ACCORD SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN DE LA SOCIETE PHILDAR
ACCORD SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN DE LA SOCIETE PHILDAR
Entre les soussignés :
La société PHILDAR, société par actions simplifiée, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Lille Métropole sous le numéro 808 534 895, dont le siège social est sis 64, rue du Chemin Vert – 59531 NEUVILLE-EN-FERRAIN CEDEX, Représentée par Madame XXX, en qualité de Leader R.H., dûment habilitée à cet effet,
D’une part,
Et,
L’Organisation syndicale CFDT, représentative au sein de la société PHILDAR, Représentée par Monsieur XXX, Délégué syndical,
D’autre part,
Table des matières
TOC \o "1-3" \h \z \u PREAMBULE
PAGEREF _Toc18490816 \h 3
ARTICLE 1. CHAMP D’APPLICATION
PAGEREF _Toc18490817 \h 4
ARTICLE 2. MODALITES DE MISE EN OEUVRE
PAGEREF _Toc18490818 \h 4
2.1RECOURS A UN PRESTATAIRE PAGEREF _Toc18490819 \h 4 2.2PRINCIPES GENERAUX DU DROIT ELECTORAL PAGEREF _Toc18490820 \h 4 2.3ETABLISSEMENT DES FICHIERS ET DONNEES ENREGISTREES PAGEREF _Toc18490821 \h 4 2.4CONFIDENTIALITE, SINCERITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PAGEREF _Toc18490822 \h 5 2.5CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE ET SECURITE PAGEREF _Toc18490823 \h 6 2.6EXPERTISE INDEPENDANTE ET DECLARATION CNIL PAGEREF _Toc18490824 \h 6 2.7INFORMATION ET FORMATION DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL PAGEREF _Toc18490825 \h 7 ARTICLE 3. DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES
PAGEREF _Toc18490826 \h 7
3.1PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL PAGEREF _Toc18490827 \h 7 3.2INFORMATION DES SALARIES PAGEREF _Toc18490828 \h 7 3.3MODALITES D’ACCES AU SERVEUR ELECTRONIQUE PAGEREF _Toc18490829 \h 7 3.4MATERIEL DE VOTE PAGEREF _Toc18490830 \h 8 3.5OPERATION DE DEPOUILLEMENT PAGEREF _Toc18490831 \h 8
ARTICLE 4. DISPOSITIONS DIVERSES
PAGEREF _Toc18490832 \h 9
4.1DUREE D’APPLICATION DE L’ACCORD PAGEREF _Toc18490833 \h 9 4.2ENTREE EN VIGUEUR, FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE PAGEREF _Toc18490834 \h 9
PREAMBULE
Conformément aux dispositions des articles R.2314-5 et suivants du Code du travail, relatives à la possibilité de mettre en place le vote électronique, les présentes parties à l’accord conviennent de son recours en vue de l’élection des membres du Comité Social et Economique de la société PHILDAR.
Ces dernières conviennent alors de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Aucune autre modalité de vote que celle par voie électronique prévue ci-après ne pourra être retenue pour les élections professionnelles.
En effet, au vu des différents points de vente qui composent la société PHILDAR, répartis sur l’ensemble du territoire français, à l’instar des électeurs, en cas de vote physique ou par correspondance, il n’est pas possible d’ignorer les difficultés de dépouillement et de décompte des résultats, de nature à compromettre le bon déroulement des élections et la proclamation de ses résultats.
Le vote électronique, qui permet de centraliser le dépouillement, offre une réponse adaptée à ces contraintes d’organisation spécifiques.
Plus généralement, le recours à cette modalité de vote permet de simplifier l’organisation du processus électoral tout en sécurisant et en fiabilisant les résultats du scrutin.
Dans ses effets, le vote électronique favorise également la participation des électeurs, en leur facilitant l’accès au scrutin et en leur offrant plus de souplesse : les électeurs peuvent voter à tout moment et depuis l’endroit de leur choix, sans la contrainte du lieu et des horaires des bureaux de vote, notamment s’ils se trouvent en mission ou en déplacement professionnel.
Enfin, le recours à cet outil moderne inscrit le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
Il convient de préciser que la notion de « vote électronique », au sens du présent accord, vise un système de vote dématérialisé, permettant aux électeurs de voter à distance, au moyen d’un appareil connecté à internet, depuis un site internet sécurisé spécialement conçu à cet effet.
