Accord d’entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres du Comité Social et Economique
Entre la société, La Nantaise d’Habitations, société anonyme d’HLM, dont le siège est situé 1 Allée des Hélices – 44200 NANTES, immatriculée au RCS de Nantes sous le numéro 856 801 360, représentée par Monsieur xxxxxxxxxx agissant en qualité de Directeur Général. Ci-après l’entreprise, D’une part Et les membres du Comité Social et Economique représentant la majorité des suffrages exprimés en faveur des membres du Comité Social et Economique lors des dernières élections professionnelles. D’autre part
PREAMBULE
Afin de faciliter l’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique, tant au stade de la préparation qu’à celui du dépouillement des votes et du calcul des résultats, les parties conviennent d’autoriser la réalisation des opérations de vote avec un recours au vote électronique comme modalité exclusive d’expression des suffrages. Par ailleurs, le recours à cette modalité de vote permet d’optimiser la participation des électeurs et ainsi de renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social. Cet accord est conclu en application des articles R.2314-5 et suivants du Code du Travail, relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des représentants du personnel. Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent que la mise en place du vote électronique dans le cadre des élections sera confiée à un prestataire extérieur, spécialisé dans le développement du vote sécurisé par internet.
TITRE 1 – Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’entreprise ainsi qu’aux éventuels salariés mis à sa disposition, appelés à voter aux élections du Comité Social et Economique.
TITRE 2 – Objet
Cet accord acte le recours au vote électronique sur internet pour les élections professionnelles du Comité Social et Economique. Le choix du vote électronique exclut toute autre modalité de scrutin et notamment le vote papier.
TITRE 3– Principes généraux
Le système retenu par l’entreprise repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
Identité du votant : authentification sécurisée de l’électeur ;
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’intégrité du vote : adéquation entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité et le secret du vote.
TITRE 4– Modalités de mise en œuvre du vote électronique
4-1 Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, l’entreprise convient de ne pas recourir à une solution développée en interne et décide que les élections seront organisées par Neovote, prestataire mandaté par l’entreprise.
4-2 Etablissement des fichiers
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 précisant les données devant être enregistrées et ses destinataires ou catégories de destinataires.
4-3 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système Neovote assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ». Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’à leur dépouillement, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel habilité de Neovote, chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les « fichiers supports » comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote et les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
4-4 Cellule d’assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, les membres du bureau de vote et un représentant de l’entreprise sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle aura notamment pour mission de : • Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ; • Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ; • Contrôler, à la fin des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système. En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection par un virus informatique, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
4-5 Expertise indépendante
Conformément à la législation en vigueur, le système de vote électronique est soumis préalablement, à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions légales et réglementaires. Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) par le prestataire.
4-6 Information et formation
Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne. Les représentants du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
TITRE 5– Déroulement des opérations de vote
5-1 Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, l’entreprise engage une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges. Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord sur le vote électronique et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.
5-2 Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin de n’importe quel terminal, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Les salariés sont informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.
5-3 Caractéristiques du site de vote
Neovote assure la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Neovote veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats. Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement). Le système propose par défaut le vote pour une liste complète. Le système permet cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
5-4 Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra à l’aide de canaux distincts : • son identifiant personnel de connexion par un premier canal, • son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal, • l'adresse de connexion au site de vote, • la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour. Les modalités d’envoi des codes d’accès sont définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du Travail et de la jurisprudence. L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral. Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège. L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel. En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
5-5 Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
5-6 Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.
TITRE 6– Dispositions finales
6-1 Durée et date d’entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à compter du 1er janvier 2026.
6-2 Révision et dénonciation
Le présent accord pourra faire l’objet de révision par chaque partie signataire ou y ayant adhéré ultérieurement conformément aux dispositions des articles L.2261-7-1 et L.2261-8 du Code du Travail. Toute demande de révision sera obligatoirement accompagnée d’une nouvelle proposition de rédaction et notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires. Au plus tard dans un délai de 3 mois à partir de l’envoi de cette demande, les parties devront se rencontrer en vue de la conclusion éventuelle d’un avenant de révision. Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion de l’avenant.
En outre, en cas d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir dans un délai d’un mois après la publication de ces textes afin d’adapter lesdites dispositions.
La dénonciation de l’accord pourra se faire par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de 3 mois, par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des parties signataires.
6-3 Dépôt et publicité
Le présent accord donnera lieu à dépôt, dans les conditions prévues à l’article D.2231-4 et D.2231-7 du Code du Travail, à savoir un dépôt électronique via la plateforme TéléAccords (https ://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr). Conformément à l’article D.2231-2, une version sur support papier signée des parties sera déposée auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes de Nantes. Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties signataires. Il sera également accessible à l’ensemble des salariés de l’entreprise via l’intranet.
