Accord d'entreprise PROMOLOGIS-SA D HABITATION LOYER MODERE
AVENANT N°2 A L’ACCORD COLLECTIF DU 28 JUILLET 2017 RENOMME « ACCORD COLLECTIF PORTANT SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE AU SEIN DE L’UNITE ECONOMIQUE ET SOCIALE PROMOLOGIS »
Application de l'accord Début : 01/08/2022 Fin : 01/01/2999
AVENANT N°2 A L’ACCORD COLLECTIF DU 28 JUILLET 2017 RENOMME « ACCORD COLLECTIF PORTANT SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE AU SEIN DE L’UNITE ECONOMIQUE ET SOCIALE PROMOLOGIS »
Entre, L’
Unité Economique et Sociale PROMOLOGIS telle que créée par accord d’entreprise le 25 juin 2008 et ses avenants suivants.
Représentée par la Directrice des Ressources Humaines et de l’Environnement de Travail de la Société PROMOLOGIS, Madame XXX, ayant tous pouvoirs aux fins des présentes et ayant reçu mandat des autres structures appartenant à l’UES PROMOLOGIS.
D'une part, Et,
Les Organisations Syndicales Représentatives au sein de l’UES, par ordre de désignation :
Confédération Française de l'Encadrement - Confédération Générale des Cadres
Représentée par Monsieur XXX – Désigné représentatif au niveau de l’UES PROMOLOGIS le 23 novembre 2018
Force Ouvrière
Représentée par Monsieur XXX – Désigné représentatif au niveau de l’UES PROMOLOGIS le 13 décembre 2018
D'autre part,
Préambule
L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.
La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet
Afin de faciliter l’organisation des élections du Comité Economique et Social tel que mis en place par l’Accord portant modernisation du dialogue social en date du 29 Juin 2017 modifié, la Direction en collaboration avec les partenaires sociaux avaient étudié les possibilités pour les entreprises membres de l’UES de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.
Un accord d’UES en date du 28 juillet 2017 avait prévu de recourir au vote électronique et avait fixé les modalités de recours à ce procédé.
Compte tenu des modifications intervenues sur l’accord de modernisation du dialogue social et dans le cadre de la perspective de mise en place du Comité Social et Économique, il avait été décidé d’adapter et de mettre à jour certaines dispositions prévues dans le cadre de l’accord du 28 juillet 2017.
Un avenant n°1 à l’accord du 28 juillet 2017 a été signé en date du 29 Juin 2018 en renommant cet accord collectif « ACCORD COLLECTIF PORTANT SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE AU SEIN DE L’UNITE ECONOMIQUE ET SOCIALE PROMOLOGIS »
En raison de l’évolution des solutions techniques proposées en matière de vote électronique et compte tenu de la nouvelle recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, il est proposé de la rédaction du présent avenant à l’accord du 28 Juillet 2017 et son avenant en date du 29 juin 2018. Pour des raisons de lisibilité, le présent avenant reprend de manière intégrale l’ensemble des dispositions sur le vote électronique qui annulent et remplacent celles de l’accord collectif et de son avenant 1 portant sur le recours au vote électronique.
Dans ce cadre l’Unité Economique et Sociale (UES) PROMOLOGIS a fait appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet. Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif il a été décidé, en accord avec les Organisations Syndicales signataires du présent avenant, de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent avenant.
PRINCIPES GÉNÉRAUX
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.
CHAPITRE 1 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES
Article 1 : Modalités de vote et champ d’application
Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet à l’occasion des élections professionnelles des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Économique tel que défini dans l’accord portant modernisation du dialogue social en date du 29 Juin 2017 modifié. Ce processus de vote s’applique à l’ensemble des salariés des entreprises constitutives de l’UES PROMOLOGIS (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.
1.1 – Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.
L’UES prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique respectant les dispositions du présent avenant et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.
Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.
Un cahier des charges respectant les dispositions réglementaires relatives au vote électronique sera transmis aux organisations syndicales et aux représentants du personnel. Il est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et mis sur l'intranet des entreprises constituants l’UES PROMOLOGIS.
