salariés ne peut avoir lieu que pendant un délai d’un mois avant chaque date anniversaire de la conclusion de l’accord.
En tout état de cause, la dénonciation devra être notifiée par son auteur à l’ensemble des parties et donnera lieu à dépôt.
Il est précisé qu’au jour de la signature du présent accord, la Société ne dispose pas d’un délégué syndical ni d’un CSE.
Toutefois, en cas de désignation ultérieure d’un délégué syndical ou de présence d’un CSE, la révision/dénonciation de l’accord devra être opérée selon les modalités prévues par le Code du travail pour les sociétés disposant d’un délégué syndical et/ou d’un CSE.
Article 9.4 – Publicité de l’accord
Conformément aux articles D. 2231-2 et D. 2231-4 du Code du travail, le présent accord sera déposé par la Société sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Un exemplaire sera remis au secrétariat-greffe du Conseil de prud'hommes compétent.
Conformément aux dispositions de l’article R.2232-10 du Code du travail, le procès-verbal du résultat de la consultation sera annexé à l'accord approuvé lors de son dépôt.
Conformément aux dispositions de l’article L.2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera, après anonymisation, rendu public et versé dans une base de données nationale.
Après anonymisation, la Direction remettra également, pour information, un exemplaire du présent accord à la commission paritaire permanente de négociation et d’interprétation des bureaux d’études techniques, conformément aux articles L. 2232-9 et D. 2232-1-2 du Code du travail.
L’existence du présent accord sera portée à la connaissance des salariés par voie d’affichage sur les panneaux d’affichage. Il sera envoyé à chaque employé à leur courriel professionnel. Il sera également tenu à la disposition des salariés au sein du service des ressources humaines.
Fait à Paris,
Le 22 juillet 2020
Pour la Société OXERA CONSULTING FRANCE LLP,
XXX en sa qualité d’Associée
Company agreement in relation to the reference period for accruing and taking paid leave within Oxera Consulting (France) LLP
BETWEEN
OXERA CONSULTING (FRANCE) LLP, having its Registered Office at 60 avenue Charles de Gaulle, CS 60016, 92573 Neuilly-sur-Seine, represented by
XXX, in her capacity of Partner
hereinafter “the Company”
AND
The OXERA CONSULTING FRANCE LLP employees, consulted on this draft agreement pursuant to Section L.2232-21 of the Labour Code, having approved it by two-thirds majority.
Hereinafter the “Employees”
Preamble
Further to the request of a number of workforce members, the Company has proposed an amendment, via company agreement, of the reference period for acquiring annual leave as well as of the period for taking paid leave, to bring these in line with the calendar year, timeframe retained for the annual daily scheme. This agreement is entered into pursuant to Section L.2232-21 of the Labour Code which allows a company without a trade’s union delegate, and with a workforce of under eleven employees, to propose a draft of a company agreement to its employees for their approval.
Pursuant to Section L.2253-3 of the Labour Code, this agreement’s terms will prevail over those with the same purpose in the branch Collective Bargaining Agreement (Convention collective nationale de branche des Bureaux d’études techniques) which currently applies to the Company.
Article 1 – Scope
This agreement covers the entire workforce, whatever their working time scheme and whatever the nature of their employment contract (whether indefinite or fixed-term in particular).
Article 2 – Purpose
This agreement’s purpose is to:
define the reference period for acquiring annual paid leave;
define the period during which annual paid leave may be taken;
define the interim-arrangements.
Article 3 – Reference period for acquiring paid leave
It is recalled that paid leaves are accrued at the rhythm of 2.5 workable days per month worked.
The reference period for acquiring paid leave will be aligned with the calendar year, i.e. January 1st to December 31st of each year.
For those employees who join in mid-year, the reference period will open on recruitment and will close, no matter how long they may have been on staff, on December 31st of that same year.
Article 4 – Period for taking paid leave and main leave
The timeframe during which paid leave may be taken is set from January 1st to December 31st of the calendar year following its acquisition.
At least 12 consecutive workable days must be used between January 1st and December 31st.
As an exception, newly hired employees may take their accrued days of leave during the year of their hiring. Such leave must be taken no later than December 31st of the following year.
