ACCORD POUR L’UTILISATION DU VOTE ELECTRONIQUE COMME MOYEN EXCLUSIF DE VOTE AUX ELECTIONS PROFESSIONNELLES DU CSE
Le présent accord est conclu entre :
La société ESKER SA, à Directoire et Conseil de surveillance au capital de 11.504.436€ - code APE 5829C, dont le siège social est situé au 113 Boulevard Stalingrad - 69100 Villeurbanne, représentée par XX, en sa qualité de Président du Directoire, d’une part.
ET
Les membres titulaires de la délégation du Comité Social et Economique (CSE) statuant à la majorité des suffrages exprimés en faveur des membres du CSE lors des dernières élections professionnelles, et ayant indiqué leur souhait de négocier un accord relatif à la durée du mandat des membres de la délégation du personnel du CSE.
PREAMBULE
Compte tenu de l’organisation du travail en vigueur au sein d’ESKER, il apparaît à la Direction que la mise en place d’un système de vote électronique offre, les meilleures facilités et conditions de participation à un scrutin de désignation des représentants du Personnel au Comité Social et Economique. Par conséquent, la Direction a choisi de mettre en place, de manière exclusive de tout autre moyen d’expression, le procédé de vote électronique pour l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique, laquelle doit se dérouler au sein d’ESKER au cours de l’année 2020.
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de l’article R.2314-5 à R.2314-18 du code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique.
ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION DU PRESENT ACCORD
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés d’ESKER SA ayant la qualité d’électeurs à la date du premier tour de scrutin de l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique lors de l’année 2020.
ARTICLE 2 – PORTEE DU PRESENT ACCORD
Le présent accord est conclu dans le cadre des dispositions des articles L. 2232-11 et suivants du Code du travail.
L’ensemble des dispositions du présent accord complète celles de la convention collective applicable aux salariés des Bureaux d’Etudes Techniques, des Cabinets d’Ingénieurs-Conseils et des Sociétés de Conseils (SYNTEC) consacrées aux élections des représentants du personnel au CSE.
Pour le cas où des dispositions (actuelles ou futures) du Code du travail ou de la convention collective précitée viendraient à être plus avantageuses que celles du présent accord, elles seraient immédiatement appliquées. Dans le cas contraire, seules prévaudraient les dispositions du présent accord.
ARTICLE 3 – PRINCIPES GENERAUX
Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein d’ESKER pour l’élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique, ainsi que toute élection partielle des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.
Conformément aux dispositions du Code du travail, ce système de vote électronique comporte des garanties et modalités spécifiques dont :
Anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;
Sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l’électeur et bulletin enregistré dans l’urne électronique ;
Unicité du vote ; impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
Confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;
Intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser ;
Formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée avant le premier tour de scrutin ;
Information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique ;
Sécurisation du vote au moyen de :
Chiffrement et cryptage ;
Codes d’accès confidentiels pour chacun des votants ;
Création de clés de chiffrement par les membres du bureau de vote ;
Existence d’un dispositif de secours pour parer à toute panne ou tout dysfonctionnement.
Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions des articles R. 2314-9 et R. 2324-5 du Code du travail, dont (respect du principe de sécurité).
ARTICLE 4 – PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE
Les parties signataires conviennent de confier la mise en place du dispositif de vote électronique à un prestataire extérieur spécialisé, choisi par l’entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire doit respecter les dispositions légales relatives à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel.
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord utilise exclusivement le vote par internet. Aucune autre possibilité de vote n’est ouverte.
Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique (prestataire de vote électronique).
article 5 – MODALITES PREALABLES AU VOTE
ARTICLE 5.1 – PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL
Le protocole d’accord préélectoral mentionne l’accord d’entreprise prévoyant le recours au vote électronique.
Conformément aux dispositions légales en vigueur, le protocole préélectoral indique le nom du prestataire choisi par l’entreprise pour mettre en place le vote électronique au sein d’ESKER
ARTICLE 5.2 – ETABLISSEMENT DES FICHIERS ET CONTRÔLE
Les listes électorales sont établies et contrôlées par ESKER conformément aux dispositions légales.
Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité d’ESKER. L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
ARTICLE 5.3 – CAHIER DES CHARGES ET FORMATION SUR LE SYSTEME DE VOTE
Le cahier des charges annexé au présent accord est mis à la disposition des salariés sur l’Eskernet.
Les membres du bureau de vote dont la composition est précisée dans le protocole d’accord préélectoral, bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique choisi, organisée par ESKER.
ARTICLE 5.4 – PROTECTION DES DONNEES / RGPD
La mise en œuvre et le fonctionnement du système de vote électronique donneront lieu au respect de la loi « Informatique et Libertés » et de ses textes d’application.
