L’Association Départementale des Pupilles de l’Enseignement Public du Rhône et Métropole de Lyon (ADPEP 69/ML)
Dont le Siège social est situé 15 rue Emile Zola, 69120 Vaulx-en-Velin
Ci-après dénommée l’Association
Représenté par son Directeur Général, XXXX, par délégation de la Présidence,
D’une part
ET
XXXX, délégué syndical désigné par l’organisation syndicale CGT
XXXX, déléguée syndicale désignée par l’organisation syndicale CFDT,
D’autre part,
Constituant ensemble « les parties ».
Préambule L’organisation des transferts est fortement encouragée par l’association des PEP69/ML. Ces dispositifs ont un caractère éducatif, pédagogique et thérapeutique et entrent dans le projet d’établissement/dispositif.
Le transfert a pour objectif de diversifier les modes d’accompagnement en proposant des séjours « hors les murs » d’au moins 48 heures, et de contribuer à l’épanouissement des personnes accompagnées par l’Association. Ces séjours sont également l’occasion d’offrir des activités physiques, socio-culturelles adaptées au public concerné.
L’organisation de ces transferts demande une grande souplesse dans le planning de travail des salariés qui y participent, en respectant toutefois le cadre légal, réglementaire et conventionnel en matière de durée maximale du travail et de temps de repos.
Le présent accord a pour objectif de poser un cadre stable instaurant des dérogations à la durée quotidienne du travail assorties de garanties en matière de santé et de sécurité au travail et de compensation liées aux contraintes de ces séjours.
Cet accord annule et remplace l’accord transfert du 19 décembre 2011.
Art. 1. Champ d’application Le présent accord s’applique à l’ensemble des établissements et services gérés par l’association.
Art. 2. Rappel du cadre légal et conventionnel Pour rappel, un transfert d’activité suppose un déplacement supérieur à 48 heures entrainant des découchés, dans une logique de continuité de prise en charge dans un milieu et un environnement nouveau.
Les dispositions légales et conventionnelles n’empêchent pas la faisabilité des transferts mais demandent une adaptation de leur organisation.
Les plannings devront être prévus à l’avance et devront respecter les dispositions légales et conventionnelles, notamment en matière de repos quotidien, de repos hebdomadaire et de pause.
Toutefois, les dispositions suivantes doivent être respectées pour préserver la santé et la sécurité des salariés et des jeunes accompagnés. Durée quotidienne de travail : En application de l’article D.3121-19 du Code du Travail, la durée maximale quotidienne de travail est portée à 12 heures pendant la durée des transferts. En application de l’article L.313-23-2 du CASF, issu de la loi du 11 février 2005 prévoyant que « Nonobstant les dispositions de l’article L.212-1 du code du travail, la durée quotidienne de travail effectif des salariés chargés d’accompagner les personnes handicapées accueillies dans les établissements et services visés aux 2°, 3°, 5°, 7° et, le cas échéant, 12° du I de l’article L.312-1 du présent code, peut excéder douze heures lorsque cela est justifié par l’organisation des transferts et sorties de ces personne et si une convention de branche, un accord professionnel ou un accord d’entreprise ou d’établissement le prévoit ».
Un tel dépassement ne sera toutefois qu’exceptionnel et ne dépassera pas 13 heures de travail effectif. Durée hebdomadaire de travail : La semaine s’entend du lundi 0 heure au dimanche 24h (article L.3122-1 du Code du Travail).
La durée de travail hebdomadaire peut être portée à
48 heures dans le cadre de l’organisation des transferts.
Selon l’article R.3121-23 du Code du Travail, en cas de dépassement de cette limite maximale hebdomadaire, celle-ci pourra être portée à
60 heures, par dérogation demandée à l’Inspecteur du Travail au moins 1 mois et demi avant la date de départ en transfert, et après avis du CSE.
La demande de dérogation devra être assortie de justifications sur les circonstances exceptionnelles qui la motivent et préciser la durée pour laquelle la dérogation est sollicitée. Elle devra également être accompagnée de l’avis des instances représentatives du personnel.
En tout état de cause, même en cas de dépassement accordé par l’Inspecteur du Travail, la durée hebdomadaire de travail ne pourra pas dépasser une durée de 176 heures de travail sur 4 semaines consécutives (soit une moyenne de 44 heures par semaine).
Une fiche « accord individuel » sera remise à chaque professionnel au moins deux semaines avant le départ (voir annexe 3)
Situation des temps partiels. Un avenant au contrat de travail devra être proposé aux salariés à temps partiel qui participent aux transferts, dans la mesure où leur temps de travail hebdomadaire, sur la période du transfert, sera d’au moins 35 heures. Cet avenant aura pour objet le passage à temps plein du salarié sur la période du transfert.
La surveillance de nuit
En fonction du niveau d’autonomie des usagers et du type de séjour, la présence d’un surveillant de nuit doit être prévue. La décision relève de la direction de dispositif.
La plage horaire de nuit en transfert sera de 22h à 7h.
La Direction pourra :
Affecter un surveillant de nuit de l’établissement au transfert ;
Ou établir un avenant au contrat de travail d’un salarié « de jour » pour assurer les nuits pendant le transfert (le salarié doit être d’accord pour ce changement de contrat) ;
Ou faire appel à un recrutement extérieur : CDD, intérim ;
Ou faire appel à une prestation supplémentaire de la structure d’accueil.
