Hôtel Hyatt Regency Nice Palais de la Méditerranée
Entre La société : Raison sociale :Regis Palais de la Méditerranée S.A.S.U. Siret : 791 329 212 00025 Adresse du siège social :23, rue François 1er – 75 008 Paris Adresse de l’exploitation de l’hôtel :13, Promenade des Anglais – BP 1655 – 06 011 Nice Cedex 1 Représentée par M.XXXXX Agissant en qualité deDirecteur Général
D’une part, et Ci-après dénommée «
l’entreprise »
Les Délégués Syndicaux des organisations syndicales représentatives au sens de l’article
L. 2122-1 du Code du travail :
M. XXXXX, Délégué Syndical, représentant la C.F.D.T. M. XXXXX, Délégué Syndical, représentant le C. F. E - C.G.C- I .N.O.V.A,
D’autre part, Ci-après dénommés «
les salariés »
Il a été conclu le présent accord collectif pour la mise en place du vote électronique.
PREAMBULE
Conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique peuvent avoir lieu par voie électronique. Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance.
De par sa facilité d'utilisation, il est en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale.
Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.
C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.
Les parties soussignées ont par conséquent convenu, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique (article L2311-2) d'intégrer parmi les alternatives possibles, concernant le mode d'organisation des scrutins, le vote électronique comme le propose la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
ARTICLE 1 – PRINCIPES GENEREAUX Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.
Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 18 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.
Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.
La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, AKG SOLUTIONS (ci-après dénommée « le prestataire »).
Le prestataire s’engage sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Le prestataire aura en charge :
la gestion et la préparation des élections par vote électronique, sous contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral.
Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément à l’article R2314-9 du Code du travail. Le rapport d’expertise sera annexé au cahier des charges et tenu à disposition de la Commission nationale de l’information et des libertés. Un exemplaire pourra également être remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.
ARTICLE 2 - OBJET ET CHAMP D’APPLICATION DE L'ACCORD Le présent accord sur le vote électronique s’applique à l’ensemble des salariés de l’entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’entreprise appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.
ARTICLE 3 – MODALITES D’ORGANISATION DU VOTE ELECTRONIQUE
Les modalités du vote électronique sont déterminées en annexe 1 en ce qui concerne le calendrier prévisionnel des opérations électorales. Le protocole préélectoral rappellera également le nom du prestataire choisi, à savoir VOTEO- UKG SOLUTIONS, pour mettre en place le vote électronique au titre de la présente élection.
3.1 COMMUNICATION DES LISTES ELECTORALES ET DES LISTES DE CANDIDATS
Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007, mis à jour par le décret 2011-595 du 26 mai 2011) :
Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresse mail;
Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;
Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise ;
Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.
Les destinataires de ces informations sont les suivants :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.
Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.
Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.
Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.
Le prestataire devra s’engager à conserver de manière confidentielle et sécurisée toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier électeurs pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
Le prestataire devra s’engager à détruire le fichier électeurs à l’issue de l’opération de vote électronique et à ne conserver aucune de ses données et à préciser le procédé de destruction.
Le fichier électeurs pourra subir des modifications jusqu’à l’ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales.
Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d’accès au vote électronique. Le protocole d'accord préélectoral pourra prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.
3.2 DEROULEMENT DE L’OPERATION DE VOTE
Les élections auront lieu sur une durée allant de 24h à 48 heures et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral.
La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période pour les deux tours d’élections.
Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également un courriel contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.
Avant toute opération de vote :
le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique
Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios d’élections et la bonne intégration des listes de candidats, professions de foi et photos des candidats. Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections. Le scrutin à blanc vise à tester l’application en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l’application.
Au terme de ce test, les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’a été sujette à aucune modification.
les membres du bureau de vote doivent vérifier que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.
L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges.
La saisie de ses trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance à son établissement. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.
3.3 GARANTIE DE CONFIDENTIALITE PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN
Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-26 et R.2314-7 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.
Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ses données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales ») et synthétisée dans le courriel envoyé à l’électeur.
Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentants de l’employeur désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation. Les membres du bureau auront également la possibilité de consulter la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.
Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage à détruire toutes les données du client.
3.4 ASSISTANCE
Une cellule d’assistance technique sera mise en place et chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.
3.5 DEPOUILLEMENT ET RESULTATS
A l’heure du scrutin définie dans le protocole préélectoral le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.
L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur depuis la loi du 20 août 2008 (15822.01 et 15823.02). A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.
Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issue du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.
ARTICLE 4 – INFORMATION ET FORMATION
L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.
En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
ARTICLE 5 – GESTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ET RGPD La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679. Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées. Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
ARTICLE 6 - DUREE DE L'ACCORD, MODIFICATION, DENONCIATION DE L’ACCORD
Durée
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du processus électoral des élections du Comité Social et Economique (CSE). Il prendra fin à l’expiration dudit processus.
Modification, dénonciation
Pendant sa durée d'application, le présent accord peut être révisé dans les conditions légales en vigueur.
Le présent accord ne peut pas être unilatéralement dénoncé pendant sa durée.
ARTICLE 7 – DEPOT LEGAL
Le présent accord a été signé ce jour au cours d’une séance de signature. Son entrée en vigueur est toutefois subordonnée à son dépôt légal.
Un exemplaire du présent accord signé par les parties sera remis à chaque organisation syndicale représentative pour notification au sens de l’article L. 2231-5 du Code du travail.
Le présent accord sera déposé à la diligence de l’entreprise sur la plateforme de téléprocédure dédiée du ministère du Travail : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr
Un exemplaire du présent accord sera également déposé auprès du secrétariat du greffe du Conseil de Prud'hommes de Nice. Tout avenant qui viendrait modifier l’accord devra faire l’objet d’une information et d’un dépôt dans les mêmes conditions que ce dernier.
Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise ce jour, à chacune des parties.
Il sera porté à la connaissance du personnel par voie d’affichage dans les locaux de l’entreprise. Fait à Nice, le 06 septembre 2024
SIGNATURES :
Pour l’entreprise Regis Palais de la Méditerranée S.A.S.U. M. XXXX
Pour les salariés Confédération Française Démocratique Du Travail (C.F.D.T.) M. XXXX
Pour l’organisation syndicale Confédération Française de l’Encadrement – Confédération Générale des Cadres (C.F.E.C.G.C. INOVA) M. XXXXX
ANNEXE 1 A L’ACCORD D’ENTREPRISE POUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE /CLAUSES RESULTANT DU RENOUVELLEMENT DU CSE VIA LE VOTE ELECTRONIQUE A RAPPELER DANS LE PROTOCOLE PREELECTORAL
Accord relatif au vote électronique
Protocole d’accord préélectoral
Calendrier prévisionnel
PREAMBULE
X
1
ORGANISATION DU PROCESSUS DE VOTE
X
1.1.
ELECTIONS PAR VOIE ELECTRONIQUE
X
1.2.
PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
X
2
DATES DES ELECTIONS
X
X
2.1.
DATES DES ELECTIONS PAR VOIE ELECTRONIQUE
X
1ER tour :02 et 03 décembre 2024
2ème tour : 12 et 13 décembre 2024
2.2.
DATE D’APPRECIATION DE L’ELECTORAT ET DE L’ELIGIBILITE
X
3
DUREE DES MANDATS
X
4
CALCUL DE L’ EFFECTIF
X
4.1.
DATES DE CALCUL DE L’EFFECTIF
X
4.2.
PERSONNES PRISES EN COMPTE DANS L’EFFECTIF
X
5
NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR ET NOMBRE D’HEURES DE DELEGATION]
X
5.1.
NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR
X
5.2.
COLLEGES ELECTORAUX
X
5.3.
