ACCORD SUR LA MISE EN PLACE DES NOUVELLES INSTITUTIONS REPRESENTATIVES DU PERSONNEL
Entre :
La Société Santerne Est Télécoms dont l’adresse est ZAC Jacques Velers, 101 rue de Thionville- 57300 AY- SUR- MOSELLE, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Metz sous le numéro 443 976 790, représentée par Monsieur …………., agissant en qualité de président de la société
D'une part,
Et,
L'organisation syndicale CFTC, Confédération Française des Travailleurs Chrétiens, représentée par M. ……………………….
D'autre part,
PREAMBULE :
L’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 a profondément modifié l’organisation du dialogue social et des instances représentatives du personnel élues dans les entreprises en instituant une instance unique de représentation du personnel : le Comité Social et Economique (CSE), qui regroupe les attributions des anciens Délégués du Personnel, Comité d’Entreprise et Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail.
La Direction et les Organisations Syndicales Représentatives ont arrêté dans le cadre du présent accord les principes de mise en place et d’organisation de la représentation du personnel au sein de la société.
L’objet du présent accord est de :
De prévoir la réduction des mandats
De fixer le nombre et le périmètre des établissements distincts
D’identifier la composition et le fonctionnement de la commission de santé sécurité et des conditions de travail mise en place au sein du Comité Social et Economique (CSE) ;
De déterminer les modalités de mise en place du vote électronique
Article 1 : Champ d’application
Le présent accord définit les règles de mise en place et de fonctionnement des nouvelles instances représentatives du personnel au sein de la société SANTERNE EST TELECOMS.
Article 2 : Le calendrier
La mise en place du nouveau Comité Social et Economique d’Etablissement (CSE) se fera au plus tard le 31 décembre 2019 conformément aux dispositions légales.
La date précise des élections (1er tour et 2nd tour le cas échéant) sera déterminée dans le cadre du protocole pré-électoral négocié au niveau de la société.
Article 3 : La réduction de la durée des mandats
Les mandats des actuels représentants du personnel arriveront à échéance le 2 novembre 2020 pour AFE et le 10 octobre 2020 pour AME. Or, au 1er janvier 2020, tous les mandats des anciennes instances représentatives du personnel auront pris fin et le comité social et économique devra avoir été institué dans toutes les entreprises d’au moins 11 salariés. En pratique, cela signifie que des élections doivent être organisées avant la fin de l’année 2019.
A titre informatif et afin d’organiser au mieux la transition, la direction et les organisations syndicales ont décidé de réduire les mandats des représentants de la DUP et du CHSCT à la date du 24 octobre 2019.
La date de fin des mandats pourra être modifiée dans le cadre de la négociation du protocole préélectoral qui déterminera le calendrier des élections du CSE.
Article 4 : le nombre et le périmètre des établissements distincts
Chaque entreprise est représentée par un chef d’entreprise disposant d’un domaine d’activité spécifique, un portefeuille de clientèle définis et une implantation géographique.
Chaque entreprise est caractérisée par son degré d’autonomie. En effet, chaque chef d’entreprise dispose d’une délégation de pouvoirs et de responsabilité en matière économique, financière, commerciale, de santé et de sécurité et de gestion du personnel qui correspond à un pouvoir de décision significatif dans ces domaines. En outre, chaque entreprise possède un projet stratégique partagé défini et mis en œuvre par le chef d’entreprise ainsi qu’un compte d’exploitation et une comptabilité analytique propre.
La société SANTERNE EST TELECOMS est composée de 2 établissements distincts :
AXIANS MOBILE EST
AXIANS FIBRE EST
L’unité fonctionnelle est rattachée à AXIANS FIBRE EST compte tenu de sa situation géographique.
Article 5 – Mise en place de la commission de santé, sécurité et des conditions de travail (CSSCT)
L’effectif de la société étant inférieur à 300 salariés, la mise en place de CSSCT n’est pas obligatoire. Toutefois, soucieuse des questions de sécurité, santé et conditions de travail au sein de la société, les parties signataires ont décidé de mettre en place une Commission santé sécurité et conditions de travail (CSSCT) au sein de chaque entreprise, soit :
Une CSSCT au sein de AXIANS MOBILE EST
Une CSSCT au sein de AXIANS FIBRE EST
La CSSCT contribue à promouvoir la santé, la sécurité et les conditions de travail dans l’entreprise.