La surveillance de nuit pourra être organisée à tour de rôle en respectant le repos quotidien de 9h minimum entre deux prises de poste.
Le professionnel assurant la surveillance de nuit ne pourra pas être affecté à l’encadrement des usagers le jour qui précède et le jour qui suit la nuit effectuée.
Art. 3. Organisation des transferts Pour rappel, la Direction reste responsable de l’organisation des transferts et pourra prendre toute décision qu’elle jugera utile pour respecter les conditions de travail et les conditions de sécurité, tant pour les salariés que pour les personnes accompagnées.
Les modalités d’organisation des transferts sont précisées par la Circulaire DGAS/3 C/MEN/DES/MS/DS n° 2003/149 du 26 mars 2003 relative à l'organisation des transferts temporaires d'établissements pour enfants et adolescents handicapés (voir annexe 1). Une fiche sera établie (voir modèle défini par l’art. 4 de l’arrêté du 26 mars 2003, en annexe 2). Chaque année, la Direction communiquera aux équipes le budget disponible pour l’organisation des transferts.
La Direction devra organiser une permanence téléphonique durant la totalité du séjour, de jour et de nuit. Le nom et les coordonnées des cadres ainsi que le planning d’astreintes sera communiqué au responsable du transfert avant le départ.
Elaboration des projets L’équipe pluridisciplinaire rédige une proposition de projet pour validation de la Direction au moins 6 mois avant la date de départ, en précisant :
Les conditions d’organisation du séjour et ses finalités
La durée du séjour
Le nombre d’usagers participant au séjour
Les conditions d’accueil relatives aux locaux et aux prestations (hébergement, restauration, surveillance de nuit le cas échéant)
Le nombre de salariés prévus pour l’encadrement du séjour et leur qualification professionnelle
Les conditions d’organisation du travail et les plannings prévisionnels
L’organisation des temps de repos
Les modalités prévues pour le transport (et notamment les roulements sur les trajets de plus de 3 heures)
Le salarié désigné responsable du séjour
Le budget prévisionnel
Personnel encadrant les transferts L’organisation des séjours est faite sur la base du volontariat. Le personnel encadrant les transferts doit être diplômé selon les activités.
Le ratio professionnels/usagers doit permettre d’assurer la sécurité et l’accompagnement des personnes. La composition du personnel requis pour l’encadrement d’un séjour est discutée en équipe et validée par la Direction.
Avant le départ, il sera prévu un professionnel supplémentaire, titulaire d’un CDI, afin de répondre à une absence inopinée.
Cependant, en cas d’absence imprévue d’un titulaire qui ne peut pas être remplacé au dernier moment, il sera autorisé le recours au personnel intérimaire ayant une expérience suffisante dans l’accompagnement et avec la connaissance du public. L’encadrement du séjour devra impérativement être sous la responsabilité d’un salarié en CDI.
Les stagiaires pourront participer aux transferts mais ne pourront, en aucun cas, remplacer du personnel encadrant les transferts et assurer la fonction de surveillant de nuit.
Responsable du transfert
Un responsable sera désigné obligatoirement parmi les salariés en CDI participant au transfert. En cas de dysfonctionnement, il devra interpeler la direction de l’établissement ou le cadre d’astreinte. Aussi, le nom et les coordonnées de la direction et du cadre d’astreinte devront lui être communiqués avant le départ.
Il devra être en possession de tous les documents nécessaires au séjour et aux usagers.
Nature des responsabilités dévolues au responsable du transfert :
Centralisation des documents administratifs et des autorisations nécessaires (dossiers des jeunes, documents relatifs au lieu d’hébergement, fiche du transfert …)
Gestion du budget sur le séjour et centralisation des justificatifs des dépenses engagées
S’assurer de la présence de la trousse de secours et de son contenu,
Faire le point sur les traitements éventuels des usagers et mettre en œuvre le protocole spécifique du circuit du médicament en transfert (en annexe à cet accord)
Aménager les temps de repos prévus si les circonstances le nécessitent. Le responsable du transfert devra être informé des dispositions légales et conventionnelles avant le transfert.
Etre identifié comme référent du séjour auprès des partenaires et prestataires du séjour
Signaler tout incident à la direction ou au cadre d’astreinte
Il devra prévenir la direction ou le cadre d’astreinte de leur arrivée sur site, et de leur retour.
Sur le lieu du séjour, il doit prendre connaissance du plan de sécurité existant et veille à l’application des consignes de sécurité et procédures d’évacuation. Trajets Il sera retenu le moyen de transport qui présente le plus de sécurité.
En cas de trajets en véhicule, il doit être prévu un nombre de professionnels suffisant pour assurer la sécurité du transport.
En cas de départ et retour en véhicule (mini bus ou véhicule léger), il devra être prévu un nombre suffisant de conducteurs pour le temps de conduite et de repos. Toutes les 3 heures :
Changement de conducteur
Ou pause d’une heure pour le conducteur
En cas d’utilisation des véhicules de service, toutes les précautions devront être prises : contrôle de l’état des véhicules, conformité avec le trajet effectué. Le conducteur du véhicule devra faire une rapide vérification visuelle (en annexe 3 : vérifications d’usage).
Les salariés devant assurer la conduite des véhicules pendant le séjour devront présenter l’original du permis de conduire au plus tôt une semaine avant le départ.