Paid leave accrued in year N and not taken by December 31st of year N+1 will be lost.
Article 5 – Interim
The new regime will apply as of 1st September 2020.
An interim scheme will apply for days of leave acquired during the former reference periods.
For the remaining days of leave accrued from June 1st 2018 to May 31st 2019, it can normally be taken until May 31st 2020.
As a derogation and through this agreement, these can be taken until December 31st 2020.
For the remaining days of leave acquired from June 1st 2019 to May 31st 2020 (30 workable days), it must normally be taken until May 31st 2021.
As a derogation and through this agreement, these can be taken until December 31st 2021.
Days of leave acquired from June 1st 2020 to December 31st 2020 must be taken from January 1st 2021 to December 31st 2021.
Article 6 – Procedure for taking leave
Employees shall ensure that the taking of such leave is compatible with the requirements of the service. It must also be agreed with their manager to whom the request for paid leave must be with at least two weeks’ notice, or as soon as reasonably practicable.
It is specified that the period of leave normally cannot exceed 3 consecutive weeks. For leave in excess of 3 weeks would need more notice and additional validation / sign off.
Article 7 – Split days
Pursuant to Section L.3141-20 of the Labour Code, it is expressly agreed that the splitting of paid leave does not entitle to any additional leave (no “split days”).
Article 8 – Holiday Bonus
The holiday bonus is currently paid annually in June.
This bonus will continue to be paid at that time, based on the amount of the paid leave indemnities paid in the previous calendar year.
As an illustration, in June 2021, the Company will pay the vacation bonus based on the amount of the paid leave indemnities paid from January 1st, 2020 to December 31st, 2020.
Article 9 –Term, amendment, termination
Article 9.1 – Term
This is an indefinite-term agreement.
It will enter into force the day after it shall have been filed with the relevant authorities.
Article 9.2 – Follow-up
At Management’s initiative, there will be yearly follow-up.
On the agreement’s anniversary, Management will review any difficulties in applying or interpreting it that may have arisen in the course of implementation.
At Management’s request or at that of two-thirds of the workforce, a meeting may be held, should it be deemed necessary to amend certain terms.
Article 9.3 – Amendment/termination
Pursuant to Section L.2232-21 of the Labour Code, the employer may propose to the employees a rider to this agreement.
The employees would be consulted on this rider project, in compliance with the law.
Pursuant to Sections L.2232-22 and L.2261-9 to L. 2261-13 of the Labour Code, this Agreement may also be terminated by either party (employer and/or employees), subject to a three months' notice, it being specified that when the termination is initiated by the employees :
the employees representing two thirds of the staff shall collectively notify the termination of the agreement in writing to the employer;
termination of the agreement initiated by the employees may only occur during a period of one month before each anniversary date of the conclusion of the agreement.
In any event, the termination of the agreement must be notified by its author to all the parties and shall give rise to a deposit.
It is specified that on the date of signature of this agreement, the Company does not have any union delegates nor a CSE.
However, in the event of a future appointment of a union delegate or the presence of a CSE, the amendment/termination of the agreement must be carried out in accordance with the procedures laid down by the Labour Code for companies with a union delegate and/or the CSE.
Article 9.4 – Publicity
Pursuant to Sections D. 2231-2 and D. 2231-4 of the Labour Code, the Company will file this agreement on the Labour Ministry’s tele-procedure platform. A copy will also be filed with the Clerk of the relevant Labour Court.
Pursuant to Section R.2232-10 of the Labour Code, Minutes of the vote’s outcome will be attached to the agreement once approved, at the time of filing.
Pursuant to Section L.2231-5-1 of the Labour Code, once anonymised this agreement will be made public and included into a national data base.
Once this agreement shall have been anonymised, Management will also forward a copy to the Commission paritaire permanente de négociation et d’interprétation des bureaux d’études techniques for information purposes, pursuant to Sections L. 2232-9 and D. 2232-1-2 of the Labour Code.
The workforce will be informed of this agreement via display on bulletin boards. It will be sent to each employee’s business email address. It will be made available for consultation by the workforce in the Human Resource Department.
