ACCORD D'ENTREPRISE POUR LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL AU SEIN DE L’ARPS
Entre les soussignés :
L'Association pour la Rééducation Professionnelle et Sociale (ARPS)
Dont le siège social est situé Château de Fontenailles 37 370 Beaumont-Louestault SIREN n° 306 445 131
Représentée par xxx, Secrétaire général
D’une part,
Et
Le syndicat CGT, représenté par xxx, délégué syndical
D’autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit, étant précisé que les Organisations Syndicales de salariés représentatives, signataires du présent accord, remplissent les conditions prévues à l’article L.2232-12, premier alinéa du Code du travail.
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Préambule
Le présent accord, conclu en application des dispositions des articles L.1222-9 et suivants du Code du travail, a pour objet de définir et d’encadrer le télétravail au sein de l’association. Dans le cadre d'une réflexion sur une nouvelle organisation du travail plus opérationnelle, la direction de l’ARPS a pris la décision d’officialiser une pratique déjà existante dans l’association. La mise en place de règles de télétravail répond à une volonté conjointe de la direction et des collaborateurs au sein du Comité QVCT d’encadrer et de sécuriser sa pratique afin d’instaurer une relation de travail permettant :
de donner plus de souplesse et de flexibilité à chacun dans ses conditions de travail, en respect de la réalisation des missions confiées ;
de responsabiliser chacun dans l’autonomie conférée pour l’exercice des missions professionnelles ;
d’améliorer l’articulation des temps professionnels et personnels ;
de réduire les temps et les risques liés aux transports ;
de diminuer l’impact carbone liés à ces transports ;
d’apporter une réponse au contexte inflationniste actuel.
Cet accord fixe les conditions d’exécution du télétravail dans l’association, selon les modes d’organisation énoncés ci-dessous et vise à définir une politique sociale commune et cohérente en matière d’organisation du travail. < < < < < > > > > > Une charte dénommée « charte de télétravail lors de situations exceptionnelles » avait été élaborée dans l’urgence en lien avec la crise sanitaire. En prévoyant l’exécution du télétravail en circonstances exceptionnelles dans le présent accord, ladite charte devient caduque. La
circonstance exceptionnelle est constituée quand un obstacle substantiel au travail sur le lieu de travail habituel survient ou que cet obstacle ne permet par l’exécution des missions en raison d’évènements extérieurs. La circonstance exceptionnelle peut être liée à une crise sanitaire, à un évènement climatique ou à des mouvements de grèves. Elle est un évènement extérieur qui s’impose collectivement à l’entreprise et entraine la mise en télétravail.
Le présent accord a été réfléchi dans le cadre du comité QVCT, il a ensuite donné lieu à une négociation avec la déléguée syndicale. Il a été arrêté ce qui suit.
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Principes généraux
1. Champ d’application et conditions d'éligibilité
Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail, dans laquelle, un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication. Le télétravail est un mode d’organisation particulier du travail et ne saurait se confondre avec une réduction du temps de travail au profit du salarié et/ou un allègement des missions confiées. Cet accord s’applique principalement à du télétravail
régulier, celui qui s’exerce à une fréquence régulière quelle que soit la période (hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle). Un télétravail occasionnel peut être envisagé, en accord avec la hiérarchie.
< < < < < > > > > > L’association entend ouvrir le télétravail aux salariés cadres et non-cadres, quel que soit leur contrat (CDI, CDD, intérimaire, stage ou apprentissage), quel que soit leur temps de travail (temps plein ou temps partiel), et quelle que soit leur ancienneté, hors période d’essai. < < < < < > > > > > Afin de maintenir le lien social, la cohésion et le bon fonctionnement des équipes ainsi qu’une cohérence inter-établissements de l’association, le nombre de jours télétravaillés sera limité à
1 jour par semaine. Les organisations et contraintes de services sont différentes par établissement.
Dans la limite de ce plafond et en fonction de l’organisation de l’établissement, chaque direction définit par note de service :
le nombre de jours télétravaillables ;
les jours fixes de présence.
Le CSE d’établissement concerné sera consulté au préalable sur cette(ces) note(s) de service.
Les salariés sont éligibles sous réserve d’une présence minimale de 1 jour par semaine dans les locaux de l’association pour :
les salariés à temps partiel ;
les salariés mis à disposition dans d’autres structures ;
autres cas : formations, réunions extérieures, déplacements.
< < < < < > > > > > En outre, seuls sont éligibles au télétravail les salariés exerçant des missions qui ne nécessitent pas, par nature une présence physique permanente ou quasi-permanente dans les locaux de l’association. Les activités télétravaillables font l’objet d’un traitement au cas par cas par chaque responsable hiérarchique, en fonction notamment de leur compatibilité avec l’organisation du service. Lors de l’identification des activités télétravaillables, le télétravailleur et son responsable identifieront les documents papier que le télétravailleur est autorisé à sortir de l’établissement.