Le salarié qui conduit à l’aller ne pourra pas effectuer la surveillance de la 1ère nuit. Il ne pourra pas être affecté à l’encadrement des usagers sur le temps de trajet de l’aller. Le salarié qui assure la surveillance de la dernière nuit ne pourra pas conduire au retour. Il ne pourra pas être affecté à l’encadrement des usagers sur le temps de trajet du retour.
Le temps de trajet est compté comme temps de travail effectif pour les salariés en charge des personnes accompagnées pendant le trajet, et pour le chauffeur.
Pour les autres professionnels qui partiraient de leur domicile pour rejoindre le lieu de transfert, le temps de trajet ne sera pas considéré comme temps de travail effectif et fera l’objet d’une compensation en temps de repos au retour du transfert (1h de trajet = 1h de repos). Les modalités de prise de ce repos seront définies avec la direction.
Les plannings établis avant le transfert devront identifier les salariés en charges des personnes accompagnées et les chauffeurs pour les trajets aller et retour.
Décompte des heures Les plannings seront élaborés pour couvrir l’ensemble des plages horaires et dans le respect des dispositions rappelées dans l’article 2.
En tenant compte des modalités organisationnelles et des temps de trajet, les journées seront décomptées pour ce qu’elles étaient prévues au planning de départ, dans la limite de 12 heures quotidiennes maximum.
Chaque salarié se verra octroyer des temps de repos pendant la journée en dehors de la présence des enfants, sur des plages horaires variables, en respectant le taux d’encadrement.
Art. 4. Compensations Les salariés participant aux transferts bénéficieront des indemnités prévues par la CCN 66. Surclassement internat Les salariés participant au transfert bénéficieront du surclassement internat prévu par la CCN 66 pour la totalité du mois concerné.
Heures supplémentaires Les heures supplémentaires, effectuées au-delà du planning de transfert initialement prévu, seront payées majorées à 25 % au plus tard le mois qui suit le transfert, à condition que le salarié ne soit pas en déficit d’heures dans le cadre de sa modulation.
Hébergement et repas sur les temps de repos L’hébergement et les repas des professionnels en temps de repos sont intégrés dans le budget global s’ils se déroulent sur la période et sur le lieu du séjour.
Art. 5. Cas particulier des transferts à l’étranger Les mêmes dispositions s’appliquent aux transferts à l’étranger, avec les particularités suivantes :
Formalités administratives
Le responsable du transfert indique, dans la fiche transfert, les coordonnées d’un médecin francophone à proximité du transfert, et du centre hospitalier le plus proche.
La Direction s’assure auprès de la compagnie d’assurance que tous les risques liés au transfert à l’étranger sont couverts et comporte la garantie assistance et rapatriement.
Le responsable du transfert doit disposer d’une autorisation écrite des parents ou du représentant légal permettant d’apporter les soins que pourraient nécessiter leur état de santé, ainsi que l’autorisation de quitter le territoire.
La direction informera par courrier le consulat français du pays d’accueil sur l’organisation du transfert.
trajet Si le départ à l’étranger se fait très tôt dans la journée, impliquant une amplitude horaire importante, pour la journée du départ et celle du retour, alors seulement une partie des professionnels sera désignée en encadrement des usagers. Leur fonction se terminera au plus tard 13 heures après le départ. Une autre équipe sera désignée pour prendre la relève pour le reste de la journée.
Concernant le temps de trajet, les dispositions de l’article 3 s’appliquent.
Art. 6. Bilan et évaluation Dans le mois qui suit le transfert :
Le responsable du transfert communique un bilan écrit à la direction
Une réunion est organisée entre les professionnels et la direction pour faire un point : notamment, évaluation des objectifs du transfert, points sur les difficultés rencontrées, mesures correctives apportées, points de vigilance pour les prochains transferts.
Art. 7. Durée - Entrée en vigueur Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Cet accord entrera en vigueur le 1er jour qui suivra son agrément conformément à l’article 11.
Art. 8. Interprétation Le présent accord fait loi entre les parties qui l'ont signé ou qui y auront par la suite adhéré sans réserve et en totalité.
Toutefois, s'il s'avérait que l'une des clauses du présent accord pose une difficulté d'interprétation, les parties conviennent de soumettre ladite clause à interprétation.
A cet effet, sous réserve que la difficulté porte sur un litige d'ordre collectif, la Direction convoquera, dans un délai maximum d'un mois suivant la date à laquelle elle aura connaissance du différend, une commission composée de deux représentants du personnel et de deux représentants de l’association. L'interprétation sera donnée sous forme d'une note explicative adoptée par toutes les parties signataires du présent accord.
Art. 9. Suivi - Rendez vous Les signataires conviennent de se retrouver un an après l’entrée en vigueur du présent accord afin d’établir un bilan de l’accord. Par ailleurs, en cas de modification des dispositions légales et/ou conventionnelle en la matière, les parties signataires se retrouveront afin d’étudier la nécessité ou non de révision du présent accord.
