AVENANT DE REVISION RELATIF AUX CONDITIONS ET MODALITES DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA SOCIETE PBPS
ENTRE LES SOUSSIGNEES :
La société PARAGON BUSINESS PROCESS SERVICES, représentée par XXXXXXXXXXXX, agissant en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines,
D’une part, ET :
Les organisations syndicales représentatives au sein de PARAGON BUSINESS PROCESS SERVICES :
-
La C.G.T. représentée par XXXXXXXXXXXX, Délégué Syndical dûment mandaté à cet effet,
-
F.O. représentée par XXXXXXXXXXXXXX, Déléguée Syndicale dûment mandatée à cet effet,
D’autre part,
Préambule :
L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles. Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la sécurité des systèmes de vote électroniques. Un accord de mise en place du vote électronique, conclu le 25 mars 2022, a posé le principe du recours au vote électronique au sein de l’entreprise, et définit les garanties et mesures de sécurité devant accompagner ce système. Depuis, au travers de sa communication du 24 octobre 2022 « Élections professionnelles et données personnelles : questions – réponses », la CNIL a renforcé ses recommandations sur la sécurisation des systèmes de vote électronique. La Direction a alors proposé aux organisations syndicales une révision de l’accord relatif à la mise en place du vote électronique. Enfin, la Direction a souhaité acter le recours à la solution de vote électronique de Paragon PBPS, ci-après dénommé le « Prestataire ».
Objet et champ d’application
Le présent avenant s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique. Il se substitue ainsi à la totalité de l’Accord relatif au Vote Electronique au sein de la société Paragon Business Process Services du 22 mars 2022, ainsi qu’à toute autre pratique, tout usage ou accord atypique préexistants ayant le même objet qu’une ou plusieurs dispositions de l’Accord.
Principes généraux :
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, le système retenu par les Parties repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité, le secret du vote.
Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe
Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent avenant doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
Modalité d’organisation des opérations :
Protocole d’accord préélectoral
Les modalités d’organisation du scrutin et du vote électronique (constitution du bureau de vote, calendrier, modalités opératoires et répartition des sièges) seront déterminées dans le cadre de la négociation du protocole d’accord préélectoral (PAP), devant intervenir préalablement à chaque élection professionnelle de l’Entreprise, et à laquelle devra être convié l’ensemble des organisations syndicales représentatives intéressées par le processus électoral. Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.
Formation au système de vote électronique
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu. Parallèlement, les dispositions suivantes seront prises pour que l’ensemble des salariés ait accès aux explications nécessaires pour voter, et puisse bénéficier d’une assistance éventuelle en cas de difficulté :
Les modalités de vote contenant les codes d'accès personnels des électeurs (valables aussi en cas de second tour) rappelleront les plages d'ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de vote ;
Le numéro d’assistance aux électeurs du Prestataire sera communiqué aux électeurs avec le code d'accès au site de vote ;
L’assistance aux électeurs du Prestataire répondra à toute question des électeurs relative au fonctionnement du site de vote et à l’expression du vote et pourra assister à distance tout électeur en difficulté. Cette assistance sera accessible à tous, dès la réception du code d'accès au site de vote jusqu'à l’issue du scrutin ;
Expertise indépendante
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du Prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et le code du travail. Selon les recommandations de la CNIL, l’expert indépendant doit répondre à 3 critères :
Être un informaticien spécialisé dans la sécurité
Ne pas avoir d’intérêt dans la société qui a créé la solution de vote à expertiser, ni dans l’organisme responsable de traitement qui a décidé d’utiliser la solution de vote
Posséder si possible une expérience dans l’analyse des systèmes de vote, en ayant expertisé les systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, d’au moins deux prestataires différents
Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL). Ce n’est qu’après la réalisation de cette expertise que le système de vote peut être mis en œuvre.
Cellule d’assistance technique
L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique, interlocutrice du Bureau de Vote, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Elle comprend des représentants de l’entreprise et le cas échéant, des représentants du prestataire. En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Support Electeur
Le prestataire met à disposition un support téléphonique à l’attention des électeurs, pour résoudre les problèmes liés à l’utilisation : mauvaise saisie des codes de vote, mauvaise saisie de l’URL du site de vote, perte des codes confidentiels de vote, etc.
Rôle du Représentant du Prestataire
Le Représentant du Prestataire veillera au bon fonctionnement du système de vote pendant toute la durée des opérations électorales. A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité, et l’intégrité du système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le prestataire.