Le présent accord a pour objet d’entériner le recours au vote électronique au sein de la société PHILDAR et d’en préciser les modalités de sa mise en œuvre, en définissant notamment les garanties et mesures de sécurité entourant le recours à cette modalité de vote.
ARTICLE 1. CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés de la société PHILDAR, rattachés aux services centraux ou au réseau des magasins en vue de l’élection des membres du Comité Social et Economique de la société PHILDAR.
ARTICLE 2. MODALITES DE MISE EN OEUVRE
2.1RECOURS A UN PRESTATAIRE
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, il est décidé de ne pas recourir à une solution développée en interne.
Les parties conviennent ainsi de confier la conception et la mise en place du système de vote électronique à un fournisseur prestataire spécialisé dans le développement du vote par internet, sur la base des dispositions du présent accord.
L’entreprise exige du prestataire qu’il s’engage à fournir une solution de vote conforme à l’ensemble des dispositions législatives et réglementaires relatives au vote électronique ainsi qu’aux garanties minimales, définies par les délibérations CNIL, en vigueur au moment de l’organisation des opérations électorales.
Ces dispositions s’appliquent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.
Si le choix du prestataire appartient à la Direction, celle-ci s’engage à permettre aux représentants des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise de rencontrer le prestataire, afin d’appréhender la solution de vote proposée, de s’assurer de sa fiabilité et de poser toute question utile.
2.2PRINCIPES GENERAUX DU DROIT ELECTORAL
La Direction s’engage à ce que la solution développée par le prestataire respecte les principes généraux du droit électoral, indispensables à la régularité des opérations électorales, à savoir :
L’intégrité du vote : le vote émis par le salarié est identique au vote enregistré, son identité est vérifiée ;
L’anonymat du vote : impossibilité de relier un vote à son électeur ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote au moyen d’un dispositif d’isolement, sans pression extérieure ;
La publicité du scrutin.
2.3ETABLISSEMENT DES FICHIERS ET DONNEES ENREGISTREES
La Direction des Ressources Humaines établira un fichier dénommé « fichier des électeurs », à partir des listes électorales et le transmettra au prestataire. Ce fichier aura pour objet d’attribuer à chaque électeur un moyen d’identification qui lui permettra de prendre part au vote, d’être identifié et reconnu.
Les données pouvant être enregistrées seront les suivantes :
Pour les listes électorales : nom, prénom des électeurs, service, date d’entrée ou date d’ancienneté, date de naissance, collège d’appartenance ;
Pour le fichier des électeurs : nom, prénom des électeurs, service, collège d’appartenance, moyen d’authentification, coordonnées ;
Pour les listes d’émargement : nom, prénom des électeurs, collège d’appartenance, service, horodatage du vote ;
Pour les listes des candidats : collège d’appartenance, service, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, le cas échéant ;
Pour les listes des résultats : nom, prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège d’appartenance, service, destinataires tels que mentionnés ci-après.
Les destinataires de ces informations pourront être les suivants :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, membres de la Direction des Ressources Humaines ;
Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, membres de la Direction des Ressources Humaines ;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, membres de la Direction des Ressources Humaines ;
Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, membres de la Direction des ressources Humaines.
2.4CONFIDENTIALITE, SINCERITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES
La Direction exige du prestataire que le système assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des « fichiers des électeurs » ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Afin de garantir le secret du vote, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. C’est ainsi que les données du « fichier des électeurs » seront traitées par un système informatique distinct, dédié et isolé de celui de l’urne électronique, dans laquelle seront stockés les votes émis par les électeurs, préalablement chiffrés.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Il fera ainsi l’objet d’un procédé permettant de déceler toute modification du système.
Le prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.
2.5CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE ET SECURITE
Une cellule d’assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant les périodes d’ouverture du vote.
Elle sera composée d’au moins un représentant de la Direction des Ressources Humaines, un représentant de la Direction des Systèmes Informatiques et un représentant du prestataire.
Cette cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Par ailleurs, la Direction désignera au sein de cette cellule d’assistance technique, un ou plusieurs représentant(s), chargé(s) d’apporter aux électeurs qui le souhaiteraient, toute information utile au bon déroulement de leur vote, selon les modalités qui seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral à venir.