Article 2 : Modalités des élections
Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique ».
2.1 – Etablissement du fichier des électeurs
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
CHAPITRE 2 : INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.
Article 3 : Information et formation L’UES PROMOLOGIS met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.
En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
3.1 – Cellule d’assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
CHAPITRE 3 : DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE
Parallèlement au présent avenant et dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d'accord préélectoral définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.
Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent avenant qui sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral et le nom du prestataire choisi.
Article 4 : Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote. Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.
Article 5 : Caractéristiques du site de vote
Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats. Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement). Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
Article 6 : Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :
l'adresse du serveur de vote,
son identifiant personnel de connexion généré de manière aléatoire par le Prestataire,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence. L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa donnée personnelle de connexion (définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral). Une fois connecté, l’électeur sera invité à retirer un mot de passe généré aléatoirement. Ce retrait pourra être effectué par SMS, serveur vocal ou email, à une coordonnée différente de celle utilisée pour l’envoi de son identifiant. Pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège. L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.
En cas de perte ou de non réception de leur identifiant personnel de connexion, les électeurs pourront demander un nouvel envoi de cet identifiant au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
Article 7 : Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Article 8 : Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).
Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.
Article 9 : Garanties de confidentialité du vote et stockage des données durant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-21 et suivants et L.2324-19 du code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.
9.1 – Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.
Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits. 9.2 – Expertise indépendante et formalités CNIL
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.
Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l’UES PROMOLOGIS seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre).
•Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet à compter du 1er Août 2022. Il entrera en vigueur pour la première fois lors du renouvellement du CSE dont le terme du mandat est prévu le 12 Novembre 2022. Conformément à l’article L.2222-5-1 du Code du travail, les parties conviennent de se réunir dans un délai maximum de cinq ans suivant l’entrée en vigueur du présent avenant, afin de dresser un bilan de ses conditions d’application et d’envisager le cas échéant les évolutions susceptibles d’y être apportées.
Il pourra, à tout moment, être modifié ou dénoncé en respectant la procédure prévue respectivement par les articles L.2222-5, L.2222-6 et L.2261-7-1 à L.2261-13 du Code du travail.
•Le présent avenant pourra être
révisé conformément aux dispositions de l’article L.2261-7-1 du Code du travail.
La demande de révision doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.
L’ensemble des partenaires sociaux se réunira alors dans un délai d’un mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.
L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent avenant qu’il modifiera.
•Conformément à l’article L.2261-9 du Code du travail, les parties signataires du présent avenant ont également la possibilité de le
dénoncer moyennant un préavis de trois mois.
La dénonciation par l’une des parties signataires doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires et faire l’objet d’un dépôt conformément à l’article L.2261-9 du Code du travail.
L’ensemble des partenaires sociaux se réunit alors dans un délai d’un mois à compter de la réception de la notification afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un accord de substitution.
L’avenant dénoncé continue donc à produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur du nouvel accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d’un an à compter de l’expiration du préavis de trois mois.
En tout état de cause et sauf accord contraire des parties, y compris de l’organisme assureur, la dénonciation ne pourra avoir d’effet qu’à l’échéance du contrat d’assurance collectif.
CHAPITRE 5 : PUBLICITE
Un exemplaire du présent avenant sera déposé :
•auprès de la direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) via la plateforme www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr ;
•au greffe du conseil de prud'hommes du lieu de conclusion.
En outre, un exemplaire sera établi pour chaque partie.
Il sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise et non signataires de celui-ci.
Enfin, en application des articles R.2262-1 et suivants du Code du travail, il sera transmis aux représentants du personnel et mention de cet avenant sera faite par tout moyen aux salariés.
A Toulouse, le 1er Août 2022
Fait en 3 exemplaires originaux, dont un pour les formalités de dépôt.
Pour l’Unité Economique et Sociale PROMOLOGIS La Directrice des Ressources Humaines et Environnement de Travail de PROMOLOGIS Madame XXX