Art. 10. Dénonciation – Révision Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires. Cette dénonciation sera adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des parties à l’accord. Dans ce cas, le présent accord continuera à s’appliquer jusqu’à ce qu’un nouvel accord lui soit substitué et au plus tard pendant un an à compter de l’expiration d’un délai de préavis de 3 mois. Le courrier de dénonciation donnera lieu également au dépôt auprès de l’unité territoriale de la DIRECCTE du Rhône. Conformément aux dispositions de l’article L.2261-10 du code du travail une nouvelle négociation s’engagera à la demande de l’une des parties intéressées dans les trois mois suivant la date de ce dépôt. Par partie au sens du présent article, il y a lieu d’entendre d’une part, la Direction et d’autre part, les organisations syndicales représentatives signataires et ayant adhéré au présent accord. Dans des conditions identiques à la dénonciation, l’employeur comme les parties représentatives des salariés, peuvent également demander à tout moment la révision de certaines clauses conformément aux dispositions des articles L.2261-7-1 et L.2261-8 du code du travail. Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires. Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai de trois mois à partir de l’envoi de cette lettre, les parties devront s’être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d’un avenant de révision. Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un tel avenant.
Art. 11. Agrément Le présent accord sera soumis à agrément du Ministère de la Solidarité, dans les conditions prévues à l’article L 314-6 du code de l’action sociale et des familles.
Art. 12. Dépôt et publicité de l’accord Le présent accord sera déposé par l’entreprise sur le portail teleaccords.travail-emploi.gouv.fr Un exemplaire sera adressé au greffe du Conseil des Prud’hommes de Lyon. Mention de cet accord figurera sur le tableau d’affichage de la direction et une copie sera remise aux représentants du personnel.
Fait à Vaulx-en-Velin, le 26 novembre 2024
En cinq exemplaires originaux
Pour l’Association,Le Directeur Général,
XXXX
Pour la CGTXXXX
Pour la CFDT,XXXX
Accord relatif aux transferts ANNEXE 1
Circulaire DGAS/3 C/MEN/DES/MS/DS n° 2003/149 du 26 mars 2003 relative à l'organisation des transferts temporaires d'établissements pour enfants et adolescents handicapés
1. Dispositions relatives à l'organisation des transferts1.1. Rôle du directeur de l'établissement ou du service
Le directeur de l'établissement ou du service assure la responsabilité du transfert. Il a la responsabilité de son organisation et de son déroulement, au même titre que toute activité de l'établissement ou du service. Il est chargé de soumettre le projet au conseil de la vie sociale.Le transfert est discuté et élaboré par toute l'équipe en associant les enfants et leurs parents qui sont partie prenante dans la démarche. Le directeur, avec ses collaborateurs, et sous sa responsabilité, décide du nombre d'enfants concernés, du lieu du transfert, de la durée du transfert, du mode de transport, de l'encadrement, des activités prévues sur place en au regard des possibilités offertes par le lieu d'accueil. Il s'assure de l'information de l'ensemble des familles des modalités du transfert et requiert leur accord sur la participation de leur enfant.
1.1.1. Choix du lieu du transfert
Le lieu retenu doit favoriser l'approche d'un nouvel environnement pour les enfants. Il doit être en cohérence avec les objectifs du projet d'établissement ou du service.Le directeur, en qualité de responsable du bon déroulement du transfert, doit s'assurer que les locaux sont adaptés aux enfants et aux activités prévues.Le transfert peut intervenir dans un autre établissement médico-social, dans un centre de vacances, un gîte, un camping ou un hôtel mais aussi dans un lieu privé non réglementé pour recevoir du public.
Transfert dans un autre établissement médico-social
Le directeur doit s'assurer de l'agrément, de sa validité (date), du respect de toutes les conditions de sécurité (procès-verbal de la dernière commission de sécurité : date et avis sont importants, de même que l'arrêté du maire consécutif à la visite). Il lui appartient d'exiger une description très précise des locaux en termes de couchers (nombre de lits par chambre, disposition des chambres permettant de séparer garçons et filles en cas de transferts mixtes, chambres distinctes pour les accompagnants et permettant une surveillance, existence de pièces communes de vie, sanitaires en nombre suffisant, services de restauration existants ou possibilité de faire la cuisine dans des conditions d'hygiène réglementaires)Il recherche toute information possible disponible tant auprès de l'association ou la collectivité gestionnaire, d'autres associations, d'autres directeurs d'établissements, des administrations départementales. Il peut prévoir utilement une visite sur place ou la confier à un collaborateur (chef du service éducatif par exemple, éventuellement accompagné d'un parent si c'est possible) pour s'assurer de la conformité des lieux aux besoins et exigences des enfants concernés mais aussi afin de mieux prévoir l'installation et l'organisation matérielle sur place. Dans le cas particulier d'échange entre établissements, il est conseillé de recourir à un accord formalisé entre les deux établissements sur les conditions de l'échange et qui donnera toutes précisions sur les lieux d'accueil. Dans ce cadre, il peut être envisagé que certains personnels de l'établissement restent sur place et s'occupent des enfants accueillis. Le transfert ne peut cependant être envisagé avec les seuls personnels de l'établissement d'accueil, il reste indispensable que l'équipe pédagogique, éducative et soignante ou à tout le moins la majorité de celle encadrant les enfants tout au long de l'année participe au transfert et se déplace avec eux.
Transfert dans un centre de vacances, un gîte, un camping, un hôtel
Le directeur doit se procurer le dernier procès-verbal de la commission locale de sécurité et s'informer de la périodicité prévue réglementairement pour ces avis. Le directeur peut aussi contacter les services déconcentrés concernés afin de s'assurer qu'ils n'ont pas eu connaissance de défaillances dans les conditions d'accueil. Toutes les autres investigations décrites pour les transferts dans des établissements doivent être effectuées (les maisons familiales de vacances relèvent des directions départementales des affaires sanitaires et sociales, les centres de vacances relèvent de la direction départementale de la jeunesse et des sports, les campings et les gîtes des services du tourisme direction régionale du tourisme). Les déplacements sur place sont dans ce cas vivement recommandés.
