ACCORD D’ENTREPRISE DU 25 JUIN 2018 INSTITUANT LE VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES
Entre : La Société : PUNCH POWERGLIDE Strasbourg Dont le siège social est : 81 rue de La Rochelle 67026 Strasbourg CEDEX
représentée par XX en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines d’une part,
Et : Les Représentants des Organisations Syndicales suivantes :
Syndicat C.F.D.T.
représenté par XX délégué syndical XX délégué syndical XX délégué syndical
d’autre part,
Il est convenu les dispositions suivantes : Préambule
L’Entreprise PUNCH Powerglide souhaite par le présent accord profiter de l’opportunité ouverte par la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine du 21 juin 2004 de proposer un vote par voie électronique pour l’élection de ses représentants du personnel et ce, dès ses prochaines élections professionnelles instituant le Comité social et économique. Ce dispositif permet une simplification de l'organisation du scrutin en réduisant l’empreinte écologique, un gain de temps et un gage de sécurisation du système de vote, tout en favorisant la participation des salariés. Les parties entendent par le présent accord ouvrir la possibilité de recourir au vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d'accord préélectoral. Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux, mandaté pour ce faire par la Direction. Le système retenu doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité : le secret du vote
Les parties conviennent d’ores et déjà que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe, ainsi que du vote par correspondance. Article 1 : Les modalités d’organisation des opérations électorales
1.1Protocole d’accord préélectoral En suite du présent accord, un protocole d’accord préélectoral devra être négocié, afin de définir notamment le calendrier des élections, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges entre les collèges.
1.2Information et formation Dans le but de permettre une appropriation de cette nouvelle technique de vote par Internet par tous les salariés et donc d’assurer un fort taux de participation, chaque salarié recevra un courrier comprenant ses identifiants ainsi qu’une notice explicative du processus de vote électronique au format A4 en couleur. Le document sera recto/verso avec au recto les identifiants et mot de passe du salarié et au verso la notice. Avant la date des élections professionnelles, il sera par ailleurs mis à disposition un tutoriel vidéo pour permettre aux salariés d’appréhender le fonctionnement de la solution de vote. En outre, les représentants syndicaux et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation réalisée par le prestataire sur le système de vote électronique retenu.
1.3Cellule d’assistance technique Le prestataire assurera une cellule d’assistance technique. En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique : 1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ; 2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ; 3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 2 : Déroulement des opérations de vote
2.1Etablissement des listes électorales et transmission Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci. Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification. A cette fin, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote.
2.2Lieu et temps du scrutin Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée qui sera précisée par le protocole d’accord électoral. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone que ce soit sur leur lieu de travail, leur domicile ou tout autre lieu en se connectant sur le site Internet sécurisé dédié aux élections. Par ailleurs, il sera mis à disposition des salariés le souhaitant une salle de vote dans les locaux de l’entreprise, équipée d’ordinateurs en libre-service dédiés aux opérations de vote. Les salariés seront informés, des dates et heures de l’ouverture ainsi que la fermeture des bureaux de vote, selon des modalités qui auront été préalablement définies dans le protocole d’accord préélectoral. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Seul le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin. La liste d’émargements n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle. Le système de vote est scellé pendant toute la durée du scrutin et jusqu’à la levée de ceux-ci. Des contrôles sont effectués durant toute la période de vote.
2.3Modalités d’accès au site de vote Il sera envoyé par courrier postal au domicile de chaque électeur les modalités de connexion :
L’adresse du site Internet de vote,
Un code d’accès ainsi qu’un mot de passe pour accéder au site
Le numéro de téléphone de l’assistance
Le QR code dirigeant directement vers le dispositif de vote
Des captures d’écran du dispositif de vote
Par ailleurs, l’adresse du site Internet de vote sera mise en évidence par un raccourci sur chaque ordinateur mis à disposition dans la salle de vote de l’entreprise.
2.4Déroulement du vote Dès l’ouverture du scrutin, le salarié pourra se connecter avec le code d’accès ainsi que le mot de passe qui lui aura été transmis par courrier postal à son domicile. En cas de perte, de non réception des codes d’accès personnels ou toute autre difficulté, les électeurs pourront recourir à l’assistance aux électeurs. Cette assistance sera d’une part en ligne et d’autre part téléphonique, accessible 24h/24 – 7jours/7 pendant les opérations de vote. Une procédure rigoureuse sera respectée par le prestataire pour déclencher un nouvel envoi des modalités de connexion. Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification. L’électeur accède aux listes de candidats titulaires et suppléants correspondant à son collège électoral et exprime son vote. Le système retenu fera apparaître clairement à l'écran le choix de l'électeur, qui disposera de la possibilité de le modifier avant validation. L’électeur validera son vote en saisissant le code de défi qui correspond à une donnée personnelle que lui seul connait. Cette validation définitive vaut ainsi signature de la liste d’émargements. Après le vote chaque électeur pourra demander un accusé de réception de son vote.
2.5Caractéristiques du site dédié au vote Le Prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi. Par ailleurs, afin de respecter le principe de neutralité, la dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes. Il est convenu que le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, un tract par organisation syndicale présentant des candidats. Le tract doit être en format pdf sur 2 pages maximum pour un poids maximum de 2 Mo. Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur tract. Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire. Les listes seront présentées par ordre de dépôt à la Direction des Ressources Humaines. Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique. Article 3 : Clôture et résultats
Les parties se réfèrent à l’article 7 de l’arrêté du 25 avril 2007. Il est néanmoins reprécisé les dispositions suivantes :
3.1 Clôture Il reviendra aux membres du bureau de vote de contrôler la fermeture du scrutin, sous la supervision du prestataire. A l’heure de clôture, le site de vote ne doit plus être accessible pour voter. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement afin d’éviter toute fraude.
3.2 Opérations de dépouillement Le dépouillement s’effectuera par les membres du bureau de vote grâce aux clés de déchiffrement, que les membres du bureau de vote auront générés avec l’assistance du prestataire. Ces clés seront sous la forme d’une phrase secrète. 2 clés sur les 3 sont nécessaires pour dépouiller le contenu de l’urne qui leur sera remise lors de la procédure de scellement. La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. Les membres du bureau de vote sont garants des clés de déchiffrement. Dans le cas où les clés de déchiffrement ne seraient pas valides, le dépouillement ne pourrait pas avoir lieu. Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux qui seront établis automatiquement dès le dépouillement. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
3.3 Délais de recours et destruction des données Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés par l’entreprise Punch Powerglide Strasbourg sous enveloppe scellée jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Article 4 : Sécurité et confidentialité
Les modalités du vote électronique doivent permettre d'assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
4.1 Anonymat et confidentialité des suffrages Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
4.2 Dispositif de secours Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Article 5 : Durée, entrée en vigueur, dénonciation, révision, dépôt et publicité
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prend effet à compter du jour de sa signature. Il pourra être dénoncé conformément aux dispositions des articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail. Il pourra faire l'objet d'une révision dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail. Un exemplaire dûment signé est remis à chaque signataire. Il sera également notifié aux organisations non signataires. Le présent avenant sera déposé dans le délai maximal fixé à l’article L. 3313-3 du Code du travail, auprès de la DIRECCTE et au secrétariat du greffe du Conseil de Prud'hommes, dans les conditions légales et réglementaires en vigueur.