Déroulement des opérations de vote :
Etablissement des listes électorales et transmission
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise. L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions. Les organisations syndicales auront vérifié préalablement la conformité des données qu’elles auront transmises à l’entreprise.
Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Il est précisé qu‘un ordinateur sera mis à la disposition des salariés n’en disposant pas. Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral. L’entreprise établira une note d’information explicative au verso du courrier de transmission des codes précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin. Pendant le déroulement du vote, jusqu’à la proclamation des résultats, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé en cours du scrutin. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Modalités d’accès au site de vote
Chaque électeur recevra de la part du prestataire l’adresse du site de vote, le code d’accès personnel pour s’authentifier au serveur de vote (valable aussi en cas de second tour), les dates de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour. L’adresse du site de vote (URL) ainsi que les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence. L’électeur s’identifiera au système de vote en saisissant son code d’accès personnel et en répondant à une question défi-réponse (matricule par exemple). Cette dernière donnée correspond à une donnée à caractère personnel qui est connue de l’électeur mais qui ne lui est pas transmise. Une fois identifié, l’électeur sera invité à confirmer l’envoi de son mot passe via le canal de transmission défini dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, en conformité avec les exigences légales et la jurisprudence. Dans cette communication, un lien personnalisé à usage unique permettra à l’électeur de créer son mot de passe personnel et confidentiel qui lui permettra d’accéder à son espace de vote. La connexion au site de vote est possible via n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone usuels. Une fois connecté au site de vote, pour l’élection tant des titulaires que l’élection des suppléants, l’électeur se voit présenter les listes de candidats correspondant aux scrutins le concernant dans son collège. L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter dans chaque scrutin qui lui est proposé. A réception de l’expression de vote chiffrée, la saisie au préalable des codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection. En cas de perte ou de non-réception du code d’accès personnel, l’électeur peut se faire renvoyer son code selon une procédure sécurisée accessible depuis la page d’accueil du site de vote. Les modalités d’assistance aux électeurs seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral.
Déroulement du vote
Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote. L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé réception que l’électeur a la possibilité de conserver. La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du ou des votes ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote ou les votes viennent d’être réalisés.
Programmation du site
Le prestataire assurera la programmation des pages web et notamment la présentation des listes de candidats et des bulletins de vote à l’écran. Le prestataire reproduira sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Chaque profession de foi devra être remise datée et signée au format PDF par un représentant légal de la liste concernée.
Clôture et Résultats :
Clôture
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés (non modifiables), horodatés et archivés dans un coffre-fort électronique.
Décompte et attribution des sièges
Le décompte des résultats n’est possible que par l’activation conjointe de deux clés de déchiffrement. La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls les acteurs du scellement du système de vote en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne, y compris le personnel du prestataire retenu. Deux membres du bureau de vote saisissent chacun une clé de déchiffrement distincte, lors de la saisie dans l’interface du prestataire retenu. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Délais de recours et destruction des données
Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Sécurité et confidentialité :
Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Le dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Durée de l’accord et entrée en vigueur :
Le présent accord est conclu pour les prochaines élections du comité social et économique de PARAGON BUSINESS PROCESS SERVICES prévues en 2026. Il entrera en vigueur à compter de sa date de signature. Si une élection partielle devait être organisée pour un des collèges électoraux, le présent accord servirait de référence.
Révision et dénonciation de l’accord :
Le présent Avenant pourra être révisé dans les conditions prévues par le Code du travail. Toute demande de révision devra être signifiée par courrier recommandé aux autres parties. La présent Avenant pourra être dénoncé, à tout moment, par l’une ou l’autre des parties signataires, sous réserve de respecter un préavis de trois mois, dans les conditions prévues par les articles L.2261-9 et suivants du Code du Travail. Cette dénonciation s’effectuera par courrier recommandé adressé à l’ensemble des signataires. La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter d’un nouvel accord.
Publicité de l’accord :
Le présent accord sera déposé en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique, à la D.I.R.E.C.C.T.E de Lille.
Un exemplaire sera envoyé au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Tourcoing. Un exemplaire sera remis à chacune des parties. Soit 3 exemplaires. (1 Direction, 1 C.G.T et 1 F.O). Le présent avenant est donc établi en 5 exemplaires originaux.
Fait à Marcq en Baroeul, le 5 mars 2026.
Pour la Société PBPS
XXXXXXXXXXXXXX
Directeur des Ressources Humaines
Pour les Organisations Syndicales représentatives :