Transfert dans un lieu privé non réglementé pour recevoir du public
Les transferts peuvent s'effectuer dans d'autres types d'hébergement, notamment lorsqu'ils ne concernent qu'un petit groupe d'enfants. Dans ce cas le directeur doit être encore plus attentif aux conditions de l'accueil et il doit réellement être en mesure de les bien apprécier, en engageant notamment toutes les démarches indiquées pour les autres lieux de transfert, afin de bien s'informer. Dans ce cas particulier, des visites sur place sont particulièrement recommandées.Le directeur se renseigne sur le plan de sécurité existant ou il l'établit avec les services de sécurité, il formalise les procédures d'évacuation.
1.1.2. Organisation du transport
Plusieurs formes de transports peuvent être utilisées, il est toujours recommandé de retenir le moyen de transport qui présente le plus de sécurité. Le directeur doit être attentif au confort des enfants et notamment prendre en compte la durée des trajets.Il doit prévoir le nombre d'accompagnants nécessaires pour assurer la sécurité et le confort des enfants.Si le directeur fait appel à un transporteur routier, il doit s'adresser à une entreprise inscrite au registre préfectoral des sociétés de transport autorisées à exercer des services de transport occasionnels. Il doit s'assurer de l'adéquation du véhicule avec le nombre d'enfants transportés et leur handicap.Si le directeur assure le transport avec les véhicules de l'établissement, il doit prendre également des précautions : contrôle des véhicules, conformité du ou des véhicules (contrôle de la fixation des fauteuils roulants...) avec la durée du trajet, nombre de conducteurs suffisants pour le temps de conduite et de repos.
1.1.3. Encadrement
Le directeur encadre le transfert sur le lieu du séjour ou sinon désigne son représentant qui le tiendra régulièrement informé du déroulement du séjour.Le personnel d'encadrement prend connaissance du plan de sécurité et de sa mise en œuvre.L'encadrement est prioritairement assuré par l'équipe pédagogique, éducative et soignante de l'établissement. Lorsque le transfert ne concerne qu'une partie de l'établissement ou lorsque toute l'équipe d'encadrants ne participe pas au transfert ou lorsque le nombre d'encadrants n'est pas suffisant pour une prise en charge de jour et de nuit, le directeur doit s'assurer de la présence d'agents supplémentaires pour la durée du transfert. Pour le recrutement de ces agents temporaires l'association ou le directeur (selon les statuts de l'association) doit faire preuve de la même vigilance que pour les recrutements permanents (personnes ayant un minimum de dispositions ou d'expérience pour s'occuper d'enfants handicapés). Certaines activités, et notamment les activités sportives, nécessitent un encadrement particulier. Lorsque le transfert n'est pas accompagné par une infirmière ou un médecin, la gestion des médicaments se réfère aux dispositions de la circulaire DGS/DAS n° 99-320 du 4 juin 1999 relative à la distribution de médicaments et reprises dans la présente circulaire. Le directeur doit s'assurer de la présence d'un médecin à proximité, prévenir l'établissement de soins le plus proche. L'équipe présente doit savoir à tout moment à qui s'adresser.
1.1.4. Organisation des activités
Les activités prévues lors du transfert, quelle que soit leur nature, s'inscrivent dans le projet de l'établissement. Elles doivent être minutieusement préparées par les encadrants avec les enfants et répondre à des objectifs précis.Le directeur, ou son représentant sur le lieu du séjour, est le garant du respect du projet et du bon déroulement avec l'aide de toute l'équipe.Lorsque le transfert est effectué en période scolaire, le volet pédagogique du projet précise les activités prévues et les modalités de leur évaluation, ceci permet de les replacer dans le cadre plus général du projet pédagogique de l'année pour le ou les groupes d'enfants concernés.Les loisirs de plein air, les activités physiques, culturelles et sportives sont pratiquées en vue de l'épanouissement de l'enfant, et tiennent compte également de ses possibilités.Le directeur doit s'assurer que la réglementation en vigueur en matière d'encadrement des activités physiques et sportives et de règles de sécurité afférentes aux différentes modalités de pratique est respectée. A cet effet, il peut se rapprocher des services département aux du ministère des sports, qui lui donneront les informations nécessaires sur la réglementation existante.
2. Relations avec les familles2.1. Information
Le projet de transfert est systématiquement soumis à l'instance qui permet d'associer les enfants et leur famille au fonctionnement de l'établissement ou du service. Les familles sont sollicitées pour participer à l'élaboration du projet. Elles doivent être informées et rassurées sur les modalités de son organisation grâce à des renseignements précis sur les lieux d'accueil, les conditions de l'accueil, le transport, l'encadrement, les activités développées. Elles doivent notamment avoir été précisément informées lorsque l'accueil des enfants est prévu dans un lieu privé et donner leur accord.Elles sont invitées à donner tous renseignements sur l'enfant indispensables pour le séjour (traitements médicaux, rappel de régime alimentaire) mais aussi tous renseignements de nature à faciliter le séjour.A l'issue du transfert, elles devront être informées de son déroulement, des incidents ayant pu survenir et de l'évaluation faite pour chaque enfant.