2. Lieu du télétravail & conformité des locaux
Le
lieu unique de télétravail est la résidence principale du salarié, c’est-à-dire le lieu habituel de résidence du salarié dont l’adresse figure sur le bulletin de salaire. Pour rappel, le salarié doit informer sa direction en cas de déménagement et à lui communiquer sa nouvelle adresse de télétravail.
Les critères d’éligibilité des lieux du télétravail portent sur des conditions matérielles et organisationnelles compatibles avec l’activité professionnelle. Il devra notamment permettre la concentration du salarié et la maîtrise de la confidentialité des données et des conversations. Le télétravailleur devra disposer d’un espace suffisant, pour permettre un travail réalisé dans de bonnes conditions : mobilier adéquat et équipements permettant des échanges téléphoniques, la transmission et la réception de données numériques à un débit compatible avec l’activité professionnelle, la tenue de réunions audio-visio. L’espace de télétravail mis en place doit permettre de sécuriser au maximum le matériel et les données personnelles s’y trouvant, y compris à l’égard de l’entourage familial du télétravailleur ; le verrouillage de la session doit être systématique lorsque le télétravailleur quitte son espace de travail, au même titre que lorsqu’il est en situation de travail dans ses locaux habituels d’exercice. Le télétravailleur devra pouvoir se consacrer à son activité professionnelle sans contraintes domestiques durant son temps de travail. Il devra notamment être dégagé de toute forme de garde d’enfants. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l’entreprise, les conditions d’exécution du télétravail seront examinées aussi souvent que nécessaire. Le télétravailleur devra également
attester sur l’honneur de la conformité des installations électriques. Enfin, le télétravailleur s’engage à informer son assureur du fait qu’il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier une attestation « multirisque habitation » couvrant son domicile.
3. Procédure de demande de télétravail et de validation
L’exercice de l’activité en télétravail repose sur la base du
volontariat de la part du salarié et nécessite l’accord du responsable hiérarchique qui se prononcera après avoir apprécié les conditions d'éligibilité.
Le salarié qui souhaite opter pour cette organisation du travail et qui remplit les critères d'éligibilité énoncés ci-dessus, adresse une demande écrite au responsable hiérarchique. Le salarié adresse sa demande via le formulaire, situé en annexe 1 du présent accord avec un délai de prévenance d’un mois. Au cours d’un entretien, le responsable hiérarchique et le salarié évaluent conjointement l’opportunité d’un passage en télétravail. Le responsable hiérarchique a ensuite un mois pour adresser sa réponse qu’elle devra motiver en cas de refus. Il appartient au responsable hiérarchique d’évaluer la compatibilité du télétravail avec le bon fonctionnement du service et la capacité du salarié à poursuivre ses missions en télétravail. Le passage en télétravail est formalisé par la complétude du formulaire précité par le responsable hiérarchique. < < < < < > > > > > Le salarié pourra à tout moment mettre fin au télétravail en prévenant par écrit son responsable hiérarchique avec un délai d’un mois, sauf cas de force majeure, permettant une bonne réorganisation du service, mais n’aura pas à justifier son choix. De même le responsable hiérarchique peut mettre fin au télétravail en respectant un délai de prévenance d’un mois dans les cas où :
la façon de travailler du salarié ou les nouvelles attributions de ce dernier s’avèreraient en inadéquation avec les critères requis pour le télétravail ;
la qualité du travail fourni ne donnerait pas satisfaction ;
les besoins du service auquel appartient le télétravailleur auraient évolué et rendraient nécessaire la présence permanente de celui-ci dans les locaux de l’association, notamment en raison d’une évolution de l’activité et / ou de l’organisation du service, ou en raison d’un ou plusieurs départs et / ou d’absences de salariés.
La réversibilité implique le retour du salarié dans les locaux de l’association et dans son équipe de travail, ainsi que la restitution du matériel mis à sa disposition par l’association dans le cadre de ses tâches réalisées à son domicile.
Un télétravail occasionnel peut être envisagé. Cette pratique passe par la complétude du formulaire précité. Une fois la pratique du télétravail occasionnel accordé par le responsable hiérarchique via le formulaire précité, le salarié doit respecter un délai de prévenance d’une semaine calendaire pour informer son responsable hiérarchique d’un temps de télétravail.
4. Equipements liés au télétravail
Dans le cas d’une pratique hebdomadaire du télétravail, Un « kit de télétravail » sera remis par l’association au télétravailleur. Il sera délivré progressivement dans le cadre du renouvellement du matériel informatique. Ce « kit de télétravail » sera composé :
d’une station d'accueil ;
d’un écran 23" ;
du matériel habituellement utilisé par le salarié : clavier, casque micro, souris, sac transport ;
d’une solution de téléphonie dématérialisée.