5.1 Composition et modalités de désignation des membres des CSSCT
5.1.1 Composition
La commission est présidée par l'employeur ou son représentant. Au cours des réunions, l'employeur peut se faire assister par des collaborateurs appartenant à la société et choisis en dehors du comité (tenus aux mêmes obligations de secret professionnel et de discrétion que les membres de la délégation du personnel du CSE), sans qu'ils puissent être, ensemble, en nombre supérieur à celui des représentants du personnel titulaires (C. trav. art. L 2315-39, al. 5 et 6). La délégation du personnel est composée de 3 membres.
Les membres sont désignés parmi les membres du CSE, titulaires ou suppléants. Parmi les membres représentants du personnel, doit figurer au moins un représentant du 2ème collège, ou le cas échéant du collège cadre. Toutefois, il pourra être exceptionnellement prévu qu’un salarié non élu fasse partie de la CSSCT, si le nombre d’élus au CSE est inférieur au nombre de sièges à pourvoir à la CSSCT.
Ils sont désignés pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du CSE d'établissement. Il sera désigné par et parmi les membres de la CSSCT, au cours de la première réunion de la CSSCT, un secrétaire. Le secrétaire sera désigné parmi les membres titulaires du CSE, élus à la CSSCT, car il pourra intervenir lors des réunions du CSE et assurer de ce fait un lien entre le CSE et la CSSCT.
5.1.2 Modalités de désignation
Les membres de la CSSCT seront désignés lors de la première réunion du CSE à la suite des élections Les candidats peuvent se manifester par tout moyen jusqu’à 2 jours ouvrés avant la réunion du Comité visant à procéder à cette désignation.
Conformément aux articles L. 2315-32 et 39 du code du travail, les membres élus de la CSSCT sont désignés à la majorité des membres présents à main levée ou, en cas de demande expresse d’un ou de plusieurs membres en ce sens, à bulletin secret. Le candidat ayant obtenu le plus de voix est désigné. En cas de partage des voix, il est procédé à un second tour de scrutin. Si, à l’issue de ce 2nd tour, aucune majorité ne se dégage, le candidat le plus âgé est désigné.
Seuls participent au vote les présents ayant une voix délibérative, à savoir les titulaires de la délégation du personnel au Comité social et économique, les suppléants qui remplacent un titulaire absent. Le président du CSE ne votera pas.
Si un membre de la CSSCT vient à perdre son mandat, il sera procédé à la désignation de son remplaçant selon les mêmes modalités
5.2 Fonctionnement de la CSSCT
5.2.1 Heures de délégation
Les membres de la CSSCT ne bénéficient pas de crédit d’heures supplémentaires s’additionnant aux heures de délégation dont ils disposent du fait de leur mandat de membres élus au CSE.
Toutefois, les membres suppléants du CSE ne disposent pas, sauf mutualisation des heures de délégation des membres titulaires, d’heures de délégation. Aussi, si un membre suppléant du CSE est désigné membre de la CSSCT, il bénéficiera d’un crédit d’heures de 8 heures mensuelles afin de pouvoir remplir sa mission.
Ces heures ne sont ni reportables d’un mois sur mois sur l’autre, ni mutualisable avec un autre membre de la CSSCT.
En cas de nécessité motivée, des heures de délégation supplémentaires, pour les titulaires et les suppléants, pourront être accordées.
Le temps passé aux réunions de la CSSCT est rémunéré comme temps de travail effectif et n'est pas déduit du crédit d'heures.
5.2.2Réunions
Conformément aux dispositions légales, la CSSCT se réunit au moins quatre fois par an (article L.2315-27 du Code du travail). A titre informatif, la périodicité retenue est d’une réunion par trimestre.
Les membres de la CSSCT seront également réunis en cas de circonstances exceptionnelles :
à la suite de tout accident ayant entraîné ou pouvant entraîner des conséquences graves,
en cas d’évènement grave lié à l’activité de l’entreprise ayant porté atteinte ou pouvant porter atteinte à la santé publique ou à l’environnement,
lorsqu’un projet important ayant eu ou pouvant avoir un impact sur la santé, la sécurité ou les conditions de travail est envisagé.
à la demande motivée de 2 de ses membres représentants du personnel, sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail ou de la direction
Conformément à l'article L. 2315-39, assistent aux réunions de la CSSCT : - le médecin du travail ; - le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail ; - l'agent de contrôle de l'inspection du travail mentionné à l'article L. 8112-1 ; - les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale.
5.2.3 convocations et ordre du jour
Les réunions sont convoquées par l'employeur selon un ordre du jour établi comme suit :
L’ordre du jour de la commission est élaboré conjointement entre le Président ou son représentant et le secrétaire de la CSSCT pour les sujets ayant été délégués par le CSE. Il est communiqué à l’ensemble des membres de la commission, avec le cas échéant les éléments requis, 8 jours au moins avant la date de la réunion, sauf circonstances exceptionnelles.