2.2. Constitution du dossier des enfants
Le responsable du transfert doit pouvoir disposer sur place d'un dossier succinct sur chaque enfant. Le dossier doit notamment comporter l'indication des traitements prescrits afin que le suivi des traitements puisse être assuré pendant le séjour dans les meilleures conditions et que ceux-ci puissent être communiqués au médecin local, en cas de nécessité. Les parents des enfants ou leur responsable légal devront donner une autorisation écrite permettant d'apporter aux enfants les soins que pourrait nécessiter leur état de santé. En cas d'urgence, les dispositions appropriées (hospitalisation, intervention chirurgicale, par exemple) seront prises en tout état de cause. Dans ce cas, les parents ou le représentant légal doivent être informés le plus rapidement possible.Le dossier comporte le cas échéant une copie de l'assurance responsabilité civile individuelle souscrite par les familles.
2.3. Gestion des médicaments
La circulaire DGS/DAS 99/320 du 4 juin 1999 reprenant un avis du Conseil d'Etat sur la question distingue :- l'aide à la prise d'un médicament prescrit qui relève d'un acte de la vie courante et qui peut être confié à toute personne chargée de l'aide aux actes de la vie courante (éducateur, animateur) suffisamment informée des doses prescrites au patient concerné et du moment de la prise de médicament (cf. ordonnances jointes au dossier) ;- du champ d'application de l'article L. 372 devenu article L. 4161-1 du code de la santé publique qui relève d'un acte professionnel (médical ou infirmier) et qui constitue un champ de restrictions liées à des modes d'administration particuliers (injection) ou à la nature du médicament prescrit (exemple d'une dose très précise de la forme administrable). Il convient de demander au médecin de l'établissement d'interpréter les prescriptions en regard de ces dispositions avant le départ en transfert afin d'éviter tout problème sur place.Cela signifie que d'une manière générale la présence permanente d'une infirmière qui administre les médicaments aux enfants n'est pas obligatoirement requise (sauf bien sûr s'agissant d'enfants nécessitant une présence médicale ou paramédicale constante). Les médicaments sont confiés à l'encadrant référent de l'enfant, qui se charge de lui donner les médicaments dans les conditions prescrites. Lorsqu'un enfant aura une prescription qui nécessite l'intervention d'un professionnel de santé, le directeur ou son représentant devra s'assurer qu'il peut disposer en tant que de besoin des services de ce professionnel.Il faut que les ordonnances des médecins et les médicaments soient stockés et rangés avec mention du nom des enfants dans un meuble fermé à clé et dans une pièce particulière non accessible aux enfants. Dans le cas d'un transfert dans un camping une solution devra être trouvée pour isoler et gérer les médicaments et les rendre inaccessibles pour les enfants.
2.4. Les assurances
L'établissement est couvert par un contrat responsabilité civile, mais la compagnie d'assurance doit avoir été informée des lieux, dates, moyens de transport et participants au transfert ainsi que des activités prévues (pour certaines activités il est conseillé de prévoir une assurance assortie d'une assistance rapatriement : montagne par exemple). La compagnie d'assurance doit donner son accord à la couverture de ce risque. Il est notamment important de vérifier le champ de couverture des risques en regard des assurances des parents. L'utilisation d'un fauteuil roulant électrique relève d'une assurance individuelle.Le directeur doit s'assurer que le propriétaire ou gestionnaire du lieu d'accueil a lui aussi souscrit une assurance correspondant à cette activité.
2.5. Relations avec les administrations de contrôle
Le directeur doit présenter le projet dans le cadre du budget prévisionnel, il indique à ce stade du projet le nombre d'enfants susceptibles d'être concernés, le type de lieu pressenti, le coût prévisionnel.Il doit conformément aux termes de l'arrêté du 26 mars 2003 transmettre ensuite un dossier (modèle type figurant en annexe) au directeur départemental des affaires sanitaires et sociales (DDASS) du département d'implantation de l'établissement. Ce même dossier devra être adressé à la caisse régionale d'assurance maladie (service du contrôle médical) mais aussi à l'inspecteur d'académie si le transfert intervient pendant la période scolaire.Ce dossier est également adressé au directeur départemental des affaires sanitaires et sociales (DDASS) du département d'accueil au moins deux mois avant le déroulement du séjour. Il est également adressé au directeur départemental de la jeunesse et des sports (DDJS) de ce département, si le lieu d'accueil est un centre de vacances et de loisirs ou si l'objet du transfert est une compétition. Cette obligation subsiste pour le directeur même si celui-ci a déjà contacté ces autorités pour s'assurer des agréments ou recevoir des renseignements.