Au-delà de ce « kit de télétravail », du matériel pourra être affecté au télétravailleur sur prescription médicale du médecin du travail, en cas de nécessité d’aménagement du poste en télétravail.
Le document de mise à disposition du matériel sera renseigné pour contractualiser cette mise à disposition de matériel appartenant à l’association. Les télétravailleurs sont tenus de respecter la charte informatique de l’association. Y sont précisées :
les modalités d'utilisation de ces matériels ;
la restriction d'usage du matériel professionnel ;
l’organisation des dépannages informatiques.
Elle est située en annexe 2 du présent accord.
Modalités de mise en œuvre
1. Conditions de mise en œuvre du télétravail
La bonne mise en œuvre des dispositions du présent accord suppose que les obligations et devoirs mentionnés dans ce présent accord soient exécutés de bonne foi. Les salariés télétravailleurs restent, cependant, soumis à l’autorité de leur responsable hiérarchique et doivent accomplir les missions qui leur sont confiées dans le respect des impératifs de l’établissement. Les horaires de télétravail restent identiques aux horaires de travail habituels. Si le télétravailleur souhaite s’absenter de son travail, il doit en demander l'autorisation à son hiérarchique, comme il le fait en présentiel.
2. Temps de travail et régulation de la charge de travail
Règles de fonctionnement et de communication
Lors de la mise en œuvre du télétravail, le responsable hiérarchique définit les nouvelles modalités de fonctionnement et de communication avec son équipe en télétravail.
Plages de disponibilité pour l’ARPS
L’employeur doit garantir le respect de la vie privée du salarié en télétravail. Ainsi, les plages horaires de disponibilité durant lesquelles le responsable hiérarchique peut contacter son collaborateur en télétravail, sont les horaires de travail habituels. Le télétravailleur qui ne se rendrait pas disponible pendant ces plages horaires de travail pourra faire l’objet de sanctions disciplinaires. Le salarié télétravailleur aura un droit à la déconnexion en dehors de la plage de disponibilité. Aucun reproche ne pourra lui être adressé s’il ne répond pas à une sollicitation adressée en dehors de celle-ci.
Règles d’utilisation des équipements
Lors de l’utilisation des équipements mis à disposition des télétravailleurs, le respect des règles de sécurité informatique, décrites dans la charte informatique de l’association, doit être scrupuleusement respecté. La charte informatique est en annexe 3 du présent accord. L’utilisation de supports de transport (dossier papiers, clef USB, disque dur externe…) doit être exceptionnelle, soumise à autorisation du responsable hiérarchique et/ou du service informatique. Elle fera l’objet d’une vigilance accrue.
Confidentialité
Du fait de la grande autonomie dont bénéficiera le salarié, son obligation de confidentialité sera renforcée. Il devra prendre toutes les précautions et mesures de sécurité utiles pour que personne ne puisse avoir accès aux données, mots de passe et, plus généralement, toutes informations concernant l’association, les personnes accompagnées ou les partenaires.
Lors des connexions à distance, il peut être obligatoire d’utiliser un réseau “VPN” pour certaines applications. La connexion « VPN » est un réseau privé virtuel installé sur les postes par le service informatique de l’établissement. Compte tenu des règles de bonnes pratiques de l’entreprise, le télétravailleur travaillera sur le cloud permettant les sauvegardes automatiques.
Protection des données
Les obligations liées à la protection des données personnelles s’imposent, sans aucune restriction au télétravailleur. Il est rappelé qu’une donnée personnelle est définie par le Règlement Général sur la Protection des Données, comme toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement. Eu égard au caractère confidentiel des données qui lui sont confiées, le télétravailleur s’engage par ailleurs à respecter l’ensemble des procédures mises en place par l'ARPS pour en assurer la sécurité. Les violations de données (perte ou vol de matériel, intrusion malveillante constatée...) doivent être immédiatement signalées à la direction de l’établissement, pour lui permettre si nécessaire de procéder à la déclaration auprès de la CNIL dans les 72 heures. En cas de non-respect de ces obligations, la direction peut être amenée à prendre des sanctions adéquates au préjudice.
3. Remboursement des frais et dépenses liés au télétravail
L’entreprise ne prendra pas en charge la quote-part des frais d’électricité et de chauffage et/ou la climatisation ou les abonnements internet. Les journées en télétravail font l’objet de la délivrance d’un Ticket Restaurant, pour les salariés qui en bénéficient.
4. Accident du travail
Les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents du travail. Un accident survenu au télétravailleur, sur le lieu du télétravail, défini pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière, sera couvert par la législation professionnelle. Dans ce cas, le télétravailleur doit informer immédiatement l’employeur de l’accident en contactant son responsable hiérarchique par mèl ou par téléphone et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’établissement d’une déclaration d’accident du travail. Modalités de suivi de mise en œuvre
La direction met en place un suivi régulier des conditions de mise en œuvre du télétravail ainsi qu’un suivi de la charge de travail.
