VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES
Entre les soussignés :
La Société POLYCONSEIL, société anonyme, dont le siège social est situé : 14/16 boulevard Poissonnière - 2/4/6 rue Rougemont – 75009 PARIS, inscrite au registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 352 855 993, représentée par XX XX ayant tous pouvoirs à cet effet,
La Société BOLLORE TELECOM, dont le siège social est situé : 31-32 quai de Dion Bouton – 92800 PUTEAUX, inscrite au registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 487 529 232, représentée par XX XX ayant tous pouvoirs à cet effet,
Composant l’UES Télécom,
Ci-après dénommée « UES Télécom » ou « l’Entreprise »
D'une part,
ET
L’organisation syndicale représentative au sein de l’Entreprise ci-après dénommée :
Le Syndicat SICSTI (C.F.T.C.) représenté par Monsieur XX XX en sa qualité de délégué syndical
D’autre part,
Ensemble, « les Parties »,
Il a été conclu le présent accord (ci-après dénommé l’« Accord»).
PREAMBULE
Les parties signataires ont convenu, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique (article L2311-2), d'intégrer pour le mode d'organisation des scrutins le vote électronique, comme le propose la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004, le décret 2007-602 du 25 avril 2007, le décret 2016-1676 du 5 décembre 2016 et le décret 2017-1819 du 29 décembre 2017.
Dès lors, les objectifs du présent accord sont de :
Donner un cadre légal au vote électronique pour les élections CSE,
Simplifier et sécuriser l’organisation du vote,
Favoriser l’accès au scrutin, optimiser la participation des électeurs et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social,
Sécuriser et accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats,
Participer à une démarche de développement durable,
Mais aussi rappeler les principes fondamentaux qui doivent régir le vote, à savoir le secret du vote, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, les possibilités de surveillance et de contrôle, la conservation des éléments de preuve.
L’Entreprise a décidé de confier à un prestataire spécialisé la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R.2314-5 à R.2314-18 du Code du travail.
Cet accord a pour objet d’autoriser le vote électronique pour les élections du Comité Social et Economique au sein de l’UES Télécom. Il précise le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.
Le système assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Préalablement à sa mise en place, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R2314-5 à R2314-8 du code du travail. Le rapport d’expertise est communiqué à la direction de l’entreprise et au prestataire spécialisé et tenu à la disposition de la CNIL ainsi que des salariés au service RH.
ARTICLE 1 – MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral.
Ce protocole d’accord préélectoral définira notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges selon les établissements pour les élections.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, il a été convenu de ne pas recourir à une solution développée en interne par les Sociétés et il a été décidé que les élections seront organisées par un prestataire spécialisé, mandaté pour ce faire par la Direction.
Article 1.1 : Établissement des fichiers
Les échanges de fichiers seront réalisés via une plate-forme sécurisée et cryptée du prestataire spécialisé.
Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) :
Pour les listes électorales :
nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège ;
société d’appartenance, collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;
Pour les listes des candidats :
collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, sexe ;
Pour la liste des résultats :
nom, prénom des candidats, sexe, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.
Les destinataires de ces informations sont les suivants :
Pour les listes électorales :
électeurs, syndicat représentatif, salariés habilités des services R.H, le prestataire mandaté par la Direction ;
Pour le fichier des électeurs :
électeurs pour les informations les concernant, le prestataire mandaté par la Direction ;
Pour les listes d’émargement :
membres des bureaux de vote, salariés habilités des services R.H, le prestataire mandaté par la Direction ;
Pour les listes des candidats :
électeurs, syndicats, salariés habilités des services R.H, le prestataire mandaté par la Direction ;
Pour les listes des résultats :
électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou salariés habilités des services R.H., le prestataire mandaté par la Direction.
Article 1.2 : Modalités des élections
Afin d'assurer un taux de participation élevé, il est convenu, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours. Le calendrier sera précisé dans le protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant cette période, depuis n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Les salariés seront informés par e-mail de l’ouverture et de la fermeture du scrutin.
Article 1.3 : Bulletins de vote
Le prestataire spécialisé assure la programmation des pages du site internet dédié aux élections et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
Le prestataire spécialisé reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.
Les listes seront présentées sur une seule et même page de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste.
Par ailleurs, le prestataire spécialisé veillera à ce que la dimension, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
ARTICLE 2 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
Il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Notamment, la Direction des Ressources Humaines transmettra une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité d’obtenir auprès de la DRH ou des membres de leur bureau de vote toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.
Les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 2.1 : Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, par e-mail, un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire spécialisé ainsi qu’un mot de passe. Seul le prestataire spécialisé aura connaissance de ce code et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devrait être organisé.
L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Chaque saisie de code d’identification et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.
À l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le prestataire spécialisé.
Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son périmètre (établissement, entreprise ou UES). Au total, l’électeur sera amené à procéder au maximum à quatre votes distincts (élection tant des titulaires que des suppléants, avec un premier puis un éventuel second tour).
Article 2.2 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par l’article R.2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Les administrateurs désignés du Bureau de vote constitué pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clé d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation, uniquement à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.
Article 2.3 : Délégué de liste
Dans le cadre des élections professionnelles, chaque liste pourra désigner un délégué de liste.
Le protocole préélectoral prévoira les modalités d’accès aux éléments lui permettant de constater la régularité du scrutin.
Article 2.4 : Cellule d’assistance technique
Une cellule d’assistance technique est mise en place afin de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire spécialisé.
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.
La cellule d’assistance technique sera joignable les heures et jours ouvrés.
Article 2.5 : Opérations de dépouillement
À l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2314-8 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les administrateurs de chaque Bureau de Vote (Président, Assesseurs).
Les membres du Bureau de Vote proclament les résultats.
Le résultat des élections est porté à la connaissance du personnel par la Direction par voie d’affichage et par courrier électronique.
Article 2.6 : Conservation des données
Le prestataire conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire spécialisé procède à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 3 – DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet à sa date de signature.
ARTICLE 4 – REVISION DE L’ACCORD
L’accord pourra être révisé au terme d’un délai de trois mois suivant sa prise d’effet.
La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail.
Information devra en être faite à la direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier recommandé avec accusé de réception ou courrier remis en mains propres au service RH.
ARTICLE 5 – DEPÔT ET PUBLICITE
Le présent accord, une fois signé, sera notifié à l’organisation syndicale représentative dans l’UES.
Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail.
Un exemplaire du présent accord sera également déposé au secrétariat-greffe du conseil des prud’hommes de Paris.
Le présent accord sera affiché et mis à la disposition des salariés sur l’intranet de l’entreprise.
Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L2231-5-1 du Code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.
Fait à Paris, le 28 septembre 2023 Signé par voie électronique et communiqué à l’ensemble des Parties
Pour les sociétés composants l’UES Télécom Pour l’Organisation syndicale Représentative