3. Cas particuliers3.1. Manifestations à caractère sportif
Certains transferts peuvent être organisés autour de compétitions sportives. Le sport est une source d'épanouissement personnel, de socialisation et d'évolution vers l'autonomie que l'on a appris à reconnaître et valoriser. Le sport fait partie du projet pédagogique et éducatif et la compétition, qui est aussi un facteur d'intégration, justifie pleinement l'organisation d'un transfert autour de cet évènement exceptionnel.Les fédérations sportives agréées par le ministère des sports ont la responsabilité de l'organisation des compétitions. Elles ont un rôle d'information sur les lieux possibles de transfert, mais cette aide, qui représente une garantie certaine, n'exonère pas pour autant le directeur d'établissement de ses responsabilités. Les fédérations assument la responsabilité des enfants compétiteurs uniquement pendant la durée des épreuves de la compétition. Le directeur d'établissement qui organise le transfert doit donc prévoir une équipe d'encadrement suffisante, celle-ci est présente en permanence dans l'accompagnement des enfants au cours des manifestations. C'est aussi le travail éducatif autour de la compétition qui donnera sa vraie signification au transfert. Ces transferts, et c'est là leur originalité, peuvent avoir des prolongements en cas de sélection pour des compétitions de niveau supérieur et cette possibilité doit être envisagée avec le projet initial et formalisée auprès des autorités départementales concernées dès que les résultats de la sélection sont connus et au plus tard dans les huit jours qui suivent. Cette information concerne le préfet (DDASS) du lieu d'implantation de l'établissement, les autorités du lieu de déroulement des compétitions étant informées et éventuellement mobilisées par les fédérations qui organisent.
3.2. Les transferts à l'étranger
La même attention aux conditions d'accueil que pour les autres transferts devra être portée de la part du directeur dans le cas de transferts à l'étranger. Dans le cas de transfert qui représente un échange entre établissements, une convention entre les deux établissements ou un accord formalisé est vivement conseillé. La présence d'un médecin francophone devra être recherchée, à proximité.Les moyens de transport devront être envisagés avec une attention particulière, les problèmes inhérents aux longues distances et à la fatigue engendrée pour les enfants étant susceptibles d'être aggravés.Le directeur devra veiller à ce que le contrat responsabilité civile souscrit pour l'établissement couvre le risque hors du territoire national et le cas échéant un avenant devra être signé et comporter la garantie assistance de rapatriement.En tout état de cause, la compagnie d'assurance est informée, comme pour les autres transferts, des lieux, dates du transfert ainsi que des participants et ceci suffisamment longtemps avant la date de départ pour permettre à la compagnie de réagir. Le responsable du transfert devra disposer d'une autorisation écrite des parents ou du représentant légal permettant d'apporter aux enfants les soins que pourrait nécessiter leur état de santé ainsi que, pour chaque mineur, de l'autorisation des parents ou du représentant légal de quitter le territoire.Enfin, il appartient au directeur de transmettre le dossier de transfert aux autorités administratives du lieu d'implantation de l'établissement et d'informer la représentation officielle française (consulat) du pays d'accueil de ce transfert.
4. Rôle des administrations départementales
Le préfet (DDASS) du département d'accueil ne délivre plus d'autorisation préalable, l'information qui lui est faite a valeur de déclaration qui rend possible son contrôle.Cette déclaration est de nature à faciliter le contrôle pouvant s'exercer pendant le déroulement du séjour. Un modèle de fiche établie par le directeur d'établissement et destinée aux administrations départementales concernées figure en annexe de l'arrêté du 26 mars 2003.Le préfet intervient également en cas d'incident pour prendre toute mesure qui s'impose, ces mesures pouvant aller jusqu'à la fermeture de l'établissement.La transmission du dossier de transfert organisé pendant la période scolaire à l'inspection académique vise à permettre à celle-ci d'examiner le volet pédagogique du transfert.La connaissance des lieux de transfert par les autorités départementales concernées deux mois à l'avance lui permet d'organiser au mieux le programme annuel des inspections et visites.La mise en place systématique de fiches techniques actualisées décrivant les lieux d'accueil connus par les DDASS et les DDJS serait de nature à faciliter la procédure et les investigations des directeurs.
ANNEXE 2 – Modèle de fiche (art. 4 de l’arrêté du 26 mars 2003)
1. Informations générales
1.1. Établissement qui organise le transfert
Dénomination Classification Nom du directeur Adresse Téléphone Fax Nom du responsable désigné sur le lieu du transfert (si ce n’est pas le directeur)…………… Nombre d’enfants ou adolescents concernés (préciser tranches d’âges) Trances d’âges Nombre d’enfants ou adolescents par tranche d’âge (total) Nombre d’enfants pouvant nécessiter des aménagements en terme de locaux ou de sécurité Moins de 6 ans
Identification :Dénomination du lieu : Classement si établissement ou lieu « classé » (ex : IME, gîte …) ……………….. Nom du propriétaire (personne privée, association, société …) …………………… Adresse du propriétaire Adresse du lieu d’accueil Téléphone du lieu d’accueil Télécopie du lieu d’accueil Mail du lieu d’accueil
