ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES
Entre
LA SOCIETE POTRONESOFA FRANCE, dont le siège social est à …. immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de NANTERRE sous le numéro n°…., représentée par….
Ci-après dénommée la Société,
D’une part ;
Et l’organisation syndicale suivante :
La CGT, représentée par son délégué syndical, ….
Ci-après dénommée l’organisation syndicale
D’autre part ;
Ci-après dénommées les Parties ou les Partenaires sociaux.
PREAMBULE
Les mandats de la Délégation Unique du Personnel (regroupant les Délégués du personnel, les membres du CHSCT et du Comité d’entreprise), élue le 4 janvier 2017 prendront fin, de droit, au 31 décembre 2019, par application des dispositions de l’ordonnance 2017-1386 du 22 septembre 2017 et du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017.
Dès lors, afin de faciliter l’organisation des prochaines élections des membres du Comité Social et Economique à intervenir, les parties s’accordent sur le fait de recourir au vote électronique.
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre des dispositions légales et réglementaires et notamment de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales ainsi que du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Economique.
Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
de faciliter le vote pour les salariés éloignés de l’entreprise,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
d’augmenter le niveau de participation,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
Les parties conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux, qui sera précisé dans le protocole d’accord préélectoral.
Les parties définiront ensuite, dans le protocole d’accord préélectoral, le fonctionnement détaillé du système retenu et le déroulement des opérations électorales. Ce protocole devra également mentionner la conclusion du présent accord autorisant le recours au vote électronique ainsi que le nom du Prestataire choisi pour le mettre en place.
Article I – EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE
Les parties conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.
Article II – PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE
Les Délégués Syndicaux des Organisations Représentatives de l’entreprise, ou à défaut des membres du CSE, seront invités à étudier le choix du Prestataire.
Le Prestataire retenu pour l’organisation matérielle de l’ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
la sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,
l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
la confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Préalablement à sa mise en place le système de vote électronique sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions contenues dans les articles R.2314-5 à R.2314-8 du Code du travail. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.
Article III– CAHIER DES CHARGES
Le Prestataire sera choisi sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées aux articles R.2314-5 à R.2314-18 du Code du travail.
Confidentialité des données transmises
Le dispositif de vote électronique assurera :
la confidentialité des données transmises, à savoir les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux,
la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».
Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
Communication des listes électorales et des listes de candidats
La première transmission au Prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral, est faite à la date prévue par ledit protocole.
Les listes de candidats, qui sont établies, conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au Prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.
Les professions de foi devront être fournies en respectant le format prévu dans le protocole préélectoral.
Le « fichier des électeurs », établi à partir des listes électorales, permet de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.
Le fichier « contenu de l’urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Les données enregistrées sont notamment :
pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance ou âge, collège électoral ;
pour le fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, tous les moyens d’authentification requis dans le protocole pré-électoral, coordonnées postales et, le cas échéant, adresses emails professionnelles ;
pour les listes d’émargement : collège électoral, noms et prénoms des électeurs, date et heure du vote, n° d’accusé réception du vote généré par la plate-forme de vote électronique;
pour les listes de candidats : collège électoral, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant, date de naissance ;
pour listes de résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et destinataires mentionnés ci-dessous.
Les destinataires des données sont :
pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs le cas échéant, les agents habilités des services du personnel ;
pour le fichier des électeurs : les électeurs pour les informations les concernant ;
pour les listes d’émargement : les membres des bureaux de vote, les agents habilités des services du personnel, le prestataire du vote électronique ;
pour les listes des candidats : les électeurs, les syndicats, les agents habilités des services du personnel, le prestataire du vote électronique ;
pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur ou les agents habilités des services du personnel.
Bulletins de vote
Le Prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l’intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
Les listes sont présentées sur les écrans dans un ordre qui sera déterminé dans le protocole préélectoral, à savoir, soir par ordre alphabétique, soit par tirage au sort, soit dans l’ordre d’arrivée du dépôt des listes.
Afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.
Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s'assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.
Mise en place d’une cellule d’assistance technique
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place.
Cette cellule d'assistance sera chargée de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et de vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Opérations réalisées avant l’ouverture du scrutin
Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence du ou des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire.
Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert : - par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ; - par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Le déroulement du vote
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée, comprenant un ou plusieurs jours déterminés dans le cadre protocole d’accord préélectoral. Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet. Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.
Chaque électeur aura préalablement reçu, pour chaque tour, par courriel à son adresse e-mail professionnelle, doublé d’un courrier postal envoyé à son adresse personnelle, le code d’accès et le mot de passe généré de manière aléatoire lui permettant de voter. Seul le Prestataire aura connaissance du code d’accès et du mot de passe. Les modalités de connexion seront précisées dans le protocole préélectoral. Les codes sont modifiés pour chaque tour.
En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur). La génération de nouveaux codes pourra être réalisée plusieurs fois.
Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. Le choix de l'électeur doit clairement apparaître à l'écran.
L'électeur doit pouvoir modifier son choix avant une double validation définitive.
La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver.
La liste d’émargement pourra être accessible uniquement aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin, si ce point est précisé dans le protocole préélectoral.
Par défaut, seul le taux de participation global et par scrutin sera accessible en temps réel. Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.
Les parties s’accordent sur le fait que ce nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. Le vote émis par l’électeur sera ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs (Article R. 2314-7 du Code du travail)
Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Dépouillement et stockage des données
A l’heure de clôture du scrutin, le site du vote n’est plus accessible aux électeurs. Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote.
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système. (Article R. 2314-15 du Code du travail)
L'ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.
Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée. Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.
L'accès aux données du fichier « contenu de l'urne électronique » ne peut se faire que par activation conjointe, des 4 clés de chiffrement détenues par le Président et les assesseurs du bureau de vote.
Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste. Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.
Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe. Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.
Les données comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde, sont conservées sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours (15 jours en matière d'élections professionnelles) ou, en cas d'action contentieuse, jusqu'à ce que la décision de justice acquière caractère définitif. Elles seront ensuite détruites par le Prestataire.
Article IV – INFORMATION DU PERSONNEL ET DE SES REPRESENTANTS
Une note explicative, type emailing, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera remises aux électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. L’employeur assurera une formation auprès des représentants du personnel et des membres du bureau de vote sur le système de vote électronique choisi. ARTICLE V: GESTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ET RGPD La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
Article V – CHAMP D’APPLICATION - DUREE – ENTREE EN VIGUEUR - PUBLICITE
Le présent accord est applicable à l'entreprise, pour les élections des membres du Comité Social et Economique.
Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt conformément à l’article L. 2261-1 du Code du travail.
Il est conclu pour une durée indéterminée.
Il pourra être révisé si l’une des parties le souhaite. Celle-ci devra alors adresser aux autres parties sa proposition de révision par lettre recommandée avec accusé de réception et une négociation devra s’engager, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision.
Cet accord pourra par ailleurs être dénoncé à tout moment dans les conditions prévues aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois.
Conformément au décret n° 2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, le présent accord sera déposé sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/ en deux versions :
Une version intégrale signée des parties au format PDF ;
Une version au format .docx ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.
Un exemplaire original de l’accord sera également déposé auprès du secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes de Nanterre.
Un exemplaire sera déposé au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de NANTERRE Un exemplaire dûment signé sera remis à chaque signataire. Fait en 2 exemplaires originaux à PUTEAUX, le 02/10/2019
Pour la Société POTRONESOFA
……
Pour,
- le syndicat CGT représenté par …. , délégué syndical