REPARTITION DES SIEGES ENTRE COLLEGES
X
5.4.
[NOMBRE MENSUEL D’HEURES DE DELEGATION
X
6
ELECTORAT ET ELIGIBILITE
X
6.1.
CONDITIONS D’ELECTORAT ET D’ELIGIBILITE DU PERSONNEL
X
6.2.
PERSONNEL MIS A DISPOSITION] CONDITIONS D’ELECTORAT ET D’ELIGIBILITE DU PERSONNEL MIS A DISPOSITION
X
7
LISTES ELECTORALES
X
X
7.1.
CONTENU DES LISTES ELECTORALES
X
X
7.2.
PUBLICATION DES LISTES ELECTORALES
X
X
7.3.
RECLAMATIONS RELATIVES AUX LISTES ELECTORALES
X
8
APPEL ET DEPOT DES CANDIDATURES
X
8.1.
INFORMATION DU PERSONNEL ET APPEL A CANDIDATURES
X
8.2.
MONOPOLE SYNDICAL POUR LE DEPOT DE CANDIDATURES AU PREMIER TOUR DES ELECTIONS
X
8.3.
CAS D’ORGANISATION D’UN SECOND TOUR
X
8.4.
MODALITES DE DEPOTS DES LISTES DE CANDIDATS
X
8.5.
NOMBRE DE CANDIDATS PAR LISTE
X
8.6.
CUMUL DE CANDIDATURES
X
8.7.
REPRESENTATION EQUILIBREE DES HOMMES ET DES FEMMES
X
8.8.
AFFICHAGE DES LISTES DE CANDIDATS
X
9
PROPAGANDE ELECTORALE
X
9.1.
TRACTS ET AFFICHES
X
9.2.
PROFESSIONS DE FOI DES CANDIDATS
X
X
9.3.
DATES LIMITES DE DEPOT DES DOCUMENTS DE PROPAGANDE ELECTORALE
X
10
MODALITES D’ORGANISATION ET DE DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES
X
X
10.1.
VOTE ELECTRONIQUE, PRINCIPES GENERAUX
X
10.2.
AUTHENTIFICATION DE L’ELECTEUR
X
10.3.
PROCEDURES DE RESTITUTION DE CODES
X
10.4.
DEROULEMENT DU VOTE PAR INTERNET
X
10.5.
ASSISTANCE TELEPHONIQUE
X
10.6.
BUREAU DE VOTE
Isoloir Electronique
X
10.7.
CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE
X
10.8.
SCRUTIN A BLANC, PROGRAMMATION DE LA PERIODE DE VOTE ET CONTROLE DU SCELLEMENT
X
10.9.
CHIFFREMENT ET DECHIFFREMENT DES VOTES
X
10.10.
FERMETURE DU SCRUTIN ET DEPOUILLEMENT DE L’URNE ELECTRONIQUE
X
11
MODALITES DE DESIGNATION DES ELUS
X
11.1.
RATURES
X
11.2.
EGALITE DES VOIX
X
12
PROCLAMATION ET AFFICHAGE DES RESULTATS ET PROCESSUS DE GENERATION DES PROCES- VERBAUX
X
12.1.
SIGNATURE DU PROCES- VERBAL ET DES LISTES D’EMARGEMENT
X
12.2.
PROCLAMATION DES RESULTATS
X
12.3.
AFFICHAGE DES RESULTATS
X
12.4.
ENVOI DES PROCES-VERBAUX
X
13
MESURE DE LA
X
REPRESENTATIVITE SYNDICALE
X
13.1.
CALCUL DE L’AUDIENCE ELECTORALE DES ORGANISATIONS SYNDICALES DANS L’ENTREPRISE
X
13.2.
CALCUL DES SUFFRAGES PORTES SUR LE NOM DES CANDIDATS
X
14
DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES
X
15
PUBLICITE DU PROTOCOLE PREELECTORAL – DUREE DE L’ACCORD