1.3.1. Agréments, avis ou information recueillis sur le lieu d’accueil (cela ne signifie pas bien sûr que le directeur soit dans l’obligation de s’adresser à tous ces services et d’effectuer toutes ces démarches, cela dépend de la nature et des conditions du transfert) Services auxquels le directeur s’est adressé Nature de l’information recueillie DDASS
DDJS
Inspection académique
Office du tourisme
Municipalité
Autres (préciser)
Visite des lieux
2. Encadrement du transfert
Qualification, nombres Personnels de l’établissement d’origine accompagnant le transfert Ci-dessous cocher la qualification et préciser le nombre de personnes Personnels recrutés par l’établissement d’origine à l’occasion du transfert Personnel appartenant au lieu d’accueil Chef de service éducatif
Educateurs
Moniteurs éducateurs
Autres personnels éducatifs diplômés
Médecins
Psychologues
Personnels pratiquant des rééducations
Animateurs titulaires du BAFA
Animateurs sans qualification
Assistante sociale
Cuisinier
Chauffeur
Autres personnels (préciser)
3. Transports
Mode Durée du trajet Lieu départ Lieu arrivée N° agrément Train
Gare : Gare :
Autobus
Véhicule de l’établissement
Avion
Aéroport : Aéroport :
Autres
4. Équipements
4.1 Sécurité : date du dernier passage de la dernière commission de sécurité
(joindre le PV) éventuellement équipements contre l’incendie (dans lieux privés)
Hébergement mis à la disposition pour le groupe (si le transfert concerne des enfants et des adolescents préciser les possibilités de séparer les enfants et les adolescents)
Hébergement en dur Hébergement sous tente Nombre de chambres :Filles :Garçons :Encadrants :Nombre de lits par chambre :Equipements sanitaires :Nombre de WC :Nombre de douches ou baignoires :Nombre de lavabos : Nombre de tentes :Filles :Garçons :Encadrants :Nombres de couchages par tente :Equipements sanitaires :Proximité du bloc sanitaire :
Accessibilité : aménagement en rapport avec le handicap des personnes accueilliesSans objet aménagements particuliers (préciser)
Nature des locaux Nombre, surface Infirmerie, pièce réservée aux médicaments Conditions stockage des médicamentsSalles de classe ou d’activité à caractère éducatif OuiNon (mesures de remplacement) Salles de jeux ou de détente
Équipements sportifs
Espace de jeux ou de détente extérieurs (jardin …)
5. Proximité de services ou d’un centre de soins
Médecin : nom et adresse, téléphone :
Distance du lieu d’accueil :
Pharmacie : adresse
Distance du lieu d’accueil :
Hôpital (adresse) :
Distance du lieu d’accueil :
Infirmière (adresse)
Distance du lieu d’accueil :
Commissariat de police ou gendarmerie
6. Projet de transfert en regard du projet pédagogique, éducatif et thérapeutique
Il doit être obligatoirement joint à la présente fiche et comporter notamment des indications précises sur le déroulement du transfert et la nature des activités prévues.
ANNEXE 3 – Informations pratiques Dossier des enfants Le dossier doit notamment comporter :
Les prescriptions médicales (les ordonnances seront jointes au dossier),
L’autorisation parentale permettant d’apporter aux enfants les soins que pourrait nécessiter leur état de santé
Les dispositions appropriées en cas d’urgence
La copie de l’assurance responsabilité civile souscrite par les familles.
Le dossier des enfants sera confié au responsable du transfert.
Accord individuel Au moins deux semaines avant le départ en transfert, il est remis un document individuel à chaque salarié intitulé « Accord individuel ». Ce document doit indiquer :
Le nom du salarié et sa fonction
Les dates et lieu du transfert (avec conditions d’hébergement)
Le nom et la fonction de la personne responsable du transfert
Le projet éducatif (déroulement du transfert, activités prévues…)
Le nom des enfants
Les modalités de transport
Les horaires
Ce document devra être signé par la direction et par le salarié qui apposera un « bon pour accord ».
Contrôle des véhicules Avant de prendre le véhicule, le professionnel qui assure la conduite pour le trajet aller et le trajet retour devra faire un contrôle visuel des points suivants :
Contrôle des niveaux (huile, liquide de refroidissement, lave glace)
Niveau d’usure des pneus
Fonctionnement des différents éclairages
Présence des équipements de sécurité (triangle, gilets)
Il devra signaler immédiatement à la direction tout problème identifié.
ANNEXE 4 - Modèle d’accord individuel
ACCORD INDIVIDUEL
POUR LE DEPART EN TRANSFERT
NOM et Prénom du salarié :
Fonction :
En responsabilité du transfert : oui non
Si non, NOM de la personne en responsabilité : __________________________
Fonction assurée pendant ce transfert : Encadrement de jour
Encadrement de nuit
Date du transfert : __________________________
Lieu : ______________________________
Nature du lieu d’hébergement :
(Centre de loisirs, centre de vacances, gîte, hôtel, camping,…)
Liste des enfants participant au transfert :
XXX
XXX
XXX
Liste des personnels prévus pour ce projet (y compris ce salarié)
Fonction
Personnel de l’établissement
Personnel recruté en CDD
Personnel appartenant au lieu d’accueil
HORAIRES DU TRANSFERT
Pour le personnel de jour
JOURS
Début
Fin
Pauses
Nombre d’heures
LUNDI
MARDI
MERCREDI
JEUDI
VENDREDI
SAMEDI
DIMANCHE
TOTAL HEURES TRANSFERT
Personnel en veille de nuit
JOURS
Début
Fin
Nombre d’heures
DU LUNDI AU MARDI
DU MARDI AU MERCREDI
DU MERCREDI AU JEUDI
DU JEUDI AU VENDREDI
DU VENDREDI AU SAMEDI
DU SAMEDI AU DIMANCHE
TOTAL HEURES TRANSFERT
HORAIRE TOTAL DE LA SEMAINE
JOURS
Début
Fin
Pauses
Nombre d’heures
LUNDI
MARDI
MERCREDI
JEUDI
VENDREDI
SAMEDI
DIMANCHE
TOTAL HEURES
Le ____________________________
Visa de la direction :Visa du salarié
(rajouter la mention manuscrite « bon pour accord »)