Le suivi du télétravail et le suivi de la charge de travail
Le responsable hiérarchique organise un suivi régulier des conditions d’activité de chaque télétravailleur et de sa charge de travail. Au besoin, il ajuste les objectifs et les moyens. Au cours de l’entretien professionnel, le responsable hiérarchique fait un bilan sur les conditions de télétravail. En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.
Bilan annuel des pratiques de télétravail
Le Comité QVCT en charge de la mise en place du présent accord, s’engage à assurer un suivi et à mener un bilan annuel formalisé des pratiques de télétravail sur l’ensemble des salariés. Un plan d’action sera défini en fonction du bilan annuel et le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) sera mis à jour chaque année. < < < < < > > > > >
Article 9 - Dispositions spécifiques au télétravail en cas de circonstances exceptionnelles
La
circonstance exceptionnelle est constituée quand un obstacle substantiel au travail sur le lieu de travail habituel survient ou que cet obstacle ne permet par l’exécution des missions en raison d’évènements extérieurs. La circonstance exceptionnelle peut être liée à une crise sanitaire, à un évènement climatique ou à des mouvements de grèves. Elle est un évènement extérieur qui s’impose collectivement à l’entreprise et entraine la mise en télétravail.
« La direction pourra (…) imposer le télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure en considérant qu’il s’agit d’un aménagement du poste du travail rendu nécessaire pour permettre la bonne continuité de l’activité et garantir la protection des salariés », selon l’article L. 1222-11 du Code du travail. < < < < < > > > > > Le télétravail en cas de circonstances exceptionnelles pourra être mis en place par journée(s) ou demi-journée(s) à la demande du salarié ou de l’association. La durée du télétravail est circonscrite à la durée de la circonstance exceptionnelle. Les horaires initiaux de télétravail sont les horaires habituels de travail au sein de l’établissement. Dans des circonstances exceptionnelles, des aménagements d’emploi du temps peuvent être trouvés en cohérence avec l’organisation collective de travail et avec l’accord de l’employeur. En circonstances exceptionnelles, le télétravail peut s’exercer à domicile ou dans tout autre lieu défini en concertation avec l’employeur. En circonstances exceptionnelles, le salarié peut être amené, avec son accord, à utiliser son propre matériel comme le téléphone portable, imprimante, scanner. es précautions suivantes doivent être respectées :
Ne pas rediriger les emails professionnels sur des messageries personnelles ;
Ne pas héberger des données professionnelles sur des espaces de stockage en ligne personnels ;
Ne pas connecter aux matériels professionnels des espaces de stockage amovibles personnels (et vice-versa).
Le salarié souhaitant bénéficier d'une autorisation exceptionnelle de télétravail, devra obligatoirement en faire la demande préalable par email auprès de la direction qui sera libre de l’accepter ou non. La direction devra y répondre par email dans les meilleurs délais.
Les dispositions du présent article s’applique à ces seules circonstances : la circonstance exceptionnelle et l’autorisation exceptionnelle.
< < < < < > > > > > Le télétravailleur s'engage à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier une attestation « multirisque habitation » couvrant son domicile.
1. Durée et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur le premier jour du mois suivant la signature de l’accord.
2. Révision et dénonciation
Le présent accord pourra être révisé à tout moment par accord entre les parties. Toute modification fera l’objet d’un avenant dans les conditions et délais prévus par la loi.
Le présent accord pourra être dénoncé conformément à la loi par l’une ou l’autre des parties signataires.
En cas de dénonciation par l’employeur, il conviendra de respecter un préavis de 3 mois. La dénonciation fera l’objet d’une notification à l’ensemble des cosignataires par lettre-recommandée avec accusé de réception.
3. Formalités de dépôt et de publicité
Conformément aux dispositions de l’article D.2231-2 du Code du travail, le présent accord fera l’objet d’un dépôt sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, ainsi qu’auprès du secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes de Tours. Un exemplaire sera établi au format PDF, dans sa version intégrale signée des deux parties. Un exemplaire sera établi au format DOCX dans une version anonymisée (sans nom, prénom, paraphe ou signature d’une personne physique). Ces deux versions seront déposées sur la plateforme de téléprocédure du site du ministère du travail à l'adresse suivante : https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures. Ce dépôt valant dépôt auprès de la DREETS ((Directions régionales de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités) et donnant lieu à récépissé de dépôt.
Un exemplaire original sera déposé au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes de Tours. Un exemplaire original sera également disponible pour l’information du personnel. Un exemplaire original pour chacune des parties.
Les mêmes dispositions seront prises en cas de modification du présent accord.
Toute personne intéressée peut prendre connaissance et obtenir copie du texte déposé.