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment la liste des électeurs et la liste de candidats), ESKER sera amené à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’entreprise.
ARTICLE 5.5 – EXPERTISE PREALABLE INDEPENDANTE
Préalablement à sa mise en place ou après toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail en vigueur.
ARTICLE 6 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
ARTICLE 6.1 – LIEU ET TEMPS DU SCRUTIN
Les électeurs ont la possibilité de voter, à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, depuis n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.
ARTICLE 6.2 – MODALITES RELATIVES A L’OUVERTURE ET A LA FERMETURE DU SCRUTIN
Les dates, heures d’ouverture et de fermeture du scrutin sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Le système de vote électronique est scellé à l’ouverture et à la fermeture du scrutin.
La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes après le scrutin est publique. La présence d’au moins deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement.
Conformément aux dispositions légales en vigueur, la liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin et aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Ainsi, les membres du bureau de vote, chargés du contrôle du bon déroulement des élections, doivent respecter le secret du scrutin.
ARTICLE 6.3 – MODALITES D’ACCES AU SITE DE VOTE
Chaque électeur (dont ceux en absences longue durée) reçoit par email entre la veille et le jour du premier tour du scrutin, l’adresse du site, les moyens d’authentification ainsi que les coordonnées de l’assistance téléphonique en cas de besoin. Ces codes sont valables pour les 2 tours.
A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès.
En cas de perte de ses identifiants, l’électeur a la possibilité de faire une demande depuis le site de vote.
ARTICLE 6.4 – DEROULEMENT DU VOTE
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.
Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.
Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.
L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement et clôt définitivement l’accès à l’élection.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible.
ARTICLE 7 – CLOTURE ET RESULTATS DE VOTE
Dès la clôture du scrutin, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Le président et les assesseurs activent le dépouillement avec des clés de chiffrement qu’ils sont seuls à détenir (activation conjointe d’au moins 2 clés de chiffrement).
Le décompte des voix et les résultats apparaissent lisiblement à l’écran et font l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portées au procès-verbal.
La Direction transmet le jour de la clôture du scrutin, aux membres du bureau de vote, les résultats élaborés émanant du prestataire (les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf ; du calcul de la représentativité, synthèse des résultats par candidat…).
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés sous scellés par le prestataire jusqu’à l’expiration du délai de recours ou, si un recours a été formé, jusqu’à ce que la décision de justice devienne définitive. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
ARTICLE 8 – GARANTIES PREVUES POUR LA REGULARITE DU VOTE
ARTICLE 8.1 – ANONYMAT ET CONFIDENTIALITE DES SUFFRAGES
Le vote électronique doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Ainsi, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » (distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique »), scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
ARTICLE 8.2 – DISPOSITIF DE SECOURS
Un dispositif de secours est prévu pour prendre le relais en cas de panne du dispositif principal offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire mettant en place le vote électronique, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE 8.3 – CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE
ESKER met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique comprenant, les représentants du prestataire et les représentants de la Direction.
Cette cellule d’assistance intervient en présence des représentants des membres du bureau de vote :
Avant que le vote ne soit ouvert, pour effectuer un test du système et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clefs délivrées à cet effet ;
Toujours avant l’ouverture du vote, pour effectuer un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, pour contrôler le système de scellement.
ARTICLE 9 – DUREE DE L’ACCORD ET EVENTUEL RENOUVELLEMENT
ARTICLE 9.1 – DUREE
Le présent accord est à durée déterminée.
L’accord est pris dans le but d’être appliqué à la seule élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique de l’année 2020, soit durant tout le temps du déroulement du processus électoral.
Sauf renouvellement prévu dans les conditions visées au paragraphe qui suit, il cessera de produire effet à l’échéance du terme précité.
ARTICLE 9.2 – RENOUVELLEMENT EVENTUEL
Le présent accord pourra faire l’objet d’un renouvellement afin de devenir applicable à de futures élections professionnelles, générales ou partielles, au sein d’ESKER. Dans ce cas précis, il sera renouvelé pour une durée équivalente au temps du déroulement du futur processus électoral à venir.
Ce renouvellement sera formalisé par l’affichage d’une nouvelle note indiquant au personnel l’utilisation exclusive du vote électronique comme moyen d’expression à l’élection concernée.
ARTICLE 10 – PUBLICITE ET DEPÔT
Le présent accord sera déposé, à la diligence de l’employeur, par voie électronique via la plateforme de téléprocédure « Téléaccords » du Ministère du Travail.
Un exemplaire sera adressé au secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes de Lyon.
Cet accord sera également porté à la connaissance des salariés sur l’Eskernet.
Fait à Villeurbanne, le 16 septembre 2020 En quatre exemplaires originaux