En outre, le système de vote électronique doit comporter un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique et d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et, notamment, pour décider la suspension des opérations de vote.
2.6EXPERTISE INDEPENDANTE ET DECLARATION CNIL
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions réglementaires, l’inviolabilité du système et d’effectuer les tests d’intrusion.
La Direction demandera également au prestataire de s’engager à tenir à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) le rapport de l'expert.
2.7INFORMATION ET FORMATION DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL
Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
La Direction informera les organisations syndicales représentatives de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.
ARTICLE 3. DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES
3.1PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL
Il est préalablement rappelé que les modalités précises d’organisation et de déroulement des opérations électorales feront l’objet de dispositions distinctes du présent accord, dans le cadre de la négociation relative au protocole d’accord préélectoral.
Ce protocole mentionnera la conclusion du présent accord ainsi que le nom du prestataire choisi pour la mise en place du vote électronique, si celui-ci est arrêté.
Le protocole d’accord préélectoral comportera, en annexe, le descriptif détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
3.2INFORMATION DES SALARIES
Afin de faciliter l’appropriation de cette nouvelle modalité de vote, chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
3.3MODALITES D’ACCES AU SERVEUR ELECTRONIQUE
Préalablement au premier tour de scrutin, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le protocole d’accord préélectoral, l’adresse du serveur de vote ainsi que ses codes d’accès personnels au serveur de vote, générés de façon aléatoire par le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique, afin d’en garantir la confidentialité.
Ces codes permettront à l’électeur de voter et au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l’unicité de son vote. L’électeur accèdera aux listes de candidats et exprimera son vote. Son choix devra apparaitre clairement à l’écran. Il pourra être modifié avant validation. La validation du vote par l’électeur le rendra définitif et empêchera toute modification.
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée, telle que définie dans le protocole d’accord préélectoral. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote ainsi que les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Le site de vote sera accessible par tous les salariés, de n’importe quel terminal connecté à internet (sous réserve des contraintes techniques propres aux terminaux extérieurs à l’entreprise), 24h sur 24, pendant toute la durée du scrutin.
Il est rappelé que les électeurs auront la possibilité de joindre un représentant de la cellule d’assistance technique afin d’obtenir toute information qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Cependant, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Il servira à déterminer le taux de participation. Le protocole d’accord préélectoral déterminera les modalités d’accès au taux de participation et, en particulier, les destinataires de cette information.
3.4MATERIEL DE VOTE
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique assure la programmation de la page Web. Le système reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles auront été déposées et par ordre alphabétique, sur un seul et même écran. Le prestataire assurera une présentation uniforme de toutes les listes (police, dimension, caractère).
3.5OPERATION DE DEPOUILLEMENT
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement s’effectuera par l’activation conjointe, par les membres de chaque bureau de vote, d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.
Les membres du bureau de vote éditeront les procès-verbaux et proclameront les résultats.
Le système de vote électronique sera scellé après les opérations de dépouillement, afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats, après la décision de clôture du dépouillement.
La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
ARTICLE 4. DISPOSITIONS DIVERSES
4.1DUREE D’APPLICATION DE L’ACCORD
Le présent accord d’entreprise est conclu pour une durée indéterminée.
Il pourra être révisé ou dénoncé, selon les règles de droit commun en vigueur à la date de sa conclusion.
Au regard de l’économie générale du présent accord qui forme un tout indivisible, il ne pourra donner lieu à une dénonciation partielle.
La révision du présent accord pourra valablement intervenir par la signature d’un avenant conclu par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives signataires du présent accord ou y ayant adhéré ultérieurement, sous réserve des conditions légales de validité des accords et des avenants.
4.2ENTREE EN VIGUEUR, FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE
Le présent accord sera notifié dans les meilleurs délais suivant sa signature, par la Direction, aux organisations syndicales représentatives, conformément à l'article L.2231-5 du Code du travail.
Il fera l’objet d’un dépôt selon les dispositions en vigueur, auprès de la DIRECCTE et du Conseil des Prud’hommes compétents.
Il entrera en vigueur au lendemain de la date d’accomplissement de ces formalités.