Le président convoque, prioritairement par messagerie électronique professionnelle ou par courrier pour les collaborateurs non informatisés selon les modalités à déterminer au sein de la commission, toutes les personnes qui assistent de droit aux séances de la CSSCT.
5.2.4 compte rendu des réunions
Chaque réunion de la CSSCT donne lieu à l’établissement d’un compte rendu. Il est établi à la suite de toute réunion de la CSSCT par le secrétaire de la CSSCT. Les recommandations de la CSSCT sont consignées dans ce compte rendu établi par le secrétaire de la
CSSCT dans un délai de 15 jours et communiqué à l'employeur, aux membres de la CSSCT et du CSE.
Le rapport est approuvé par le CSE lors de la réunion suivante et il est affiché en pièce jointe du PV de la réunion du CSE.
5.2.3 Formation
Conformément à l'article L. 2315-40 du code du travail, les membres de la CSSCT, bénéficient de la formation nécessaire à l'exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail. Cette formation est organisée sur une durée de 3 jours.
5.3 Attributions des CSSCT
La CSSCT se voit confier, par délégation du CSE, l’ensemble de ses attributions en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail :
procède à des visites et inspections sur les lieux de travail en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail,
mène des enquêtes en cas d’accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel,
apporte son concours au CSE dans le cadre de travaux préparatoires à ses délibérations,
analyse les conditions de travail, à savoir, notamment, l’organisation matérielle du travail (charge de travail, rythme, pénibilité…), la durée et les horaires de travail et l’aménagement du temps de travail,
contribue à améliorer les conditions de travail, notamment en vue de faciliter l’accès des femmes à tous les emplois et de répondre aux problèmes liés à la maternité,
contribue, également, à l’adaptation et à l’amélioration des postes de travail afin de faciliter l’accès des personnes handicapées à tous les emplois et de favoriser leur maintien dans l’emploi au cours de leur vie,
joue un rôle essentiel en matière d’évaluation des risques professionnels puisqu’elle procède à l’analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs, en vue de proposer des actions de prévention, notamment en matière de harcèlement moral et/ou sexuel et/ou d’agissements sexistes.
Cette délégation ne s’étend, toutefois, pas :
au recours éventuel à un expert : la décision de recourir à un expert reste l’apanage du CSE ;
aux attributions consultatives qui restent de la compétence du CSE : la CSSCT ne peut être consultée en lieu et place du CSE mais peut, en revanche, préparer les avis de celui-ci sur des sujets relevant de ses attributions.
5.4 Obligation de confidentialité
L’ensemble des intervenants aux réunions sont soumis aux dispositions relatives au secret professionnel et à l'obligation de discrétion.
Les informations confidentielles qui seraient portées à la connaissance des membres de la commission par l'employeur ou toute autre personne ne doivent être divulguées d’aucune manière. Elles ne sont pas non plus mentionnées dans les comptes rendus internes de la commission, ni sur tout autre document émanant de la CSSCT.
Article 6 – Vote électronique
6.1 Principe du recours au vote électronique
Conformément aux dispositions de la Loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique, du décret 2007-60 du 25 avril 2007 modifié le 29 décembre 2017 et de l'arrêté du 25 avril 2007, et dans la perspective de la mise en œuvre des élections professionnelles au sein de la Société SANTERNE EST Télécoms, les parties au présent accord d’entreprise ont initié un processus de négociation relatif à la mise en place d’un scrutin électronique pour les élections des membres du CSE. Les parties au présent accord sont convenues de l’opportunité de recourir au vote électronique pour l’organisation des élections du CSE pour les raisons suivantes : -La répartition des électeurs en déplacement, la multiplicité des élections, l’organisation matérielle des bureaux de vote, la mise en place du vote par correspondance rendent complexe l’organisation des élections. - Le scrutin électronique facilite le processus de vote puisqu’il ne nécessite aucun déplacement, permet de voter à tout moment de n’importe quel endroit. Il s’agit donc d’un système très souple pour les collaborateurs, de nature à favoriser le bon fonctionnement du processus électoral -Le scrutin électronique s’intègre dans la démarche du développement durable en ce qu’il réduit les consommations de papier. Les parties conviennent que les opérations électorales en vue des élections des membres du CSE se dérouleront uniquement par vote électronique, à l'exception de tout autre mode.
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d'accord préélectoral.
6.2 Modalités de mise en place du scrutin électronique
Les modalités de mise en place du scrutin électronique et le choix du prestataire externe assurant ce dernier permettront de respecter les principes suivants : -vérifier l’identité des électeurs,
-s’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote, -respecter le secret du vote électronique, -permettre la publicité du scrutin.
A ce titre, le prestataire devra respecter le cahier des charges établi dans le respect des dispositions du code du travail et du droit électoral, en annexe du présent accord.
6.3 Cellule d’assistance technique
Il sera par ailleurs mis en place une cellule d’assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. En présence des représentants des listes de candidats, il appartiendra à la cellule d’assistance technique de :
procéder, avant l’ouverture du vote, à un test du système et de vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,
procéder, avant l’ouverture du vote, à un test spécifique du système de dépouillement,
contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant le dépouillement, le scellement du système.
6.4 Formation et information sur le système de vote électronique
Les membres de la délégation du personnel, ainsi que les membres du bureau de vote, bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu. Les salariés seront par ailleurs informés sur le déroulement des opérations électorales par le biais d’une notice d’information.
Article 7. Durée
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans et prendra fin en même temps que les mandats des futurs membres du CSE élus en 2019.
Article 8. Suivi et révision de l’accord
Pendant sa durée d’application, les parties pourront se réunir pour examiner les modalités d’application du présent accord. En outre, le présent accord peut faire, à tout moment, l’objet d’une procédure de révision, soit pour résoudre d’éventuelles difficultés concernant l’application de l’accord, soit en cas de modifications légales, règlementaires ou conventionnelles, interprofessionnelles ou de branche, des règles impactant significativement les termes du présent accord. La procédure de révision devra être réalisée dans les conditions et modalités prévues par le Code du travail.
Toute modification fera l’objet d’un avenant dans les conditions et délais prévus par les dispositions législatives en vigueur.
Article 9. Publicité et formalités de dépôt
Le présent accord sera diffusé à l’ensemble des salariés par voie d’affichage.
Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site dédié accompagné des pièces prévues à l'article D. 2231-7 du code du travail.
Conformément à l'article D. 2231-2, un exemplaire de l'accord est également remis au greffe du Conseil de prud'hommes de XXX.
Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l'objet des mêmes mesures de publicité
Fait à Ay sur Moselle, le 25 juin 2019, en 5 exemplaires originaux.
Pour l’organisation syndicale CFTC,Pour la Direction M. …………..Monsieur …………………
ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE
Le présent cahier des charges est établi conformément à l’article R. 2314-5 du code du travail. Il est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail
Missions du prestataire
Le prestataire aura en charge :
la mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.
Le prestataire devra respecter le présent cahier des charges.
Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire devra être, conformément à la législation en vigueur, audité par un organisme indépendant, chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires. Le rapport de l’expert sera tenu à la disposition de la CNIL (Art. R. 2314-9 c.trav)
Sécurité du système de vote & Confidentialité des données transmises
Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-26 et R2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.
Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales ») et synthétisé dans le courrier ou courriel envoyé à l’électeur.
Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentatifs de l’employer désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation. Les membres du bureau auront également la possibilité de consulter la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ( Art. R. 2314-8 c.trav).
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (Art. R. 2314-6 c.trav).
Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (Art. R. 2314-7 c.trav)
La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l'organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote (Art. 3 arrêté du 25 avril 2007).
Cellule d’assistance technique
L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire (Art. R. 2314-10 c.trav).
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système (Art. R. 2314-15 c.trav)
Les fichiers
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique » ( Art. R. 2314-7 c.trav).
Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données de vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.
Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote (Art. 2 arrêté du 25 avril 2007)
Contenu des fichiers
Les données devant être enregistrées sont les suivantes : pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège, adresse mail/adresse postale ; pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées ; pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ; pour les listes des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ; pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-dessous (Art. 4 arrêté). Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants : pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ; pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ; pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ; pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ; pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.
Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.
Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.
En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge (Art. 5 arrêté).
Listes électorales
Les listes électorales sont établies par l'employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions (Art. 3 arrêté).
Information et formation
Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également un courrier ou un courriel contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu (Art. R 2314-12 c.trav)
Le vote
La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord prévu à l'article R. 2314-5 le prévoit, être révélé au cours du scrutin (Art. R. 2314-16 c. trav).
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.
L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier ou courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur.
La saisie de ses trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. L'électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l'écran. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance à son établissement. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver
Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier "contenu de l'urne électronique". La validation le rend définitif et empêche toute modification (Art. 6 arrêté).
Clôture et dépouillement
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.
La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.
Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé "contenu de l'urne électronique". La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur depuis la loi du 20 août 2008 (15822.01 et 15823.02). A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Conservation des données
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports ( Art. R. 2314-17)
